VN
EN
JP
KR
Việc tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất là điều kiện tiên quyết để tồn tại và phát triển. Kaizen, một triết lý quản lý nổi tiếng xuất phát từ Nhật Bản, đã trở thành nền tảng cho nhiều doanh nghiệp trong việc cải tiến liên tục. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá 10 nguyên tắc Kaizen là gì mà mọi nhà quản lý sản xuất nên nắm vững để áp dụng hiệu quả trong hoạt động của mình. Hãy cùng tìm hiểu để thấy được sức mạnh của Kaizen trong việc định hình tương lai của sản xuất!
1. Nguyên tắc Kaizen là gì?
Nguyên tắc Kaizen, xuất phát từ tiếng Nhật có nghĩa là “cải tiến liên tục,” là một triết lý quản lý tập trung vào việc cải thiện quy trình, sản phẩm và môi trường làm việc thông qua những thay đổi nhỏ, dần dần.
Kaizen nhấn mạnh sự tham gia của tất cả nhân viên trong tổ chức, từ cấp quản lý đến công nhân, nhằm tối ưu hóa hiệu suất và giảm lãng phí. Bằng cách áp dụng các nguyên tắc Kaizen, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình, cải tiến chất lượng và duy trì sự hài lòng của khách hàng.
| Tìm hiểu thêm:
2. Tìm hiểu 10 nguyên tắc Kaizen là gì?
Dưới đây là 10 nguyên tắc Kaizen trong quản lý sản xuất:
2.1. Loại bỏ và hạn chế các lãng phí
Triết lý Kaizen hỗ trợ các tổ chức đạt được kết quả tốt hơn thông qua việc tối ưu hóa hiệu suất và giảm thiểu lãng phí. Đó là một phương pháp khuyến khích các chuyên gia nhận diện vấn đề, bao gồm lãng phí và cơ hội, vì việc giải quyết những vấn đề này sẽ mang lại giá trị. Nếu bạn phát hiện một quy trình lãng phí, hãy coi đó là cơ hội để tăng cường lợi nhuận cho công ty bằng cách xử lý vấn đề.
Hơn nữa, Kaizen không chỉ tập trung vào việc cải tiến và quản lý chất lượng sản phẩm mà còn nhấn mạnh tầm quan trọng của việc phục vụ khách hàng. Mục tiêu cuối cùng là nâng cao giá trị sản phẩm để tối đa hóa sự hài lòng của khách hàng. Người được hưởng lợi cuối cùng chính là khách hàng; do đó, bất kỳ hoạt động nào không tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm hoặc không cải thiện sự hài lòng của khách hàng đều nên bị loại bỏ.
2.2. Không ngừng hoàn thiện – Cải tiến liên tục
Trong triết lý Kaizen, việc hoàn thành một nhiệm vụ không có nghĩa là đã kết thúc mọi việc; đó chỉ là sự hoàn tất ở một giai đoạn trước khi tiến tới giai đoạn tiếp theo.
Theo nguyên tắc này, các tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã sản phẩm và chi phí hiện tại có thể không còn phù hợp với nhu cầu tương lai của khách hàng. Nếu chúng ta chú trọng vào việc cải tiến sản phẩm hiện tại, sẽ thu được hiệu quả cao hơn, cả về chi phí và thời gian, so với việc phát triển sản phẩm mới từ đầu. Vì vậy, quá trình cải tiến sản phẩm và dịch vụ cần được thực hiện một cách liên tục và có kế hoạch rõ ràng.
Nguyên lý Kaizen tập trung vào việc cải tiến sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Vậy điều gì đã giúp các sản phẩm “Made in Japan” đạt được thành công như vậy? Thực tế, chỉ một số ít sản phẩm là hoàn toàn mới, trong khi phần lớn là những phiên bản đã được cải tiến để phù hợp hơn với sở thích và khả năng chi trả của người tiêu dùng hiện tại.
Bí quyết nằm ở việc các nhà sản xuất luôn khéo léo nắm bắt các cơ hội mới trên thị trường, liên tục đa dạng hóa sản phẩm, từ đó cung cấp nhiều lựa chọn cho khách hàng. Quy trình đánh giá và cải tiến liên tục của các kỹ sư Nhật đã tạo ra những sản phẩm và thương hiệu hàng đầu thế giới như Toyota, Sony, và Honda.
2.3. Xây dựng văn hóa trách nhiệm tập thể
Trước hết, cần xác định phương châm làm việc là “lỗi do tôi, thành công là của tập thể”. Việc phân bổ trách nhiệm cần được thực hiện một cách hợp lý cho từng cá nhân, và mỗi người phải có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ mà tổ chức giao phó. Đặc biệt, không nên đổ lỗi cho người khác trong khuôn khổ trách nhiệm cá nhân. Người lãnh đạo cần chịu trách nhiệm về tập thể của mình, thay vì đổ lỗi cho các yếu tố bên ngoài.
