Hướng dẫn quy trình thu mua nguyên vật liệu chuẩn từ A đến Z

Quy trình thu mua nguyên vật liệu hiệu quả là yếu tố then chốt để tối ưu chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm và đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra trơn tru. Từ việc lập kế hoạch, đánh giá nhà cung cấp đến quản lý đơn hàng và kiểm soát chất lượng, mỗi bước đều đóng vai trò quan trọng. 

Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình thu mua, cùng với những mẹo và công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp bạn đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động thu mua nguyên vật liệu về sản xuất. 

1. Quy trình thu mua nguyên vật liệu là gì?

Thu mua nguyên vật liệu là một quá trình quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm việc tìm kiếm, lựa chọn, đàm phán và mua các loại nguyên liệu, vật liệu cần thiết để phục vụ cho quá trình sản xuất hoặc kinh doanh của doanh nghiệp.

Mục tiêu chính của quy trình này là đảm bảo cung cấp đủ số lượng và chất lượng nguyên vật liệu với chi phí hợp lý và đúng thời điểm để đáp ứng nhu cầu sản xuất, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa nguyên vật liệu gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh.

>>>Xem thêm: 

• Nguyên vật liệu là gì? Cách quản lý nguyên vật liệu hiệu quả
• Raw material là gì? Giải đáp chi tiết và dễ hiểu nhất

2. Các bước trong quy trình thu mua nguyên vật liệu

Quy trình thu mua NVL đóng vai trò then chốt trong hoạt động sản xuất và kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào. Một quy trình được tổ chức tốt không chỉ đảm bảo nguồn cung ứng ổn định mà còn giúp tối ưu chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm. 

Dưới đây là các bước cơ bản trong một quy trình thu mua NVL hiệu quả:

Bước 1: Lập kế hoạch thu mua

Đây là bước đầu tiên và cũng là nền tảng quan trọng cho toàn bộ quy trình thu mua NVL. Trong bước này, doanh nghiệp sẽ xác định rõ nhu cầu mua nguyên vật liệu về sản xuất, bao gồm:

– Loại nguyên vật liệu: Cần xác định chính xác loại nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất hoặc kinh doanh, dựa trên yêu cầu kỹ thuật, chất lượng và đặc tính sản phẩm.

– Số lượng: Ước tính số lượng nguyên vật liệu cần thiết dựa trên kế hoạch sản xuất, dự báo nhu cầu thị trường và mức tồn kho hiện tại.

– Thời gian: Xác định thời điểm cần nguyên vật liệu để đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn.

– Ngân sách: Dự trù ngân sách cho việc thu mua nguyên vật liệu, bao gồm chi phí mua hàng, vận chuyển, lưu kho và các chi phí khác.

Ngoài ra, trong bước lập kế hoạch, doanh nghiệp cũng cần xem xét các yếu tố khác như:

– Nhà cung cấp: Nghiên cứu và lựa chọn các nhà cung cấp tiềm năng, đánh giá về năng lực cung ứng, chất lượng sản phẩm, giá cả và uy tín.

– Rủi ro: Đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thu mua như biến động giá cả, thiếu hụt nguồn cung, sự cố vận chuyển…và xây dựng các phương án dự phòng phù hợp.

Bước 2: Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Sau khi đã xác định rõ nhu cầu nguyên vật liệu, bước tiếp theo là đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Cụ thể:

– Tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng: Sử dụng các nguồn thông tin khác nhau như internet, giới thiệu, hội chợ triển lãm,… để tìm kiếm các nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu về loại, số lượng và chất lượng nguyên vật liệu.

– Đánh giá nhà cung cấp: Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá và tiến hành đánh giá các nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí như năng lực sản xuất, chất lượng sản phẩm, giá cả, điều khoản thanh toán, khả năng giao hàng đúng hẹn, uy tín,…

– Lựa chọn nhà cung cấp: So sánh và lựa chọn nhà cung cấp tối ưu nhất, đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của doanh nghiệp và mang lại lợi ích cao nhất.

Bước 3: Thương lượng và ký kết hợp đồng

Trong bước này của quy trình thu mua NVL, hai bên sẽ:

– Thảo luận và thống nhất các điều khoản: Bao gồm giá cả, số lượng, chất lượng, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng, điều khoản bảo hành, trách nhiệm của các bên,…

– Soạn thảo hợp đồng: Dựa trên các thỏa thuận đã đạt được, soạn thảo hợp đồng một cách chi tiết, rõ ràng và đầy đủ.

– Ký kết hợp đồng: Đại diện hai bên tiến hành ký kết hợp đồng, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật.

Hợp đồng là cơ sở pháp lý quan trọng để bảo vệ quyền lợi của cả hai bên trong quá trình thực hiện giao dịch mua bán nguyên vật liệu. Do đó, cần đặc biệt chú ý đến việc đàm phán và soạn thảo hợp đồng một cách cẩn thận, tránh các tranh chấp phát sinh sau này.

Bước 4: Theo dõi và đảm bảo tiến độ giao hàng

Sau khi ký kết hợp đồng, bước tiếp theo là theo dõi và quản lý đơn hàng để đảm bảo việc giao nhận nguyên vật liệu diễn ra đúng tiến độ và chất lượng. Cụ thể, doanh nghiệp cần:

– Theo dõi tiến độ giao hàng: Liên hệ với nhà cung cấp để cập nhật thông tin về tiến độ sản xuất và giao hàng, đảm bảo nguyên vật liệu được giao đúng thời gian cam kết.

