8 Kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả giúp tăng lợi nhuận

Quản lý kho hiệu quả là yếu tố then chốt để vận hành doanh nghiệp trơn tru, nhưng cũng tiềm ẩn nhiều thử thách. Từ việc kiểm soát hàng tồn kho, tối ưu không gian lưu trữ đến xử lý các vấn đề phát sinh, đòi hỏi những kinh nghiệm quản lý kho dày dặn. 

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về quản lý kho, những khó khăn thường gặp và đặc biệt là những cách quản lý kho hiệu quả để nâng cao hiệu suất hoạt động.

1. Quản lý kho là gì?

Quản lý kho là một quá trình bao gồm việc giám sát, kiểm soát và tối ưu hóa toàn bộ hoạt động liên quan đến hàng hóa trong kho. Điều này bao gồm từ việc tiếp nhận, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản cho đến việc xuất kho và vận chuyển hàng hóa. 

Mục tiêu cuối cùng của quản lý kho là đảm bảo hàng hóa luôn có sẵn khi cần, đúng số lượng, chất lượng và ở đúng nơi, đồng thời giảm thiểu chi phí lưu kho và tối ưu hóa không gian kho.

Là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng, quản lý kho cũng đối mặt với không ít thách thức. Vậy những thách thức khi quản lý kho là gì?

2. Những thách thức thường gặp khi quản lý kho hàng là gì?

Trước khi tìm hiểu kinh nghiệm quản lý kho hàng, hãy cùng DACO điểm qua những thách thức khi quản lý kho dưới đây.  

2.1 Tồn kho quá mức hoặc thiếu hụt hàng hóa

Một trong những thách thức lớn nhất trong quản lý kho hàng là cân bằng giữa tồn kho quá mức và thiếu hụt hàng hóa. Tồn kho quá nhiều gây ra lãng phí không gian, vốn và tăng nguy cơ hàng hóa hư hỏng, hết hạn. Ngược lại, thiếu hụt hàng hóa dẫn đến gián đoạn sản xuất, mất cơ hội kinh doanh và làm giảm sự hài lòng của khách hàng.

2.2 Sai sót trong nhập xuất hàng, kiểm kê

Sai sót trong nhập xuất hàng và kiểm kê cũng là một thách thức thường trực trong quản lý kho. 

Nhập sai số lượng, mã hàng, hoặc vị trí lưu trữ có thể dẫn đến thất thoát, nhầm lẫn và khó khăn trong tìm kiếm hàng hóa. Tương tự, kiểm kê không chính xác gây ra sai lệch dữ liệu tồn kho, ảnh hưởng đến quyết định đặt hàng và hoạt động sản xuất kinh doanh.

2.3 Tốn kém chi phí lưu kho, vận chuyển

Chi phí lưu kho và vận chuyển là một gánh nặng không nhỏ trong quản lý kho hàng. Chi phí thuê mặt bằng, bảo trì cơ sở vật chất, điện nước, nhân công, và trang thiết bị đều góp phần làm tăng chi phí lưu kho. 

Bên cạnh đó, chi phí vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến kho, và từ kho đến khách hàng cũng chiếm một phần đáng kể trong tổng chi phí.

>>>Xem thêm: Chi phí lưu kho và 5 cách tối ưu hiệu quả nhất

2.4 Khó khăn trong tìm kiếm và truy xuất thông tin hàng hóa

Việc tìm kiếm và truy xuất thông tin hàng hóa trong kho đôi khi trở thành một thử thách lớn, đặc biệt khi kho hàng có quy mô lớn và chứa nhiều mặt hàng đa dạng. Thông tin không được cập nhật kịp thời, thiếu chính xác hoặc khó tra cứu có thể dẫn đến nhầm lẫn, mất thời gian và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.

Vậy làm sao để doanh nghiệp có thể vượt qua các thách thức trên, hãy cùng tìm hiểu trong phần tiếp theo nhé.

3. Kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả

Để giải quyết những thách thức đã nêu và nâng cao hiệu quả hoạt động, dưới đây là những kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả đã được đúc kết và áp dụng thành công:

3.1 Sắp xếp và bố trí kho hàng khoa học

Cách quản lý kho hiệu quả đầu tiên có thể kể đến đó là sắp xếp và bố trí kho hàng một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tìm kiếm và lấy hàng.

Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp chưa chú trọng đến việc bố trí không gian kho, dẫn đến lãng phí thời gian tìm kiếm và gây căng thẳng không đáng có cho cả quản lý và nhân viên.

Để giải quyết vấn đề này, quản lý kho và chủ doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm đến:

– Sắp xếp theo mức độ liên quan và tìm kiếm: Các sản phẩm, mặt hàng trong kho nên được sắp xếp theo mức độ liên quan và tần suất tìm kiếm. Những sản phẩm thường xuyên sử dụng nên được đặt ở vị trí dễ tiếp cận bên ngoài, trong khi các mặt hàng ít sử dụng hơn có thể được xếp vào phía trong.

