8 Lãng phí trong sản xuất tinh gọn: Cách nhận biết & Khắc phục

Lãng phí luôn là vấn đề nhức nhối mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải đối mặt. Sự tồn tại của chúng không chỉ gây hao tổn về thời gian, nguyên vật liệu mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và lợi nhuận.

Bài viết sau đây của DACO sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng thể về 8 lãng phí trong sản xuất, cùng các giải pháp thực tiễn để khắc phục.

1. Tổng quan về 8 lãng phí trong sản xuất

Để hiểu rõ hơn về 8 lãng phí trong sản xuất thường gặp, trước hết ta cần định nghĩa “lãng phí” là gì. Về cơ bản, lãng phí là bất kỳ hoạt động nào trong quy trình không tạo ra giá trị gia tăng cho khách hàng, hay nói cách khác, là những thứ mà khách hàng không sẵn lòng chi trả.

Ban đầu, hệ thống sản xuất Toyota (TPS) của Taiichi Ohno chỉ xác định 7 loại lãng phí, thường được gọi là “TIMWOOD”, bao gồm:

• Transportation 
• Inventory  
• Motion  
• Waiting  
• Overproduction  
• Over-processing  
• Defects  

>>>Chi tiết: 7 Loại lãng phí trong sản xuất và cách loại bỏ

Sau đó, vào những năm 1990, khi TPS được áp dụng ở phương Tây, loại lãng phí thứ 8 – Non-utilized talent (Lãng phí nguồn nhân lực) – đã được bổ sung. 

8 loại lãng phí này được gọi chung là “DOWNTIME”, bao gồm: Defects, Over Production, Waiting, Non-utilized talent, Transport, Inventory, Motion và Extra processing.

2. 8 lãng phí trong sản xuất và cách loại bỏ

Sau khi đã biết được 8 lãng phí trong sản xuất là gì dưới đây là những phân tích chi tiết và cách loại bỏ các loại lãng phí này.

2.1 Lãng phí do sản phẩm lỗi (Defects)

Lãng phí do sản phẩm lỗi xảy ra khi sản phẩm không đạt tiêu chuẩn chất lượng, không phù hợp để sử dụng hoặc cần phải sửa chữa, thậm chí loại bỏ.

Nguyên nhân gây ra lỗi sản phẩm có thể xuất phát từ nhiều yếu tố, bao gồm con người, máy móc, quy trình sản xuất, nguyên vật liệu đầu vào. Máy móc thiết bị cũ kỹ, thiếu bảo trì, quy trình làm việc chưa tối ưu, nhân viên thiếu kỹ năng, thao tác sai sót, nguyên liệu không đạt chuẩn… đều có thể dẫn lỗi sản phẩm.

Tuy không thể loại bỏ hoàn toàn lỗi sản phẩm, nhưng doanh nghiệp có thể áp dụng các biện pháp sau để giảm thiểu lãng phí này:

• Kiểm soát chất lượng chặt chẽ ở từng công đoạn sản xuất giúp phát hiện và xử lý lỗi sớm, tránh lãng phí cho việc sửa chữa hoặc loại bỏ sản phẩm sau này.
• Cung cấp cho nhân viên hướng dẫn công việc chi tiết, quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) và tiêu chuẩn chất lượng (như ISO 9001) giúp họ hiểu rõ yêu cầu công việc và cách thức thực hiện đúng quy trình.
• Sử dụng các phần mềm hỗ trợ và công cụ kiểm soát chất lượng tự động giúp nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong quá trình kiểm tra.

2.2 Lãng phí do sản xuất quá mức(Over Production)

Đây là 1 trong 8 lãng phí trong sản xuất xảy ra khi doanh nghiệp sản xuất vượt quá nhu cầu thực tế. 

Mặc dù sản xuất dự phòng 5-7% là điều phổ biến và an toàn, nhưng nếu không kiểm soát tốt, lượng hàng dư thừa sẽ trở thành gánh nặng tài chính, gây tồn kho, khó khăn trong việc quay vòng vốn và phát sinh chi phí lưu kho.

