Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Mẫu & Quy định mới nhất

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là gì? Cần những gì để lập PXK kiêm vận chuyển nội bộ hợp lệ? Tìm hiểu chi tiết quy định và mẫu phiếu mới nhất hiện nay.

1. Định nghĩa phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là một chứng từ quan trọng đi kèm với hàng hóa, đóng vai trò làm căn cứ cho việc lưu thông hàng hóa trên thị trường.  Nó không chỉ giúp chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa mà còn là công cụ hữu hiệu để doanh nghiệp quản lý hoạt động nội bộ.

Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định tất cả đơn vị, cá nhân kinh doanh khi chuyển sang hóa đơn điện tử phải sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử thay cho phiếu giấy truyền thống.

2. Ký hiệu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

2.1 Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

• Bắt đầu bằng số 6, thể hiện chứng từ điện tử được quản lý như hóa đơn, bao gồm PKX kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
• Tiếp theo là chữ cái C (có mã cơ quan thuế) hoặc K (không có mã).
• Hai chữ số tiếp theo là năm lập hóa đơn (ví dụ: 22 cho năm 2022).
• Chữ cái N áp dụng cho PKX kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
• Cuối cùng là hai ký tự do người bán tự xác định hoặc YY nếu không có nhu cầu quản lý.

Ví dụ: 6K22NAB là PKX kiêm vận chuyển nội bộ điện tử không có mã, lập năm 2022, do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

2.2 Ký hiệu số hóa đơn do Cục Thuế đặt in

Gồm 11 ký tự, thể hiện thông tin về loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu. 

• 6 ký tự đầu: Xác định loại hóa đơn, với PKX kiêm vận chuyển nội bộ điện tử là 03XKNB.
• 1 ký tự tiếp theo: Cho biết số liên của hóa đơn (1, 2 hoặc 3 liên).
• 1 ký tự tiếp theo: Dấu “/” để phân cách.
• 3 ký tự cuối: Số thứ tự của mẫu hóa đơn (từ 001 đến 999).

Ví dụ:  03XKNB1/001 là mẫu số 001, PXK kiêm vận chuyển nội bộ, 1 liên

3. Các thông tin cần có trên PKX kiêm vận chuyển nội bộ

Để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả quản lý, PXK kiêm vận chuyển nội bộ cần thể hiện đầy đủ và chính xác các thông tin sau:

3.1 Thông tin chung

– Số phiếu và ngày lập phiếu: Mỗi phiếu cần có số thứ tự duy nhất để dễ dàng theo dõi và quản lý. Ngày lập phiếu ghi nhận thời điểm hàng hóa được xuất kho.

– Thông tin về đơn vị xuất hàng: Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ.

– Thông tin về đơn vị nhận hàng: Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ (trong trường hợp vận chuyển nội bộ giữa các chi nhánh, kho bãi thuộc cùng một doanh nghiệp).

3.2 Thông tin về hàng hóa

– Tên hàng hóa: Ghi rõ ràng, đầy đủ tên gọi của từng loại hàng hóa được xuất kho.

– Đơn vị tính: Ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa (ví dụ: cái, chiếc, bộ, kg, mét…).

– Số lượng: Ghi chính xác số lượng của từng loại hàng hóa.

– Chủng loại, quy cách: Cung cấp thông tin chi tiết về chủng loại, quy cách (nếu có) để phân biệt các loại hàng hóa.

3.3 Thông tin vận chuyển

– Lệnh điều động nội bộ: Số hiệu hoặc thông tin tham chiếu đến lệnh điều động nội bộ (nếu có).

– Người nhận hàng: Họ tên người nhận hàng tại địa điểm đến.

– Người xuất hàng: Họ tên người phụ trách việc xuất hàng tại kho.

– Địa điểm kho xuất, địa điểm nhận hàng: Ghi rõ địa chỉ cụ thể của kho xuất và kho nhận.

– Phương tiện vận chuyển: Ghi rõ loại phương tiện vận chuyển (ví dụ: xe tải, tàu hỏa, máy bay…).

4. Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mới nhất

Hiện nay, mẫu PXK kiêm vận chuyển nội bộ được quy định tại Phụ lục số 03 ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Mẫu phiếu này được áp dụng cho cả PXK kiêm vận chuyển nội bộ điện tử và phiếu giấy.

>>Tải Mẫu PXK kiêm vận chuyển nội bộ miễn phí

5. Các trường hợp sử dụng PXK kiêm vận chuyển nội bộ  

Để quản lý dòng luân chuyển hàng hóa nội bộ một cách hiệu quả và hợp pháp, doanh nghiệp thường sử dụng PXK kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu này đóng vai trò là chứng từ pháp lý quan trọng, giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa chặt chẽ và tuân thủ đúng quy định.

