VN
EN
JP
KR
Thẻ kho là gì? Làm thế nào để ghi chép thẻ kho chính xác, hiệu quả? Tìm hiểu ngay các mẫu thẻ kho mới nhất theo quy định hiện hành và hướng dẫn chi tiết cách ghi chép, giúp bạn quản lý hàng hóa tối ưu.
1. Tổng quan về thẻ kho
1.1 Thẻ kho là gì?
Thẻ kho là một dạng chứng từ rời quan trọng, được sử dụng để theo dõi chi tiết hoạt động nhập, xuất, tồn của từng loại nguyên vật liệu, hàng hóa trong kho. Mỗi thẻ kho chỉ tập trung vào một loại hàng hóa cụ thể, giúp việc quản lý và theo dõi trở nên rõ ràng, minh bạch.
Các thẻ kho ghi chép rời này sẽ được tổng hợp và đóng thành quyển theo từng tháng, tạo thành sổ kho. Sổ kho này đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát hàng hóa, đối chiếu số liệu và là cơ sở để kế toán tính toán các chi phí, giá thành sản phẩm. Trên sổ kho cần có chữ ký của giám đốc và những người liên quan đến công tác quản lý kho bãi để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ.
1.2 Chức năng, vai trò của thẻ kho
Thẻ kho không chỉ đơn thuần là một loại chứng từ ghi chép mà còn đóng vai trò quan trọng trong cả hoạt động quản lý kho và kế toán kho, cụ thể như sau:
- Quản lý kho hiệu quả: Sổ kho giúp đơn giản hóa việc theo dõi hàng hóa xuất nhập, từ đó kiểm soát số lượng tồn kho, đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng mặt hàng và đưa ra các chiến lược phù hợp.
- Hỗ trợ công tác kế toán:
- Cung cấp dữ liệu chính xác về nhập xuất hàng hóa, phục vụ cho việc tính toán doanh thu, lợi nhuận và đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh.
- Là cơ sở để tính toán tài sản, nguồn vốn và đối chiếu với chứng từ nhập xuất kho, đảm bảo tính chính xác của số liệu.
Nhờ những lợi ích trên, sổ kho góp phần nâng cao hiệu suất làm việc của bộ phận kế toán và quản lý kho.
2. Hướng dẫn lập mẫu thẻ kho
Việc lập thẻ kho chính xác và khoa học là điều kiện tiên quyết để quản lý hàng hóa hiệu quả. Vậy cụ thể doanh nghiệp cần thực hiện những bước nào để lập thẻ kho đúng quy định?
2.1 Thông tin cần có trên thẻ kho
Để lập thẻ kho chính xác và đầy đủ, bạn cần đảm bảo các thông tin sau đây được thể hiện rõ ràng trên mỗi thẻ:
Lưu ý:
- Cần đảm bảo các thông tin trên thẻ kho được ghi chép chính xác, đầy đủ và rõ ràng.
- Nên sử dụng bút mực để ghi chép, tránh tẩy xóa.
- Thẻ kho cần được lưu trữ cẩn thận, tránh thất lạc, hư hỏng.
2.2 Cách ghi chép thông tin nhập xuất tồn trên thẻ kho
Thẻ kho được thiết kế dưới dạng bảng biểu với các cột ghi thông tin cụ thể:
- Cột A: Số thứ tự
- Cột B: Thời gian nhập/xuất kho
- Cột C, D: Số hiệu phiếu nhập/xuất kho
- Cột E: Nội dung nghiệp vụ kinh tế
- Cột F: Thời gian hàng hóa được xuất/nhập
- Cột G: Chữ ký xác nhận của kế toán
Số liệu cuối kỳ (cột E đến G): Thống kê số liệu cuối kỳ. Khi in thành tập, thẻ kho đóng vai trò như sổ kho và cần đánh số thứ tự trang.
Ghi chép số lượng hàng hóa:
- Cột 1: Số lượng nhập kho
- Cột 2: Số lượng xuất kho
- Cột 3: Số lượng tồn kho (ghi cuối ngày)
Phần cuối thẻ kho: Chữ ký xác nhận của thủ kho, kế toán, trưởng bộ phận hoặc quản lý kho.
3. Tổng hợp mẫu thẻ kho mới nhất
Do tầm quan trọng của thẻ kho trong việc quản lý hàng hóa, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 200 và 133 hướng dẫn chi tiết về cách thức lập và sử dụng thẻ kho. Các thông tư này quy định mọi thông tin ghi chép trên thẻ kho phải đảm bảo tính chính xác, phản ánh trung thực tình hình nhập xuất, tồn kho của hàng hóa.
Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng một trong hai mẫu thẻ kho theo Thông tư 200 hoặc 133 để phù hợp với nhu cầu quản lý của mình.
3.1 Mẫu thẻ kho theo thông tư 200
Đây là mẫu thẻ kho S12-DN ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
>>>Tải ngay
3.2 Mẫu thẻ kho theo thông tư 133
Đây là mẫu thẻ kho S08-DNN ban hành kèm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/09/2016 của Bộ Tài chính, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
>>>Download:
Lưu ý:
- Doanh nghiệp cần lựa chọn mẫu sổ kho/thẻ kho phù hợp với quy mô và loại hình hoạt động của mình.
