Check sheet là gì? Quy trình 5 bước tạo phiếu kiểm tra hiệu quả

Check sheet – công cụ quen thuộc của bất kỳ nhà quản lý chất lượng nào. Nhưng bạn đã thực sự tận dụng hết tiềm năng của nó chưa? Phiếu kiểm tra không chỉ là một công cụ kiểm soát, mà còn là một công cụ cải tiến. Hãy cùng khám phá những cách sáng tạo để biến check sheet trở thành một phần hiệu quả tối ưu trong hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp bạn. 

1. Phiếu kiểm tra check sheet là gì?

Vậy, check sheet là gì? Phiếu kiểm tra chất lượng hay check sheet là một công cụ thống kê cơ bản được sử dụng rộng rãi trong các hệ thống quản lý chất lượng. Công cụ này đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập dữ liệu, phân tích và cải tiến các quá trình sản xuất, dịch vụ.

Thông qua việc ghi lại các thông tin một cách hệ thống, check sheet giúp chúng ta có cái nhìn rõ ràng về tần suất xuất hiện của các lỗi, từ đó xác định nguyên nhân và đưa ra các biện pháp cải tiến phù hợp.

Nói tóm lại, check sheet là một biểu mẫu được thiết kế để thu thập dữ liệu một cách có hệ thống. Nó thường được sử dụng để kiểm tra, theo dõi và ghi lại các thông tin liên quan đến quy trình sản xuất.

Check sheet là một công cụ đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả trong việc quản lý chất lượng. Bằng cách sử dụng check sheet, các doanh nghiệp có thể giảm thiểu lỗi, nâng cao hiệu suất sản xuất và cuối cùng là đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Để doanh nghiệp hiểu rõ hơn check sheet là gì cũng như cân nhắc lựa chọn phiếu kiểm tra, bạn cần nắm rõ được vai trò của biểu đồ này trong sản xuất. 

Check sheet không chỉ là một trong 7 công cụ quản lý chất lượng cơ bản mà còn được ứng dụng rộng rãi trong các phương pháp cải tiến tiên tiến như Six Sigma và Lean Manufacturing.

2. Lợi ích của Check sheet là gì trong kiểm soát chất lượng?

Check sheet là một công cụ đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả trong việc quản lý chất lượng. Nó không chỉ giúp doanh nghiệp thu thập dữ liệu một cách hệ thống mà còn cung cấp những thông tin giá trị để đưa ra các quyết định cải tiến sản xuất. Vậy, lợi ích của check sheet là gì?

2.1. Thu thập dữ liệu chính xác vào hệ thống

• Tổ chức thông tin rõ ràng: Check sheet giúp sắp xếp các dữ liệu thu thập được theo một cấu trúc logic, dễ dàng theo dõi và phân tích.
• Nhờ vào việc sử dụng các ô và mục tiêu cụ thể, check sheet giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình ghi chép, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
• Dữ liệu thu thập được từ check sheet mang tính khách quan cao, giúp loại bỏ yếu tố cảm tính và suy đoán.

2.2. Linh hoạt và dễ sử dụng

• Thiết lập tiêu chí linh hoạt: Check sheet có thể được thiết kế để phù hợp với mọi loại quy trình và sản phẩm, giúp doanh nghiệp thu thập đúng những dữ liệu cần thiết.
• Dễ dàng sử dụng: Ngay cả những người không có kiến thức chuyên môn về thống kê cũng có thể dễ dàng sử dụng check sheet.
• Trực quan và dễ hiểu: Check sheet trình bày thông tin một cách trực quan, giúp người dùng dễ dàng nắm bắt và phân tích dữ liệu.

2.3. Phân tích dữ liệu hiệu quả

• Nhận diện nhanh chóng các vấn đề: Bằng cách tổng hợp và phân tích dữ liệu trên check sheet, chúng ta có thể dễ dàng phát hiện ra các vấn đề thường gặp, các xu hướng và các điểm yếu trong quá trình sản xuất.
• Xác định nguyên nhân gốc rễ: Check sheet giúp xác định nguyên nhân gốc rễ gây ra các vấn đề chất lượng, từ đó đưa ra các giải pháp cải tiến hiệu quả.
• Đánh giá hiệu quả của các biện pháp cải tiến: Sau khi thực hiện các biện pháp cải tiến, chúng ta có thể sử dụng check sheet để theo dõi và đánh giá hiệu quả của các biện pháp đó.

2.4. Tích hợp linh hoạt với nhiều công cụ khác

• Check sheet có thể được kết hợp với các công cụ quản lý chất lượng khác như biểu đồ Pareto, biểu đồ xương cá, 5 Why để tạo thành một hệ thống quản lý chất lượng toàn diện.
• Tối ưu hóa quá trình ra quyết định: Dữ liệu thu thập được từ check sheet cung cấp một cơ sở khoa học vững chắc để ra quyết định, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa tài nguyên và nâng cao hiệu quả sản xuất.