Dưới đây là một số trường hợp phổ biến mà doanh nghiệp cần sử dụng loại phiếu xuất kho này:

5.1 Công ty nhập khẩu ủy thác hàng hóa

1. Trường hợp đã nộp thuế GTGT khi nhập khẩu

• Khi doanh nghiệp đã nộp thuế GTGT ngay tại thời điểm nhập khẩu hàng hóa ủy thác, việc xuất trả hàng cho cơ sở ủy thác sẽ được thực hiện bằng hóa đơn điện tử.
• Hóa đơn này sẽ ghi nhận đầy đủ thông tin về hàng hóa, giá trị, thuế GTGT, đảm bảo việc khấu trừ thuế cho cơ sở ủy thác.

2. Trường hợp chưa nộp thuế GTGT khi nhập khẩu

• Nếu thuế GTGT chưa được nộp ở bước nhập khẩu, cơ sở nhận ủy thác khi xuất trả hàng nhập khẩu ủy thác cho đơn vị ủy thác phải lập PXK kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
• Phiếu này thay thế cho hóa đơn, làm chứng từ hợp pháp để lưu thông hàng hóa, đồng thời giúp cơ quan thuế kiểm soát được dòng hàng ủy thác.

5.2 Công ty ủy thác xuất khẩu hàng hóa

Khi doanh nghiệp nhận ủy thác xuất khẩu hàng hóa, việc sử dụng PXK kiêm vận chuyển nội bộ điện tử là bắt buộc trong quá trình xuất hàng.

Cụ thể, khi cơ sở có hàng hóa ủy thác xuất khẩu, họ cần sử dụng phiếu này để làm chứng từ vận chuyển hàng đến bên nhận ủy thác.

Sau khi hàng hóa đã được xuất khẩu và cơ quan hải quan xác nhận, cơ sở ủy thác sẽ lập hóa đơn điện tử giá trị gia tăng. Lúc này, bên nhận ủy thác có thể sử dụng hóa đơn điện tử này hoặc hóa đơn bán hàng để xuất bán hàng hóa cho khách hàng nước ngoài.

5.3 Xuất hàng cho đại lý

Khi cơ sở kinh doanh nông, lâm, thủy sản có đơn vị phụ thuộc đã đăng ký và thực hiện kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, việc xuất hàng cho đại lý này cần lưu ý sử dụng chứng từ phù hợp.

Cụ thể, nếu đơn vị phụ thuộc thu mua hàng hóa nông, lâm, thủy sản để điều chuyển, xuất bán về trụ sở chính thì phải sử dụng PXK kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.

Trong trường hợp này, không được sử dụng hóa đơn GTGT. Điều này giúp đảm bảo việc kê khai thuế được thực hiện chính xác và tuân thủ đúng quy định.

5.4 Các trường hợp khác

Ngoài những trường hợp kể trên, PXK kiêm vận chuyển nội bộ điện tử còn được sử dụng trong một số trường hợp khác, bao gồm:

• Xuất hàng hóa để gia công: Khi doanh nghiệp gửi hàng hóa đi gia công tại đơn vị khác, họ cần sử dụng phiếu này để theo dõi và quản lý hàng hóa.
• Xuất và điều chuyển hàng hóa giữa những chi nhánh hạch toán phụ thuộc: Việc luân chuyển hàng hóa nội bộ giữa các chi nhánh, cửa hàng trong cùng hệ thống cũng yêu cầu sử dụng phiếu này, thay vì hóa đơn GTGT.
• Xuất hàng hóa bán lưu động: Đối với hoạt động bán hàng lưu động, PXK kiêm vận chuyển nội bộ điện tử là chứng từ cần thiết để hợp thức hóa việc vận chuyển hàng hóa.
• Góp vốn bằng tài sản (tài sản Việt Nam) để thành lập doanh nghiệp: Khi góp vốn bằng tài sản, phiếu này là bằng chứng xác nhận việc di chuyển tài sản vào doanh nghiệp mới.
• Tái cấu trúc doanh nghiệp: Trong các trường hợp chia tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, PXK kiêm vận chuyển nội bộ điện tử là công cụ không thể thiếu để ghi nhận việc điều chuyển tài sản.

Tóm lại, PXK kiêm vận chuyển nội bộ điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và vận chuyển hàng hóa nội bộ, đặc biệt là trong các trường hợp không phát sinh giao dịch mua bán, hoặc chưa đủ điều kiện xuất hóa đơn GTGT.

