5S là gì? Hướng dẫn cách xây dựng quy trình 5S trong sản xuất

Một trong những phương pháp nổi bật được áp dụng rộng rãi trong các nhà máy và tổ chức sản xuất chính là 5S. Thế nhưng, 5S là gì và tại sao nó lại quan trọng đến vậy? Bài viết dưới đây sẽ giải thích khái niệm 5S là gì trong sản xuất, cùng với hướng dẫn chi tiết cách xây dựng quy trình 5S hiệu quả, giúp bạn tạo ra một môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ và năng suất hơn. Hãy cùng khám phá!

1. 5S là gì?

5S là một phương pháp quản lý và tổ chức không gian làm việc, nhằm tạo ra một môi trường làm việc gọn gàng, sạch sẽ và hiệu quả. Phương pháp này tập trung vào việc duy trì sự ngăn nắp thông qua việc vệ sinh thiết bị, sắp xếp đồ đạc một cách có hệ thống và khoa học. Xuất phát từ Nhật Bản, 5S là viết tắt của năm từ tiếng Nhật: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng). Cụ thể:

Cụ thể 5 yếu tố trong tiêu chuẩn 5S là gì?

• Seiri – Sàng lọc (整理): Quy trình này liên quan đến việc phân loại và loại bỏ những vật dụng không cần thiết, đồng thời tổ chức lại những vật dụng quan trọng để chúng dễ dàng tiếp cận.
• Seiton – Sắp xếp (整頓): Tập trung vào việc bố trí các vật dụng cần thiết một cách có trật tự, bảo đảm rằng mọi thứ đều ở vị trí hợp lý và an toàn khi sử dụng.
• Seiso – Sạch sẽ (清掃): Đề cập đến việc duy trì sự sạch sẽ của không gian làm việc, bao gồm việc vệ sinh và bảo dưỡng máy móc cũng như khu vực làm việc.
• Seiketsu – Săn sóc (清潔): Liên quan đến việc tiêu chuẩn hóa quy trình và thường xuyên kiểm tra để đảm bảo rằng ba yếu tố đầu tiên (3S) được thực hiện một cách liên tục và hiệu quả.
• Shitsuke – Sẵn sàng (躾): Nhấn mạnh tầm quan trọng của việc duy trì những gì đã đạt được, giữ gìn môi trường làm việc được tổ chức tốt và tuân thủ các tiêu chuẩn đã thiết lập.

Việc áp dụng và hiểu rõ tiêu chuẩn 5S là gì không chỉ giúp cải thiện quy trình sản xuất mà còn nâng cao năng suất lao động, giảm thiểu lãng phí, cải thiện chất lượng sản phẩm và đảm bảo an toàn cho nhân viên. Trong tiếng Anh, 5S thường được dịch là: Sort – Set in order – Shine – Standardize – Sustain.

2. Lịch sử hình thành quy trình 5S là gì?

Phương pháp 5S ra đời tại Nhật Bản vào giữa thế kỷ XX và nhanh chóng được nhiều doanh nghiệp trong nước áp dụng. Đặc biệt, nó được triển khai đầu tiên bởi hãng xe Toyota, khi các nhà lãnh đạo của công ty tìm kiếm cách nâng cao chất lượng sản phẩm đồng thời giảm thiểu lãng phí trong quy trình sản xuất.

Hệ thống sản xuất của Toyota là sự tổng hợp của nhiều phương pháp, bao gồm sản xuất kịp thời (JIT), Jidoka và các khái niệm về môi trường làm việc trực quan. Trong số đó, 5S nổi bật như một phương pháp quan trọng nhằm xây dựng một không gian làm việc sạch sẽ và có tổ chức. Môi trường làm việc được cải thiện sẽ tăng cường hiệu suất trong quy trình sản xuất, giảm thiểu lãng phí và đảm bảo an toàn cho nhân viên.

Do đó, 5S không chỉ là một công cụ hiệu quả mà còn được coi là một trong những trụ cột của “Hệ thống sản xuất Toyota”, và đã được áp dụng thành công trên toàn cầu cho đến ngày nay. Hiểu rõ quy trình 5S là gì sẽ giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc của mình.