Biện pháp loại bỏ sản xuất dư thừa:

• Sử dụng Takt Time để đảm bảo tốc độ sản xuất đồng đều giữa các khâu.

>>>Tìm hiểu thêm: Takt time là gì? Cách tính Takt time trong sản xuất

• Giảm thời gian thiết lập để có thể sản xuất theo lô nhỏ hoặc đơn chiếc, đáp ứng nhu cầu thực tế của khách hàng.
• Áp dụng hệ thống kéo Kanban để theo dõi và kiểm soát lượng hàng đang trong quá trình sản xuất, tránh sản xuất vượt quá nhu cầu.
• Xác định mức tồn kho tối ưu và áp dụng các công cụ quản lý chiến lược sản phẩm như mô hình dòng chảy (One piece flow).

2.3 Lãng phí do thời gian chờ (Waiting)

Lãng phí do thời gian chờ (Waiting) là một dạng thất thoát “âm thầm” nhưng gây ảnh hưởng lớn đến hiệu suất sản xuất. Nó xảy ra khi con người hoặc máy móc phải chờ đợi trong quá trình sản xuất, ví dụ như công nhân chờ nguyên liệu, máy móc chờ sửa chữa, hoặc sản phẩm chờ được vận chuyển.

Nguyên nhân chính dẫn đến lãng phí này thường là do sự mất cân bằng giữa các công đoạn sản xuất, thiếu hụt nguyên liệu, máy móc gặp sự cố, hoặc quy trình làm việc chưa được tối ưu hóa.

Hậu quả của việc chờ đợi không chỉ là lãng phí thời gian mà còn có thể dẫn đến sản xuất dư thừa, tăng hàng tồn kho và giảm chất lượng sản phẩm.

Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp sau:

• Phân tích nguyên nhân gốc rễ: Xác định rõ nguyên nhân gây ra thời gian chờ đợi để đưa ra giải pháp phù hợp.
• Kiểm soát hàng tồn kho: Theo dõi và quản lý lượng hàng tồn kho một cách hiệu quả để đảm bảo nguồn cung nguyên vật liệu ổn định, tránh tình trạng thiếu hụt.
• Bảo trì thiết bị: Áp dụng phương pháp Bảo trì Sản xuất Toàn diện (TPM) để lên kế hoạch bảo trì và sửa chữa định kỳ cho máy móc, giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động do sự cố kỹ thuật.
• Tối ưu hóa quy trình: Rà soát và cải thiện quy trình sản xuất, loại bỏ các bước không cần thiết, sắp xếp lại các công đoạn để giảm thiểu thời gian chờ đợi.

2.4 Lãng phí nguồn nhân lực (Non-utilized talent)

Lãng phí nguồn nhân lực là một trong 8 loại lãng phí phổ biến, đáng tiếc lại thường xuyên bị bỏ qua trong sản xuất. 

Điều này xảy ra khi năng lực của nhân viên không được khai thác và sử dụng hiệu quả thể hiện qua nhiều khía cạnh: nhân viên không được đào tạo bài bản, thiếu kỹ năng cần thiết để vận hành máy móc, sử dụng công cụ; nhân viên được giao công việc không phù hợp với năng lực;….

Để hạn chế tình trạng này, doanh nghiệp cần tập trung vào các giải pháp sau:

• Giao đúng người đúng việc, dựa trên năng lực, kỹ năng và kinh nghiệm của từng nhân viên.
• Lập kế hoạch tuyển dụng rõ ràng, tuyển dụng đúng số lượng và chất lượng nhân sự cần thiết, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu nhân lực.
• Đầu tư vào các chương trình đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng làm việc cho nhân viên.
• Tạo môi trường làm việc cởi mở, khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến cải tiến, phát huy sự sáng tạo.

2.5 Lãng phí vận chuyển (Transport)

Đây là một loại lãng phí trong sản xuất xảy ra khi sản phẩm hoặc nguyên vật liệu phải di chuyển một cách không cần thiết hoặc không hiệu quả trong quá trình sản xuất. 

