Quản lý sản xuất là gì? Quy trình & phương pháp quản lý hiệu quả

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, quản lý sản xuất hiệu quả là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất, giảm chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh. Bài viết này của DACO sẽ cung cấp một cái nhìn toàn diện về từ định nghĩa, quy trình, phương pháp, công cụ hỗ trợ đến những kỹ năng cần thiết cho một nhà quản trị sản xuất thành công.

Tổng quan về quản lý sản xuất

Quản lý sản xuất là gì?

Quản lý sản xuất là một mắt xích quan trọng trong chuỗi hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là với các nhà máy, phân xưởng. Nó bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và giám sát toàn bộ quá trình sản xuất, từ khâu nguyên vật liệu đầu vào đến thành phẩm đầu ra, nhằm đảm bảo sản xuất ra hàng hóa đáp ứng yêu cầu về Chất lượng – Chi phí – Tiến độ.

Hiểu một cách đơn giản, quản lý sản xuất là việc nhà quản trị sử dụng hiệu quả các nguồn lực (nhân lực, máy móc, vật tư…) để tạo ra sản phẩm với chất lượng tốt nhất, chi phí thấp nhất và đúng thời hạn.

Công việc này đòi hỏi nhà quản trị phải nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng và chính xác về tình hình sản xuất trong nhà máy, từ đó đưa ra quyết định kịp thời để điều chỉnh hoạt động sản xuất khi cần thiết.

Công việc của quản trị sản xuất bao gồm những gì?

Bộ phận quản lý sản xuất đóng vai trò then chốt trong việc vận hành hiệu quả của dây chuyền sản xuất. Họ chịu trách nhiệm giám sát và điều phối các hoạt động sản xuất hàng ngày, đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra suôn sẻ, đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng, tiến độ và chi phí.

Công việc của quản lý sản xuất có thể được mô tả trong sơ đồ dưới đây

Tóm lại đây là một công việc phức tạp, đòi hỏi người quản lý phải có kiến thức chuyên môn, kỹ năng quản lý và khả năng lãnh đạo tốt để đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra hiệu quả, góp phần vào sự phát triển chung của doanh nghiệp. 

>>>Xem thêm: Bộ phận sản xuất: Vai trò,chức năng và cách tối ưu hoạt động

Vậy những kỹ năng cần thiết của nhân viên quản lý sản xuất là gì?

Kỹ năng cần có của quản lý sản xuất

Quản trị sản xuất đòi hỏi phải có tầm nhìn chiến lược và năng lực quản lý toàn diện. Để vận hành nhà máy hiệu quả, người quản lý cần trang bị những kỹ năng sau:

• Hoạch định và tổ chức sản xuất

Một nhà quản lý nói chung và trong lĩnh vực sản xuất nói riêng cần có khả năng xây dựng kế hoạch sản xuất chi tiết, bao gồm việc phân tích đơn đặt hàng, lựa chọn quy trình sản xuất tối ưu và phân bổ nguồn lực hiệu quả. Điều này giúp đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra suôn sẻ và đạt năng suất cao.

• Lập lịch trình sản xuất

Một lịch trình sản xuất khoa học và hợp lý sẽ giúp tối ưu hóa thời gian và nguồn lực, đảm bảo tiến độ sản xuất. Người quản lý cần phải có khả năng dự đoán và điều chỉnh lịch trình để thích ứng với những thay đổi phát sinh.

• Quản lý nguồn nhân lực

Việc tuyển dụng, đào tạo và bố trí nhân sự phù hợp với từng vị trí công việc là yếu tố quan trọng để tạo nên một đội ngũ sản xuất mạnh. Người quản lý cần có kỹ năng lãnh đạo, tạo động lực và giám sát hiệu quả làm việc của nhân viên.

