Quy trình sản xuất là gì? 8 Bước xây dựng hiệu quả

Một quy trình sản xuất được tối ưu hóa không chỉ giúp tạo ra sản phẩm đạt chuẩn, nâng cao năng suất mà còn góp phần giảm thiểu chi phí và tăng cường lợi nhuận.Vậy quy trình sản xuất chuẩn gồm những bước nào? Làm thế nào để ứng dụng công nghệ vào sản xuất một cách hiệu quả? Hãy cùng DACO tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Quy trình sản xuất là gì? 

Quy trình sản xuất là một chuỗi các hoạt động được liên kết với nhau, nhằm mục đích chuyển đổi nguyên vật liệu đầu vào thành sản phẩm hoàn chỉnh. Quá trình này bao gồm nhiều công đoạn, mỗi công đoạn đều có vai trò cụ thể và đóng góp vào việc tạo ra sản phẩm cuối cùng đáp ứng yêu cầu về chất lượng và tiêu chuẩn.

Nói một cách khác, quy trình sản xuất sản phẩm chính là tập hợp các bước được thực hiện theo một trình tự nhất định, từ khâu tiếp nhận nguyên vật liệu thô, xử lý, chế biến, lắp ráp, kiểm tra, cho đến khi đóng gói và hoàn thiện sản phẩm. Mỗi bước trong quy trình này đều tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn riêng, nhằm đảm bảo tính đồng bộ, hiệu quả và tối ưu hóa nguồn lực sản xuất.

Mỗi ngành nghề, mỗi loại sản phẩm sẽ có quy trình sản xuất riêng biệt. Tuy nhiên, mục tiêu chung của mọi quy trình là tạo ra sản phẩm đạt chất lượng, tối ưu hóa chi phí và đáp ứng nhu cầu thị trường.

Mục tiêu của việc xây dựng quy trình sản xuất sản phẩm

Xây dựng một chu trình sản xuất hiệu quả là yếu tố then chốt để doanh nghiệp đạt được thành công và tăng cường sức cạnh tranh trên thị trường. Dưới đây là những mục tiêu quan trọng cần hướng đến khi thiết lập chu trình sản xuất:

Tăng năng suất

Năng suất là thước đo hiệu quả của chu trình sản xuất. Mục tiêu này hướng đến việc tối ưu hóa mọi khía cạnh để tạo ra sản lượng sản phẩm cao nhất trong một khoảng thời gian nhất định, mà không ảnh hưởng đến chất lượng. 

Ứng dụng công nghệ hiện đại như tự động hóa, robot hóa, AI,… đóng vai trò quan trọng trong việc tăng tốc độ sản xuất, giảm thiểu thời gian chết và nâng cao năng suất lao động. Bên cạnh đó, việc đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao, có kỹ năng chuyên môn và tinh thần trách nhiệm cũng góp phần đáng kể vào việc cải thiện năng suất.

Giảm chi phí cho doanh nghiệp

Giảm chi phí sản xuất là mục tiêu then chốt để tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp. 

Việc tiết kiệm nguyên vật liệu thông qua việc sử dụng hiệu quả, giảm thiểu lãng phí, tìm kiếm nguồn cung ứng giá tốt là rất quan trọng. Ngoài ra, cần nâng cao hiệu suất sử dụng máy móc thiết bị, thực hiện bảo trì bảo dưỡng định kỳ để kéo dài tuổi thọ và tối ưu hóa công suất hoạt động. 

Quản lý tồn kho hiệu quả cũng giúp giảm chi phí lưu kho, tránh tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hụt nguyên vật liệu, đồng thời giảm thiểu rủi ro do biến động giá.

Đảm bảo chất lượng sản phẩm

Chất lượng sản phẩm là yếu tố sống còn, quyết định sự hài lòng của khách hàng và uy tín của doanh nghiệp. Việc thiết lập hệ thống tiêu chuẩn chất lượng rõ ràng, chi tiết cho từng công đoạn sản xuất là điều kiện tiên quyết. Áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng quốc tế như ISO 9001 cũng là một cách để đảm bảo chất lượng sản phẩm. 