3. Lợi ích của việc triển khai 5S là gì trong sản xuất?

3.1. Lợi ích với doanh nghiệp

• Tăng năng suất và hiệu quả: Một không gian làm việc ngăn nắp và sạch sẽ giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm và sử dụng các công cụ cần thiết, từ đó giảm thời gian tìm kiếm và nâng cao hiệu suất công việc.
• Giảm chi phí: Hiểu rõ và áp dụng phương pháp 5S là gì trong sản xuất giúp doanh nghiệp giảm lãng phí, qua đó cắt giảm chi phí sản xuất và vận hành. Việc sắp xếp hợp lý các vật dụng cũng giúp bảo quản tốt hơn, giảm thiểu tình trạng hư hỏng hay mất mát.
• Tăng tính cạnh tranh: Một môi trường làm việc sạch sẽ và có tổ chức tạo ấn tượng tích cực với khách hàng và đối tác, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh và giữ chân khách hàng hiệu quả hơn.
• Nâng cao chất lượng sản phẩm: Phương pháp 5S góp phần cải thiện độ chính xác và độ tin cậy trong quy trình sản xuất, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
• Đảm bảo an toàn: Một không gian làm việc gọn gàng và sạch sẽ giúp giảm thiểu nguy cơ tai nạn, bảo vệ an toàn cho nhân viên.

3.2. Lợi ích với nhân viên

• Tăng tính tự giác và trách nhiệm: Nhân viên sẽ hình thành thói quen sắp xếp và bảo trì không gian làm việc, qua đó nâng cao tính tự giác và trách nhiệm trong công việc.
• Tăng sự thoải mái và sáng tạo: Một không gian làm việc thoải mái không chỉ giúp nhân viên cảm thấy dễ chịu mà còn kích thích khả năng sáng tạo.
• Đảm bảo an toàn: Môi trường làm việc được tổ chức tốt và sạch sẽ giúp giảm thiểu nguy cơ xảy ra tai nạn, đảm bảo sự an toàn cho nhân viên trong quá trình làm việc.

Hiểu rõ tiêu chuẩn 5S là gì sẽ giúp doanh nghiệp và nhân viên nhận thức được tầm quan trọng của việc duy trì môi trường làm việc hiệu quả và an toàn.

4. Nội dung các tiêu chuẩn 5S là gì?

4.1. Sàng Lọc – Seiri 

Mục tiêu của Seiri là giữ lại những vật dụng cần thiết và loại bỏ những thứ không còn hữu ích trong môi trường làm việc. Để thực hiện bước này, cần quan sát và xác định các vật dụng không cần thiết. Những vật này có thể được loại bỏ bằng cách lưu trữ, chuyển đến khu vực khác hoặc tái chế.

Để hỗ trợ quá trình sàng lọc, bạn có thể tự hỏi các câu hỏi sau:

• Vật dụng này có chức năng gì?
• Tần suất sử dụng là bao lâu? Có thường xuyên không?
• Ai là người sử dụng vật dụng này?
• Vật dụng này có cần thiết phải ở đây không?

Nếu vẫn chưa quyết định được, hãy gắn thẻ đỏ (red tagging) cho những vật dụng này. Gắn thẻ sẽ bao gồm thông tin về vị trí, chức năng, ngày dán thẻ và người sử dụng. Sau 1-2 tháng, kiểm tra lại các vật dụng đã gắn thẻ. Nếu vẫn không cần thiết, hãy loại bỏ chúng khỏi khu vực làm việc.

Ví dụ: Loại bỏ các thiết bị cũ kỹ hoặc vật liệu đã hỏng.

4.2. Sắp Xếp  – Seiton

Khi đã hoàn tất việc sàng lọc, bước tiếp theo là sắp xếp các vật dụng còn lại một cách hợp lý để nâng cao hiệu quả công việc. Việc sắp xếp cần dựa trên kế hoạch cụ thể, đảm bảo tính tiện dụng và dễ dàng trong việc sử dụng và bảo trì.

Nguyên tắc sắp xếp bao gồm: đặt vật dụng thường dùng gần người sử dụng, vật nặng ở dưới và vật nhẹ ở trên. Hãy điều chỉnh theo không gian và tính chất công việc của bạn.

