Quản lý xuất nhập tồn bằng Excel: Hướng dẫn từ A đến Z

Bảng xuất nhập tồn là công cụ không thể thiếu cho mọi doanh nghiệp, giúp theo dõi luồng hàng hóa ra vào một cách chặt chẽ. Bài viết này của SEEACT sẽ cung cấp kiến thức toàn diện về quản lý xuất nhập tồn bằng Excel, từ những khái niệm cơ bản đến hướng dẫn tạo và sử dụng các mẫu biểu có sẵn. Cùng tìm hiểu nhé!

1. Bảng xuất nhập tồn bằng Excel là gì? Ý nghĩa

Bảng xuất nhập tồn bằng Excel, còn được gọi là bảng kê xuất nhập tồn kho, là một công cụ trong quản lý kho hàng. Nó ghi lại chi tiết về lượng hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc thành phẩm được nhập vào, xuất ra và số lượng còn tồn kho trong một khoảng thời gian nhất định. 

Thông thường, bảng xuất nhập tồn sẽ được lập theo ngày, tuần, tháng hoặc năm tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Ý nghĩa:

– Theo dõi tình trạng hàng hóa: Giúp doanh nghiệp nắm rõ số lượng hàng hóa hiện có, hàng đã bán và hàng cần nhập thêm, từ đó tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá nhiều.

– Quản lý dòng tiền: Cung cấp thông tin để tính toán giá vốn hàng bán, hỗ trợ việc lập báo cáo tài chính và đưa ra quyết định kinh doanh liên quan đến dòng tiền.

– Đánh giá hiệu quả hoạt động: Phân tích dữ liệu xuất nhập tồn giúp nhận biết mặt hàng bán chạy, mặt hàng tồn kho lâu, từ đó điều chỉnh chiến lược kinh doanh, marketing và nhập hàng.

– Hạn chế thất thoát, sai sót: Việc ghi chép thường xuyên giúp phát hiện kịp thời các sai lệch giữa số liệu thực tế và sổ sách, từ đó ngăn chặn thất thoát, mất mát hàng hóa.

Tóm lại, cách quản lý xuất nhập tồn bằng phần mềm Excel là một giải pháp đơn giản và tiết kiệm chi phí, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

2. Những thông tin cơ bản của mẫu báo cáo xuất nhập tồn 

Mẫu báo cáo xuất nhập tồn kho bằng Excel là một bảng ghi chép, thường được trình bày dưới dạng bảng hoặc biểu đồ, chứa đựng những thông tin cơ bản sau:

– Thông tin về hàng hóa: Bao gồm mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng tồn đầu kỳ (số lượng hàng có sẵn trong kho ở thời điểm bắt đầu theo dõi).

– Thông tin về nhập kho: Ghi lại chi tiết về từng lần nhập hàng, bao gồm ngày nhập, số lượng nhập, đơn giá nhập, thành tiền nhập, và có thể kèm theo thông tin về nhà cung cấp, số hóa đơn, chứng từ nhập kho.

– Thông tin về xuất kho: Tương tự như nhập kho, phần này ghi lại chi tiết về từng lần xuất hàng, bao gồm ngày xuất, số lượng xuất, đơn giá xuất (nếu có), thành tiền xuất, và thông tin về khách hàng, số hóa đơn, chứng từ xuất kho.

– Số lượng tồn cuối kỳ: Đây là số lượng hàng còn lại trong kho sau khi đã tính toán tất cả các lần nhập và xuất trong kỳ. Công thức tính: Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Xuất trong kỳ.

Ngoài ra, mẫu xuất nhập tồn có thể bao gồm thêm một số thông tin khác như vị trí lưu trữ hàng hóa trong kho, ghi chú về tình trạng hàng hóa (hàng mới, hàng cũ, hàng hư hỏng,…) hoặc các thông tin liên quan khác tùy theo nhu cầu quản lý của từng doanh nghiệp.

3. Cách tạo file xuất nhập tồn trên Excel

Với cách quản lý xuất nhập tồn bằng Excel, bạn có thể làm theo các bước sau:

3.1 Bước 1: Tạo file và các sheet cần thiết

Tạo một file mới trong Excel và đặt tên là “Xuất Nhập Tồn”, trong file Excel, tạo 5 sheet mới và đặt tên cho chúng là:

• HOME (trang chủ)
• NHẬP (dữ liệu nhập kho)
• XUẤT (dữ liệu xuất kho)
• DANH MỤC (thông tin sản phẩm)
• BÁO CÁO (tổng hợp dữ liệu)

3.2 Bước 2: Nhập dữ liệu vào các Sheet

Sheet NHẬP: Điền các thông tin sau cho mỗi lần nhập kho:

