Backorder là gì? Cách quản lý hiệu quả đơn hàng dự trữ

Trong kinh doanh, việc đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng là yếu tố quyết định thành công. Tuy nhiên, tình trạng đơn hàng dự trữ – Backorder, hàng tồn kho không đủ để đáp ứng đơn hàng là điều không thể tránh khỏi. 

Vì vậy, doanh nghiệp cần hiểu rõ về Backorder là gì và có những giải pháp quản lý phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

Backorder là gì? Nguyên lý hoạt động

Bạn đã bao giờ đặt hàng một sản phẩm nhưng lại nhận được thông báo “hàng sẽ về sau”? Đó chính là khái niệm Backorder trong kinh doanh. 

Vậy ý nghĩa đối với doanh nghiệp và người tiêu dùng của Backorder là gì? Hãy cùng đi sâu vào tìm hiểu để giải đáp những thắc mắc này cùng DACO nhé!

Backorder là gì?

Backorder là thuật ngữ chỉ tình trạng sản phẩm tạm thời hết hàng nhưng vẫn có thể đặt mua trước. Khi khách hàng đặt hàng dự trữ, doanh nghiệp sẽ tiếp nhận đơn và thực hiện sau khi có hàng. 

Vậy lợi ích của Backorder là gì? Phương thức này giúp duy trì doanh số khi thiếu hàng và đảm bảo khách hàng không bỏ lỡ sản phẩm mong muốn. 

Ví dụ về các trường hợp xảy ra Backorder

Backorder trong ngành bán lẻ:

• Khách hàng đặt mua một chiếc điện thoại thông minh mẫu mới nhất nhưng hiện tại cửa hàng đang backorder sản phẩm này.
• Một cửa hàng thời trang nhỏ nhận được đơn hàng đặt may một chiếc váy thiết kế độc đáo nhưng vải để may đang bị backorder.
• Siêu thị lớn đang phải đối mặt với tình trạng backorder đối với một số mặt hàng thực phẩm tươi sống do ảnh hưởng của thời tiết xấu.
• Một cửa hàng sách trực tuyến đang phải backorder một cuốn sách mới phát hành do nhà xuất bản chưa kịp in đủ số lượng.
• Một cửa hàng bán đồ chơi đang phải backorder một số loại đồ chơi hot trend do nhu cầu của khách hàng tăng cao đột biến.

Backorder trong ngành sản xuất:

• Nhà máy sản xuất ô tô đang phải tạm dừng một số dây chuyền do thiếu linh kiện, gây ra tình trạng backorder cho các đơn hàng đã ký.
• Một công ty sản xuất đồ gia dụng nhận được đơn hàng số lượng lớn nhưng lại đang thiếu nguyên liệu để sản xuất, dẫn đến tình trạng backorder.
• Nhà máy sản xuất điện thoại thông minh phải đối mặt với tình trạng backorder chip xử lý do sự khan hiếm toàn cầu.

Backorder trong ngành dược phẩm:

• Nhà thuốc địa phương đang phải backorder một loại thuốc hiếm.
• Một loại vắc xin mới được phê duyệt nhưng đang trong tình trạng backorder do quá trình sản xuất phức tạp và yêu cầu khắt khe.

Backorder trong ngành công nghiệp

• Công ty sản xuất ô tô điện đang phải đối mặt với tình trạng backorder pin do nguồn cung hạn chế.
• Nhà máy sản xuất máy móc công nghiệp đang phải backorder một số loại máy móc bị giao tới muộn.

Nguyên lý hoạt động của Backorder trong kho?

Backorder, hay đơn hàng dự trữ, là một khái niệm quen thuộc trong quản lý kho. Đây là tình trạng đơn hàng của khách hàng không thể được xử lý ngay lập tức do thiếu hàng tồn kho. 

Thay vào đó, đơn hàng dự trữ Backorder này sẽ được hệ thống đặt vào danh sách chờ. Sau đó, nó sẽ được xử lý ngay khi hàng hóa về kho.

Nguyên lý hoạt động của backorder dựa trên việc ưu tiên các đơn hàng theo thứ tự thời gian đặt hàng hoặc các tiêu chí khác như giá trị đơn hàng, khách hàng VIP. Khi hàng hóa mới về kho, hệ thống sẽ tự động so sánh với danh sách các đơn hàng đang chờ. Sau đó tiến hành xử lý theo thứ tự ưu tiên đã định.

Việc quản lý backorder hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải có một hệ thống quản lý kho hàng thông minh. Nó giúp:

• Theo dõi sát sao số lượng hàng tồn kho
• Dự báo nhu cầu và lên kế hoạch sản xuất hoặc nhập hàng kịp thời

Backorder, mặc dù không phải là tình huống lý tưởng. Nhưng lại là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp:

• Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực
• Đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả

Nguyên nhân dẫn đến Backorder là gì?