Sau khi thống nhất cách sắp xếp, lập danh sách các vật dụng và vẽ sơ đồ vị trí để dễ dàng tìm kiếm khi cần. Có thể sử dụng giỏ, kệ hoặc tủ để hỗ trợ việc lưu trữ và sắp xếp hiệu quả. Đánh giá kết quả sắp xếp và điều chỉnh khi cần thiết.

4.3. Sạch Sẽ – Seiso 

Seiso là bước thứ ba trong quy trình 5S, tập trung vào việc giữ cho khu vực làm việc luôn sạch sẽ và gọn gàng thông qua việc dọn dẹp và lau chùi thường xuyên.

Công việc này cần được thực hiện mỗi ngày để đảm bảo không gian làm việc luôn sạch sẽ, không gây cản trở cho nhân viên. Ngoài việc vệ sinh, Seiso cũng bao gồm việc kiểm tra và bảo trì thiết bị để kịp thời phát hiện và sửa chữa hư hỏng. Sự tự giác và trách nhiệm của mỗi cá nhân là yếu tố quan trọng để duy trì môi trường làm việc sạch sẽ.

4.4. Săn Sóc – Seiketsu 

Theo thời gian, việc duy trì 3S trước đó có thể gặp nhiều thách thức nếu không có sự giám sát. Để giữ cho các quy trình này hiệu quả, cần thiết lập các tiêu chuẩn đánh giá và chỉ tiêu cụ thể để nhân viên thực hiện các bước một cách đồng bộ và chính xác.

4.5. Sẵn Sàng – Shitsuke 

Shitsuke hướng tới việc hình thành thói quen và ý thức tự giác trong việc duy trì quy trình 5S. Mục tiêu là tạo điều kiện cho nhân viên luôn sẵn sàng chăm sóc môi trường làm việc mà không cần nhắc nhở.

Việc áp dụng quy trình 5S lâu dài có thể xây dựng văn hóa và nề nếp trong tổ chức, giúp nhân viên nhận thức được tầm quan trọng của việc giữ gìn môi trường làm việc sạch sẽ và an toàn. Nhân viên có thể được đào tạo để hiểu rõ tiêu chuẩn 5S là gì và thực hiện các quy trình này một cách nhất quán và liên tục.

5. Các bước thực hiện trong quy trình 5S là gì?

Bước 1: Lập kế hoạch và lộ trình hành động

Sau khi hiểu 5S là gì trong sản xuất, trước khi bắt đầu triển khai chương trình 5S trong doanh nghiệp, ban lãnh đạo và các quản lý cần tổ chức cuộc họp để thảo luận và xây dựng kế hoạch cụ thể. Việc này rất quan trọng vì quy trình 5S ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức.

Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin rõ ràng về tiêu chuẩn 5S là gì, bao gồm các định hướng, mục tiêu và nội dung của quy trình, để nhân viên hiểu rõ. Điều này sẽ giúp tránh sự mơ hồ trong nội bộ và đảm bảo sự đồng nhất trong việc thực hiện.

Khảo sát thái độ và ý kiến của nhân viên về việc áp dụng tiêu chuẩn 5S cũng rất quan trọng. Điều này giúp doanh nghiệp điều chỉnh kịp thời và đạt được sự đồng thuận, vì việc áp dụng 5S có thể ảnh hưởng lớn đến thói quen và cảm nhận của nhân viên.

Bước 2: Đào tạo và hướng dẫn thực hiện

Để đảm bảo hiệu quả trong việc thực hiện chương trình 5S, mỗi cá nhân tham gia cần hiểu rõ cách thức thực hiện và ý nghĩa của quy trình này đối với bản thân và tổ chức. Việc nắm rõ giá trị của 5S sẽ tạo động lực cho nhân viên, từ đó nâng cao trách nhiệm.

Cần đặt ra mục tiêu thực tế và khả thi, giúp mọi người cùng hướng đến kết quả chung và tránh sự hoang mang. Khuyến khích tinh thần cải tiến và cùng nhau giải quyết vấn đề phát sinh mà không đổ lỗi sẽ tạo ra môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự hỗ trợ lẫn nhau.