• Giám sát chất lượng

Kiểm soát chất lượng là yếu tố then chốt để đảm bảo sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu của khách hàng. Người quản lý cần thường xuyên kiểm tra, giám sát quá trình sản xuất và có biện pháp xử lý kịp thời các sự cố phát sinh.

• Nắm vững kỹ thuật và công nghệ

Am hiểu về kỹ thuật và công nghệ sản xuất là lợi thế lớn của người quản lý.  Điều này giúp họ đưa ra quyết định chính xác trong việc lựa chọn và vận hành máy móc, thiết bị, từ đó nâng cao năng suất và hiệu quả sản xuất.

• Phân tích và đánh giá

Nhân viên bộ phận quản lý sản xuất cần có tư duy phân tích, đánh giá để nhận biết các vấn đề, điểm mạnh, điểm yếu trong quá trình sản xuất. Từ đó, họ có thể đề xuất các giải pháp cải tiến, nâng cao hiệu quả sản xuất.

• Quản lý thời gian

Thời gian là một nguồn lực quý giá trong sản xuất. Người quản lý cần biết cách quản lý thời gian hiệu quả, ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng nhất, đồng thời tập trung nguồn lực vào các hoạt động mang lại giá trị cao nhất cho doanh nghiệp.

Mục tiêu của quản lý sản xuất

Sau khi đã nắm rõ những kỹ năng cần thiết của một nhà quản trị sản xuất, chúng ta cần hiểu rõ mục tiêu cuối cùng của công việc này là gì.

Các mục tiêu chính bao gồm:

• Tối ưu hóa toàn bộ quy trình sản xuất, từ khâu tiếp nhận đơn hàng đến khi giao hàng, đảm bảo đáp ứng yêu cầu của khách hàng về số lượng, chất lượng và thời gian.
• Thông qua việc lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và giám sát sản xuất hiệu quả, doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất, giảm chi phí và cung cấp sản phẩm/dịch vụ với giá cả cạnh tranh hơn.
• Xây dựng hệ thống sản xuất linh hoạt, có khả năng thích ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường và nhu cầu của khách hàng.
• Luôn tìm kiếm các giải pháp cải tiến quy trình, công nghệ và phương thức quản lý để nâng cao hiệu quả sản xuất và chất lượng sản phẩm.
• Sử dụng hiệu quả các nguồn lực sẵn có (nhân lực, vật lực, tài chính) để giảm thiểu lãng phí, nâng cao năng suất và tạo ra lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp.

Các mô hình tổ chức của bộ phận quản lý sản xuất

Tùy thuộc vào quy mô, đặc thù ngành nghề và chiến lược phát triển của từng doanh nghiệp mà bộ phận quản trị sản xuất sẽ được tổ chức theo những mô hình khác nhau. Dưới đây là hai mô hình tổ chức phổ biến:

Mô hình quản trị sản xuất cơ bản

Đây là mô hình truyền thống, thường được áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô vừa và nhỏ. Mô hình này bao gồm các bộ phận sau:

• Bộ phận quản lý sản xuất: Đây là “đầu não” của hoạt động sản xuất, bao gồm giám đốc sản xuất, trưởng phòng, phó phòng sản xuất. Bộ phận này chịu trách nhiệm hoạch định chiến lược, lập kế hoạch sản xuất, phân bổ nguồn lực, giám sát và điều hành toàn bộ quá trình sản xuất.
• Bộ phận sản xuất chính: Đây là bộ phận trực tiếp tham gia vào quá trình chế tạo, biến đổi nguyên vật liệu thành sản phẩm hoàn chỉnh.
• Bộ phận sản xuất phụ trợ: Nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra thuận lợi, bộ phận này cung cấp các dịch vụ hỗ trợ thiết yếu như bảo trì, sửa chữa, cung cấp năng lượng và kiểm tra chất lượng.
• Bộ phận sản xuất phụ: Bộ phận này tận dụng phế phẩm, nguyên liệu thừa từ quá trình sản xuất chính để tạo ra các sản phẩm phụ, góp phần tăng hiệu quả kinh tế và bảo vệ môi trường.
• Bộ phận phục vụ sản xuất: Bộ phận này đảm nhiệm các hoạt động hậu cần, bao gồm: cung ứng, bảo quản, vận chuyển nguyên vật liệu, nhiên liệu, thành phẩm,…