– Kiểm tra chất lượng và số lượng: Khi nhận hàng, tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng chất lượng và số lượng nguyên vật liệu để đảm bảo đúng theo yêu cầu trong hợp đồng.

– Xử lý các vấn đề phát sinh: Nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh như giao hàng chậm trễ, thiếu hụt số lượng, không đạt chất lượng,… cần liên hệ ngay với nhà cung cấp để tìm cách giải quyết nhanh chóng và hiệu quả.

– Cập nhật thông tin đơn hàng: Ghi nhận và cập nhật các thông tin liên quan đến đơn hàng như ngày giao hàng, số lượng, chất lượng, tình trạng thanh toán,… vào hệ thống quản lý.

Bước 5: Kiểm soát chất lượng và quản lý tồn kho

Sau khi nguyên vật liệu được tiếp nhận, việc kiểm tra chất lượng là rất quan trọng để đảm bảo chúng đáp ứng các tiêu chuẩn đã đề ra. Bất kỳ nguyên vật liệu nào không đạt yêu cầu cần được trả lại hoặc xử lý theo thỏa thuận với nhà cung cấp.

Tiếp theo, nguyên vật liệu được đưa vào kho và quản lý tồn kho để đảm bảo luôn có đủ nguyên liệu cho sản xuất đồng thời tránh tình trạng dư thừa gây lãng phí. Việc quản lý tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu suất hoạt động.

Bước 6: Xuất hóa đơn và giải ngân

Bộ phận thu mua sẽ đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng và phiếu nhập kho để đảm bảo tính chính xác về số lượng, chủng loại và giá cả.

Sau khi kiểm tra, bộ phận kế toán sẽ tiến hành giải ngân thanh toán cho nhà cung cấp theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng. Việc thanh toán có thể thực hiện bằng nhiều hình thức như chuyển khoản, tiền mặt hoặc các phương thức khác tùy theo thỏa thuận giữa hai bên.

>>>Có thể bạn muốn biết: 5 Bước lập bảng định mức nguyên vật liệu chi tiết A-Z

3. Chiến lược tối ưu quy trình thu mua nguyên vật liệu

Dưới đây là một số chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình thu mua NVL:

3.1 Ưu tiên nguồn cung tại địa phương

Việc ưu tiên lựa chọn các nhà cung cấp nguyên vật liệu tại địa phương mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. 

– Đầu tiên, nó giúp giảm thiểu chi phí vận chuyển và thời gian giao hàng, đảm bảo nguồn cung ổn định và kịp thời. 

– Thứ hai, hợp tác với các nhà cung cấp địa phương giúp xây dựng mối quan hệ bền vững, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin và giải quyết các vấn đề phát sinh.

– Cuối cùng, ưu tiên nguồn cung địa phương còn thể hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế địa phương và tạo việc làm cho người lao động.

3.2 Xây dựng danh sách nhà cung cấp tiềm năng

Xây dựng và duy trì một danh sách các nhà cung cấp tiềm năng là rất quan trọng để đảm bảo sự linh hoạt và khả năng thích ứng của quy trình thu mua nguyên vật liệu về sản xuất. 

Danh sách này cần được cập nhật thường xuyên, bao gồm thông tin chi tiết về năng lực cung ứng, chất lượng sản phẩm, giá cả, điều khoản thanh toán và lịch sử hợp tác của từng nhà cung cấp. 

Việc đa dạng hóa nguồn cung giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất, đồng thời tạo điều kiện để so sánh và lựa chọn nhà cung cấp tối ưu nhất về mọi mặt.

3.3 Tăng lượng hàng tồn kho

Mặc dù việc duy trì hàng tồn kho thấp giúp giảm chi phí lưu trữ, nhưng trong một số trường hợp, tăng lượng hàng tồn kho có thể mang lại lợi ích lớn. 

Khi dự đoán nhu cầu tăng cao hoặc nguồn cung không ổn định, việc dự trữ thêm nguyên vật liệu giúp đảm bảo sản xuất không bị gián đoạn. 

Ngoài ra, mua số lượng lớn có thể giúp doanh nghiệp tận dụng các ưu đãi về giá từ nhà cung cấp, tiết kiệm chi phí đáng kể. Tuy nhiên, cần cân nhắc kỹ giữa lợi ích và chi phí lưu trữ để tìm ra mức tồn kho tối ưu, tránh tình trạng dư thừa gây lãng phí.

3.4 Xây dựng và duy trì mối quan hệ hợp tác với nhà cung cấp

Từ góc độ doanh nghiệp, việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp là một chiến lược quan trọng để tối ưu hóa quy trình thu mua NVL. 

Sự tin tưởng và hợp tác chặt chẽ không chỉ giúp đảm bảo nguồn cung ổn định, chất lượng mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc đàm phán giá cả, điều khoản thanh toán và giải quyết các vấn đề phát sinh. 

Hơn nữa, mối quan hệ tốt còn mở ra cơ hội hợp tác lâu dài, cùng nhau phát triển và chia sẻ lợi ích, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của cả hai bên.

4. Kết luận

Tối ưu hóa quy trình thu mua nguyên vật liệu không chỉ là việc cắt giảm chi phí, mà còn là cách để doanh nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm, đảm bảo nguồn cung ổn định và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Bằng việc áp dụng các bước và mẹo được chia sẻ trong bài viết này, cùng với sự hỗ trợ của công nghệ, doanh nghiệp bạn hoàn toàn có thể xây dựng một quy trình thu mua hiệu quả, góp phần vào sự phát triển bền vững và thành công lâu dài.