Các quy định và phương pháp quản lý vật tư trong doanh nghiệp

Quản lý vật tư là một hoạt động phức tạp bao gồm nhiều quy định và phương pháp khác nhau. Bài viết này của DACO sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò của quản lý kho vật tư, cũng như những nguyên tắc cơ bản để xây dựng một hệ thống quản lý kho hiệu quả

Quản lý vật tư là gì? Tại sao cần có quy trình quản lý kho vật tư?

Trước khi tìm hiểu sâu về những quy định quản lý kho vật tư và các phương pháp trong quản lý, doanh nghiệp cần nắm rõ khái niệm và tầm quan trọng của việc quản lý vật tư.

Quản lý kho vật tư là gì?

Quản lý vật tư là một hoạt động thiết yếu trong mọi doanh nghiệp. Mục tiêu nhằm đảm bảo nguồn cung cấp nguyên vật liệu, hàng hóa ổn định và hiệu quả cho quá trình sản xuất kinh doanh. Hoạt động này bao gồm:

• Quản lý kế hoạch vật tư. Bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát các nguồn lực vật liệu để đảm bảo sản xuất diễn ra liên tục, hiệu quả và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

• Quản lý mua vật tư. Bao gồm các công việc như: lên kế hoạch nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán giá cả, đặt hàng, kiểm soát chất lượng hàng hóa và theo dõi tình hình giao hàng. Mục tiêu cuối cùng của quản lý vật tư khi mua là tối ưu hóa chi phí. Đồng thời đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.

• Quản lý sử dụng vật tư. Các hoạt động chính trong quản lý sử dụng vật tư bao gồm: lập kế hoạch nhu cầu, kiểm soát tồn kho, theo dõi tiêu thụ, và phân tích hiệu quả sử dụng. Đảm bảo rằng chúng được sử dụng hiệu quả nhất, giảm thiểu lãng phí.

• Quản lý dự trữ vật tư. Quá trình lên kế hoạch, kiểm soát và điều phối lượng hàng hóa, nguyên vật liệu tồn kho để đảm bảo vừa đủ cho quá trình sản xuất hoặc kinh doanh diễn ra liên tục. Đồng thời giảm thiểu tối đa chi phí lưu kho và rủi ro hàng hóa hư hỏng, quá date.

Tại sao cần quy trình quản lý vật tư?

1. Hạn chế sự gián đoạn trong hoạt động kinh doanh, sản xuất

Một quy trình quản lý vật tư hiệu quả giúp đảm bảo nguồn cung cấp nguyên vật liệu luôn ổn định, hạn chế tối đa tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa. Khi mọi thứ được lên kế hoạch và kiểm soát chặt chẽ, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro gián đoạn sản xuất do thiếu nguyên liệu, từ đó nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm.

2. Tạo lợi thế cạnh tranh

Quy trình quản lý vật tư hiệu quả là nền tảng vững chắc giúp doanh nghiệp tạo lợi thế cạnh tranh và thích ứng linh hoạt với biến động của thị trường. Khi quy trình được tối ưu hóa, doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ tồn kho, giảm thiểu tình trạng hàng hóa tồn đọng hoặc thiếu hàng, từ đó tiết kiệm chi phí đáng kể. 

Đặc biệt, trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, một hệ thống quản lý kho thông minh WMS sẽ giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng trước những thay đổi của thị trường, nắm bắt cơ hội và giảm thiểu rủi ro, góp phần gia tăng lợi nhuận và sự bền vững của doanh nghiệp.

3. Quản lý tốt tồn kho

Quy trình quản lý vật tư đóng vai trò cốt lõi trong việc tối ưu hóa quản lý tồn kho, góp phần đáng kể vào sự thành công của doanh nghiệp. Một quy trình rõ ràng và hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ số lượng hàng hóa tồn kho, từ đó giảm thiểu tình trạng hàng tồn quá nhiều gây lãng phí chi phí lưu kho, hoặc thiếu hàng dẫn đến gián đoạn sản xuất, kinh doanh.

Quy trình quản lý kho vật tư trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình quản lý vật tư dưới đây.

Bước 1: Lập yêu cầu vật tư

Tạo yêu cầu vật tư là bước đầu và vô cùng quan trọng trong việc quản lý vật tư. Đây là giai đoạn doanh nghiệp xác định chính xác những gì cần mua, bao nhiêu và khi nào cần.

Các phương pháp lập yêu cầu vật tư phổ biến:

• Lập yêu cầu theo định kỳ
• Lập yêu cầu theo nhu cầu
• Lập yêu cầu theo dự án: 

Bước 2: Tạo kế hoạch mua và quản lý vật tư

Đây là khâu vô cùng quan trọng để đảm bảo nguồn cung ứng ổn định và tối ưu hóa chi phí trong quản lý vật tư. Quá trình này bao gồm việc tiếp nhận dự báo nhu cầu tiêu thụ. Dựa trên kết quả dự báo, doanh nghiệp sẽ tiến hành so sánh và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. 