– Thống nhất và phổ biến nguyên tắc: Xây dựng một nguyên tắc sắp xếp kho rõ ràng và phổ biến đến tất cả nhân viên. Điều này giúp mọi người, đặc biệt là những người chưa có nhiều kinh nghiệm, cùng hình thành ý thức tốt và làm việc hiệu quả hơn.

Việc sắp xếp kho hàng khoa học không chỉ tiết kiệm thời gian và công sức mà còn giảm thiểu rủi ro thất lạc, hư hỏng hàng hóa, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp.

>>>Tham khảo ngay:

• 3 Mẫu sơ đồ kho khoa học để quản lý toàn diện cho doanh nghiệp
• Hướng dẫn vẽ sơ đồ kho hàng chỉ với 5 bước đơn giản

3.2 Dán tem nhãn cho sản phẩm trong kho

Dán tem nhãn sản phẩm là một kinh nghiệm quản lý đơn giản nhưng mang lại hiệu quả đáng kể. 

Bởi, hầu hết các doanh nghiệp đều đóng gói sản phẩm vào kiện, hộp để bảo quản, và việc dán nhãn rõ ràng sẽ giúp quá trình tìm kiếm diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn, tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên kho.

Không chỉ vậy, dán nhãn còn hỗ trợ đắc lực cho quá trình kiểm hàng. Bằng cách đối chiếu thông tin trên nhãn với dữ liệu trong hệ thống quản lý, việc kiểm tra số lượng và tình trạng hàng hóa trở nên nhanh chóng và chính xác hơn, giảm thiểu sai sót và thất thoát.

3.3 Kiểm soát thông tin xuất nhập kho chặt chẽ

Sai lệch số lượng hàng hóa là vấn đề thường gặp, khiến nhiều chủ doanh nghiệp “đau đầu”. Nguyên nhân chủ yếu nằm ở khâu xuất nhập hàng, do nhân viên thiếu kinh nghiệm hoặc quy trình ghi chép không chặt chẽ.

Để tránh những sai sót nghiêm trọng này, cần kiểm soát thông tin xuất nhập kho một cách chặt chẽ. Mỗi lần chuyển hàng cần có phiếu ghi nhận rõ ràng. Nhân viên kho phải kiểm tra kỹ số lượng ít nhất hai lần trước khi nhận phiếu và đối chiếu với thông tin trên phiếu.

Ngoài ra, việc thống nhất thời gian chuyển hàng trước khi thực hiện cũng rất cần thiết. Điều này giúp nhân viên kho chuẩn bị sẵn sàng, tránh tình trạng quá tải công việc dẫn đến bỏ sót hoặc ghi chép sai lệch thông tin.

3.4 Kiểm kê kho định kỳ

Kiểm kê kho định kỳ là một hoạt động quan trọng trong quản lý kho hàng. Sau một khoảng thời gian cố định, thường là một tháng, toàn bộ kho nên được kiểm tra lại để đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách, phát hiện và sửa chữa các sai sót.

Việc kiểm kê định kỳ giúp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu tồn kho, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt. Đồng thời, quá trình kiểm kê cũng là cơ hội để rà soát lại toàn bộ hàng hóa, phát hiện các sản phẩm hư hỏng, hết hạn sử dụng hoặc cần được xử lý đặc biệt.

3.5 Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho

Một kinh nghiệm quản lý kho hàng quan trọng khác là đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong suốt quá trình lưu trữ. Điều này không chỉ giúp duy trì chất lượng sản phẩm mà còn giảm thiểu rủi ro hư hỏng, thất thoát, đảm bảo uy tín cho doanh nghiệp.

Để đạt được mục tiêu này, cần tuân thủ nghiêm ngặt hướng dẫn bảo quản của nhà sản xuất về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, cách xếp chồng… Đối với hàng hóa có thời hạn sử dụng ngắn, cần áp dụng nguyên tắc nhập trước xuất trước để tránh tình trạng hàng tồn kho quá hạn, gây lãng phí và thiệt hại kinh tế.

Ngoài ra, việc kiểm tra định kỳ chất lượng hàng hóa cũng rất cần thiết. Bất kỳ dấu hiệu hư hỏng, ẩm mốc, biến dạng nào cũng cần được phát hiện và xử lý kịp thời.

3.6 Tuân thủ nội quy kho hàng

Nội quy kho hàng bao gồm các quy định về an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, bảo quản hàng hóa, quy trình xuất nhập kho, v.v.

Việc tuân thủ nội quy giúp đảm bảo an toàn cho nhân viên, hàng hóa và tài sản của doanh nghiệp. Đồng thời, nó cũng tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, ngăn nắp và hiệu quả. Mọi nhân viên làm việc trong kho, từ quản lý đến nhân viên kho, cần được đào tạo và nhắc nhở thường xuyên về tầm quan trọng của việc tuân thủ nội quy.