2.5. Cải Tiến Quá Trình Sản Xuất

• Giảm thiểu lãng phí: Bằng cách xác định và loại bỏ các hoạt động không tạo ra giá trị, check sheet giúp giảm thiểu lãng phí trong quá trình sản xuất.
• Nâng cao hiệu suất: Việc sử dụng check sheet giúp cải thiện năng suất lao động, giảm thiểu thời gian ngừng máy và tăng năng suất.
• Đảm bảo chất lượng sản phẩm: Check sheet giúp đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, từ đó tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

Tóm lại, bằng cách sử dụng check sheet một cách thường xuyên và có hệ thống, các doanh nghiệp có thể cải thiện đáng kể chất lượng sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất và tăng cường tính cạnh tranh trên thị trường.

| Tìm hiểu thêm: 7 nguyên tắc quản lý chất lượng

3. Các loại phiếu kiểm tra được sử dụng phổ biến

Như vậy, những thông tin ở trên đã mang đến cho bạn những kiến thức hữu ích về lợi ích của check sheet là gì. Có thể thấy rằng, check sheet là một công cụ linh hoạt, có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhiều mục đích kiểm tra khác nhau. Dưới đây là một số loại phiếu kiểm tra  phổ biến được sử dụng trong sản xuất:

3.1. Phiếu kiểm tra phân loại (Classification Check Sheet)

Classification Check Sheet là một công cụ giúp phân loại các vấn đề thành các nhóm khác nhau, từ đó có thể dễ dàng xác định những vấn đề cần ưu tiên giải quyết.

• Mục đích: Phân loại các sự kiện, sản phẩm, lỗi hoặc các vấn đề khác vào các danh mục đã xác định trước.
• Sử dụng:
  • Xác định các loại lỗi thường gặp nhất trong quá trình sản xuất.
  • Phân tích lỗi để đưa ra giải pháp hiệu quả.
  • Đo lường hiệu quả của các giải pháp cải tiến.
• Ví dụ: Ví dụ, trong một công ty ép nhựa, bằng cách phân loại các lỗi như cong vênh, bong bóng, lõm bề mặt, chúng ta dễ dàng nhận thấy lỗi lõm bề mặt và cong vênh đang gây ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực để tìm ra nguyên nhân gốc rễ và đưa ra các giải pháp cải tiến hiệu quả, chẳng hạn như điều chỉnh nhiệt độ máy ép hoặc kiểm tra lại chất lượng nguyên liệu.

Kết quả thu thập từ phiếu kiểm tra cho thấy một mối liên hệ đáng chú ý: lỗi lõm bề mặt và cong vênh chiếm tỷ lệ cao nhất, đồng thời ngày thứ 7 lại là ngày tập trung nhiều loại lỗi khác nhau. Điều này gợi ý rằng có thể tồn tại một nguyên nhân gốc rễ chung, chẳng hạn như việc bảo trì máy móc không thường xuyên vào cuối tuần hoặc sự thiếu tập trung của nhân viên. Việc phân tích sâu hơn sẽ giúp chúng ta xác định chính xác nguyên nhân và đưa ra các biện pháp cải tiến phù hợp.

3.2. Phiếu kiểm tra định vị (Location Check Sheet)

• Mục đích: Được sử dụng để xác định chính xác vị trí xuất hiện của các lỗi, khuyết tật hoặc vấn đề trên một sản phẩm hoặc trong một quá trình sản xuất.
• Sử dụng:
  • Xác định các khu vực có tỷ lệ lỗi cao trong một dây chuyền sản xuất.
  • Phân tích mối liên hệ giữa vị trí của lỗi và các yếu tố khác như thiết bị, nguyên liệu, nhân viên.
• Ví dụ: Giả sử một nhà máy sản xuất linh kiện điện tử muốn xác định vị trí xuất hiện các vết nứt trên sản phẩm. Họ có thể sử dụng phiếu kiểm tra định vị để ghi lại vị trí của các vết nứt trên từng sản phẩm. Sau khi thu thập dữ liệu, nếu phát hiện thấy hầu hết các vết nứt đều xuất hiện ở góc trên bên phải của sản phẩm, điều đó cho thấy có thể có vấn đề trong quá trình hàn hoặc gia cố góc này.

3.3. Phiếu kiểm tra tần suất (Frequency Check Sheet)

• Mục đích: Đếm số lần xảy ra của một sự kiện hoặc lỗi trong một khoảng thời gian nhất định.
• Sử dụng:
  • Theo dõi tần suất xảy ra các sự cố máy móc.
  • Đo lường và đánh giá hiệu suất của công tác bảo trì.
  • Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
• Ví dụ: Từ ví dụ phân tích ở phiếu kiểm tra phân loại, ta có thể có biểu mẫu như sau:

Dữ liệu thu thập được cho thấy rõ ràng, lỗi lõm bề mặt và cong vênh đang gây ảnh hưởng lớn nhất đến chất lượng sản phẩm. Doanh nghiệp cần tập trung nguồn lực để giải quyết ngay hai vấn đề đó.