• Ngày tháng
• Mã hàng
• Tên hàng
• Đơn vị tính (ĐVT)
• Số lượng nhập
• Đơn giá
• Thành tiền
• Nhà cung cấp
• (Có thể thêm: Số chứng từ, mã nhà cung cấp, SĐT, địa chỉ nhà cung cấp, ghi chú)   

Sheet XUẤT: Điền các thông tin sau cho mỗi lần xuất kho:

• Ngày tháng
• Mã hàng
• Tên hàng
• Đơn vị tính (ĐVT)
• Số lượng bán
• Đơn giá bán
• Doanh thu
• Giá vốn
• Khách hàng
• (Có thể thêm: Số chứng từ, mã khách hàng, SĐT, địa chỉ khách hàng, ghi chú)   

Sheet DANH MỤC: Đây là nơi lưu trữ thông tin quan trọng về sản phẩm:

• Mã hàng
• Tên hàng
• Đơn vị tính (ĐVT)
• Đơn giá bán
• … (Các thông tin khác liên quan đến sản phẩm)

Lưu ý: Khi nhập hoặc xuất hàng, chỉ cần nhập mã hàng, các thông tin khác sẽ tự động được lấy từ danh mục này.

Sheet BÁO CÁO: Nơi tổng hợp và hiển thị các báo cáo quan trọng:

• Báo cáo bán hàng: Tên hàng, số lượng bán, doanh thu
• Báo cáo nhập xuất tồn: Tên hàng, tồn đầu, nhập, xuất, tồn cuối

(Trong các ứng dụng chuyên nghiệp, có thể có thêm các báo cáo khác như: Báo cáo bán hàng theo thời gian, lãi lỗ từng mặt hàng, tồn kho hiện tại, tồn kho tối thiểu, cảnh báo hết hàng…)

3.3 Các hàm Excel hỗ trợ quản lý xuất nhập tồn

Excel cung cấp nhiều công cụ mạnh mẽ giúp việc quản lý xuất nhập tồn trở nên nhanh chóng và chính xác hơn. Trong số đó, một số hàm nổi bật bao gồm:

– VLOOKUP: Hàm tìm kiếm theo cột này giúp tự động điền các thông tin liên quan đến sản phẩm (như tên hàng, đơn vị tính, giá) chỉ bằng cách nhập mã hàng. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính nhất quán và tránh sai sót khi nhập liệu.

– SUMIF: Đây là hàm quan trọng để tính tổng số lượng và thành tiền nhập, xuất cho từng mã hàng cụ thể. Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng theo dõi biến động của từng loại sản phẩm trong kho.

– IFERROR: Khi sử dụng VLOOKUP, nếu mã hàng chưa tồn tại trong danh mục, hàm sẽ trả về lỗi #N/A. IFERROR giúp xử lý lỗi này một cách chuyên nghiệp, đảm bảo bảng tính của bạn luôn rõ ràng và dễ đọc.

Việc kết hợp sử dụng các hàm này một cách linh hoạt sẽ giúp bạn xây dựng một hệ thống quản lý xuất nhập tồn hiệu quả ngay trong Excel, từ đó kiểm soát tốt hơn dòng chảy hàng hóa và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.

4. Tổng hợp file Excel xuất nhập tồn mới nhất

Dưới đây là một số mẫu file Excel xuất nhập tồn mới nhất, được thiết kế chuyên nghiệp và dễ sử dụng:

Mẫu quản lý xuất nhập tồn số 1

Mẫu quản lý xuất nhập tồn số 2

Mẫu báo cáo xuất nhập tồn kho bằng Excel số 3

Mẫu quản lý xuất nhập tồn số 4

Mẫu báo cáo xuất nhập tồn kho bằng Excel số 5

Lưu ý: Khi tải File xuất nhập tồn bằng excel trên đây, bạn có thể được tùy chỉnh để phù hợp hơn với quy trình kinh doanh cụ thể của bạn.

5. Hạn chế khi quản lý xuất nhập tồn bằng phần mềm Excel  

Mặc dù Excel cung cấp một số hàm hữu ích cho việc quản lý xuất nhập tồn, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế đáng kể:

5.1 Khó khăn khi xử lý dữ liệu lớn và phức tạp

Excel có thể xử lý tối đa 1.048.576 hàng và 16.384 cột trên mỗi sheet. Tuy nhiên, khi dữ liệu vượt quá khoảng 100.000 hàng, hiệu suất của Excel bắt đầu giảm đáng kể, đặc biệt là khi sử dụng các công thức phức tạp. 

Trong ngành sản xuất, số lượng giao dịch xuất nhập tồn có thể lên đến hàng triệu mỗi năm, khiến Excel trở nên chậm chạp và khó sử dụng. 