Mô hình quản trị sản xuất theo chức năng

Mô hình này phân chia bộ phận thành các nhóm nhỏ hơn, mỗi nhóm chuyên trách một chức năng cụ thể. Cách tổ chức này mang lại sự chuyên môn hóa cao, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm soát quá trình sản xuất.

• Bộ phận quản lý sản xuất: Chịu trách nhiệm chính trong việc lập kế hoạch sản xuất, phân tích hiệu suất, quản lý các công đoạn và hoạch định quy trình sản xuất.
• Bộ phận quản lý kho: Quản lý toàn bộ nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm và hàng tồn kho trên các công đoạn sản xuất, đảm bảo cung ứng đủ nguyên vật liệu cho sản xuất và lưu trữ thành phẩm an toàn.
• Bộ phận quản lý chất lượng: Giám sát và kiểm tra chất lượng sản phẩm đầu vào, đầu ra và trong suốt quá trình sản xuất, đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn yêu cầu, đồng thời ngăn ngừa và xử lý các sự cố về chất lượng.
• Bộ phận quản lý bảo trì, bảo dưỡng thiết bị: Quản lý hồ sơ, theo dõi trạng thái hoạt động của thiết bị, lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng định kỳ, đảm bảo thiết bị luôn hoạt động ổn định và hiệu quả.
• Bộ phận quản lý hiệu suất thiết bị tổng thể: Thống kê, đo lường năng suất và hiệu quả vận hành của toàn bộ hệ thống thiết bị, xác định thời gian sản xuất hiệu quả, từ đó đề xuất các giải pháp cải thiện năng suất và khắc phục sự cố.

Mô hình tổ chức theo chức năng phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn, sản phẩm đa dạng và quy trình sản xuất phức tạp.

Quy trình quản lý sản xuất

Để quản lý sản xuất một cách hiệu quả và tối ưu, doanh nghiệp có thể áp dụng quy trình 5 bước sau đây:

Bước 1: Xác định nhu cầu sản xuất 

Đây là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất, tạo nền tảng cho toàn bộ quá trình sản xuất. Nhu cầu sản xuất cần được xác định rõ ràng dựa trên nhiều yếu tố khác nhau. 

– Đầu tiên là kế hoạch sản xuất định kỳ (năm/quý/tháng/tuần) do bộ phận sản xuất đề ra. Kế hoạch này thường dựa trên năng lực sản xuất hiện tại và định hướng phát triển của doanh nghiệp. 

– Thứ hai là kế hoạch kinh doanh chung của công ty, bao gồm các mục tiêu về doanh thu, thị phần, sản phẩm mới,… Nhu cầu sản xuất cần phải đáp ứng được các mục tiêu này. 

– Cuối cùng, không thể bỏ qua đơn đặt hàng của khách hàng, đặc biệt là với những doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng. 

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng nhu cầu của khách hàng có thể thay đổi thường xuyên, đòi hỏi doanh nghiệp phải linh hoạt trong việc điều chỉnh kế hoạch sản xuất.

Bước 2: Lập kế hoạch sản xuất

Sau khi đã xác định được nhu cầu sản xuất, bước tiếp theo là lập kế hoạch sản xuất chi tiết.  Để làm được điều này, doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ các thông tin liên quan, bao gồm:  

• Dự báo tiêu thụ (FC) từ bộ phận bán hàng, giúp ước lượng số lượng sản phẩm cần sản xuất để đáp ứng nhu cầu thị trường. 
• Đơn đặt hàng (PO) từ khách hàng, cung cấp thông tin chi tiết về số lượng, chủng loại, yêu cầu kỹ thuật của từng sản phẩm.  
• Lịch giao hàng (DO) cũng là một yếu tố quan trọng cần được xem xét để đảm bảo sản phẩm được giao đúng hẹn.  

Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải xác định rõ ràng hàng tồn kho hiện có và nguồn lực sẵn có tại nhà máy, bao gồm nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, nhân công,… để từ đó xây dựng kế hoạch sản xuất khả thi và hiệu quả.

Bước 3: Sắp xếp lịch trình sản xuất chi tiết

Ở bước này, bộ phận quản lý sản xuất sẽ lập một bản kế hoạch chi tiết về cách thức triển khai sản xuất hàng hóa trên các dây chuyền. 

Lịch trình này cần bao gồm tất cả các công đoạn sản xuất, từ khâu chuẩn bị nguyên vật liệu, gia công, lắp ráp, kiểm tra chất lượng, đến đóng gói và hoàn thiện sản phẩm. Mỗi công đoạn cần được phân công rõ ràng cho từng bộ phận, cá nhân, kèm theo thời gian bắt đầu và kết thúc dự kiến. 

Việc sắp xếp lịch sản xuất chi tiết giúp đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra suôn sẻ, đúng tiến độ, tránh tình trạng chồng chéo, lãng phí thời gian và nguồn lực.

Bước 4: Phát hành lệnh sản xuất

Dựa trên kế hoạch sản xuất chi tiết, doanh nghiệp sẽ tiến hành phát hành lệnh sản xuất. 

Lệnh sản xuất gồm các thông tin chi tiết về yêu cầu sản xuất, bao gồm: tên sản phẩm, số lượng, quy cách kỹ thuật, thời gian hoàn thành, người phụ trách,… 

Yêu cầu sản xuất sẽ được phân chia cụ thể cho từng công đoạn/tổ/dây chuyền để thực hiện. Cần phân công rõ ràng máy móc, ca làm việc, ngày thực hiện cho từng lệnh sản xuất để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra theo đúng kế hoạch.

Bước 5: Báo cáo kết quả sản xuất và đóng lệnh

Đây là bước cuối cùng trong quy trình quản lý sản xuất. Sau khi hoàn thành mỗi lệnh sản xuất (hoặc ngừng sản xuất giữa chừng), cần tiến hành tổng kết, kiểm tra và đóng lệnh để xác nhận hoàn thành. 

Công tác thống kê sản xuất cần được thực hiện một cách chi tiết và chính xác, bao gồm các nội dung sau: 

• Số lượng sản phẩm đạt yêu cầu
• Số lượng phế phẩm
• Phế liệu
• Nguyên liệu đã sử dụng
• … 

Nguyên liệu thừa cần được nhập lại vào kho để quản lý và sử dụng cho các lần sản xuất tiếp theo. Việc thống kê đầy đủ và chính xác các số liệu này sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả sản xuất, kiểm soát chi phí và đưa ra các quyết định cải tiến phù hợp.

Các phương pháp quản lý sản xuất phổ biến

Trong lĩnh vực sản xuất, việc lựa chọn phương pháp quản lý phù hợp đóng vai trò then chốt để tối ưu hóa hoạt động, nâng cao năng suất và đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất. 

Dưới đây là một số phương pháp quản lý phổ biến được áp dụng rộng rãi hiện nay:

Tổ chức dây chuyền

Phương pháp này tập trung vào tính liên tục của quá trình sản xuất. Để đạt được điều này, toàn bộ quy trình được chia thành các bước nhỏ, sắp xếp theo trình tự hợp lý và liên kết chặt chẽ với nhau về thời gian. Mỗi bộ phận được phân công chuyên trách một bước nhất định, sử dụng máy móc, thiết bị chuyên dụng. 