3.4. Phiếu kiểm tra điểm (Checklist Check Sheet)

• Mục đích: Kiểm tra xem các hoạt động hoặc các bước trong một quy trình đã được thực hiện đầy đủ và chính xác.
• Sử dụng:
  • Đảm bảo rằng tất cả các quy trình sản xuất đều tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra.
  • Kiểm tra chất lượng sản phẩm tại các điểm kiểm soát quan trọng.
• Ví dụ: Một xưởng may có thể sử dụng phiếu kiểm tra kiểm tra điểm để đảm bảo rằng tất cả các đường may trên một sản phẩm đều đạt tiêu chuẩn.

3.5. Phiếu kiểm tra nguyên nhân và hiệu ứng (Cause and Effect Check Sheet)

• Mục đích: Xác định các nguyên nhân tiềm ẩn gây ra một vấn đề cụ thể.
• Sử dụng:
  • Phân tích sâu hơn các vấn đề đã được phát hiện bằng các loại phiếu kiểm tra khác.
  • Đề xuất các giải pháp sáng tạo và hiệu quả để cải thiện quy trình.
• Ví dụ: Một nhà máy sản xuất điện tử có thể sử dụng phiếu kiểm tra nguyên nhân và hiệu ứng để tìm ra nguyên nhân gây ra lỗi trên các thiết bị máy.

4. Doanh nghiệp áp dụng phiếu kiểm tra – check sheet khi nào?

Như bạn đã biết, phiếu kiểm tra (check sheet) là một công cụ linh hoạt và hữu ích trong việc quản lý chất lượng. Nhưng khi nào thì doanh nghiệp nên bắt đầu sử dụng công cụ này? thời điểm sử dụng tốt nhất check sheet là gì?

4.1. Khi cần thu thập dữ liệu về các vấn đề thường gặp

• Vấn đề chất lượng sản phẩm: Khi sản phẩm có những lỗi lặp đi lặp lại như trầy xước, méo mó, sai kích thước…
• Vấn đề trong quy trình sản xuất: Khi có những công đoạn trong quy trình sản xuất thường xuyên bị gián đoạn, lỗi hỏng máy móc, hoặc nhân viên mắc lỗi tương tự.
• Vấn đề về an toàn lao động: Khi xảy ra các tai nạn lao động, sự cố nhỏ lẻ liên quan đến an toàn.

4.2. Khi muốn xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề

• Phân tích nguyên nhân thất bại (Root Cause Analysis): Check sheet giúp xác định các nguyên nhân tiềm ẩn gây ra lỗi, từ đó đưa ra giải pháp khắc phục hiệu quả.
• Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng: Bằng cách thu thập dữ liệu về các yếu tố khác nhau, check sheet giúp chúng ta hiểu rõ hơn về những yếu tố nào đang tác động đến chất lượng sản phẩm.

4.3. Khi cần kiểm soát và cải tiến quy trình

• Check sheet giúp chúng ta đánh giá xem các biện pháp cải tiến đã thực hiện có mang lại hiệu quả như mong đợi hay không.
• Dựa trên dữ liệu thu thập được từ check sheet, chúng ta có thể thiết lập các tiêu chuẩn mới để đảm bảo chất lượng sản phẩm.

Tóm lại, doanh nghiệp nên áp dụng phiếu kiểm tra khi:

• Muốn có một cái nhìn tổng quan về các vấn đề chất lượng.
• Muốn xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
• Muốn cải thiện quy trình sản xuất.
• Muốn tăng cường sự tham gia của nhân viên vào việc cải tiến chất lượng.

5. Quy trình để tạo phiếu kiểm tra – check sheet

Vậy làm thế nào để doanh nghiệp có thể tạo một phiếu kiểm tra check Sheet chuẩn xác và hiệu quả?

5.1. Xác định mục tiêu và phạm vi kiểm tra

• Mục tiêu cụ thể: Bạn muốn kiểm tra gì? Chất lượng sản phẩm, hiệu suất máy móc, hay các lỗi thường gặp trong quá trình sản xuất?
• Phạm vi kiểm tra: Xác định rõ các yếu tố cần kiểm tra, bao gồm các đặc tính, tiêu chuẩn và giới hạn cho phép.
• Đối tượng kiểm tra: Ai sẽ thực hiện việc kiểm tra? Người vận hành máy, kỹ sư chất lượng hay nhân viên kiểm soát chất lượng?