Việc di chuyển quá nhiều lần, quãng đường xa, phương tiện vận chuyển không phù hợp, hay sắp xếp hàng hóa thiếu khoa học đều góp phần tạo nên lãng phí này. Hậu quả là doanh nghiệp phải gánh chịu chi phí vận chuyển tăng cao, thời gian sản xuất kéo dài, rủi ro hư hỏng, thất lạc hàng hóa cũng gia tăng.

Để loại bỏ lãng phí trong vận chuyển, doanh nghiệp cần áp dụng một số biện pháp sau:

• Tối ưu hóa lộ trình vận chuyển: Lựa chọn tuyến đường ngắn nhất, phương tiện phù hợp với loại hàng hóa và số lượng cần vận chuyển. Sắp xếp lịch trình vận chuyển hợp lý để tránh di chuyển khi không cần thiết.
• Ứng dụng công nghệ: Sử dụng phần mềm quản lý vận tải để theo dõi, giám sát quá trình vận chuyển, từ đó phát hiện và xử lý kịp thời các sự cố, nâng cao hiệu quả vận chuyển.
• Điều chỉnh nguồn cung cấp nguyên vật liệu: Lựa chọn nhà cung cấp gần với nhà máy sản xuất để giảm thiểu chi phí và thời gian vận chuyển.

2.6 Lãng phí tồn kho (Inventory)

Hàng tồn kho, bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm, khi tồn đọng quá mức sẽ gây ra nhiều vấn đề nghiêm trọng. Chi phí lưu trữ, bảo quản tăng cao, hàng hóa dễ bị hư hỏng, mất giá, đồng thời dòng vốn bị ứ đọng, làm giảm hiệu quả kinh doanh.

Nguyên nhân dẫn đến lãng phí tồn kho thường là do dự báo nhu cầu không chính xác, mua nguyên vật liệu dư thừa, sản xuất vượt quá kế hoạch, quản lý kho bãi kém hiệu quả.

Để khắc phục lãng phí do tồn kho, doanh nghiệp cần:

• Nghiên cứu thị trường, phân tích dữ liệu bán hàng để dự đoán nhu cầu một cách chính xác, từ đó lên kế hoạch sản xuất phù hợp, tránh sản xuất dư thừa.
• Cải tiến quy trình sản xuất, rút ngắn thời gian sản xuất, đảm bảo sản phẩm được sản xuất và tiêu thụ liên tục, tránh tồn đọng.
• Sắp xếp hàng hóa khoa học, áp dụng các phương pháp quản lý kho như FIFO, FEFO, LIFO,… để đảm bảo hàng hóa được luân chuyển hợp lý, tránh tình trạng tồn kho lâu ngày.
• Sử dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi số lượng, chất lượng hàng tồn kho, cảnh báo khi có nguy cơ tồn kho quá mức.

2.7 Lãng phí do di chuyển (Motion)

Lãng phí do di chuyển là một trong 8 lãng phí trong sản xuất thường gặp trong sản xuất. 

Lãng phí này thể hiện ở những chuyển động không cần thiết, dư thừa mà công nhân phải thực hiện trong quá trình làm việc. Ví dụ như phải đi lại nhiều để lấy dụng cụ, vật tư, với tay quá xa để lấy đồ, hoặc thực hiện các thao tác thừa gây mất thời gian và công sức.

Để loại bỏ lãng phí do di chuyển, doanh nghiệp có thể áp dụng các biện pháp sau:

• Bố trí lại nơi làm việc, sắp xếp máy móc, thiết bị, vật tư một cách khoa học, thuận tiện cho thao tác, di chuyển của công nhân.
• Phân tích, loại bỏ những bước thừa, những thao tác không cần thiết trong quy trình làm việc.
• Áp dụng 5S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng) để tạo môi trường làm việc gọn gàng, ngăn nắp, giúp công nhân dễ dàng tìm kiếm và sử dụng dụng cụ.

>>>5S là gì ? Lợi ích của 5S trong sản xuất

• Đào tạo, hướng dẫn công nhân cách làm việc hiệu quả, sử dụng dụng cụ đúng cách, thực hiện các thao tác chính xác, nhanh chóng.