Bằng cách thiết lập và thực thi nghiêm túc các nội quy kho hàng, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro tai nạn, hư hỏng hàng hóa và các vấn đề pháp lý không đáng có. Đây là một cách quản lý kho hiệu quả quan trọng để xây dựng một hệ thống quản lý chuyên nghiệp và bền vững.

>>>Xem thêm: 7+ Mẫu nội quy kho hàng đầy đủ nhất cho doanh nghiệp

3.7 Đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên kho

Trong những kinh nghiệm quản lý kho, không thể không kể đến việc đào tạo phát triển đội ngũ nhân viên. Nhân viên kho được trang bị kiến thức và kỹ năng đầy đủ sẽ làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót và nâng cao năng suất lao động.

Chương trình đào tạo nên bao gồm các nội dung như quy trình xuất nhập kho, cách sắp xếp và bảo quản hàng hóa, sử dụng phần mềm quản lý kho, kỹ năng xử lý tình huống khẩn cấp, v.v. Bên cạnh đó, việc tạo cơ hội cho nhân viên tham gia các khóa học nâng cao, hội thảo chuyên ngành cũng giúp họ cập nhật kiến thức mới và phát triển bản thân.

Đồng thời, cần xây dựng một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự trao đổi và hợp tác giữa các thành viên trong đội ngũ. Điều này không chỉ nâng cao tinh thần làm việc mà còn tạo động lực để mỗi cá nhân phát huy hết tiềm năng của mình.

3.8 Sử dụng phần mềm quản lý kho

Với bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc áp dụng công nghệ là một kinh nghiệm quản lý kho không thể bỏ qua. 

Phần mềm quản lý kho giúp tự động hóa nhiều quy trình, từ nhập xuất hàng, kiểm kê, theo dõi tồn kho đến báo cáo phân tích. Điều này giúp giảm thiểu sai sót do con người, tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời cung cấp dữ liệu chính xác để ra quyết định kinh doanh.

Với khả năng theo dõi hàng hóa theo thời gian thực, phần mềm giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ tình hình kho bãi, tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá mức. Bên cạnh đó, các tính năng cảnh báo thông minh còn hỗ trợ quản lý hạn sử dụng, giúp doanh nghiệp luân chuyển hàng hóa hiệu quả, giảm thiểu tổn thất.

Sử dụng phần mềm quản lý kho không chỉ mang lại lợi ích về mặt quản lý mà còn giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, đáp ứng tốt hơn nhu cầu thị trường và phát triển bền vững.

4. Quản lý kho hiệu quả với phần mềm SEEACT-WMS

Nâng cao hiệu quả quản lý kho là mục tiêu hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Với phần mềm SEEACT-WMS, bạn có thể loại bỏ những quy trình thủ công phức tạp, tốn thời gian và thiếu chính xác, thay vào đó là một hệ thống thông minh, nhanh chóng và đáng tin cậy.

Là một phần của hệ thống MES được phát triển bởi Công ty TNHH DACO, SEEACT-WMS mang lại những lợi ích đáng kể:

– Loại bỏ quy trình thủ công: Thay thế quy trình thủ công, phức tạp bằng hệ thống thông minh, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác.

– Quản lý bằng Barcode/QR Code: Áp dụng công nghệ Barcode/ QR Code để quản lý nhập, xuất, tồn, kiểm kê hàng hóa.

– In tem, dán nhãn nhanh chóng: Tạo và in tem, nhãn hàng hóa một cách nhanh chóng, hỗ trợ việc nhận diện và quản lý sản phẩm.

– Quản lý hiệu suất tồn kho: Theo dõi hiệu suất tồn kho theo thời gian thực, tự động đề xuất vị trí hàng mới nhập, tối ưu hóa không gian kho.

– Dữ liệu chính xác, cập nhật: Cung cấp dữ liệu chính xác, cập nhật tức thời, giúp ra quyết định kinh doanh kịp thời và hiệu quả.

– Hoạch định thông minh: Hỗ trợ hoạch định thông qua báo cáo và phân tích được lập tự động trên hệ thống, giúp dự báo nhu cầu và tối ưu hóa tồn kho.

Tóm lại, việc ứng dụng phần mềm SEEACT-WMS là một kinh nghiệm quản lý kho quý báu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý

>>>Khám phá ngay: Cách quản lý kho hiệu quả với SEEACT-WMS

4. Tổng kết

Hiệu quả quản lý kho không chỉ nằm ở việc áp dụng các kỹ thuật, mà còn ở sự kiên trì và linh hoạt thích ứng với những thay đổi của thị trường và doanh nghiệp. 

Hy vọng những kinh nghiệm quản lý kho được chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp bạn xây dựng một hệ thống quản lý kho vững mạnh, tối ưu chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.