- Để thuận tiện cho việc quản lý và theo dõi, bạn nên sử dụng mẫu thẻ kho trên Excel.
- Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu thẻ kho riêng, tuy nhiên cần đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết theo quy định.
4. Hướng dẫn sử dụng mẫu thẻ kho Excel
Sử dụng thẻ kho Excel là một giải pháp đơn giản và tiện lợi, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng mẫu thẻ kho Excel:
Bước 1: Tải file Excel mẫu thẻ kho theo Thông tư 133 hoặc Thông tư 200 (đã được chia sẻ ở phần trước)
Bước 2: Điền đầy đủ thông tin chung ở phần đầu thẻ kho, bao gồm: số hiệu kho, người lập thẻ, số thứ tự tờ in, tên hàng hóa, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số hàng hóa, chỉ tiêu chất lượng.
Bước 3: Điền thông tin xuất nhập tồn như đã hướng dẫn.
Bước 4: Sử dụng các hàm tính tổng của Excel (SUM) để tính tổng số lượng nhập, xuất, tồn trong kỳ.
Bước 5: Cuối mỗi kỳ kế toán (tháng, quý, năm), bạn có thể sử dụng file Excel mẫu để tổng hợp số liệu nhập xuất tồn kho, từ đó theo dõi tình hình kinh doanh và đưa ra các quyết định quản lý phù hợp.
Bước 6: Lưu file Excel thẻ kho theo tên hàng hóa và kỳ kế toán để dễ dàng tra cứu và quản lý.
5. Những câu hỏi thường gặp
5.1 Có bắt buộc sử dụng thẻ kho không?
Theo quy định hiện hành, việc lập thẻ kho là không bắt buộc.
Tuy nhiên, việc lập thẻ kho mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tổ chức, đặc biệt là các mô hình kinh doanh vừa và nhỏ, giúp:
- Cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm, hàng hóa trong kho như số lượng, chủng loại, vị trí lưu trữ,…
- Giúp chủ doanh nghiệp và nhân viên quản lý kho dễ dàng, hạn chế sai sót, thất thoát, nâng cao hiệu quả vận hành.
- Dựa trên thẻ kho, kế toán có thể tổng hợp số liệu chính xác để lập sổ kho, phục vụ công tác kế toán, kiểm kê.
Vì vậy, dù không bắt buộc, việc lập thẻ kho vẫn được khuyến khích để nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng.
5.2 Thời điểm mở thẻ kho là khi nào?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 124 Thông tư 200/2014/TT-BTC, thời điểm mở thẻ kho được quy định như sau:
- Đối với doanh nghiệp mới thành lập: Phải mở thẻ kho ngay từ ngày thành lập doanh nghiệp.
- Đối với doanh nghiệp đang hoạt động: Mở thẻ kho vào đầu kỳ kế toán năm.
Lưu ý: Thẻ kho có thể được đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Khi sử dụng hết, các tờ rời phải được đóng thành quyển để tiện lưu trữ.
Ví dụ:
Công ty A mới thành lập ngày 15/10/2024 thì phải mở thẻ kho ngay từ ngày 15/10/2024 để ghi chép các nghiệp vụ kho phát sinh.
Công ty B đang hoạt động, kỳ kế toán năm của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 thì công ty phải mở thẻ kho vào ngày 01/01 hàng năm.
Việc mở thẻ kho đúng thời điểm là rất quan trọng, giúp doanh nghiệp đảm bảo việc ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho được đầy đủ, chính xác và liên tục ngay từ khi bắt đầu hoạt động.
5.3 Lưu ý khi sử dụng thẻ kho
Thẻ kho đóng vai trò then chốt giúp theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất tồn của từng loại hàng hóa. Để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả khi làm việc với thẻ kho, chúng ta cần lưu ý một số điểm sau đây:
Đối với kế toán:
- Chuẩn bị mẫu thẻ kho với đầy đủ các thông tin cần thiết, sau đó gửi cho thủ kho hoặc quản lý kho để ghi chép.
- Cuối mỗi ngày, kế toán phải kiểm tra và xác nhận thông tin trên thẻ kho. Nếu phát hiện sai sót, cần điều chỉnh ngay để đảm bảo tính chính xác.
- Lưu trữ thẻ kho cẩn thận, khoa học để dễ dàng tra cứu và đối chiếu khi cần thiết.
Đối với thủ kho/quản lý kho:
- Thủ kho cần ghi chép đầy đủ và chính xác các thông tin vào thẻ kho theo đúng mẫu đã được kế toán cung cấp.
- Thủ kho có trách nhiệm kiểm soát số lượng hàng hóa thực tế, đảm bảo khớp với thông tin trên thẻ kho, tránh tình trạng chênh lệch, thất thoát.
Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về mẫu thẻ kho và cách ghi chép. Bên cạnh việc sử dụng thẻ kho, doanh nghiệp cũng nên ứng dụng các phần mềm quản lý kho hiện đại để tối ưu hóa quy trình nhập xuất tồn, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
SEEACT-WMS là một giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng một cách chuyên nghiệp và tự động hóa.
Liên hệ ngay Hotline 0904.675.995 để được hỗ trợ chi tiết về SEEACT-WMS và nhận demo miễn phí!
Đăng nhập bằng Google