Bộ phận sản xuất: Vai trò, chức năng và cách tối ưu hóa hoạt động

Bộ phận sản xuất đóng vai trò then chốt trong hoạt động của doanh nghiệp. Hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ và quy trình làm việc của bộ phận này là yếu tố quan trọng để tối ưu hóa sản xuất và đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất. 

Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về phòng sản xuất, từ đó giúp bạn nắm bắt được tầm quan trọng và cách thức vận hành hiệu quả của nó.

Bộ phận sản xuất là gì?

Bộ phận sản xuất là một bộ phận cốt lõi trong bất kỳ doanh nghiệp nào hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hàng hóa. Đây là bộ phận trực tiếp tham gia vào toàn bộ quy trình sản xuất, bao gồm từ khâu chuẩn bị đầu vào đến khâu kiểm soát chất lượng đầu ra.

Cụ thể, bộ phận sản xuất sẽ quản lý việc tiếp nhận và kiểm soát nguyên vật liệu đầu vào, vận hành máy móc thiết bị, triển khai các hoạt động sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm và cuối cùng là xuất hàng thành phẩm. 

Mục tiêu then chốt là đảm bảo sản phẩm được tạo ra đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra, đúng tiến độ và tối ưu hóa hiệu quả kinh tế. 

Nói cách khác, bộ phận này đóng vai trò quan trọng trong việc hiện thực hóa chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần tạo ra giá trị gia tăng và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Mối quan hệ của bộ phận sản xuất với các bộ phận khác

Trong một doanh nghiệp, phòng sản xuất không hoạt động độc lập mà có mối quan hệ mật thiết với các phòng ban khác, tạo thành một hệ thống liên kết chặt chẽ, góp phần vào sự vận hành trơn tru và hiệu quả chung. Sự phối hợp nhịp nhàng này chính là chìa khóa để đạt được mục tiêu sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

Cụ thể, phòng sản xuất sẽ tương tác với các phòng ban khác như sau:

• Phòng mua hàng: Phối hợp để đảm bảo nguồn cung ứng nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị đầy đủ, kịp thời và đạt tiêu chuẩn chất lượng.
• Phòng kỹ thuật: Hợp tác để đảm bảo dây chuyền sản xuất vận hành ổn định, hiệu quả, đồng thời thực hiện bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị định kỳ.
• Phòng chất lượng: Cùng nhau kiểm soát chất lượng sản phẩm đầu ra, đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu kỹ thuật.
• Phòng logistics: Phối hợp trong việc vận chuyển, lưu kho và phân phối sản phẩm, đảm bảo đúng tiến độ và tối ưu chi phí.
• Phòng marketing: Trao đổi thông tin về tiến độ sản xuất, tình trạng hàng hóa để phòng marketing xây dựng chiến lược quảng bá phù hợp.

Nhờ sự phối hợp nhịp nhàng giữa phòng sản xuất và các phòng ban, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm thiểu chi phí, nâng cao năng suất lao động và tạo ra sản phẩm chất lượng, đáp ứng nhu cầu thị trường.

Chức năng của phòng sản xuất

Để vận hành hiệu quả, mỗi doanh nghiệp đều cần có sự phân công rõ ràng giữa các phòng ban, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng riêng biệt. Trong đó, hoạt động sản xuất đóng vai trò then chốt, trực tiếp tham gia vào quá trình tạo ra sản phẩm, dịch vụ, quyết định năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Vậy, chức năng cụ thể của bộ phận sản xuất là gì?

Lập kế hoạch sản xuất

Đây là chức năng cốt lõi, liên quan đến việc xác định số lượng sản phẩm cần sản xuất, thời gian hoàn thành, nguồn lực cần thiết và ngân sách dự kiến. 

Kế hoạch sản xuất phải đảm bảo đáp ứng nhu cầu thị trường, đồng thời tối ưu hóa nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp. Do đó, phòng sản xuất cần phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác như kinh doanh, marketing để xây dựng kế hoạch sản xuất khả thi và hiệu quả.