Ưu điểm của phương pháp này là năng suất cao, sản lượng lớn, chi phí sản xuất thấp. Tuy nhiên, nhược điểm là thiếu linh hoạt, khó thích ứng với những thay đổi về nhu cầu sản xuất.

Sản xuất theo nhóm

Khác với sản xuất dây chuyền, phương pháp này không tập trung vào từng chi tiết riêng lẻ mà nhóm các chi tiết có đặc điểm tương đồng để sản xuất cùng nhau. Các chi tiết trong cùng một nhóm sẽ được gia công trên cùng một máy móc, với cùng một lần điều chỉnh. 

Ưu điểm của phương pháp này là tăng tính linh hoạt, giảm thời gian thay đổi công cụ, phù hợp với sản xuất đa dạng sản phẩm với số lượng vừa và nhỏ.

Sản xuất đơn chiếc

Phương pháp này áp dụng cho sản xuất từng sản phẩm riêng lẻ hoặc theo đơn hàng nhỏ. Doanh nghiệp không thiết kế quy trình công nghệ chi tiết cho từng sản phẩm mà chỉ quy định những công việc chung. Ưu điểm của phương pháp này là đáp ứng được yêu cầu riêng biệt của từng khách hàng, phù hợp với sản xuất sản phẩm đặc thù, có giá trị cao. Tuy nhiên, nhược điểm là chi phí sản xuất cao, năng suất thấp.

>>>Chi tiết: Sản xuất đơn chiếc là gì? Ưu nhược điểm của mô hình sản xuất này

Việc lựa chọn phương pháp quản lý phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm loại hình sản phẩm, quy mô sản xuất, trình độ công nghệ, nguồn lực của doanh nghiệp.

Quản lý sản xuất hiệu quả bằng phần mềm

Lý do nên sử dụng phần mềm trong quản trị sản xuất

Trong cuộc đua cạnh tranh khốc liệt ngày nay, tốc độ và hiệu quả là chìa khóa để doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Việc áp dụng công nghệ trong bộ phận quản lý sản xuất không còn là lựa chọn mà là điều tất yếu. Các phương pháp quản lý truyền thống với sổ sách, giấy tờ đang dần bộc lộ nhiều hạn chế, cản trở doanh nghiệp tối ưu hóa năng suất và chất lượng.

Việc ứng dụng phần mềm quản lý sản xuất không chỉ đơn thuần là nâng cấp cách thức quản lý, mà còn là bước tiến quan trọng để doanh nghiệp vận hành hiệu quả và thông minh hơn. Cụ thể, những lợi ích nổi bật mà phần mềm mang lại bao gồm:

• Nâng tầm quản trị sản xuất: Phần mềm cho phép doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ quy trình sản xuất, từ khâu nhận đơn hàng, lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, quản lý chất lượng đến truy xuất nguồn gốc sản phẩm. Mọi hoạt động đều được kết nối và quản lý tập trung, giúp ban lãnh đạo nắm bắt thông tin chính xác và kịp thời.
• Vận hành liên tục, không gián đoạn: Nhờ khả năng kiểm soát chất lượng sản phẩm ngay trên dây chuyền và cảnh báo sớm các sự cố tiềm ẩn, phần mềm giúp doanh nghiệp chủ động xử lý vấn đề, hạn chế tối đa tình trạng gián đoạn sản xuất, từ đó giảm thiểu tổn thất và duy trì hoạt động ổn định.
• Tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu suất: Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình sản xuất theo tiêu chuẩn quốc tế, loại bỏ các thao tác thủ công rườm rà, gia tăng tính chính xác và hiệu quả.  Các quy trình được tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao năng suất lao động.

 Những tính năng thiết yếu của phần mềm quản lý sản xuất

Để quản lý sản xuất hiệu quả, một phần mềm cần được trang bị đầy đủ các chức năng cốt lõi sau:

1. Lập kế hoạch sản xuất

Phần mềm cần cho phép người dùng thiết lập lịch trình sản xuất chi tiết cho từng máy móc, dây chuyền, giúp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực và giảm thiểu rủi ro.

