Giải mã bí mật quản lý tồn kho Unilever

Học hỏi từ chuyên gia! Bài viết này phân tích hệ thống quản lý tồn kho Unilever, mang đến những bài học thực tiễn quý giá về tối ưu hóa tồn kho, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp của bạn.

1. Giới thiệu chung về Unilever

Unilever là một trong những tập đoàn hàng tiêu dùng lớn nhất thế giới, có trụ sở chính tại Anh. Với lịch sử hình thành và phát triển lâu đời, Unilever đã trở thành một cái tên quen thuộc trên toàn cầu, cung cấp đa dạng các sản phẩm phục vụ nhu cầu thiết yếu của hàng tỷ người tiêu dùng mỗi ngày.

Các sản phẩm của Unilever trải rộng trên nhiều lĩnh vực, bao gồm:

• Chăm sóc cá nhân: Dove, Lifebuoy, Sunsilk, P/S, Close Up, Rexona,…
• Chăm sóc gia đình: Comfort, Sunlight, Vim, Cif,…
• Thực phẩm: Knorr, Lipton, Wall’s…

Unilever hoạt động tại hơn 190 quốc gia và vùng lãnh thổ, sở hữu hơn 400 thương hiệu, trong đó có nhiều thương hiệu mang tính biểu tượng trên toàn cầu. Tập đoàn cam kết mang đến những sản phẩm chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu đa dạng của người tiêu dùng, đồng thời đóng góp tích cực vào sự phát triển bền vững của cộng đồng và xã hội.

Unilever Việt Nam là một trong những công ty thành công nhất của Unilever trên toàn cầu. Với hơn 25 năm hoạt động tại Việt Nam, Unilever đã không ngừng nỗ lực để mang đến cho người tiêu dùng Việt Nam những sản phẩm chất lượng cao, phù hợp với nhu cầu và thị hiếu của người Việt.

2. Hệ thống kho hàng của Unilever Việt Nam

Hệ thống kho hàng của Unilever Việt Nam được thiết kế để phục vụ mạng lưới phân phối rộng khắp cả nước, đảm bảo sản phẩm đến tay người tiêu dùng một cách nhanh chóng và hiệu quả. 

Ba trung tâm phân phối lớn đóng vai trò then chốt trong hệ thống này:

• Trung tâm phân phối VSIP (Bình Dương): Đây là trung tâm phân phối lớn nhất, đóng vai trò “kho mẹ” phụ trách toàn bộ khu vực miền Nam và một phần miền Trung. Trung tâm VSIP không chỉ lưu trữ và phân phối hàng hóa cho khu vực mình phụ trách mà còn có nhiệm vụ điều phối hàng hóa cho hai trung tâm còn lại khi cần thiết. Đặc biệt, tất cả sản phẩm nhập khẩu của ngành hàng thực phẩm đều được đưa về trung tâm VSIP để xử lý bao bì, dán nhãn phụ trước khi phân phối ra thị trường.
• Trung tâm phân phối Đà Nẵng: Phụ trách phần lớn khu vực miền Trung.
• Trung tâm phân phối Bắc Ninh: Phụ trách toàn bộ khu vực miền Bắc.

Ngoài ra, Unilever Việt Nam còn sở hữu 5 nhà máy sản xuất đặt tại Hà Nội, Củ Chi, Thủ Đức và khu công nghiệp Biên Hòa, cung cấp nguồn hàng dồi dào cho hệ thống phân phối. 

Với hơn 350 nhà phân phối lớn và 150.000 cửa hàng bán lẻ trên toàn quốc, Unilever Việt Nam đảm bảo độ phủ sóng rộng khắp, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng đa dạng của người dân. 

3. Các thách thức trong quản lý tồn kho Unilever

Unilever Việt Nam phải đối mặt với những thách thức nhất định trong việc quản lý tồn kho, bao gồm:

3.1 Đặc thù ngành hàng

Unilever kinh doanh đa dạng các mặt hàng, từ thực phẩm, đồ uống đến sản phẩm chăm sóc cá nhân và gia đình. Mỗi ngành hàng lại có những đặc thù riêng về bảo quản, hạn sử dụng, điều kiện lưu trữ,… Điều này đòi hỏi hệ thống quản lý tồn kho Unilever phải đủ linh hoạt để đáp ứng yêu cầu đa dạng của từng loại sản phẩm. 

