TOP 5 Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất

Kiểm soát hàng tồn kho là bài toán nan giải cho doanh nghiệp? Đừng lo, bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ phương pháp kiểm kê hàng tồn kho là gì, tại sao nó lại quan trọng và cách lựa chọn phương pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn. DACO sẽ giới thiệu các phương pháp kiểm kê hàng hóa phổ biến và hiệu quả, giúp bạn tối ưu hóa quy trình quản lý kho hàng, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu suất kinh doanh. Đọc ngay để khám phá bí quyết kiểm soát hàng tồn kho thành công!

1. Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho là gì?

Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho là cách mà doanh nghiệp sử dụng để xác định số lượng và giá trị hàng hóa thực tế có trong kho vào một thời điểm cụ thể. Đây là hoạt động quan trọng để đảm bảo số liệu hàng tồn kho trên sổ sách kế toán khớp với thực tế, từ đó đưa ra những quyết định kinh doanh chính xác.

Thông thường, kiểm kê tồn kho được thực hiện định kỳ, ví dụ như cuối năm tài chính hoặc cuối mỗi quý. Trong quá trình kiểm kê, nhân viên kho sẽ sử dụng các cách kiểm kê hàng tồn kho được quy định trước, kết hợp với các công cụ hỗ trợ như máy quét mã vạch, phần mềm quản lý kho, để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.

Mục tiêu cuối cùng của kiểm kê hàng tồn kho là cung cấp thông tin đáng tin cậy về số lượng, tình trạng hàng hóa, giúp doanh nghiệp phát hiện và xử lý kịp thời các sai lệch, thất thoát, đồng thời tối ưu hóa hoạt động quản lý kho và chuỗi cung ứng.

2. Tầm quan trọng của kiểm kê hàng tồn kho với doanh nghiệp

Kiểm kê, dù thực hiện theo phương pháp kiểm kê hàng tồn kho nào cũng đều đóng vai trò then chốt trong hoạt động của mọi doanh nghiệp. Nó không chỉ đơn thuần là việc đếm số lượng hàng hóa, mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng:

– Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu: Kiểm kê giúp đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách, phát hiện và điều chỉnh kịp thời các sai lệch, thất thoát, đảm bảo thông tin tài chính minh bạch và đáng tin cậy.

– Tối ưu hóa quản lý kho: Qua kiểm kê, doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về tình trạng hàng hóa, từ đó đưa ra quyết định về nhập hàng, xuất hàng, bố trí kho bãi một cách hiệu quả, tránh tình trạng tồn kho quá mức hoặc thiếu hụt hàng.

– Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng: Kiểm soát tốt hàng tồn kho giúp đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác, tạo sự hài lòng và tăng cường lòng tin.

– Hạn chế rủi ro: Kiểm kê định kỳ giúp phát hiện sớm các vấn đề như hàng hư hỏng, hết hạn sử dụng, mất cắp, từ đó có biện pháp xử lý kịp thời, giảm thiểu tổn thất.

Tóm lại, kiểm kê hàng tồn kho là hoạt động không thể thiếu, góp phần quan trọng vào sự thành công và phát triển bền vững của doanh nghiệp.

3. Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phổ biến, hiệu quả

Để đảm bảo tính hiệu quả và chính xác trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương pháp khác nhau, tùy thuộc vào quy mô, loại hình sản phẩm và nguồn lực sẵn có. Dưới đây là một số phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phổ biến và hiệu quả:

3.1 Phương pháp kiểm kê hàng hóa định kỳ

Đây là phương pháp kiểm kê hàng tồn kho theo một lịch trình cụ thể, chẳng hạn như hàng tháng, hàng quý, hàng năm hoặc mỗi cuối kỳ kế toán.

Khi đến thời điểm kiểm kê, toàn bộ hoạt động xuất nhập kho sẽ tạm dừng để nhân viên tiến hành kiểm đếm toàn bộ hàng hóa và đối chiếu với số liệu trên sổ sách.

Cách kiểm kê hàng tồn kho này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có số lượng hàng hóa lớn, giá trị thấp hoặc trung bình, và đa dạng về chủng loại. 

Ưu điểm của kiểm kê định kỳ là tiết kiệm thời gian và công sức, không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh hàng ngày.