2. Quản lý định mức nguyên vật liệu

Tính năng này hỗ trợ việc xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng sản phẩm, quản lý các thay đổi định mức và phiên bản sản phẩm. Đặc biệt, phần mềm cần cho phép xây dựng BOM (danh sách vật tư) nhiều cấp, xác định rõ công đoạn sản xuất và nguồn lực tương ứng.

3. Theo dõi tiến độ sản xuất

Phần mềm cần cung cấp khả năng theo dõi sát sao tình trạng sản xuất theo thời gian thực, bao gồm số lượng bán thành phẩm, thành phẩm, tỷ lệ lỗi hỏng tại từng ca, dây chuyền và phân xưởng.

4. Kiểm soát chất lượng sản phẩm

Chức năng này giúp kiểm soát chặt chẽ chất lượng sản phẩm, số lượng sản phẩm lỗi, tỷ lệ lỗi cho phép. Đồng thời, phần mềm cần thống kê chi tiết hao hụt, sản phẩm hỏng và ghi nhận nguyên nhân gây lỗi để từ đó đưa ra các biện pháp cải tiến.

5. Lập kế hoạch bảo trì

Phần mềm cần hỗ trợ việc thiết lập kế hoạch bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị phù hợp với kế hoạch sản xuất. Ngoài ra, tính năng cảnh báo tự động khi đến lịch bảo trì dựa trên thời gian hoạt động hoặc tần suất sử dụng máy là rất cần thiết.

6. Truy xuất nguồn gốc sản phẩm

Khả năng ghi nhận đầy đủ thông tin về nguồn gốc nguyên vật liệu, quy trình sản xuất và các công đoạn kiểm tra chất lượng giúp doanh nghiệp minh bạch hóa thông tin sản phẩm, tăng cường niềm tin cho khách hàng.

7. Báo cáo tức thời

Phần mềm cần cung cấp các báo cáo sản xuất đa dạng, chính xác và cập nhật theo thời gian thực, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về hiệu quả sản xuất, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp.

SEEACT-MES – Giải pháp quản lý sản xuất cần có trong doanh nghiệp

Nắm bắt được những khó khăn trong quản trị sản xuất mà doanh nghiệp đang gặp phải, DACO đã phát triển SEEACT-MES – giải pháp toàn diện “Made in Vietnam” với hơn 10 năm kinh nghiệm triển khai thực tế tại các nhà máy sản xuất trong nước và FDI.

SEEACT-MES được thiết kế để đáp ứng chính xác nhu cầu của doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam, với các tính năng vượt trội:

• Cá nhân hóa cho từng ngành nghề: Linh hoạt tùy chỉnh theo đặc thù sản xuất của từng doanh nghiệp, đảm bảo hiệu quả tối ưu.
• Trực quan hóa dữ liệu sản xuất: Theo dõi mọi hoạt động sản xuất theo thời gian thực, dễ dàng nắm bắt tình hình và ra quyết định kịp thời.
• Quản lý tập trung: Kiểm soát toàn bộ quy trình sản xuất trên một nền tảng duy nhất, mọi lúc, mọi nơi.
• Số hóa dữ liệu: Loại bỏ sổ sách giấy tờ, giảm thiểu thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Khả năng tích hợp cao: Kết nối dễ dàng với các hệ thống hiện có như SCADA, ERP, WMS, tạo nên hệ sinh thái quản lý đồng bộ.

Đặc biệt, với bộ kit SEEACT Lite, doanh nghiệp có thể trải nghiệm ngay giải pháp quản lý sản xuất thông minh với chi phí tiết kiệm!

Liên hệ ngay với DACO qua Hotline 0904.675.995 để được hỗ trợ và nhận demo miễn phí!

>>> Hệ thống điều hành sản xuất SEEACT-MES

>>>Những dự án triển khai SEEACT-MES thành công