Bên cạnh đó, cần thực hiện kiểm soát chất lượng chặt chẽ thông qua kiểm tra định kỳ, kiểm tra ngẫu nhiên, phân tích dữ liệu để phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót, đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn đề ra.

Tăng tính linh hoạt

Trong bối cảnh thị trường biến động không ngừng, khả năng thích ứng nhanh chóng với những thay đổi về nhu cầu, xu hướng là lợi thế cạnh tranh then chốt. Doanh nghiệp cần thiết kế chu trình sản xuất linh hoạt, cho phép thay đổi, điều chỉnh dễ dàng khi cần thiết. 

Ứng dụng công nghệ sản xuất linh hoạt như hệ thống sản xuất linh hoạt (FMS) giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng các đơn hàng nhỏ, đa dạng, tùy chỉnh theo yêu cầu riêng của từng khách hàng.

Bảo vệ môi trường

Sản xuất bền vững, thân thiện với môi trường đang là xu hướng tất yếu, thể hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp. 

Cần áp dụng các biện pháp để giảm thiểu tác động đến môi trường như sử dụng công nghệ sạch, xử lý chất thải hiệu quả, giảm thiểu khí thải độc hại. Ưu tiên sử dụng nguyên liệu tái chế, tiết kiệm tài nguyên, năng lượng (điện, nước) cũng là những yếu tố quan trọng trong việc bảo vệ môi trường.

>>>Có thể bạn muốn biết: Sản xuất xanh – Xu hướng sản xuất bền vững trong thời đại mới

8 Bước trong quy trình sản xuất 

Chu  trình sản xuất là một chuỗi các hoạt động được kết nối chặt chẽ với nhau để tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh. Dưới đây là các bước cơ bản trong một chu trình điển hình:

Bước 1: Hoạch định sản xuất 

Đây là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất, đặt nền móng cho toàn bộ quá trình sản xuất. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng các yếu tố sau:

• Nhu cầu thị trường: Nghiên cứu thị trường, dự báo nhu cầu để xác định số lượng và chủng loại sản phẩm cần sản xuất.
• Định mức sản xuất: Xác định số lượng sản phẩm cần sản xuất trong mỗi chu kỳ, đảm bảo đáp ứng nhu cầu thị trường mà không gây ra tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt.
• Nhu cầu nguyên vật liệu: Lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu, bao gồm xác định loại, số lượng, thời điểm và nhà cung cấp, đảm bảo nguồn cung ổn định cho quá trình sản xuất.

Bước 2: Yêu cầu sản xuất 

Sau khi hoạch định, bước tiếp theo là xác định cụ thể yêu cầu sản xuất. Cần tính toán chính xác số lượng sản phẩm cần sản xuất, phân chia hợp lý cho các nhà máy/phân xưởng hoặc các đơn vị gia công bên ngoài (nếu có). 

Yêu cầu sản xuất cần rõ ràng, chi tiết về số lượng, chủng loại, thời gian hoàn thành, tiêu chuẩn chất lượng…

Bước 3: Lệnh sản xuất 

Lệnh sản xuất bao gồm các thông tin chi tiết về số lượng sản phẩm cần sản xuất, thời gian hoàn thành, vị trí sản xuất, yêu cầu kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng… Lệnh sản xuất đóng vai trò như “kim chỉ nam” cho quá trình sản xuất, giúp các bộ phận liên quan phối hợp nhịp nhàng, hiệu quả.

>>>Xem thêm: Lệnh sản xuất là gì? Quy trình tạo lệnh sản xuất

Bước 4: Duyệt lệnh sản xuất

Trước khi bắt đầu sản xuất, lệnh sản xuất cần được xem xét, phê duyệt bởi các cấp quản lý và chuyên gia chất lượng. Quá trình này nhằm đảm bảo tính chính xác, đầy đủ của thông tin trong lệnh sản xuất, cũng như sự phù hợp với kế hoạch sản xuất chung.