Tiếp theo, quá trình đàm phán sẽ giúp doanh nghiệp đạt được những thỏa thuận tốt nhất về giá cả và các điều khoản hợp đồng. 

Cuối cùng, việc lập kế hoạch đặt hàng chi tiết và theo dõi quá trình giao hàng sẽ giúp:

• Đảm bảo hàng hóa được cung cấp đúng thời hạn, số lượng và chất lượng
• Góp phần tối ưu hóa chi phí
• Nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Bước 3: Mua và nhập vật tư

Đơn hàng sẽ được lập và gửi đến nhà cung cấp. Đồng thời các điều khoản thanh toán, vận chuyển cũng được thỏa thuận rõ ràng. Khi hàng hóa về đến kho, nhân viên kho sẽ tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng về số lượng, chất lượng. So sánh với đơn hàng và chứng từ đi kèm. 

Quá trình nhập kho bao gồm các hoạt động như :

• Kiểm đếm
• Phân loại
• Lưu trữ hàng hóa vào vị trí đã định sẵn
• Cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý kho

Bước 4: Sắp xếp và lưu trữ vật tư vào kho

Sau khi đã kiểm tra hàng hóa từ nhà cung cấp, nhân viên kho tiến hành lưu trữ hàng vào kho đối với những hàng hóa đạt tiêu chuẩn. Những mặt hàng không đạt khi nghiệm thu thì sẽ để riêng để xử lý sau.

Các yếu tố cần lưu ý khi sắp xếp và quản lý vật tư bao gồm: 

• Xác định vị trí lưu trữ tối ưu dựa trên kích thước, trọng lượng, tính chất hàng hóa và tần suất sử dụng. Áp dụng phương pháp sắp xếp khoa học như FIFO (First In, First Out), FEFO (First Expired, First Out). Đảm bảo hàng hóa được tiêu thụ đúng hạn
• Sử dụng hệ thống Barcode/QRcode rõ ràng để dễ dàng quản lý và truy xuất thông tin

Bước 5: Xuất vật tư cho các bộ phận

Dựa trên các yêu cầu nhập vật tư ban đầu, nhân viên kho tiến hành thực hiện đóng gói và lập phiếu xuất kho. Việc giao nhận vật tư được thực hiện theo đúng quy định. Đảm bảo hàng hóa đến đúng nơi, đúng người và đúng thời hạn. Góp phần duy trì hoạt động sản xuất diễn ra liên tục, ổn định.

Bước 6: Kiểm tra và xử lý vật tư thừa hoặc tồn kho

Để thực hiện bước này, doanh nghiệp cần tiến hành kiểm kê định kỳ, đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên hệ thống, phân loại vật tư thừa theo từng nhóm (hàng có thể sử dụng, hàng cần xử lý, hàng hỏng hóc), và xây dựng kế hoạch xử lý cụ thể. Doanh nghiệp có thể giảm giá bán, chuyển đổi mục đích sử dụng, quyên góp, thanh lý hoặc tiêu hủy.

Đối với các loại hàng không đạt nghiệm thu khi nhập, doanh nghiệp có thể đàm phán với nhà cung cấp để trả hàng hoặc nhận giá tốt cho lần mua sau.

Quy định quản lý kho vật tư nên có trong doanh nghiệp

Để quy trình quản lý vật tư trên được diễn ra trơn chu, không thể thiếu những quy định quản lý kho vật tư. Doanh nghiệp có thể tham khảo những quy định dưới đây.

Quy định về nhập/xuất trong quản lý vật tư

Quy trình nhập/xuất kho là cốt lõi trong việc đảm bảo hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp. Để quản lý vật tư chặt chẽ, các doanh nghiệp thường áp dụng một số quy định sau: 

• Khi nhập kho, hàng hóa phải được kiểm tra kỹ về số lượng, chất lượng và so sánh với chứng từ đi kèm. 
• Khi xuất kho, thủ tục xuất phải được thực hiện đầy đủ, rõ ràng. Có sự phê duyệt của người có thẩm quyền. 
• Chứng từ nhập/xuất cần được lập theo đúng pháp luật và lưu trữ cẩn thận. Giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình tồn kho, đối chiếu với kế toán và phục vụ cho các báo cáo.

Quy định về kiểm kê trong quản lý vật tư

Để quy trình kiểm kê diễn ra chính xác hơn, doanh nghiệp nên áp dụng những quy định về quản lý vật tư như sau:

• Tần suất kiểm kê. Quy định rõ ràng về việc kiểm kê định kỳ hàng năm, quý, tháng hoặc bất kỳ thời điểm nào khác tùy thuộc vào đặc thù của từng loại hàng hóa và quy mô kho.
• Hội đồng kiểm kê. Thành lập hội đồng kiểm kê gồm đại diện các phòng ban liên quan (kế toán, kho, sản xuất…). Đảm bảo tính khách quan và toàn diện của quá trình kiểm kê.
• Phương pháp kiểm kê. Áp dụng các phương pháp kiểm kê phù hợp như kiểm kê toàn bộ, kiểm kê mẫu, kiểm kê đột xuất, kết hợp với việc sử dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả.
• Chứng từ, hồ sơ. Yêu cầu đầy đủ các chứng từ, hồ sơ liên quan đến hàng hóa như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn, để đối chiếu với số liệu thực tế.
• Xử lý chênh lệch. Quy định rõ cách thức xử lý các trường hợp phát sinh chênh lệch giữa số liệu sổ sách và số liệu thực tế. Xác định trách nhiệm của các cá nhân liên quan.