Ví dụ, các sản phẩm thực phẩm thường có hạn sử dụng ngắn, yêu cầu kiểm soát nghiêm ngặt về nhiệt độ, độ ẩm và điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm.

3.2 Quy mô và độ phức tạp

Với 5 nhà máy, 3 trung tâm phân phối chính, hàng trăm nhà phân phối và hơn 150.000 điểm bán lẻ, việc quản lý dòng chảy hàng hóa trong một mạng lưới rộng lớn và phức tạp như vậy là một thách thức không nhỏ.

3.3 Biến động thị trường

Nhu cầu thị trường luôn biến động do ảnh hưởng của các yếu tố mùa vụ, xu hướng tiêu dùng, cạnh tranh và các yếu tố kinh tế vĩ mô. Việc dự báo chính xác nhu cầu để điều chỉnh kế hoạch sản xuất và tồn kho là một thách thức lớn đối với Unilever.

3.4 Vấn đề chung của ngành FMCG

Thị trường hàng tiêu dùng nhanh tại Việt Nam cạnh tranh gay gắt với sự tham gia của nhiều thương hiệu trong và ngoài nước. Unilever cần phải duy trì mức tồn kho hợp lý để đáp ứng nhu cầu thị trường một cách nhanh chóng, đồng thời tối ưu hóa chi phí lưu kho để duy trì lợi thế cạnh tranh.

Để vượt qua những thách thức này, Unilever Việt Nam không ngừng nỗ lực cải tiến quy trình, ứng dụng công nghệ và nâng cao năng lực quản lý. Vậy cách quản lý tồn kho Unilever như thế nào?

4. Các phương pháp và công nghệ Unilever sử dụng để quản lý kho

 Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt, việc quản lý kho hiệu quả là yếu tố sống còn đối với các doanh nghiệp sản xuất hàng tiêu dùng nhanh như Unilever. Để tối ưu hóa hoạt động này, Unilever đã ứng dụng những phương pháp và công nghệ tiên tiến, góp phần nâng cao năng suất, giảm thiểu chi phí và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

Cụ thể, các phương pháp và công nghệ được sử dụng trong quản lý tồn kho Unilever:

4.1 Sử dụng phần mềm quản lý kho 

Để quản lý kho hiệu quả, Unilever Việt Nam đã triển khai hệ thống quản lý kho hiện đại kết hợp với phần mềm SAP (System – Application – Product). Đây là giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện, cho phép đồng bộ hóa dữ liệu và quy trình trên tất cả các lĩnh vực, bao gồm tồn kho, sản xuất, kinh doanh và tài chính.

Phần mềm SAP cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ đắc lực cho bộ phận kế hoạch, giúp xác định chính xác thời điểm đặt hàng, thời điểm sản xuất và lựa chọn hạn sử dụng phù hợp để xuất kho. Nhờ đó, quy trình quản lý tồn kho Unilever được tối ưu hóa, đảm bảo độ chính xác cao của số liệu, lịch sử xuất nhập kho được lưu trữ đầy đủ và truy cập nhanh chóng.

Hơn nữa, SAP còn có khả năng tự động đề xuất kế hoạch sản xuất, giúp Unilever chủ động cung ứng hàng hóa kịp thời cho các kho. 

Điểm đáng chú ý, hệ thống SAP được thiết lập để quản lý việc xuất hàng theo nguyên tắc FEFO (First Expired First Out), tức là ưu tiên xuất những sản phẩm có hạn sử dụng gần nhất trước, góp phần giảm thiểu lãng phí do hàng hóa hết hạn.

>>>Xem thêm: FEFO là gì? Khi nào nên áp dụng phương pháp FEFO?

