Tải ngay mẫu phiếu nhập kho theo thông tư mới nhất

Phiếu nhập kho – một chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý dòng vật tư, nguyên liệu một cách khoa học.  Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về loại chứng từ này, đồng thời hướng dẫn cách lập phiếu và cung cấp mẫu phiếu mới nhất để bạn tải về.

1. Phiếu nhập kho là gì?

Phiếu nhập kho (sau đây viết tắt là PNK) là một loại chứng từ kế toán quan trọng, được sử dụng để ghi chép và theo dõi việc nhập hàng hóa, nguyên vật liệu, vật tư,… vào kho.  

Nó đóng vai trò như một bằng chứng xác nhận số lượng và chủng loại hàng hóa được nhập kho tại một thời điểm cụ thể, đồng thời cung cấp thông tin chi tiết về nguồn gốc của hàng hóa (nhà cung cấp), ngày nhập, người phụ trách nhập kho,…

Thông tin thường có trên PNK:

• Số phiếu: Mỗi PNK có một số duy nhất để dễ dàng theo dõi và quản lý.
• Ngày tháng: Ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu.
• Tên, mã hàng hóa: Liệt kê chi tiết tên, mã số của từng loại hàng hóa được nhập.
• Số lượng: Ghi rõ số lượng của từng loại hàng hóa.
• Đơn vị tính: Ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa (cái, chiếc, bộ, kg,…).
• Đơn giá: Ghi rõ đơn giá của từng loại hàng hóa.
• Thành tiền: Tổng giá trị của từng loại hàng hóa được tính bằng số lượng nhân với đơn giá.
• Tên kho: Ghi rõ tên kho hàng mà hàng hóa được nhập vào.
• Họ tên người lập phiếu, người giao hàng, thủ kho: Ghi rõ họ tên và chữ ký của các bên liên quan để xác nhận thông tin trên phiếu.

2. Tầm quan trọng của phiếu nhập kho là gì?

PNK đóng vai trò then chốt trong việc quản lý hiệu quả hàng hóa và thiết bị tại kho của doanh nghiệp. Cụ thể, chứng từ này mang lại những lợi ích sau:

• Theo dõi hàng hóa nhập kho: PNK ghi nhận chi tiết thông tin về hàng hóa nhập vào, bao gồm số lượng, loại hàng, nguồn gốc, … giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa một cách chính xác, minh bạch, và toàn diện.
• Kiểm soát lượng hàng tồn kho: Kết hợp thông tin từ phiếu nhập và phiếu xuất kho, doanh nghiệp có thể theo dõi sát sao lượng hàng tồn kho, đảm bảo số lượng hàng hóa thực tế khớp với số liệu ghi chép, từ đó tránh tình trạng thất thoát, thiếu hụt hoặc tồn đọng hàng hóa.
• Hỗ trợ quản lý kho: Dữ liệu từ PNK là nguồn thông tin quan trọng để cập nhật vào phần mềm quản lý kho, hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi, giám sát và quản lý kho một cách hiệu quả, tự động hóa.
• Đảm bảo tính minh bạch trong kế toán: Đây là chứng từ quan trọng trong hoạt động kế toán, giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc ghi chép, theo dõi hàng hóa.
• Hỗ trợ hoạch định: Thông tin chi tiết về hàng hóa được ghi chép trên phiếu giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình hình kho hàng, từ đó đưa ra những kế hoạch sản xuất, kinh doanh phù hợp và hiệu quả.

>>>Tải ngay: Tổng hợp mẫu phiếu xuất kho Word, Excel mới nhất

3. Tải về mẫu phiếu nhập kho mới nhất

Để giúp bạn đơn giản những thao tác lập phiếu, dưới đây là những mẫu phiếu kho mới nhất, được thiết kế theo đúng quy định hiện hành. Mẫu phiếu này đầy đủ các thông tin cần thiết, dễ dàng sử dụng và chỉnh sửa cho phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp.