>>>Xem thêm: Cách lập kế hoạch sản xuất hiệu quả

Tổ chức sản xuất

Chức năng này bao gồm việc bố trí mặt bằng sản xuất, sắp xếp nhân sự, phân công công việc và điều phối các hoạt động sản xuất sao cho hợp lý và hiệu quả. Bộ phận sản xuất cần đảm bảo mọi nguồn lực được sử dụng tối ưu, tránh lãng phí và giảm thiểu thời gian chết.

Kiểm soát sản xuất

Trong quá trình sản xuất, phòng sản xuất cần giám sát chặt chẽ toàn bộ quy trình, theo dõi tiến độ thực hiện so với kế hoạch đề ra. Việc kiểm soát các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình sản xuất như: nguyên vật liệu đầu vào, năng suất lao động, thời gian sản xuất, chi phí sản xuất… cũng đóng vai trò quan trọng. 

Phòng sản xuất cần kịp thời xử lý các sự cố phát sinh, đảm bảo sản xuất diễn ra liên tục, ổn định và đạt hiệu quả cao nhất.

Đảm bảo chất lượng sản phẩm

Chất lượng sản phẩm vượt trội là nền tảng vững chắc cho sự thành công của doanh nghiệp, tạo dựng uy tín và lòng tin với khách hàng.

Phòng sản xuất cần thực hiện các biện pháp kiểm tra, đánh giá chất lượng sản phẩm trong suốt quá trình sản xuất, từ khâu nguyên liệu đầu vào đến thành phẩm đầu ra. Đồng thời, xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, kiểm soát chặt chẽ các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm để đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn đã đề ra, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và mong đợi của khách hàng.

Cải tiến quy trình sản xuất

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, phòng sản xuất cần không ngừng nghiên cứu, ứng dụng các phương pháp, công nghệ mới nhằm cải tiến quy trình sản xuất, nâng cao năng suất, hiệu quả và giảm thiểu chi phí. Việc phân tích, đánh giá hiệu quả của quy trình sản xuất hiện tại, tìm kiếm các giải pháp tối ưu hóa quy trình là rất cần thiết. Bên cạnh đó, đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho công nhân viên, giúp họ làm chủ công nghệ, vận hành máy móc hiệu quả cũng là một yếu tố quan trọng góp phần cải tiến quy trình sản xuất.

Nhiệm vụ của bộ phận sản xuất

Để thực hiện các chức năng nêu trên, bộ phận sản xuất phải đảm nhiệm một loạt các nhiệm vụ cụ thể, bao gồm:

Xác định các nguồn lực cần thiết cho quá trình sản xuất

Trước khi bắt đầu sản xuất, bộ phận cần xác định rõ ràng và đầy đủ các yếu tố đầu vào, bao gồm:

• Nguyên vật liệu: Xác định loại, số lượng, chất lượng nguyên vật liệu cần thiết, đồng thời lựa chọn nhà cung cấp uy tín, đảm bảo nguồn cung ứng ổn định và giá cả hợp lý.
• Máy móc, thiết bị: Kiểm tra, bảo dưỡng máy móc, thiết bị sản xuất, đảm bảo chúng hoạt động tốt, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và năng suất.
• Nhân lực: Bố trí nhân sự phù hợp với từng công đoạn sản xuất, đảm bảo đủ số lượng và trình độ tay nghề.

Thực hiện kế hoạch sản xuất

Sau khi đã xác định đầu vào, bộ phận sản xuất sẽ tiến hành triển khai kế hoạch sản xuất đã được phê duyệt. Nhiệm vụ này bao gồm tổ chức, điều phối các hoạt động sản xuất, phân công công việc cho công nhân, vận hành máy móc, thiết bị, giám sát tiến độ sản xuất và đảm bảo sản phẩm được tạo ra đúng với yêu cầu về số lượng, chất lượng, thời gian và chi phí.

