Quy trình xuất kho vật tư chi tiết, đầy đủ A-Z

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, quy trình xuất kho vật tư đóng vai trò vô cùng quan trọng, ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất, năng suất lao động và kiểm soát chi phí. Việc xây dựng và áp dụng một quy trình chuyên nghiệp, bài bản là yếu tố tiên quyết để tối ưu hoạt động sản xuất kinh doanh. Vậy quy trình này gồm những bước nào? Cần lưu ý gì để hạn chế sai sót? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

1. Quy trình xuất kho vật tư là gì?

Quy trình xuất kho vật tư là một chuỗi các bước tuần tự và có hệ thống, nhằm đảm bảo việc luân chuyển hàng hóa, vật tư ra khỏi kho một cách chính xác, nhanh chóng và hiệu quả. 

Bao gồm các hoạt động từ khi nhận yêu cầu xuất kho, kiểm tra hàng hóa, chuẩn bị chứng từ đến khi hàng hóa được vận chuyển ra khỏi kho và cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý.

Quy trình này đảm bảo vật tư được xuất kho một cách chính xác, kịp thời, đúng mục đích sử dụng và tuân thủ các quy định về quản lý kho bãi.

>>>Xem thêm: Quy trình nhập kho vật tư chính xác, đầy đủ nhất

2. Mục đích của việc xây dựng quy trình xuất kho vật tư

Mục đích của việc xây dựng quy trình rõ ràng là:

– Kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho: Đảm bảo số lượng và chủng loại hàng hóa xuất ra khớp với yêu cầu, tránh thất thoát, nhầm lẫn.

– Tối ưu hóa hoạt động kho: Giảm thiểu thời gian xử lý yêu cầu, tăng tốc độ xuất kho, nâng cao năng suất làm việc của nhân viên.

– Cung cấp thông tin minh bạch: Ghi nhận đầy đủ các giao dịch xuất kho, giúp dễ dàng theo dõi lịch sử xuất nhập, phục vụ công tác kiểm kê, báo cáo.

– Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Đảm bảo giao hàng đúng hẹn, đúng số lượng, chất lượng, góp phần xây dựng uy tín cho doanh nghiệp.

Tóm lại, việc xây dựng quy trình xuất kho bài bản không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành kho hàng trơn tru mà còn tiết kiệm chi phí vận hành, đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng.

3. Các bước trong quy trình xuất kho vật tư

Quy trình bao gồm các bước sau, đảm bảo tính chính xác và kiểm soát chặt chẽ:

Bước 1: Gửi yêu cầu, phiếu đề nghị xuất kho vật tư

Đây là bước đầu tiên và quan trọng khi xuất kho vật tư, nhằm đảo bảo mọi hoạt động đều được kiểm soát chặt chẽ và phục vụ đúng mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Bộ phận hoặc phòng ban có nhu cầu sử dụng vật tư sẽ chịu trách nhiệm lập phiếu đề nghị xuất kho vật tư. Mỗi loại vật tư sẽ có một bộ phận phụ trách riêng. Ví dụ:

– Trưởng bộ phận sản xuất sẽ lập phiếu đề nghị xuất kho đối với các vật tư phục vụ sản xuất, lắp ráp. 

– Trong khi đó, bộ phận bán hàng sẽ chịu trách nhiệm yêu cầu xuất kho đối với thành phẩm hoặc hàng hóa kinh doanh của công ty.

Một điểm cần đặc biệt lưu ý là phiếu đề nghị xuất kho vật tư phải được lập bởi người có thẩm quyền trong bộ phận đó. Quy định này nhằm đảm bảo tính chính xác và hợp lý của yêu cầu xuất kho, đồng thời ngăn chặn các hành vi gian lận, sử dụng vật tư sai mục đích hoặc vì lợi ích cá nhân.

>>>Xem ngay: Mẫu phiếu đề nghị xuất kho vật tư chính xác

3.2 Bước 2: Phê duyệt yêu cầu

Sau khi nhận được phiếu đề nghị xuất kho vật tư, ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền sẽ tiến hành xem xét và phê duyệt. Mức độ phê duyệt có thể khác nhau tùy thuộc vào loại mặt hàng hoặc vật tư.

– Đối với nguyên vật liệu sản xuất, phiếu đề nghị cần được trình lên giám đốc hoặc trưởng bộ phận Kế hoạch sản xuất để phê duyệt. 