Bước 5: Thu mua nguyên vật liệu, hàng hóa

Đây là bước chuẩn bị đầu vào cho sản xuất. Cần lựa chọn nhà cung cấp uy tín, đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu với giá cả hợp lý. Quá trình thu mua cần được kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo nguyên vật liệu được cung ứng đúng tiến độ, số lượng và chất lượng yêu cầu. Cần có phương án lưu trữ, bảo quản nguyên vật liệu an toàn, tránh hư hỏng, thất thoát.

>>>Chi tiết: Hướng dẫn quy trình thu mua nguyên vật liệu chuẩn từ A đến Z

Bước 6: Thực hiện sản xuất, gia công

Đây là giai đoạn chính của quy trình, nguyên vật liệu được đưa vào sản xuất, gia công để tạo ra sản phẩm. Cần tổ chức sản xuất một cách khoa học, hiệu quả, đảm bảo an toàn lao động và tuân thủ các quy định kỹ thuật. Ứng dụng công nghệ hiện đại, quản lý sản xuất bằng phần mềm giúp nâng cao năng suất, giảm thiểu sai sót.

Bước 7: Kiểm tra chất lượng

Để đảm bảo uy tín và thương hiệu, mỗi sản phẩm sau khi hoàn thiện đều phải trải qua quy trình kiểm định chất lượng nghiêm ngặt. 

Quá trình này bao gồm kiểm tra số lượng, đánh giá các chỉ tiêu kỹ thuật, chức năng và ngoại quan sản phẩm, nhằm đảm bảo mỗi sản phẩm đều đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn đã đề ra. Những sản phẩm không đạt yêu cầu sẽ bị loại bỏ hoặc đưa vào gia công lại. 

Kiểm soát chất lượng đầu ra chính là yếu tố then chốt để giữ vững niềm tin của khách hàng và nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.

Bước 8: Hoàn thành quy trình sản xuất sản phẩm

Sản phẩm sau khi đạt kiểm tra chất lượng sẽ được đóng gói, bảo quản, chuẩn bị xuất kho. Các thủ tục liên quan đến xuất kho, vận chuyển, giao hàng cho khách hàng cũng cần được thực hiện chính xác, nhanh chóng. Hoàn thành quy trình là khi sản phẩm đến tay người tiêu dùng và đáp ứng được yêu cầu của họ.

Những bộ phận tham gia vào quy trình sản xuất  

Để vận hành hiệu quả, một chu trình sản xuất cần sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận chức năng sau:

1. Bộ phận quản lý

Đây là bộ phận đóng vai trò then chốt, chịu trách nhiệm hoạch định chiến lược, điều hành và giám sát toàn bộ quy trình sản xuất sản phẩm. Bộ phận này bao gồm các vị trí lãnh đạo như giám đốc sản xuất, trưởng phòng, phó phòng sản xuất, có nhiệm vụ:

• Xây dựng kế hoạch sản xuất, đề ra mục tiêu, phân bổ nguồn lực.
• Giám sát, đánh giá hiệu quả sản xuất, kiểm soát tiến độ.
• Phê duyệt các quyết định quan trọng, xử lý các vấn đề phát sinh.
• Đảm bảo chu trình sản xuất tuân thủ các quy định, tiêu chuẩn.

2. Bộ phận sản xuất chính

Bộ phận này trực tiếp thực hiện các công đoạn sản xuất chính, chịu trách nhiệm tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh. Ví dụ, trong một nhà máy sản xuất ô tô, bộ phận sản xuất chính sẽ bao gồm các phân xưởng lắp ráp động cơ, thân xe, nội thất…

3. Bộ phận sản xuất phụ trợ

Bộ phận này có nhiệm vụ hỗ trợ cho bộ phận sản xuất chính, đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục, không bị gián đoạn. Ví dụ, bộ phận bảo trì, sửa chữa máy móc thiết bị, bộ phận cung cấp năng lượng, nước…

4. Bộ phận tái chế

Bộ phận này thường xuất hiện trong các doanh nghiệp chú trọng đến sản xuất bền vững, bảo vệ môi trường. Họ có nhiệm vụ thu gom, phân loại và tái chế phế liệu, phế phẩm phát sinh trong quá trình sản xuất, biến chúng thành nguyên liệu hoặc sản phẩm mới, góp phần giảm thiểu lãng phí và tác động đến môi trường.