Quản lý nguồn lực sản xuất

Để quá trình sản xuất diễn ra thuận lợi và hiệu quả, cần quản lý tốt các nguồn lực bao gồm:

• Nguyên vật liệu: Theo dõi, kiểm soát nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu, đảm bảo sử dụng hiệu quả, tránh lãng phí.
• Máy móc, thiết bị: Vận hành, bảo trì, bảo dưỡng máy móc, thiết bị định kỳ, đảm bảo hoạt động ổn định và kéo dài tuổi thọ.
• Nhân lực: Phân công công việc hợp lý, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao tay nghề, đánh giá hiệu quả làm việc và tạo động lực cho công nhân.

Giám sát quá trình sản xuất

Phòng sản xuất cần theo dõi chặt chẽ toàn bộ quá trình sản xuất, từ khâu chuẩn bị đầu vào đến khâu hoàn thiện sản phẩm. Việc giám sát này giúp kịp thời phát hiện và xử lý các sự cố, sai sót, đảm bảo sản xuất diễn ra đúng quy trình, đạt năng suất và chất lượng cao.

Đảm bảo an toàn lao động

Để đảm bảo hiệu quả sản xuất, cần ưu tiên an toàn lao động lên hàng đầu. Bộ phận sản xuất cần thực hiện nghiêm túc các quy định về an toàn lao động, trang bị đầy đủ thiết bị bảo hộ cho người lao động, huấn luyện kỹ năng an toàn, kiểm tra, rà soát các nguy cơ mất an toàn, phòng ngừa tai nạn lao động.

Báo cáo kết quả sản xuất

Cuối mỗi kỳ sản xuất, bộ phận cần tổng hợp, báo cáo kết quả sản xuất cho ban lãnh đạo, bao gồm các thông tin về sản lượng, năng suất, chất lượng sản phẩm, chi phí sản xuất, hiệu quả hoạt động… Báo cáo này là cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận, đồng thời giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định điều chỉnh, cải thiện hoạt động sản xuất.

Cơ cấu của bộ phận sản xuất

Cơ cấu tổ chức của phòng sản xuất có thể thay đổi linh hoạt tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, loại hình sản phẩm, công nghệ sản xuất và năng lực quản lý. Tuy nhiên, nhìn chung, một bộ phận sản xuất thường bao gồm các vị trí chủ chốt sau:

1. Giám đốc sản xuất 

Đây là người đứng đầu bộ phận, chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất, từ khâu nghiên cứu, phát triển sản phẩm đến khâu sản xuất, phân phối và bán hàng. CPO có vai trò định hướng chiến lược sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm, đáp ứng nhu cầu thị trường và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Trưởng phòng sản xuất

Trưởng phòng sản xuất là cấp quản lý trực tiếp, chịu trách nhiệm tổ chức, điều hành các hoạt động sản xuất hàng ngày. Nhiệm vụ của Trưởng phòng sản xuất bao gồm: lập kế hoạch sản xuất, quản lý nhân sự, giám sát quá trình sản xuất, kiểm soát chất lượng sản phẩm, đảm bảo an toàn lao động và báo cáo kết quả sản xuất.

3. Nhân viên quản lý sản xuất

Nhân viên quản lý sản xuất hỗ trợ Trưởng phòng trong việc điều phối các hoạt động sản xuất. Họ có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất chi tiết, tổ chức nguồn lực, giám sát quá trình sản xuất và đảm bảo sản phẩm đạt yêu cầu về chất lượng, số lượng và tiến độ.

4. Công nhân sản xuất

Công nhân sản xuất là lực lượng lao động trực tiếp, tham gia vận hành máy móc, thiết bị, lắp ráp sản phẩm, kiểm tra chất lượng và đóng gói sản phẩm.