Mỗi tổ chức nên phát triển một môi trường không đổ lỗi khi giao tiếp với công chúng và khách hàng. Ngược lại, mọi người nên nhận trách nhiệm về hành động của mình. Tập thể cần phát huy sức mạnh của từng thành viên để cùng nhau khắc phục lỗi lầm và cải thiện sản phẩm, dịch vụ tốt nhất có thể. Điều này sẽ giúp nâng cao uy tín thương hiệu và đảm bảo sản phẩm, dịch vụ đứng vững trên thị trường.
Một trong những điểm cốt lõi trong 10 nguyên tắc Kaizen chính là việc khuyến khích mỗi cá nhân và tập thể cùng nhau phát triển, từ đó tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả hơn.
2.4. Tinh thần chủ động xử lý vấn đề
Kaizen là một tư duy chủ động trong việc tìm kiếm giải pháp. Trong khi thay đổi thường đi kèm với rủi ro, phương pháp Kaizen yêu cầu mọi người nhìn nhận vấn đề từ nhiều khía cạnh khác nhau và sáng tạo để đưa ra các giải pháp, từ đó giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra. Điều này tạo ra một môi trường khuyến khích mọi người cởi mở trong việc đóng góp ý kiến và đưa ra các giải pháp có lợi cho quá trình cải tiến liên tục.
Một trong những điểm quan trọng trong nguyên tắc Kaizen là gì, chính là sự khuyến khích này, giúp mọi thành viên trong tổ chức cùng tham gia vào việc nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc.
2.5. Áp dụng tư duy hiện đại
Nền kinh tế và thị trường tiêu dùng luôn thay đổi liên tục. Vì vậy, những người áp dụng Kaizen cần phải hình thành các quan điểm mới và thường xuyên cập nhật ý tưởng để giúp doanh nghiệp giữ vững khả năng cạnh tranh trong bối cảnh này.
Phương pháp Kaizen nhấn mạnh sự cần thiết phải từ bỏ những quan niệm cũ, có thể không còn phù hợp với các mục tiêu kinh doanh hiện tại. Đây là một bài tập tư duy, nơi bạn có thể xem xét lại những khái niệm hiện có và suy nghĩ về những gì sẽ xảy ra nếu bạn tiếp cận từ một góc độ khác. Hành động này có thể mở ra những ý tưởng mới mà trước đây bạn chưa từng cân nhắc.
Một trong những yếu tố quan trọng trong 10 nguyên tắc Kaizen chính là khả năng chấp nhận sự thay đổi và tìm kiếm sự đổi mới để phát triển bền vững.
2.6. Cộng tác nhóm
Việc xây dựng các nhóm làm việc hiệu quả là một yếu tố thiết yếu trong cấu trúc của công ty. Mỗi nhóm cần được giao quyền hạn cụ thể để hoạt động hiệu quả. Trưởng nhóm phải là người có tầm nhìn bao quát, hiểu rõ nhiệm vụ và yêu cầu, đồng thời có khả năng tập hợp và đánh giá năng lực của các thành viên để triển khai dự án một cách tốt nhất.
Mỗi cá nhân trong nhóm cần nỗ lực hợp tác để nâng cao danh tiếng chung, đạt được kết quả tốt và liên tục cải tiến theo phương pháp nhóm (QCC). Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, mỗi nhóm cần thực hiện việc đánh giá, xếp hạng các thành viên, đồng thời tôn trọng uy tín và cá tính của từng người.
Hiểu rõ nguyên tắc Kaizen là gì chính là việc phát huy tinh thần làm việc nhóm và cải tiến liên tục để đạt được hiệu quả cao hơn trong mọi hoạt động.
2.7. Quản lý đa chức năng
Theo nguyên tắc này, các bước thực hiện Kaizen được xây dựng dựa trên việc tận dụng nguồn lực từ nhiều bộ phận, phòng ban trong công ty, cũng như khai thác nguồn lực bên ngoài.
Một ví dụ điển hình là Tập đoàn Boeing, đã kết hợp các bộ phận nội bộ với khách hàng tiềm năng và nhà cung cấp để phát triển thế hệ máy bay mới, Boeing 777, tập trung vào sản xuất phần thân và cánh của máy bay.
Kết quả mang lại lợi ích lớn cho Boeing: chu kỳ sản xuất và chi phí đã được giảm đáng kể so với những thế hệ máy bay lớn trước đó như Boeing 747. Hơn nữa, công ty còn kiểm soát được lãng phí về nguyên vật liệu, thời gian và nhân công, đồng thời đảm bảo sự hài lòng tối đa của khách hàng với sản phẩm.
Nắm rõ 10 nguyên tắc Kaizen chính là việc phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận và bên ngoài để đạt được cải tiến liên tục và hiệu quả cao hơn trong sản xuất.
2.8. Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp
Người Nhật thường tránh xung đột và đối đầu, thay vào đó họ khuyến khích cá nhân làm việc một cách thực dụng, chỉ chú trọng vào kết quả công việc. Họ không ủng hộ văn hóa đổ lỗi mà luôn duy trì một môi trường tập thể vững mạnh, đảm bảo sự đồng thuận trong công ty.