Tuy nhiên, kiểm kê định kỳ cũng có những hạn chế nhất định. Do khoảng cách giữa các lần kiểm kê tương đối dài, doanh nghiệp khó nắm bắt kịp thời tình hình hàng hóa thực tế, có thể dẫn đến tồn kho quá mức, sai lệch số liệu, thất thoát hàng hóa hoặc khó phát hiện các vấn đề khác liên quan đến quản lý kho.

>>>Xem chi tiết: Phương pháp kiểm kê kho định kỳ: Chìa khoá cho kho hàng hiệu quả

3.2 Phương pháp kiểm kê hàng hóa ngẫu nhiên

Kiểm kê ngẫu nhiên là phương pháp kiểm tra số lượng và tình trạng hàng hóa một cách ngẫu nhiên, không theo lịch trình định sẵn. 

Thay vì kiểm kê toàn bộ kho hàng, một số lượng nhỏ các mặt hàng sẽ được lựa chọn ngẫu nhiên để kiểm tra. Việc lựa chọn này thường dựa trên các tiêu chí như giá trị, tần suất luân chuyển hoặc mức độ rủi ro của mặt hàng.

Cách kiểm kê hàng tồn kho này giúp đảm bảo tính khách quan và chính xác của quá trình kiểm kê, đồng thời giảm thiểu khả năng can thiệp và gian lận từ các bên liên quan. Bằng cách không báo trước về thời điểm và mặt hàng sẽ kiểm tra, kiểm kê ngẫu nhiên tạo ra sự bất ngờ, khiến nhân viên khó có thể chuẩn bị trước hoặc che giấu sai sót.

Kiểm kê ngẫu nhiên đặc biệt hữu ích trong việc kiểm soát nội bộ, phát hiện các vấn đề tiềm ẩn và đánh giá hiệu quả của quy trình quản lý kho. 

Tuy nhiên, phương pháp này có thể không phù hợp với các doanh nghiệp có số lượng hàng hóa quá lớn hoặc yêu cầu kiểm soát chặt chẽ về từng mặt hàng cụ thể.

3.3 Phương pháp kiểm kê hàng hóa theo nhóm

Đây là phương pháp kiểm kê hàng tồn kho bằng cách phân loại hàng hóa thành các nhóm dựa trên các tiêu chí như chủng loại, giá trị, vị trí lưu trữ hoặc tần suất sử dụng. Sau đó, các nhóm này sẽ được kiểm kê đồng thời bởi nhiều nhân viên hoặc nhóm kiểm kê khác nhau.

Phương pháp này mang lại nhiều lợi ích về mặt hiệu quả và tiết kiệm thời gian so với kiểm kê từng mặt hàng riêng lẻ. Bằng cách phân công nhiệm vụ cho từng nhóm, quá trình kiểm kê có thể hoàn thành nhanh chóng hơn, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có số lượng hàng hóa lớn và đa dạng.

Để áp dụng thành công cách kiểm kê hàng tồn kho này, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về phân loại hàng hóa, đào tạo nhân viên và sử dụng các công cụ hỗ trợ phù hợp.

3.4 Kiểm kê theo quy trình

Kiểm kê theo quy trình là phương pháp kiểm kê hàng hóa tuân thủ một quy trình chi tiết, được thiết lập trước và đảm bảo tính chính xác cao. 

Quy trình này bao gồm các bước cụ thể như: lập kế hoạch, chuẩn bị, thực hiện kiểm đếm, đối chiếu số liệu, phân tích kết quả và báo cáo. Mỗi bước đều có những hướng dẫn và yêu cầu rõ ràng, nhằm hạn chế tối đa sai sót và đảm bảo tính nhất quán trong quá trình kiểm kê.

>>>Xem thêm:  Kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả và quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Phương pháp này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có yêu cầu cao về độ chính xác của dữ liệu hàng tồn kho, hoặc hoạt động trong các ngành nghề đòi hỏi sự kiểm soát chặt chẽ như dược phẩm, thực phẩm, hóa chất. Bằng cách tuân thủ quy trình nghiêm ngặt, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

3.5 Kiểm kê bằng công nghệ

Kiểm kê bằng công nghệ là một phương pháp kiểm kê được thực hiện bằng các công nghệ hiện đại như các phần mềm quản lý hàng tồn kho bằng các thiết bị di động, máy tính, mã vạch, RFID,… 

Phương pháp này mang lại nhiều ưu điểm vượt trội so với các phương pháp truyền thống, đặc biệt là về tốc độ, độ chính xác và khả năng xử lý dữ liệu lớn. Bằng cách loại bỏ các thao tác thủ công và giảm thiểu sai sót do con người, kiểm kê bằng công nghệ giúp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí cho doanh nghiệp.