Vậy nguyên nhân nào mà tình tranh backorder lại xảy xa? Hãy cùng khám phá trong nội dung dưới đây.

Dự báo không chính xác dẫn tới Backorder

Dự báo không chính xác là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng backorder. Khi các dự đoán về nhu cầu thị trường và xu hướng tiêu dùng không sát với thực tế, doanh nghiệp có thể đặt hàng không đủ số lượng cần thiết. Dẫn đến tình trạng thiếu hàng khi có đơn đặt hàng từ khách hàng. 

Nguyên nhân của việc dự báo sai lệch có thể đến từ nhiều yếu tố như:

• Dữ liệu lịch sử không đầy đủ hoặc không chính xác
• Phương pháp phân tích không phù hợp
• Không tính đến các biến số quan trọng như xu hướng thị trường mới
• Thay đổi hành vi người tiêu dùng,…

Nhu cầu đặt hàng tăng đột ngột dẫn tới Backorder

Backorder thường xuất hiện khi nhu cầu đặt hàng tăng đột ngột. Và sẽ vượt quá khả năng đáp ứng của doanh nghiệp. Hiện tượng này có thể do nhiều nguyên nhân như:

• Chiến dịch marketing thành công bất ngờ
• Sản phẩm được đề cập trên mạng xã hội,…

Chuỗi cung ứng gặp sự cố dẫn tới Backorder

Backorder thường xuất phát từ nhiều nguyên nhân phức tạp trong chuỗi cung ứng như:

• Chậm trễ sản xuất do thiếu nguyên liệu hoặc sự cố kỹ thuật
• Vận chuyển gặp trở ngại như tắc nghẽn cảng, thiên tai
• Đình công làm gián đoạn luồng hàng.

Vấn đề kỹ thuật dẫn tới Backorder

Sự cố về máy móc thiết bị cũng là một nguyên nhân phổ biến dẫn đến đơn hàng dự trữ. Khi máy móc bị hỏng hóc hoặc bảo trì không đúng cách, quá trình sản xuất sẽ bị gián đoạn. Qua đó gây ra thiếu hụt nguồn cung.

Quản lý kho không khoa học dẫn tới Backorder

Quản lý kho không khoa học là một trong những nguyên nhân chính gây ra tình trạng backorder:

• Quản lý tồn kho kém hiệu quả: Thiếu hệ thống quản lý tồn kho hiện đại, không cập nhật thường xuyên thông tin về số lượng hàng hóa, vị trí lưu trữ khiến việc kiểm soát tồn kho trở nên khó khăn. Điều này dễ dẫn đến tình trạng hàng hóa bị thất lạc, hư hỏng hoặc quá hạn sử dụng. Làm giảm khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
• Thiếu hệ thống cảnh báo: Không có hệ thống cảnh báo khi tồn kho sắp hết hoặc khi có đơn hàng vượt quá khả năng đáp ứng của kho khiến việc điều chỉnh sản xuất hoặc nhập hàng mới không kịp thời.

>>Xem thêm: Quản lý kho là gì?

Backorder tác động đến doanh nghiệp như thế nào?

Tác động ngắn hạn của Backorder

Trước hết, trong thời gian ngắn, Backorder có thể tác động xấu đến doanh nghiệp như sau: 

• Làm giảm sự hài lòng của khách hàng. Dẫn đến mất lòng tin và khả năng khách hàng chuyển sang đối thủ cạnh tranh. 
• Làm gián đoạn dòng tiền của doanh nghiệp. Ảnh hưởng đến khả năng thanh toán các khoản nợ và đầu tư vào các hoạt động khác. 
• Gây thêm gánh nặng cho bộ phận bán hàng và dịch vụ khách hàng. Làm giảm hiệu quả hoạt động chung của doanh nghiệp.

Tác động dài hạn của Backorder

Về lâu dài, Backorder để lại những hậu quả khó khắc phục:

• Đơn hàng dự trữ làm tổn hại đến hình ảnh thương hiệu. Khiến khách hàng đánh giá thấp về khả năng cung ứng sản phẩm của doanh nghiệp. 
• Backorder đặc biệt quan trọng trong thị trường cạnh tranh cao, nơi mà uy tín là yếu tố quyết định sự thành bại. 
• Giảm doanh số bán hàng và lợi nhuận của doanh nghiệp. Ảnh hưởng đến khả năng phát triển và mở rộng quy mô kinh doanh. 