Theo một khảo sát của Aberdeen Group, các công ty sử dụng Excel để quản lý chuỗi cung ứng mất trung bình 5 ngày để xử lý một đơn đặt hàng, trong khi các công ty sử dụng phần mềm chuyên dụng chỉ mất 2 ngày.

5.2 Dễ xảy ra sai sót

Bản chất thủ công của việc nhập liệu vào Excel có thể dẫn đến các lỗi sai sót, từ số lượng, mã hàng cho đến ngày tháng. Ngay cả các công thức tính toán, dù được thiết kế tỉ mỉ, cũng có thể gặp lỗi, đặc biệt là khi nhiều người cùng làm việc trên một bảng tính. 

Việc rà soát và sửa lỗi trong một bảng tính lớn là một công việc vô cùng tốn thời gian và công sức.

5.3 Thiếu tính tự động hóa và tích hợp

Quản lý xuất nhập tồn với Excel đòi hỏi nhiều thao tác thủ công, từ nhập liệu, tính toán, đến tạo báo cáo. Điều này không chỉ làm giảm hiệu suất mà còn khiến việc cập nhật thông tin theo thời gian thực trở nên khó khăn. 

Theo một báo cáo của Gartner, các công ty có thể tiết kiệm tới 30% chi phí vận hành bằng cách tự động hóa các quy trình chuỗi cung ứng. 

Excel cũng khó tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp, như kế toán, bán hàng, sản xuất, dẫn đến tình trạng dữ liệu phân mảnh và khó khăn trong việc quản lý tổng thể.

5.4 Khó khăn trong việc cộng tác và chia sẻ thông tin

Khi nhiều người cùng làm việc trên một file Excel, việc kiểm soát các phiên bản, theo dõi thay đổi và tránh xung đột dữ liệu là một thách thức lớn. 

Việc chia sẻ thông tin xuất nhập tồn với các bộ phận khác cũng không hề đơn giản và thường không diễn ra theo thời gian thực. Điều này có thể dẫn đến sự thiếu đồng bộ thông tin, gây ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định và phối hợp giữa các bộ phận.

5.4 Khó khăn trong việc đảm bảo an toàn dữ liệu

File Excel có thể dễ dàng bị mất, hỏng hoặc bị truy cập trái phép, gây ra những rủi ro nghiêm trọng về bảo mật thông tin cho doanh nghiệp. Việc kiểm soát quyền truy cập và phân quyền sử dụng dữ liệu cho từng nhân viên cũng là một bài toán khó khi sử dụng Excel.

Tóm lại, mặc dù Excel là một công cụ phổ biến và dễ tiếp cận, nhưng nó có nhiều hạn chế khi được sử dụng để quản lý xuất nhập tồn trong ngành sản xuất. Các doanh nghiệp nên cân nhắc đầu tư vào phần mềm quản lý xuất nhập tồn chuyên nghiệp để khắc phục những hạn chế này và nâng cao hiệu quả hoạt động

6. Thay thế cách quản lý xuất nhập tồn Excel thủ công phức tạp

Bởi việc quản lý xuất nhập tồn bằng Excel miễn phí có thể xảy ra những rủi ro như trên, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang các giải pháp phần mềm chuyên nghiệp để nâng cao hiệu suất.

SEEACT-WMS là một trong những hệ thống quản lý kho thông minh hàng đầu hiện nay. Ứng dụng công nghệ mã vạch và QR Code, SEEACT-WMS hỗ trợ toàn diện các hoạt động nhập, xuất, kiểm kê, lưu chuyển hàng hóa, quản lý thông tin chi tiết theo lô/date, theo dõi tồn kho, phân tích vòng quay, cảnh báo tồn kho, kiểm soát chất lượng, và nhiều hơn thế nữa.

Những lợi ích nổi bật của SEEACT-WMS:

• Tự động hóa: Quét mã thay thế nhập liệu thủ công, giảm sai sót.
• Quản lý chi tiết: Theo dõi hàng hóa theo vị trí, lô/date.
• Linh hoạt: Hỗ trợ quản lý nhiều kho, phù hợp với doanh nghiệp lớn.
• Trực quan: Báo cáo, biểu đồ giúp dễ dàng đánh giá hiệu suất kho.
• Kết nối: Tích hợp với hệ thống ERP, tự động hóa quy trình.

Với SEEACT-WMS, bạn sẽ có một giải pháp quản lý xuất nhập tồn kho linh hoạt, chính xác và hiệu quả.

>>>Chi tiết: SEEACT-WMS – Hệ thống quản lý kho thông minh

Hãy liên hệ với DACO theo Hotline 0359.206.636 – Mr. Minh Anh để được tư vấn và trải nghiệm miễn phí!