>>Xem thêm: Các phương pháp kiểm kê trong kho

Quy định về sắp xếp, bảo quản hàng hóa trong quản lý vật tư

Việc sắp xếp và bảo quản hàng hóa trong kho một cách khoa học là yếu tố quan trọng để đảm bảo hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Một số quy định khi quản lý vật tư nên tuân thủ bao gồm:

• Sắp xếp theo lô hàng. Các lô hàng cùng loại, cùng ngày sản xuất nên được xếp gần nhau để tiện theo dõi và kiểm soát chất lượng.
• Đảm bảo thông thoáng. Kho hàng cần được thông thoáng. Tránh ẩm mốc, bụi bẩn ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa.
• Sử dụng giá kệ. Nên sử dụng giá kệ phù hợp để tận dụng tối đa không gian kho và bảo quản hàng hóa an toàn.

Những phương pháp quản lý vật tư trong kho

Sử dụng Excel để quản lý kho vật tư

Excel là một công cụ hữu ích và linh hoạt để quản lý kho vật tư. Với các công thức và hàm tính toán đa dạng, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi số lượng hàng hóa nhập xuất, tính toán tồn kho, và tạo các báo cáo chi tiết. Bằng cách thiết lập các bảng tính với các trường thông tin như mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá, ngày nhập xuất, nhà quản lý kho có thể kiểm soát chặt chẽ quá trình vận hành kho.

Một số mẫu file quản lý kho vật tư bằng Excel:

Mẫu file quản lý kho vật tư bằng excel

Mẫu file quản lý kho vật tư bằng excel tiếng anh

Mẫu file quản lý kho vật tư bằng excel – mẫu báo cáo NVL

Sử dụng các phương pháp FIFO, LIFO, FEFO

Việc áp dụng các phương pháp FIFO, LIFO và FEFO trong quản lý vật tư đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động kho. 

• FIFO (First In, First Out) ưu tiên xuất hàng nhập trước, phù hợp với các sản phẩm dễ hư hỏng, có hạn sử dụng. 
• LIFO (Last In, First Out) lại xuất hàng nhập sau, thường áp dụng cho các sản phẩm có giá cả biến động. 
• FEFO (First Expired, First Out) tập trung vào hạn sử dụng, đảm bảo chất lượng hàng hóa ổn định.

Sử dụng hệ thống quản lý kho SEEACT-WMS

SEEACT-WMS, phần mềm quản lý kho do DACO phát triển, đang nổi bật lên trong việc kiểm soát và tối ưu hóa quy trình quản lý kho vật tư hay quản lý kho hàng nói chung. Với những khả năng vượt trội, hệ thống SEEACT-WMS mang đến:

• Kiểm soát thời gian thực. Cung cấp thông tin, dữ liệu chính xác và trực quan về tình trạng kho vật tư, kho nguyên vật liệu,…ngay lập tức. Giúp ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
• Phân tích dữ liệu thông minh. Tạo báo cáo chuyên sâu về hoạt động nhập/xuất/kiểm kê theo lô,… liên tục. Hỗ trợ ban lãnh đạo đánh giá hiệu suất và đề xuất cải tiến kịp thời.
• Quản lý tồn kho tối ưu. Theo dõi chặt chẽ lượng hàng tồn thông qua ứng dụng quét mã QRcode/Barcode. Ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt và gián đoạn sản xuất.
• Kiểm soát luồng hàng hóa. Giám sát chi tiết quá trình nhập xuất. Phân tích theo nhiều tiêu chí, tối ưu hóa quy trình mua bán và phân phối.

Có thể thấy, hệ thống này không chỉ đảm bảo độ chính xác cao mà còn tiết kiệm đáng kể thời gian và nguồn lực, đồng thời mang lại cái nhìn toàn diện và sâu sắc về hoạt động quản lý vật tư. 

SEEACT-WMS đã vượt xa khái niệm đơn thuần về quản lý kho. Đây là một hệ thống toàn diện, linh hoạt và mạnh mẽ, được thiết kế để đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp hiện đại. Với khả năng tích hợp hệ thống ERP/MES, SEEACT-WMS không chỉ nâng cao hiệu suất quản lý kho mà còn thúc đẩy sự phát triển toàn diện của doanh nghiệp trong kỷ nguyên số.

>>Xem thêm: SEEACT-WMS và những dự án thành công

————————————————————-

SEEACT-MES – NO.1 ON MES IN VIETNAM

Địa chỉ: Số 146, Đường Cầu Bươu, Xã Tân Triều, Huyện Thanh Trì, Thành Phố Hà Nội

Hotline: 0359.206.636

Email: seeact@dacovn.com

Website: www.seeact.vn