4.2 Mã hóa sản phẩm

Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả trên hệ thống SAP, Unilever toàn cầu và Unilever Việt Nam sử dụng mã sản phẩm 8 số. Ví dụ như bảng dưới đây:

Phương pháp mã hóa để quản lý tồn kho Unilever mang lại hiệu quả cao trong việc quản lý thành phẩm, giúp theo dõi mọi hoạt động từ sản xuất, bán hàng đến xuất nhập kho một cách nhanh chóng và chính xác. 

Mỗi sản phẩm đều có một mã hàng riêng biệt, cho phép người quản lý dễ dàng kiểm soát và truy xuất thông tin. Tất cả các hoạt động như xuất kho, nhập kho, chuyển kho, thay đổi trạng thái hàng hóa đều được ghi lại trên hệ thống SAP, tạo thuận lợi cho việc quản lý và kiểm soát hàng tồn kho.

4.3 Internet of Things (IoT) và AI

Unilever đã hiện thực hóa mục tiêu số hóa toàn bộ chuỗi sản xuất và cung ứng, trong đó công nghệ Internet Vạn Vật (IoT) và trí tuệ nhân tạo (AI) đóng vai trò then chốt. Hệ thống IoT, AI và các siêu ứng dụng kết nối mọi hoạt động trên cùng một nền tảng, giúp tăng tốc độ vận hành của toàn bộ chuỗi cung ứng lên gấp 10 lần, đồng thời xử lý khối lượng dữ liệu và công việc khổng lồ một cách chính xác và hiệu quả.

Nhà máy của Unilever không chỉ là cầu nối quan trọng giữa kế hoạch kinh doanh và sản phẩm cuối cùng đến tay người tiêu dùng, mà còn là động lực thúc đẩy tự động hóa dây chuyền sản xuất với mô hình Nhà máy thông minh và Robot. Hơn nữa, cách quản lý tồn kho Unilever đang hướng tới mô hình Vận hành theo thời gian thực (Real-time Operation) để đáp ứng ngay lập tức nhu cầu của người tiêu dùng và thị trường. 

4.4 Áp dụng Just-in-time

Unilever áp dụng triết lý Just-in-time (JIT) vào quản lý kho nhằm tối ưu hóa hiệu quả và giảm thiểu lãng phí. JIT tập trung vào việc sản xuất và giao hàng “vừa đúng lúc”, nghĩa là chỉ sản xuất đủ số lượng sản phẩm cần thiết vào đúng thời điểm yêu cầu.

Phương pháp này giúp Unilever giảm thiểu lượng hàng tồn kho, giảm chi phí lưu kho, giảm thiểu rủi ro hư hỏng và lỗi thời của sản phẩm. Đồng thời, JIT giúp Unilever phản ứng nhanh nhạy hơn với nhu cầu thị trường, đáp ứng đơn hàng nhanh chóng và linh hoạt hơn.

4.5 Tận dụng hiệu ứng Bullwhip

Unilever tận dụng hiệu ứng Bullwhip một cách thông minh để dự báo nhu cầu thị trường và điều chỉnh sản xuất, đảm bảo cung ứng đủ sản phẩm mà không gây dư thừa.

Cụ thể, Unilever thu thập thông tin nhu cầu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm khảo sát khách hàng, đánh giá sản phẩm và các trang mạng xã hội. Dựa trên những dữ liệu này, hệ thống quản lý kho sẽ ước tính số lượng sản phẩm cần thiết trong một khoảng thời gian nhất định và điều chỉnh lượng nguyên vật liệu đầu vào cho phù hợp.

>>>Xem thêm: Bullwhip effect là gì? Chiến lược quản lý Bullwhip effect hiệu quả

5. Quy trình quản lý tồn kho Unilever  

Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả là yếu tố then chốt giúp Unilever Việt Nam duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh ổn định và đáp ứng nhu cầu thị trường một cách nhanh chóng. 

Để làm được điều này, Unilever đã áp dụng một quy trình quản lý hàng tồn kho bài bản và khoa học, kết hợp giữa kinh nghiệm thực tiễn và công nghệ hiện đại.