5.2. Thiết kế phiếu kiểm tra

• Chọn dạng biểu mẫu: Có nhiều dạng biểu mẫu Check Sheet, từ đơn giản đến phức tạp, tùy thuộc vào mục tiêu kiểm tra.
• Xác định các tiêu chí kiểm tra: Liệt kê đầy đủ các tiêu chí cần kiểm tra, sắp xếp theo một trình tự logic.
• Sử dụng các ô đánh dấu: Thiết kế các ô đánh dấu (ví dụ: ô vuông, ô tròn) để dễ dàng ghi nhận kết quả kiểm tra.
• Thêm các trường ghi chú: Để lại các trường ghi chú cho những thông tin bổ sung cần thiết.

5.3. Thu thập dữ liệu

• Hướng dẫn người thực hiện: Đảm bảo rằng người thực hiện hiểu rõ cách sử dụng phiếu kiểm tra. Người được giao cần thực hiện kiểm tra theo đúng lịch trình đã định.
• Ghi chép đầy đủ: Ghi chép đầy đủ và chính xác các thông tin vào phiếu kiểm tra.

5.4. Phân tích dữ liệu và đưa ra cải tiến

• Sau khi thu thập và tổng hợp dữ liệu từ các phiếu kiểm tra, doanh nghiệp cần tiến hành phân tích sâu để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề đang tồn tại. 
• Bằng cách sử dụng các công cụ phân tích phù hợp, chúng ta có thể xác định được những yếu tố nào đang gây ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng sản phẩm hoặc hiệu suất công việc. 
• Từ đó, chúng ta sẽ đưa ra những đề xuất cải tiến cụ thể và khả thi, nhằm khắc phục các vấn đề đã phát hiện và nâng cao hiệu quả sản xuất.

6. Những vấn đề cần lưu ý khi sử dụng check sheet là gì?

Để có thể sử dụng phiếu kiểm tra Check Sheet một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:

• Xác định rõ mục tiêu: Trước hết, cần xác định rõ mục đích cụ thể của việc sử dụng Check Sheet để tập trung thu thập đúng loại dữ liệu.
• Thiết kế đơn giản, rõ ràng: Phiếu kiểm tra nên được thiết kế một cách đơn giản, sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu và tránh các thuật ngữ chuyên ngành quá phức tạp, giúp người sử dụng dễ dàng ghi chép và hiểu được thông tin.
• Đào tạo người dùng: Việc đào tạo người sử dụng là vô cùng quan trọng để đảm bảo họ hiểu rõ cách sử dụng Check Sheet và cách ghi chép dữ liệu chính xác, tránh sai sót.
• Thu thập dữ liệu hợp lý: Chỉ thu thập những dữ liệu cần thiết và tránh thu thập quá nhiều dữ liệu không liên quan, giúp quá trình phân tích trở nên hiệu quả hơn.
• Đảm bảo tính chính xác: Cần kiểm tra lại dữ liệu một cách kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy.
• Lưu trữ khoa học: Lưu trữ Check Sheet một cách khoa học giúp dễ dàng truy xuất và sử dụng khi cần thiết, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân tích dữ liệu theo thời gian.
• Kết hợp với các công cụ khác: Sử dụng Check Sheet kết hợp với các công cụ phân tích dữ liệu khác sẽ giúp chúng ta có cái nhìn toàn diện hơn về vấn đề và đưa ra những quyết định chính xác.

Kết luận

Tóm lại, check sheet là một công cụ không thể thiếu trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm. Bằng cách thu thập dữ liệu chi tiết và chính xác, check sheet giúp doanh nghiệp nhanh chóng xác định các vấn đề và đưa ra giải pháp cải tiến hiệu quả. Có thể thấy, bài viết này đã mang đến cho bạn hiểu rõ hơn check sheet là gì cũng như lợi ích của nó.

SEEACT-MES là một hệ thống quản lý sản xuất thực thi hiện đại, khi kết hợp với check sheet (phiếu kiểm tra) sẽ tạo ra một bộ giải pháp vô cùng mạnh mẽ trong việc nâng cao hiệu quả quản lý chất lượng sản xuất. Bởi:

• SEEACT-MES có thể kết nối với các thiết bị cảm biến, máy móc để tự động thu thập dữ liệu kiểm tra từ check sheet.
• Hệ thống sẽ phân tích dữ liệu ngay lập tức, phát hiện các bất thường và gửi cảnh báo đến người phụ trách.
• Các báo cáo về chất lượng sản phẩm, hiệu suất của công nhân, hiệu quả của các công đoạn sản xuất sẽ được tạo ra một cách tự động, giúp lãnh đạo doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và đưa ra quyết định chính xác.

SEEACT-MES là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng check sheet, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất và chất lượng sản phẩm. Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm giải pháp hãy liên hệ đến DACO chúng tôi để được tư vấn miễn phí qua số hotline: 0936.064.289 – Mr. Vũ.