5. Các vị trí khác

Tùy theo quy mô và đặc thù sản xuất, bộ phận có thể có thêm các vị trí khác như:

• Kỹ sư sản xuất: Chịu trách nhiệm về các vấn đề kỹ thuật trong sản xuất, bao gồm thiết kế sản phẩm, quy trình sản xuất, cải tiến kỹ thuật…
• Kỹ thuật viên bảo trì: Thực hiện bảo trì, bảo dưỡng máy móc, thiết bị sản xuất.
• Nhân viên quản lý kho: Quản lý kho nguyên vật liệu, thành phẩm.

Cơ cấu tổ chức của bộ phận cần được thiết kế hợp lý, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các vị trí, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin, nâng cao hiệu quả quản lý và sản xuất.

Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của bộ phận sản xuất

Để Phòng Sản xuất vận hành trơn tru và đạt hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần quan tâm đến nhiều yếu tố, bao gồm cả yếu tố bên trong và bên ngoài. Cùng điểm qua một số yếu tố chủ chốt ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của bộ phận then chốt này:

Con người  

Đội ngũ nhân viên là yếu tố cốt lõi quyết định năng suất và chất lượng sản phẩm. Trình độ chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm và tinh thần làm việc của công nhân viên ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất. Do đó, bộ phận sản xuất cần chú trọng tuyển dụng nhân sự có năng lực, đồng thời đầu tư vào đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp cho người lao động. Bên cạnh đó, việc tạo động lực làm việc, xây dựng môi trường làm việc tích cực cũng góp phần nâng cao năng suất lao động.

Máy móc thiết bị  

Máy móc, thiết bị hiện đại, hoạt động ổn định với hiệu suất cao sẽ giúp tăng năng suất, giảm thiểu thời gian sản xuất, tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm. Phòng sản xuất cần lựa chọn máy móc, thiết bị phù hợp với quy trình sản xuất, đảm bảo bảo trì, bảo dưỡng định kỳ để duy trì hoạt động ổn định và kéo dài tuổi thọ. Việc đầu tư, đổi mới công nghệ, áp dụng tự động hóa vào sản xuất cũng là một yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu quả hoạt động.

Vật tư, nguyên liệu 

Chất lượng vật tư, nguyên liệu đầu vào ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm cuối cùng. Bộ phận sản xuất cần lựa chọn nhà cung cấp uy tín, đảm bảo cung cấp vật tư, nguyên liệu đạt tiêu chuẩn chất lượng với giá cả hợp lý. Việc kiểm soát chất lượng đầu vào, lưu trữ, bảo quản nguyên vật liệu đúng cách cũng góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất.

Phương pháp sản xuất  

Áp dụng các phương pháp sản xuất tiên tiến, khoa học như sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing), sản xuất theo yêu cầu (On-demand Manufacturing)… quy trình sản xuất được tối ưu hóa, giảm thiểu lãng phí, từ đó nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm. Bộ phận sản xuất cần thường xuyên cập nhật, áp dụng các phương pháp sản xuất mới, phù hợp với xu hướng phát triển của ngành.

Môi trường làm việc 

Môi trường làm việc an toàn, sạch sẽ, thoáng mát và khoa học giúp người lao động thoải mái, tập trung, từ đó nâng cao năng suất và hiệu quả công việc. Bộ phận sản xuất cần chú trọng xây dựng môi trường làm việc thuận lợi, đảm bảo an toàn lao động và vệ sinh môi trường. Điều này sẽ giúp bộ phận sản xuất hoạt động hiệu quả, đáp ứng các yêu cầu về sản lượng, chất lượng, tiến độ và chi phí, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.

Biện pháp tối ưu hóa hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp

Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay, tối ưu hóa hoạt động sản xuất là yếu tố sống còn để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, giảm chi phí và gia tăng lợi nhuận.  