3.1 Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 200 mới

>>Download miễn phí mẫu phiếu nhập theo thông tư 200

3.2 Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 133 mới

>>Download miễn phí mẫu phiếu nhập theo thông tư 133

3.3 Mẫu phiếu nhập kho mới theo thông tư 107

>>Download miễn phí mẫu phiếu nhập theo thông tư 107

4. Hướng dẫn chi tiết cách viết phiếu nhập 

Việc lập PNK chính xác là điều cần thiết để đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý kho. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách viết PNK, giúp bạn thực hiện đúng quy trình và tránh những sai sót không đáng có:

Thông tin chung

– Đầu phiếu: Ghi rõ tên đơn vị hoặc đóng dấu đơn vị ở góc bên trái. PNK được sử dụng cho mọi trường hợp nhập kho, bao gồm: mua ngoài, tự sản xuất, thuê gia công, thừa phát hiện khi kiểm kê.

– Thông tin bắt buộc: Cần ghi rõ số phiếu, ngày, tháng, năm lập phiếu; họ tên người giao hàng; số hóa đơn/lệnh nhập kho; tên kho và địa điểm nhập kho.

Chi tiết hàng hóa

– Cột A, B, C, D: Ghi đầy đủ thông tin về hàng hóa, bao gồm số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, mã số hàng hóa và đơn vị tính.

– Cột 1: Ghi số lượng hàng hóa theo chứng từ (hóa đơn hoặc lệnh nhập kho).

– Cột 2: Thủ kho ghi số lượng hàng hóa thực tế nhập kho.

– Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá và tính thành tiền cho từng loại hàng hóa.

Tổng kết

– Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của tất cả hàng hóa nhập kho.

– Dòng thành tiền viết bằng chữ: Ghi tổng số tiền bằng chữ.

Lập và xử lý phiếu

– Số liên: Phiếu được lập thành 2 liên (vật tư, hàng hóa mua ngoài) hoặc 3 liên (vật tư tự sản xuất).

– Người lập phiếu: Bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập phiếu và ký ghi rõ họ tên.  

– Xác nhận nhập kho: Sau khi hoàn tất nhập kho, thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người giao hàng ký xác nhận trên phiếu.

5. Một số câu hỏi thường gặp

5.1 Có bắt buộc phải sử dụng phiếu nhập kho không?

Theo quy định hiện hành, PNK là chứng từ bắt buộc đối với các doanh nghiệp, tổ chức phát sinh hoạt động nhập kho. Việc sử dụng loại phiếu này giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa hiệu quả, minh bạch hóa hoạt động kinh doanh và đáp ứng yêu cầu của Cơ quan Thuế.

5.2 Thời điểm lập phiếu

PNK được lập ngay khi hàng hóa được nhập vào kho, sau khi đã hoàn tất các thủ tục kiểm tra về số lượng, chất lượng và đối chiếu chứng từ gốc (hóa đơn, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ…)

>>>Xem thêm: Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mới nhất

5.3 Ai là người chịu trách nhiệm lập phiếu NK?

Thủ kho hoặc kế toán kho là người chịu trách nhiệm trực tiếp lập PNK, người lập phiếu cần đảm bảo tính chính xác, trung thực và đầy đủ thông tin trên phiếu

5.4 Phiếu nhập kho có phải lưu trữ không?

PNK là chứng từ kế toán quan trọng, cần được lưu trữ cẩn thận theo quy định của pháp luật. Thời gian lưu trữ PNK tối thiểu là 10 năm.

5.5 Sử dụng phần mềm quản lý kho có cần lập phiếu NK nữa không?

Mặc dù phần mềm quản lý kho có thể tự động hóa nhiều quy trình, việc lập phiếu vẫn rất cần thiết. PNK là bằng chứng gốc, phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra và là cơ sở pháp lý quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

>>>Tìm hiểu ngay: Phần mềm quản lý kho tốt nhất hiện nay

5.6 PNK bị sai sót thì xử lý như thế nào?

Nếu phiếu nhập bị sai sót, cần lập biên bản điều chỉnh và đính kèm theo PNK gốc. Tuyệt đối không được tẩy xóa, sửa chữa thông tin trên phiếu gốc.

Hy vọng rằng những thông tin về phiếu nhập kho mà bài viết chia sẻ sẽ giúp bạn quản lý hàng tồn kho hiệu quả và tối ưu hoạt động kinh doanh. Đừng quên truy cập Seeact.vn thường xuyên để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích về quản lý kho, kinh doanh và các lĩnh vực khác!