5.1 Quy trình nhập xuất kho

Quy trình nhập xuất kho của Unilever Việt Nam được vận hành theo phương pháp FEFO (First Expired First Out), ưu tiên xuất những lô hàng có hạn sử dụng gần nhất trước. Để thực hiện điều này, Unilever đã ứng dụng công nghệ quản lý hiện đại, kết hợp với hệ thống SAP.

Cụ thể, mỗi lô hàng nhập kho đều được quản lý theo số lô sản xuất. Hệ thống sẽ dựa vào số lô này để tính toán và xác định hạn sử dụng còn lại của sản phẩm. Nhờ đó, người quản lý kho có thể dễ dàng nắm bắt thông tin về hạn sử dụng chính xác của từng lô hàng thông qua việc truy cập vào hệ thống hoặc chạy báo cáo.

Đặc biệt, khi có đơn đặt hàng, hệ thống sẽ tự động đề xuất giao những lô hàng có hạn sử dụng gần nhất và xác định vị trí chính xác của chúng trong kho. 

Điều này giúp nhân viên lấy hàng nhanh chóng và chính xác, đảm bảo nguyên tắc FEFO được tuân thủ nghiêm ngặt, góp phần tối ưu hóa hiệu quả quản lý kho và giảm thiểu lãng phí do hàng hóa hết hạn.

5.2 Lưu trữ và sắp xếp hàng hóa

Trong quản lý tồn kho Unilever, doanh nghiệp rất chú trọng đến việc lưu trữ và sắp xếp hàng hóa để đảm bảo chất lượng sản phẩm cũng như hiệu quả hoạt động.  

5.2.1 Phương pháp bảo quản 

Unilever hiện áp dụng hai phương pháp chính để bảo quản hàng hóa:

• Phương pháp xếp đống: Áp dụng cho hàng hóa dạng gói hoặc chiếc, được xếp chồng lên nhau theo hình lập phương hoặc kim tự tháp, tối ưu hóa không gian kho.
• Phương pháp xếp hàng hóa trên giá: Phù hợp với hàng hóa đa dạng về kiểu loại, quy cách, kích thước, trọng lượng tương đối nhẹ. Các loại kệ được sử dụng để sắp xếp các sản phẩm khác nhau, giúp dễ dàng quản lý và xuất nhập hàng. 

5.2.2. Điều kiện bảo quản hàng hóa trong kho 

Unilever tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về điều kiện bảo quản để đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm:

• Khu vực lưu trữ: Các nguyên liệu, bao bì, thành phẩm được bảo quản trong kho riêng biệt, diện tích đủ rộng, đảm bảo thông thoáng. Hàng hóa không tiếp xúc trực tiếp với nền đất mà được đặt trên các pallet gỗ.
• Kiểm soát điều kiện môi trường: Kho được trang bị thiết bị chuyên dụng để kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm, thông gió. Đối với ngành hàng thực phẩm như trà Lipton, gia vị Knorr, nhiệt độ bảo quản lý tưởng ở mức 15-25 độ C và độ ẩm 55 ± 5%.
• Vệ sinh kho: Kho thực phẩm luôn đảm bảo sạch sẽ, có biển tên, nội quy, quy trình vệ sinh rõ ràng. Các biện pháp phòng chống côn trùng, động vật gây hại được thực hiện nghiêm túc.
• Chất liệu giá kệ: Giá kệ trong kho được làm từ kim loại không gỉ, nhựa hoặc nhựa tổng hợp laminate cao cấp, đảm bảo vệ sinh và độ bền.
• Khoảng cách lưu trữ: Hàng hóa được lưu trữ trên giá kệ với khoảng cách tối thiểu 15cm so với nền, 30cm so với tường và 50cm so với trần để đảm bảo thông thoáng và dễ dàng kiểm tra.

Ví dụ: Sản phẩm Knorr Bột Nêm Gà gói 900g (mã hàng 21046826) sẽ được bảo quản trên giá kệ kim loại, trong khu vực kho riêng biệt dành cho thực phẩm.