Để duy trì sự cạnh tranh, doanh nghiệp cần có những giải pháp hiệu quả nhằm giảm thiểu tình trạng Backorder và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

Làm thế nào để tránh Backorder?

Backorder không chỉ gây ảnh hưởng đến doanh thu mà còn làm giảm sự hài lòng của khách hàng. Vậy làm thế nào để ngăn chặn tình trạng này?

Nâng cao quy trình quản lý tồn kho để hạn chế Backorder

Quản lý tồn kho hiệu quả là chìa khóa để tránh Backorder. Doanh nghiệp cần áp dụng các công cụ và phương pháp quản lý tồn kho hiện đại như hệ thống quản lý kho WMS. 

Bên cạnh đó, việc xây dựng mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp, đảm bảo nguồn cung ổn định và linh hoạt cũng rất quan trọng vì khi có backorder, nhà cung cấp sẽ cố gắng đáp ứng cho doanh nghiệp có mối quan hệ tốt. 

Doanh nghiệp cũng nên tạo kế hoạch quản lý kho để tránh Backorder dựa trên quy mô của mình. Ví dụ đối với doanh nghiệp sản xuất:

• Cần chú trọng đến việc quản lý nguyên vật liệu, linh kiện và sản phẩm thành phẩm, đồng thời đảm bảo sự cân bằng giữa sản xuất và tiêu thụ để tránh Backorder.
• Đảm bảo nguyên vật liệu được giao để sản xuất theo kế hoạch, tránh Backorder.

Theo dõi hàng hóa theo thời gian thực để tránh Backorder

Theo dõi hàng hóa theo thời gian thực là một giải pháp tối ưu. Bằng việc nắm bắt chính xác số lượng hàng tồn kho, vị trí và tình trạng hàng hóa tại mọi thời điểm, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch sản xuất và nhập hàng một cách hiệu quả. 

Khi thông tin về hàng hóa thực tế được cập nhật liên tục và chính xác, việc dự báo nhu cầu trở nên chính xác hơn, giảm thiểu rủi ro thiếu hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kịp thời điều chỉnh kế hoạch và đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Tránh gây ra sự thất vọng và mất khách hàng. 

Duy trì mức dự trữ an toàn để hạn chế Backorder

Khi mức dự trữ được quản lý hiệu quả, doanh nghiệp có thể đáp ứng nhanh chóng các đơn hàng của khách hàng, giảm thiểu rủi ro có Backorder..

Tích hợp các hệ thống khác trong doanh nghiệp

Việc tích hợp các hệ thống khác nhau như MES và ERP mang lại hiệu quả đáng kể trong việc tránh Backorder. Khi các hệ thống này được kết nối và chia sẻ dữ liệu một cách đồng bộ, chúng ta có thể có cái nhìn toàn diện và chính xác về lượng hàng tồn kho, đơn hàng đang xử lý và dự báo nhu cầu. 

Quản lý Backorder cùng SEEACT-WMS

Hiểu được nỗi lo về Backorder của các doanh nghiệp, DACO đã nghiên cứu và triển khai hệ thống quản lý kho SEEACT-WMS để kiểm soát kho toàn diện và hiệu quả. 

Với sự phát triển đội ngũ kỹ sư và chuyên gia hơn 15 năm kinh nghiệm, SEEACT-WMS có những ưu điểm vượt trội sau:

• Cảnh báo sớm về tình trạng thiếu hàng: Hệ thống sẽ gửi cảnh báo đến nhà quản lý khi lượng hàng tồn kho của một sản phẩm nào đó giảm xuống dưới mức tối thiểu, giúp chủ động phòng ngừa tình trạng Backorder.
• Theo dõi đơn hàng tại thời gian thực: Nhờ hệ thống Barcode/Qr Code tự động, SEEACT-WMS có thể kiểm soát tuyệt đối hàng hóa trong kho, tránh tình trạng thất thoát hàng hóa, dẫn đến backorder.
• Phân loại và ưu tiên đơn hàng Backorder: SEEACT-WMS cho phép nhà quản lý phân loại đơn hàng dự trữ theo nhiều tiêu chí khác nhau như khách hàng, sản phẩm, thời gian đặt hàng, giúp dễ dàng ưu tiên xử lý các đơn hàng quan trọng.

>>Xem thêm: SEEACT-WMS và những dự án 

————————————————————-

SEEACT-MES – NO.1 ON MES IN VIETNAM

Địa chỉ: Số 146, Đường Cầu Bươu, Xã Tân Triều, Huyện Thanh Trì, Thành Phố Hà Nội

Hotline: 0359.206.636

Email: seeact@dacovn.com

Website: www.seeact.vn