5. Bộ phận phục vụ sản xuất

Bộ phận này đảm nhận các công việc hậu cần, phục vụ cho hoạt động sản xuất. Cụ thể, họ có trách nhiệm:

• Cung ứng nguyên vật liệu, dụng cụ lao động đến các phân xưởng sản xuất.
• Quản lý kho bãi, bảo quản nguyên vật liệu, thành phẩm.
• Vận chuyển NVL, sản phẩm trong nhà máy.

Sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận trên là yếu tố quan trọng để tạo nên một quy trình đồng bộ, hiệu quả, đáp ứng yêu cầu về năng suất, chất lượng và hiệu quả kinh tế.

>>>Có thể bạn muốn biết: Bộ phận sản xuất có vai trò và chức năng gì?

Ví dụ về quy trình sản xuất trong một số ngành nghề

Mỗi ngành nghề sẽ có những đặc thù riêng, dẫn đến sự khác biệt trong quy trình sản xuất sản phẩm. Để hiểu rõ hơn, chúng ta hãy cùng xem xét một số ví dụ cụ thể về chu trình sản xuất trong các ngành nghề phổ biến dưới đây:

Gợi ý cách xây dựng quy trình sản xuất hiệu quả

Xác định chân dung khách hàng và tiềm năng kinh doanh của doanh nghiệp

Để xây dựng chu trình sản xuất hiệu quả, doanh nghiệp cần thấu hiểu khách hàng và xác định tiềm năng của mình trên thị trường. 

Điều này đòi hỏi phải nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng, bao gồm việc phân tích đối thủ cạnh tranh, xu hướng tiêu dùng và đặc biệt là nhu cầu, mong muốn của khách hàng mục tiêu. 

Song song đó, doanh nghiệp cần đánh giá tiềm năng của bản thân, xác định lợi thế cạnh tranh cũng như các cơ hội và thách thức. Dựa trên những thông tin này, doanh nghiệp mới có thể xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp, từ đó thiết kế quy trình sản xuất sản phẩm tối ưu, đáp ứng nhu cầu thị trường và mang lại hiệu quả cao nhất.

Lên kế hoạch sản xuất

Lên kế hoạch sản xuất là bước then chốt giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và hiệu quả. Kế hoạch sản xuất chi tiết đóng vai trò như một bản đồ chỉ dẫn, giúp doanh nghiệp kiểm soát các hoạt động, từ đó nâng cao năng suất và tối ưu hóa lợi nhuận.

Trong quá trình lập kế hoạch, cần lưu ý hai vấn đề quan trọng:

• Cân bằng năng lực sản xuất với nhu cầu thị trường: Doanh nghiệp cần phân tích kỹ lưỡng năng lực sản xuất hiện tại (nguồn lực, công nghệ, thiết bị…) để đưa ra kế hoạch sản xuất phù hợp với nhu cầu thực tế của khách hàng, tránh tình trạng sản xuất dư thừa hoặc thiếu hụt.
• Quản lý nguyên vật liệu hiệu quả: Việc dự toán và phân bổ nguyên vật liệu cần dựa trên số liệu thực tế về sản lượng tiêu thụ, định mức tiêu hao và lượng hàng tồn kho. Điều này giúp đảm bảo nguồn cung ứng liên tục, đồng thời giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa chi phí.

Nắm bắt chi tiết công đoạn sản xuất

Người quản lý sản xuất có trách nhiệm bao quát toàn bộ hệ thống sản xuất của doanh nghiệp. Để làm tốt vai trò này, họ cần am hiểu chi tiết từng công đoạn, từ đó điều phối, định hướng và sắp xếp công việc một cách hợp lý và khoa học.