>>>Xem thêm: Kiểm kê kho bằng mã vạch là gì? Khám phá lợi ích và ứng dụng

Kiểm kê bằng công nghệ là xu hướng tất yếu trong quản lý hàng tồn kho hiện đại, giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và đáp ứng tốt hơn nhu cầu thị trường. Tuy nhiên, để triển khai thành công, doanh nghiệp cần lựa chọn công nghệ phù hợp, đầu tư vào đào tạo và đảm bảo an ninh thông tin.

4. Cách lựa chọn phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phù hợp

Việc lựa chọn phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác của số liệu, mà còn tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí. Để đưa ra quyết định đúng đắn, cần xem xét một số yếu tố quan trọng:

– Loại hình sản phẩm: Hàng hóa có giá trị cao, dễ hư hỏng hoặc có vòng đời ngắn cần được kiểm kê thường xuyên hơn.

– Tần suất nhập xuất hàng: Doanh nghiệp có hoạt động nhập xuất hàng thường xuyên nên áp dụng phương pháp kiểm kê hàng hóa liên tục.

– Nguồn lực: Doanh nghiệp có nguồn lực hạn chế về nhân sự và tài chính nên lựa chọn phương pháp đơn giản, tiết kiệm chi phí.

– Mục tiêu kiểm kê: Tùy vào mục tiêu cụ thể (kiểm soát thất thoát, tối ưu hóa quản lý kho, tuân thủ quy định…), doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp phù hợp.

Tóm lại, không có một cách kiểm kê hàng tồn kho nào là hoàn hảo cho mọi doanh nghiệp. Việc lựa chọn cần dựa trên sự cân nhắc kỹ lưỡng về các yếu tố trên, đồng thời có thể kết hợp nhiều phương pháp để đạt hiệu quả tối ưu.

5. SEEACT-WMS: Giải pháp tối ưu cho quản lý kho và kiểm kê

SEEACT-WMS, một module trong hệ thống MES được phát triển bởi công ty TNHH DACO, không chỉ hỗ trợ quản lý kho toàn diện mà còn cung cấp các giải pháp đột phá cho việc kiểm kê hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động.

– Tự động hóa quy trình kiểm kê: Loại bỏ các thao tác thủ công tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót, thay vào đó là quy trình kiểm kê tự động, nhanh chóng và chính xác.

– Theo dõi hàng hóa theo thời gian thực: Hệ thống cung cấp thông tin cập nhật liên tục về vị trí, số lượng và tình trạng của từng mặt hàng, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho và đưa ra quyết định kịp thời.

– Cảnh báo sớm về tình trạng hàng tồn kho: SEEACT-WMS tự động gửi cảnh báo khi hàng tồn kho đạt đến mức tối thiểu hoặc tối đa, giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa, tối ưu hóa chi phí lưu kho.

– Tích hợp với các công nghệ khác: Hệ thống dễ dàng kết nối với các công nghệ như mã vạch, RFID, giúp tăng tốc độ và độ chính xác của quá trình kiểm kê, đồng thời cung cấp khả năng truy xuất nguồn gốc sản phẩm.

Với những tính năng vượt trội này, SEEACT-WMS không chỉ đơn thuần là một công cụ hỗ trợ kiểm kê mà còn là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản lý kho, tối ưu hóa chi phí và gia tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

>>>Khám phá ngay: Giải pháp quản lý kho thông minh SEEACT-WMS

6. Lời kết

Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn tổng quan và sâu sắc hơn về các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho và có thể áp dụng những kiến thức này vào thực tế quản lý kho hàng của doanh nghiệp mình. Việc lựa chọn và thực hiện đúng phương pháp kiểm kê không chỉ giúp bạn nắm bắt chính xác tình hình hàng hóa, mà còn tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh và đưa doanh nghiệp của bạn tiến xa hơn trên con đường phát triển.