2.8 Lãng phí do xử lý thừa (Extra Processing)

Đây là loại lãng phí xảy ra khi doanh nghiệp sử dụng quá nhiều nguồn lực cho các hoạt động không thực sự cần thiết để tạo ra giá trị cho sản phẩm. Điều này thể hiện qua các quy trình rườm rà, các bước dư thừa hoặc kiểm tra quá mức cần thiết. 

Ví dụ, việc kiểm tra chất lượng sản phẩm nhiều lần vượt quá yêu cầu tiêu chuẩn là một dạng lãng phí do xử lý thừa.

Nguyên nhân dẫn đến lãng phí này có thể là do quy trình sản xuất chưa được tối ưu, sử dụng công cụ, thiết bị quá phức tạp hoặc chưa áp dụng phương pháp kiểm tra hiệu quả. 

 Để khắc phục, doanh nghiệp cần thực hiện các giải pháp sau:

• Phân tích kỹ lưỡng từng bước trong quy trình, loại bỏ những công đoạn không cần thiết, đơn giản hóa các thao tác.
• Sử dụng công cụ bản đồ quy trình để trực quan hóa quy trình làm việc, từ đó dễ dàng nhận diện các điểm nghẽn, điểm dư thừa cần loại bỏ.
• Kaizen – cải tiến liên tục, để nhân viên luôn tìm cách tối ưu hóa công việc, loại bỏ những thao tác thừa.
• Áp dụng phương pháp SMED (Single Minute Exchange of Die) để giảm thời gian chuyển đổi giữa các loại sản phẩm, tăng hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị.

3. Giải pháp công nghệ giảm thiểu lãng phí với SEEACT-MES

DACO đã triển khai thành công hệ thống quản lý sản xuất SEEACT-MES tại nhiều doanh nghiệp, mang lại hiệu quả rõ rệt trong việc giảm thiểu lãng phí và nâng cao năng suất. Nổi bật trong số đó là Dự án hỗ trợ phát triển nhà máy thông minh do Samsung Việt Nam phối hợp cùng Bộ Công Thương triển khai.

Dự án đã hỗ trợ nhiều doanh nghiệp áp dụng SEEACT-MES, điển hình như: Nhà máy bao bì Châu Thái Sơn, nhà máy bao bì Châu Thái Sơn, Sungho Electronics…

>>>Chi tiết:

• Triển khai hệ thống SEEACT-MES tại Bao Bì Châu Thái Sơn
• Kết quả triển khai hệ thống SEEACT-MES tại Công Ty Bao Bì Tân Long

Vậy SEEACT-MES hỗ trợ giảm thiểu lãng phí như thế nào?

• Giảm thiểu sản xuất thừa và tồn kho: SEEACT-MES dự báo nhu cầu, lập kế hoạch sản xuất chính xác, kiểm soát tồn kho hiệu quả, tránh sản xuất dư thừa, tồn kho quá mức.
• Quản lý thời gian chờ: Hệ thống tối ưu hóa lịch trình sản xuất, phân bổ nguồn lực hợp lý, giảm thiểu thời gian chờ đợi giữa các công đoạn.
• Tối ưu hóa vận chuyển và di chuyển: SEEACT-MES hỗ trợ phân tích và cải thiện bố trí nhà xưởng, quy trình vận chuyển, giảm thiểu di chuyển không cần thiết.
• Nâng cao chất lượng sản phẩm: Hệ thống giám sát chất lượng trong từng công đoạn, phát hiện và cảnh báo lỗi sớm, giảm thiểu sản phẩm lỗi.

Với những tính năng ưu việt, SEEACT-MES giúp doanh nghiệp loại bỏ 8 loại lãng phí trong sản xuất, nâng cao năng suất, hiệu quả và lợi nhuận.