Bước 3: Triển khai quy trình 5S

• Sàng lọc (Seiri): Phân loại và loại bỏ những vật dụng không cần thiết, giữ lại những vật dụng quan trọng.
• Sắp xếp (Seiton): Sắp xếp các vật dụng cần thiết theo chức năng, đặt ở vị trí thuận tiện và ghi chú rõ ràng.
• Sạch sẽ (Seiso): Duy trì vệ sinh cho không gian làm việc và các dụng cụ một cách tự giác và liên tục.
• Săn sóc (Seiketsu): Đảm bảo rằng các bước sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ được thực hiện đúng cách và liên tục bởi tất cả mọi người trong tổ chức.
• Sẵn sàng (Shitsuke): Tạo động lực cho tất cả cá nhân trong tổ chức nắm rõ lợi ích và mục tiêu của quy trình 5S, từ đó tự giác thực hiện mọi lúc mọi nơi.

Bước 4: Đánh giá và cải tiến

Sau khi triển khai 5S, bước cuối cùng trong quy trình 5S là gì? Doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá kết quả đạt được. Dựa trên kết quả này, xác định và phân tích những khía cạnh thực hiện tốt để làm chuẩn cho các lần tiếp theo.

Quá trình đánh giá không chỉ nên tập trung vào nội bộ mà cũng cần học hỏi từ các doanh nghiệp khác đã áp dụng thành công chương trình 5S.

Bước 5: Duy trì thực hiện

Bước cuối cùng trong quy trình 5S là gì? Duy trì thực hành 5S là bước cuối cùng nhưng rất quan trọng. Để biến việc thực hành 5S thành thói quen của mỗi nhân viên và là một phần của văn hóa doanh nghiệp, cần ghi nhận các thành tích đã đạt được để làm động lực duy trì.

Đối chiếu kết quả thực tế với mục tiêu đã đề ra, đảm bảo rằng các bước thực hiện 5S được thực hành đầy đủ và chính xác. Việc duy trì thực hành 5S cần phải trở thành một phần không thể thiếu trong các hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

Kết luận

Hy vọng rằng những thông tin đã chia sẻ về quy trình 5S là gì, cùng với lý do nên áp dụng mô hình 5S và những lợi ích mà nó mang lại, đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về khái niệm này.

Ngoài 5S, một phương pháp khác xuất phát từ Nhật Bản và được nhiều doanh nghiệp Việt Nam áp dụng là KAIZEN – cải tiến liên tục. Nắm vững tầm quan trọng, lợi ích và tính ứng dụng của các phương pháp này sẽ giúp bạn triển khai hiệu quả, từ đó nâng cao hiệu suất và quản lý doanh nghiệp tốt hơn.

Cả 5S và KAIZEN đều là những phương pháp quản lý quan trọng để nâng cao năng suất và đạt được kết quả vượt trội. Để phát huy tối đa hiệu quả, doanh nghiệp cũng nên kết hợp thêm các hệ thống giải pháp quản lý cho máy móc, tài sản, kho hàng…

| Xem thêm: Vai trò của Kaizen trong sản xuất

DACO tự hào là nhà cung cấp hàng đầu tại Việt Nam về các giải pháp cho sản xuất trong nhà máy thông minh thông qua hệ thống SEEACT-MES toàn diện. Với nhiều dự án thành công tại các nhà máy có vốn đầu tư nước ngoài ở các khu công nghiệp trên toàn quốc, DACO luôn sẵn sàng TƯ VẤN MIỄN PHÍ mọi thắc mắc của Quý khách hàng về sản phẩm, dịch vụ và các giải pháp của chúng tôi.

| Xem thêm: 

• Giải pháp sản xuất từ SEEACT-MES

• Theo dõi hiệu suất trực quan qua SEEACT-OEE

————————————————————-

SEEACT-MES – NO.1 ON MES IN VIETNAM

Địa chỉ: Số 146, Đường Cầu Bươu, Xã Tân Triều, Huyện Thanh Trì, Thành Phố Hà Nội

Hotline:  0904 675 995 

Email: seeact@dacovn.com

Website: www.seeact.vn