5. Một số quy định về PKX kiêm vận chuyển nội bộ

– Hình thức: Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, khi doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử thì phải sử dụng PXK kiêm vận chuyển nội bộ điện tử. Phiếu giấy chỉ được sử dụng khi doanh nghiệp chưa áp dụng hóa đơn điện tử hoặc trong trường hợp đặc biệt theo quy định của Bộ Tài chính.

– Nội dung: Để đảm bảo tính hợp lệ, PXK kiêm vận chuyển nội bộ cần tuân thủ quy định tại Phụ lục số 03 ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP về các thông tin bắt buộc sau:

– Thời điểm lập phiếu: Phiếu được lập khi hàng hóa được xuất kho và vận chuyển đi.

– Sử dụng: PXK kiêm vận chuyển nội bộ được sử dụng làm chứng từ kèm theo hàng hóa khi vận chuyển nội bộ, góp vốn bằng tài sản, ủy thác xuất khẩu, nhập khẩu ủy thác (trong trường hợp chưa nộp thuế GTGT khi nhập khẩu).

– Lưu trữ: Doanh nghiệp phải lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán và lưu trữ.

– Trách nhiệm: Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của thông tin trên PXK kiêm vận chuyển nội bộ.

6. Hướng dẫn xử lý sai sót khi lập phiếu

Theo Công văn 1647/TCT-CS năm 2023, khi PXK kiêm vận chuyển nội bộ có sai sót, người nộp thuế cần xử lý theo các trường hợp sau:

6.1 Phiếu chưa gửi cho bên nhận

Nếu PXK kiêm vận chuyển nội bộ điện tử có sai sót nhưng chưa gửi cho bên nhận, bạn cần thực hiện hai bước sau. Đầu tiên, thông báo với Cơ quan Thuế (CQT) về sai sót này theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT để hủy phiếu xuất kho đã lập. Sau đó, bạn cần lập một PXK kiêm vận chuyển nội bộ điện tử mới với thông tin chính xác.

6.2 Phiếu đã gửi cho bên nhận, sai sót về tên, địa chỉ bên nhận hoặc kho hàng

Trong trường hợp PXK kiêm vận chuyển nội bộ đã được gửi cho bên nhận nhưng phát hiện có sai sót về tên, địa chỉ bên nhận hoặc kho hàng, bạn chỉ cần thông báo với CQT về sai sót này theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT. Bạn không cần phải lập phiếu xuất kho mới.

6.3 Phiếu đã gửi cho bên nhận, sai mã số thuế, số tiền, thuế suất

Khi phiếu xuất kho đã gửi cho bên nhận có sai sót về mã số thuế, số tiền hoặc thuế suất, bạn có thể lựa chọn một trong hai cách xử lý sau:

• Cách 1: Lập phiếu điều chỉnh để sửa các thông tin sai trên phiếu cũ.
• Cách 2: Lập phiếu thay thế. Bạn lập một PXK kiêm vận chuyển nội bộ mới để thay thế hoàn toàn cho phiếu cũ đã lập sai.

Lưu ý:

• Người bán phải ký số trên phiếu điều chỉnh hoặc thay thế.
• Gửi phiếu mới cho người mua (nếu không dùng hóa đơn điện tử có mã của CQT) hoặc gửi CQT để được cấp mã trước khi gửi cho người mua (nếu dùng hóa đơn điện tử có mã của CQT).

7. Kết luận

Bên cạnh việc sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, doanh nghiệp cũng nên áp dụng các giải pháp công nghệ để quản lý kho hàng và vận chuyển hiệu quả hơn. 

Phần mềm quản lý kho SEEACT-WMS là một lựa chọn tối ưu, giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Với SEEACT-WMS, bạn có thể:

• Quản lý nhập xuất tồn kho chính xác, theo dõi hàng hóa theo thời gian thực.
• Kiểm soát chi tiết từng lô hàng, hạn sử dụng, đảm bảo chất lượng sản phẩm.
• Tối ưu hóa vị trí lưu trữ, sắp xếp hàng hóa khoa học, quản lý nhân viên kho hiệu quả.
• Kết nối với các thiết bị barcode, máy quét, nâng cao tốc độ xử lý đơn hàng.

Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý kho SEEACT-WMS và  nhận tư vấn miễn phí ngay hôm nay!

>>>Quản lý kho thông minh với phần mềm SEEACT-WMS

>>>SEEACT-WMS và những dự án thành công