– Đối với hàng bán, quy trình có thể đơn giản hơn, bộ phận kế toán hoặc bán hàng có thể tự ký duyệt.

Bước phê duyệt này đóng vai trò giám sát quan trọng, không thể thiếu trong quy trình xuất kho vật tư. Nó giúp đánh giá tính cần thiết của yêu cầu xuất kho cũng như sự phù hợp của số lượng vật tư cần xuất.

3.3 Bước 3: Kiểm tra vật tư tồn kho

Kế toán kho sẽ nhận phiếu đề nghị xuất kho vật tư đã được phê duyệt và tiến hành kiểm kê hàng hóa cần xuất. Mục đích của việc này là xác định số lượng vật tư hiện có trong kho có đáp ứng đủ yêu cầu xuất kho hay không.

Trong trường hợp số lượng hàng hóa trong kho không đủ để đáp ứng yêu cầu, kế toán kho cần thông báo ngay cho các phòng ban liên quan như bộ phận mua hàng, sản xuất, bán hàng… để có biện pháp xử lý kịp thời. Các biện pháp có thể bao gồm nhập thêm hàng đúng chủng loại và số lượng cần thiết, đàm phán gia hạn hợp đồng bán hàng hoặc tìm kiếm các giải pháp thay thế khác.

Chỉ khi đã xác nhận hàng hóa trong kho đã được bổ sung đầy đủ và đáp ứng yêu cầu xuất kho, quy trình mới được chuyển sang bước tiếp theo.

3.4 Bước 4: Lập phiếu xuất kho vật tư

Sau khi đã kiểm tra và đảm bảo đủ số lượng vật tư cần xuất, kế toán kho sẽ tiến hành lập “Phiếu xuất kho vật tư”. Thông tin trên phiếu xuất kho sẽ được căn cứ vào phiếu đề nghị đã được ký duyệt hoặc hóa đơn bán hàng (nếu có).

Phiếu xuất kho vật tư cần ghi rõ các thông tin quan trọng như: ngày tháng năm lập phiếu, mã số phiếu, tên và mã số vật tư xuất kho, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền,…

>>>Tải ngay: Mẫu phiếu xuất kho vật tư đầy đủ, chính xác nhất

Thông thường, phiếu xuất kho sẽ được lập thành ít nhất 2 liên. Một liên sẽ được lưu tại sổ sách của bộ phận kế toán kho, liên còn lại sẽ được giao cho thủ kho để làm căn cứ thực hiện việc lấy hàng và xuất kho theo yêu cầu.

3.5 Bước 5: Tiến hành xuất kho  

Khi nhận được phiếu xuất kho vật tư đã có đầy đủ xác nhận của các bộ phận liên quan như kế toán, thủ kho và người nhận hàng, nhân viên quản lý kho sẽ tiến hành xuất kho.

Dựa vào thông tin trên phiếu xuất, nhân viên kho sẽ xác định vị trí lưu trữ và lấy đúng số lượng, chủng loại vật tư theo yêu cầu. 

Một bước quan trọng không thể bỏ qua là kiểm tra chất lượng và tình trạng thực tế của hàng hóa trước khi xuất kho. Điều này giúp phát hiện kịp thời các hư hỏng, sai sót (nếu có) và có biện pháp xử lý phù hợp, tránh gây thiệt hại cho cả bên xuất và bên nhận hàng.

3.6 Bước 6: Cập nhật thông tin lên hệ thống

Sau khi hoàn tất việc xuất kho vật tư, kế toán kho sẽ tiến hành cập nhật các thông tin liên quan lên hệ thống quản lý kho hoặc phần mềm kế toán. Điều này bao gồm việc ghi nhận nhật ký xuất kho, hạch toán hàng xuất, đồng thời cập nhật số lượng tồn kho thực tế.

Thủ kho cũng có trách nhiệm ghi lại thông tin xuất kho vào thẻ kho để theo dõi và kiểm soát lượng hàng hóa còn lại trong kho.

Việc cập nhật thông tin cần được thực hiện một cách chính xác và thống nhất giữa kế toán kho và thủ kho. Bất kỳ sai lệch nào trong số liệu cũng cần được phát hiện và xử lý kịp thời để tránh thất thoát, mất mát hàng hóa, vật tư.