>>>Tìm hiểu thêm tại: Hệ thống điều hành sản xuất #01 Việt Nam

4. 8 loại lãng phí trong sản xuất và câu hỏi thường gặp

4.1 Lãng phí nào thường gặp nhất trong các doanh nghiệp sản xuất?

Trong 8 lãng phí trong sản xuất, lãng phí do sản xuất thừa (Overproduction) thường được xem là phổ biến nhất và cũng là loại lãng phí nghiêm trọng nhất.

Lý do là vì sản xuất thừa kéo theo hàng loạt các lãng phí khác như: tăng hàng tồn kho, tăng chi phí vận chuyển, chi phí xử lý, lỗi sản phẩm tiềm ẩn…

4.2 Làm sao để giảm lãng phí nhưng vẫn duy trì chất lượng sản phẩm?

Để giảm lãng phí mà vẫn giữ chất lượng sản phẩm, doanh nghiệp cần tập trung vào phòng ngừa, cải tiến quy trình và ứng dụng công nghệ.

Cụ thể, cần xác định rõ nguyên nhân gây lãng phí, tối ưu hóa quy trình, kiểm soát chất lượng đầu vào và đào tạo nhân viên. Đồng thời, áp dụng các công cụ như 5S, Kaizen, Lean Manufacturing, Six Sigma và hệ thống MES để nâng cao hiệu quả sản xuất.

Quan trọng nhất là xây dựng văn hóa doanh nghiệp hướng đến cải tiến liên tục, khuyến khích sáng kiến và chia sẻ thông tin minh bạch.

4.3 Doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể áp dụng SEEACT-MES không?

Doanh nghiệp vừa và nhỏ HOÀN TOÀN có thể áp dụng SEEACT-MES. Hệ thống này linh hoạt, dễ dàng triển khai với chi phí hợp lý, phù hợp với ngân sách và nhu cầu của doanh nghiệp vừa và nhỏ.  

4.4 Làm sao để đo lường hiệu quả sau khi loại bỏ lãng phí?

Việc đo lường hiệu quả sau khi loại bỏ lãng phí là bước quan trọng để đánh giá sự thành công của các chiến lược cải tiến. Có nhiều cách để thực hiện việc này, bao gồm:

1. Theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI):

• Năng suất: So sánh sản lượng trước và sau khi cải tiến (ví dụ: số sản phẩm sản xuất được trên mỗi giờ công lao động).
• Chất lượng: Theo dõi tỷ lệ sản phẩm lỗi, số lần khách hàng phàn nàn.
• Thời gian: Đo lường thời gian hoàn thành một sản phẩm hoặc một quy trình.
• Chi phí: Tính toán chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.
• Tồn kho: Theo dõi mức tồn kho trung bình, tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho.

2. Theo dõi sự thay đổi trong các yếu tố sau:

• Giảm thời gian chờ đợi: Thời gian chờ đợi giữa các công đoạn sản xuất giảm bao nhiêu?
• Giảm lượng hàng tồn kho: Lượng nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm tồn kho giảm bao nhiêu?
• Giảm chi phí vận chuyển: Chi phí vận chuyển nguyên vật liệu và sản phẩm giảm bao nhiêu?
• Giảm số lượng sản phẩm lỗi: Tỷ lệ sản phẩm lỗi giảm bao nhiêu?

3. Sử dụng công cụ trực quan:

• Biểu đồ: Sử dụng biểu đồ để theo dõi sự thay đổi của các chỉ số KPI theo thời gian.
• Bản đồ quy trình: So sánh bản đồ quy trình trước và sau khi cải tiến để thấy rõ sự khác biệt.

5. Kết luận

Hiểu rõ và khắc phục 8 lãng phí trong sản xuất là chìa khóa then chốt để tối ưu hóa hoạt động sản xuất, giảm thiểu chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh. Bằng cách áp dụng những giải pháp được đề cập trong bài viết, doanh nghiệp có thể từng bước xây dựng một quy trình sản xuất tinh gọn và hiệu quả hơn.

Để được tư vấn chi tiết về giải pháp quản lý sản xuất thông minh, loại bỏ lãng phí và nâng cao hiệu quả, hãy liên hệ với chúng tôi để tìm hiểu thêm về hệ thống SEEACT-MES.