5.3 Kiểm kê hàng hóa

Unilever Việt Nam áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ chính thức (Periodic counting) để quản lý hàng tồn kho. Theo đó, việc kiểm kê được thực hiện mỗi quý một lần vào cuối mỗi quý.

Quy trình kiểm kê này được tổ chức bài bản với sự tham gia của nhiều phòng ban quan trọng, bao gồm:

• Bộ phận quản lý kho 
• Bộ phận kế toán 
• Kiểm toán nội bộ  

Đặc biệt, đợt kiểm tra cuối năm có sự tham gia của công ty kiểm toán độc lập TNHH Pricewaterhouse Coopers Việt Nam, khẳng định tính minh bạch và độ tin cậy cao của quy trình kiểm kê hàng hóa tại Unilever.

Phương pháp kiểm kê định kỳ này giúp Unilever nắm bắt chính xác tình hình tồn kho, phát hiện kịp thời các sai lệch, từ đó điều chỉnh kế hoạch sản xuất, kinh doanh và quản lý kho hiệu quả hơn.

6. Đánh giá hoạt động quản lý tồn kho Unilever

Hoạt động quản lý tồn kho của Unilever được đánh giá là rất hiệu quả và bài bản, góp phần đáng kể vào thành công chung của tập đoàn. Unilever đã ứng dụng những phương pháp và công nghệ tiên tiến, kết hợp với quy trình quản lý chặt chẽ để tối ưu hóa hiệu quả và giảm thiểu lãng phí.

Những điểm mạnh nổi bật trong quản lý tồn kho Unilever:

• Ứng dụng công nghệ: Hệ thống SAP, mã hóa sản phẩm, IoT và AI giúp Unilever quản lý toàn diện, chính xác và truy xuất thông tin nhanh chóng.
• Tối ưu hóa quy trình: Phương pháp JIT, FEFO, kiểm kê định kỳ và quy trình nhập xuất kho bài bản giúp giảm thiểu lãng phí, nâng cao hiệu quả vận hành.
• Lưu trữ khoa học: Việc phân loại, sắp xếp hàng hóa khoa học, kết hợp với hệ thống kho bãi đạt chuẩn, đảm bảo chất lượng sản phẩm.
• Dự báo nhu cầu: Unilever tận dụng hiệu ứng Bullwhip và các công cụ phân tích dữ liệu để dự báo nhu cầu, chủ động trong sản xuất và đáp ứng thị trường.

Trong tương lai, Unilever Việt Nam tiếp tục hướng đến mô hình nhà máy thông minh (Smart Factory) và robot hóa để nâng cao hơn nữa hiệu quả quản lý kho. Hơn nữa, Unilever đang hướng tới mô hình Vận hành theo thời gian thực (Real-time Operation) để đáp ứng ngay lập tức nhu cầu của người tiêu dùng và thị trường. Đây là những bước tiến quan trọng, khẳng định cam kết của Unilever trong việc không ngừng cải tiến và ứng dụng công nghệ để tối ưu hóa hoạt động sản xuất kinh doanh.

7. Kết luận

Mặc dù quy mô và nguồn lực để quản lý tồn kho Unilever là điều mà không phải doanh nghiệp nào cũng có được, nhưng những bài học kinh nghiệm từ “ông lớn” này, đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ vào quản lý, vẫn có thể áp dụng một cách linh hoạt. 

Các doanh nghiệp hiện nay hoàn toàn có thể tiếp cận với những giải pháp quản lý kho hàng tiên tiến, điển hình là hệ thống SEEACT-WMS, để tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho. Bằng cách lựa chọn và triển khai những công cụ phù hợp, kết hợp với việc xây dựng quy trình vận hành hiệu quả và đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, mỗi doanh nghiệp, dù ở quy mô nào, đều có thể cải thiện năng lực cạnh tranh trên thị trường.

>>>Tìm hiểu thêm:

• Hệ thống quản lý kho thông minh SEEACT-WMS
• Các dự án triển khai SEEACT-WMS thành công