>>>Tìm hiểu thêm: Quy trình quản lý kho vật tư đầy đủ chi tiết

4. Lưu ý quan trọng trong quy trình xuất kho vật tư

Để quy trình được vận hành một cách hiệu quả và tránh những sai sót không đáng có, cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:

4.1 Trước khi xuất kho

– Thứ nhất, kiểm tra kỹ yêu cầu xuất kho. Đảm bảo yêu cầu này hợp lệ, đầy đủ thông tin cần thiết như mã vật tư, số lượng, đơn vị yêu cầu, mục đích sử dụng và đã được phê duyệt bởi người có thẩm quyền.

– Thứ hai, xác minh tình trạng hàng hóa. Kiểm tra kỹ số lượng vật tư thực tế so với yêu cầu, đánh giá chất lượng, tình trạng của vật tư để đảm bảo không có hư hỏng, biến dạng, hết hạn sử dụng hoặc không đạt tiêu chuẩn. Đồng thời, cần chắc chắn rằng vật tư xuất kho đúng chủng loại, quy cách theo yêu cầu.

– Cuối cùng, đối chiếu với chứng từ. So sánh thông tin trên yêu cầu xuất kho, phiếu xuất kho với thông tin thực tế của hàng hóa để kiểm tra sự khớp đúng về số lượng, chủng loại, quy cách và tình trạng.

4.2 Trong khi xuất kho

– Tuân thủ quy trình: Điều quan trọng nhất là thực hiện các bước xuất kho theo đúng quy trình đã được thiết lập, không bỏ qua bất kỳ bước nào. Điều này đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót trong quá trình xuất kho.

– Kiểm tra kỹ lưỡng: Trước khi xuất kho, kiểm tra kỹ số lượng, chủng loại, tình trạng vật tư để đảm bảo đúng với yêu cầu xuất kho.

– Cẩn thận khi vận chuyển: Đảm bảo vật tư được đóng gói cẩn thận, phù hợp với từng loại vật tư, tránh va đập, hư hỏng trong quá trình di chuyển. Sử dụng các phương tiện vận chuyển phù hợp, đảm bảo an toàn cho cả người và hàng hóa.

– Bàn giao rõ ràng: Bàn giao vật tư cho đúng người nhận, có chữ ký xác nhận trên biên bản bàn giao. Điều này giúp xác định trách nhiệm rõ ràng và tránh tranh chấp sau này.

4.3 Sau khi xuất kho

– Cập nhật sổ sách: Việc ghi nhận đầy đủ và chính xác thông tin xuất kho vào sổ sách hoặc phần mềm quản lý kho là rất cần thiết. Điều này giúp theo dõi lượng vật tư xuất ra, kiểm soát tồn kho, và cung cấp dữ liệu cho các báo cáo quản lý.

– Lưu trữ chứng từ: Phiếu xuất kho, biên bản bàn giao và các chứng từ liên quan cần được bảo quản một cách khoa học và dễ tra cứu. Việc này đảm bảo tính truy xuất nguồn gốc và hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh sau này.

– Kiểm kê định kỳ: Thực hiện kiểm kê kho định kỳ là một biện pháp quan trọng để đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách, từ đó phát hiện và xử lý kịp thời các sai lệch, thất thoát hoặc hư hỏng vật tư.

4.4 Các lưu ý khác

Ngoài các bước cơ bản, còn có một số lưu ý khác cần được quan tâm để đảm bảo hiệu quả và an toàn:

– Áp dụng công nghệ: Việc sử dụng phần mềm quản lý kho, mã vạch, RFID không chỉ giúp tăng tính chính xác, hiệu quả mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình xuất kho, đồng thời cung cấp dữ liệu theo thời gian thực để hỗ trợ ra quyết định.

– Đào tạo nhân viên: Đảm bảo nhân viên kho có kiến thức đầy đủ về quy trình xuất kho, các quy định liên quan và được đào tạo các kỹ năng nghiệp vụ cần thiết như kiểm tra chất lượng, vận hành thiết bị,…

– Thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ: Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, phân định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân liên quan để ngăn ngừa thất thoát, gian lận trong quá trình xuất kho.

– Chú ý đến các quy định đặc thù: Đối với một số loại vật tư đặc biệt như hóa chất, vật tư y tế,… cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về an toàn, bảo quản, vận chuyển riêng biệt để tránh rủi ro.

Xây dựng quy trình xuất kho vật tư khoa học, chuyên nghiệp là yếu tố quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hy vọng rằng những thông tin chia sẻ trên đây của DACO đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về quy trình này cũng như những lưu ý quan trọng để áp dụng hiệu quả trong thực tiễn.