Sau đây là một số giải pháp then chốt:

Áp dụng sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing)

Triết lý sản xuất tinh gọn tập trung vào việc loại bỏ lãng phí trong mọi hoạt động, từ khâu chuẩn bị nguyên vật liệu, vận hành máy móc, quản lý nhân sự đến khâu phân phối sản phẩm. Bằng cách xác định và loại bỏ 7 loại lãng phí doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm thiểu chi phí, rút ngắn thời gian sản xuất, nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm.

>>>Chi tiết: Cách áp dụng và lợi ích của mô hình Lean Manufacturing

Tự động hóa quy trình sản xuất 

Ứng dụng công nghệ tự động hóa, robot và trí tuệ nhân tạo (AI) vào quy trình sản xuất là xu hướng tất yếu của nền sản xuất hiện đại. 

Bằng cách tăng năng suất, giảm thiểu sai sót, cải thiện độ chính xác và giải phóng sức lao động, tự động hóa cho phép con người tập trung vào các công việc sáng tạo và tư duy. Bộ phận sản xuất cần xem xét việc đầu tư vào các hệ thống tự động hóa phù hợp với nhu cầu và khả năng của doanh nghiệp.

Sử dụng phần mềm quản lý sản xuất

Các phần mềm quản lý sản xuất (MES – Manufacturing Execution System), hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise Resource Planning) và các công cụ phân tích dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động sản xuất. 

Phần mềm quản lý sản xuất giúp bộ phận sản xuất theo dõi, kiểm soát, phân tích và tối ưu hóa quy trình sản xuất một cách hiệu quả. Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp nâng cao tính minh bạch, tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và kịp thời.

SEEACT-MES – Chìa khóa cho sản xuất thông minh

Được phát triển bởi DACO cùng đội ngũ chuyên gia IT, OT với hơn 15 năm kinh nghiệm, SEEACT-MES đã được triển khai thành công tại nhiều doanh nghiệp sản xuất Việt Nam và các doanh nghiệp đến từ những nền công nghiệp có yêu cầu khắt khe như Nhật Bản, Hàn Quốc. 

SEEACT-MES hỗ trợ đa dạng ngành nghề như điện tử, cơ khí chế tạo, bao bì, đúc nhựa, dược phẩm, vật liệu xây dựng… giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa hoạt động sản xuất.

 SEEACT-MES cung cấp các tính năng vượt trội như:

• Quản lý toàn diện: Kiểm soát mọi hoạt động sản xuất từ nguyên liệu đầu vào, tiến độ sản xuất, chất lượng sản phẩm đến thành phẩm đầu ra.
• Tối ưu hóa hiệu suất: Theo dõi và phân tích hiệu suất thiết bị, năng suất lao động, giúp doanh nghiệp xác định và khắc phục các điểm nghẽn, nâng cao hiệu quả sản xuất.
• Giảm thiểu lãng phí: Kiểm soát chặt chẽ nguyên vật liệu, giảm thiểu hàng tồn kho, hạn chế tối đa các lãng phí trong sản xuất.
• Nâng cao chất lượng sản phẩm: Theo dõi, kiểm soát chất lượng sản phẩm trong từng công đoạn, đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn yêu cầu.
• Báo cáo trực quan: Cung cấp các báo cáo trực quan, chi tiết về tình hình sản xuất, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh chính xác.

>>>Tìm hiểu thêm: Hệ thống điều hành và quản lý sản xuất SEEACT-MES 

Lời kết

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và những kiến thức hữu ích về bộ phận sản xuất trong doanh nghiệp. Việc am hiểu vai trò, chức năng cũng như cách thức vận hành hiệu quả bộ phận sản xuất sẽ góp phần quan trọng vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Để tiếp tục khám phá những kiến thức bổ ích về quản trị doanh nghiệp và tối ưu hóa quy trình sản xuất, mời bạn đón đọc thêm các bài viết khác trên website Seeact.vn của chúng tôi.