Vì lý do này, các nhà lãnh đạo Nhật Bản thường thiết lập các chương trình đào tạo kỹ năng cho nhân viên, đặc biệt là các khóa học dành cho quản lý và lãnh đạo – những người có trách nhiệm cao nhất trong việc đảm bảo thông tin được giao tiếp một cách hiệu quả.
Nhiều người phương Tây khi gia nhập các công ty Nhật Bản thường ngạc nhiên khi nhận thấy rằng các công ty này dành một lượng thời gian đáng kể cho các chương trình đào tạo như vậy. Tuy nhiên, kết quả lại thuyết phục hơn khi họ nhận ra rằng đây chính là một khoản đầu tư nhằm xây dựng niềm tin và lòng trung thành của nhân viên, từ đó tạo ra cam kết làm việc lâu dài trong công ty.
Một trong những điểm quan trọng trong nguyên tắc Kaizen là gì chính là việc phát triển năng lực cá nhân và tập thể để nâng cao hiệu quả công việc và sự hài lòng của nhân viên.
2.9. Quyết định dựa trên dữ liệu
Việc sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định là một phương pháp hiệu quả nhằm giảm thiểu lỗi và thúc đẩy cải tiến liên tục. Thu thập và phân tích dữ liệu giúp bạn phát hiện những xu hướng mới mà có thể bạn không nhận thấy nếu chỉ dựa vào cảm tính. Việc đo lường hiệu suất của các hoạt động đã triển khai cũng rất quan trọng để đảm bảo chúng đang hoạt động hiệu quả.
Xác định các chỉ số cần thiết trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào cho phép bạn đánh giá thành công và thất bại, từ đó có những hành động thích hợp. Sử dụng dữ liệu không chỉ giúp loại bỏ những rủi ro do cảm xúc và giả định cá nhân mà còn đảm bảo rằng các quyết định đưa ra là chính xác và hiệu quả. Điều này sẽ hỗ trợ trong việc giảm thiểu sai sót, cải tiến liên tục và đạt được mục tiêu chung.
Một trong những điểm cốt lõi trong nguyên tắc Kaizen là gì chính là việc dựa vào dữ liệu để ra quyết định, qua đó thúc đẩy sự phát triển bền vững trong tổ chức.
2.10. Chia sẻ thông tin đến mọi nhân viên
Thông tin đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất và kinh doanh hiện đại. Dữ liệu cần được truyền tải từ người quản lý đến nhân viên một cách kịp thời, chính xác và đầy đủ.
Nhân viên cần nắm rõ mục tiêu và yêu cầu mà người quản lý giao phó, đồng thời có trách nhiệm lập kế hoạch và triển khai công việc một cách cụ thể, đúng hướng để đạt được kết quả cao nhất.
Nghiên cứu từ các nhà quản lý doanh nghiệp đã chỉ ra rằng không thể mong đợi nhân viên đạt được thành tích vượt trội nếu họ không hiểu rõ nhiệm vụ, giá trị cốt lõi, sản phẩm, kết quả kinh doanh, nhân sự cũng như các kế hoạch khác của công ty.
Do đó, việc đảm bảo tất cả nhân viên đều được tiếp cận thông tin là một cách hiệu quả để chia sẻ những khó khăn và thách thức mà công ty phải đối mặt với từng thành viên.
Một trong những nguyên tắc quan trọng trong nguyên tắc Kaizen là gì chính là việc duy trì một nền tảng thông tin minh bạch, giúp mọi người làm việc cùng nhau để cải tiến và phát triển bền vững.
Kết luận
Trong bối cảnh kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc áp dụng 10 nguyên tắc Kaizen không chỉ giúp các tổ chức tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao hiệu suất và chất lượng sản phẩm. Những nguyên tắc này khuyến khích sự cải tiến liên tục, tạo ra một môi trường làm việc tích cực và gắn kết mọi thành viên trong tổ chức.
Để hiện thực hóa các nguyên tắc Kaizen một cách hiệu quả, giải pháp SEEACT-MES sẽ là một công cụ hữu ích. SEEACT-MES không chỉ hỗ trợ việc thu thập và phân tích dữ liệu mà còn giúp các doanh nghiệp quản lý quy trình sản xuất một cách linh hoạt và chính xác. Bằng cách tích hợp các nguyên tắc Kaizen vào hệ thống SEEACT-MES, các công ty có thể xây dựng một nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững, cải tiến liên tục và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
| Xem thêm: Sự kết hợp giữa Kaizen và SEEACT-MES trong sản xuất
Hãy bắt đầu hành trình cải tiến của bạn ngay hôm nay với sự hỗ trợ của SEEACT-MES và những 10 nguyên tắc Kaizen để tạo ra giá trị thực sự cho doanh nghiệp.
Đăng nhập bằng Google