Ngoài ra, người quản lý cần quan tâm đến các yếu tố tác động đến hiệu quả sản xuất, chẳng hạn như:

• Thái độ làm việc của nhân viên: Sự nghiêm túc, tuân thủ quy định, kỷ luật lao động của nhân sự ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và chất lượng sản phẩm.
• Tối ưu hóa thời gian: Người quản lý cần không ngừng tìm kiếm các giải pháp để rút ngắn thời gian sản xuất, nâng cao hiệu quả công việc mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm.

Quản lý chất lượng sản phẩm

Chất lượng sản phẩm là yếu tố cốt lõi quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Nó không chỉ phản ánh hiệu quả của chu trình sản xuất mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và thương hiệu. Do đó, việc quản lý và kiểm soát chất lượng cần được thực hiện nghiêm ngặt trong tất cả các công đoạn sản xuất.

Kiểm soát chi phí phát sinh

Mặc dù hầu hết các doanh nghiệp đều nghiên cứu chiến lược giá thành trước khi tham gia thị trường, nhưng trong quá trình sản xuất thực tế, việc phát sinh chi phí ngoài dự kiến là điều khó tránh khỏi. 

Nguyên nhân có thể đến từ nhiều yếu tố như biến động giá nguyên vật liệu, hao mòn thiết bị, sự cố kỹ thuật… Do đó, người quản lý sản xuất cần kiểm soát chặt chẽ mức chi phí phát sinh, áp dụng các biện pháp tối ưu chi phí để đảm bảo hiệu quả kinh tế.

Thu thập thông tin sản phẩm sau khi bán ra thị trường 

Việc theo dõi sản phẩm sau khi bán ra thị trường là một bước quan trọng không thể bỏ qua. Thông qua việc thu thập ý kiến phản hồi từ khách hàng, doanh nghiệp có thể đánh giá được hiệu quả của sản phẩm, độ hài lòng của người tiêu dùng, từ đó có những điều chỉnh, cải tiến phù hợp. 

Bên cạnh đó, cần có phương án dự phòng cho những trường hợp sản phẩm bị lỗi. Chính sách bảo hành, đổi trả rõ ràng, minh bạch sẽ giúp doanh nghiệp củng cố niềm tin với khách hàng, xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín.

Ứng dụng giải pháp quản lý sản xuất SEEACT-MES để nâng cao hiệu quả

Để nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình sản xuất, doanh nghiệp nên ứng dụng hệ thống SEEACT-MES của DACO – đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tự động hóa, sẽ giúp bạn:

• Giám sát sản xuất thời gian thực: Nắm bắt chính xác tiến độ, năng suất, chất lượng sản phẩm trên từng công đoạn, mọi lúc, mọi nơi.
• Quản lý nguồn lực hiệu quả: Phân bổ nhân công, máy móc, vật tư một cách hợp lý, tối ưu hóa sử dụng nguồn lực, giảm thiểu lãng phí.
• Nâng cao chất lượng sản phẩm: Kiểm soát chặt chẽ chất lượng trên từng công đoạn, giảm thiểu sai sót, nâng cao uy tín thương hiệu.
• Tăng cường khả năng ra quyết định: Cung cấp báo cáo phân tích chi tiết, dữ liệu trực quan, hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng, chính xác, kịp thời.

>>>Tìm hiểu chi tiết: Giải pháp quản trị sản xuất tổng thể SEEACT-MES 

SEEACT-MES giúp doanh nghiệp loại bỏ phương pháp quản lý thủ công, số hóa dữ liệu, tự động hóa quy trình, kiểm soát sản xuất toàn diện và tối ưu hóa nguồn lực.

Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về quy trình sản xuất. Nếu bạn cần tư vấn chi tiết hơn về cách xây dựng và tối ưu hóa chu trình sản xuất, hãy liên hệ với DACO qua Hotline 0904.675.995 ngay hôm nay!