Ưu và nhược điểm của quản lý kho bằng Excel

Excel không chỉ là công cụ văn phòng phổ biến mà còn thường được sử dụng để quản lý kho. Tuy nhiên, liệu đây có phải lựa chọn tối ưu? Bài viết dưới đây của DACO sẽ phân tích ưu, nhược điểm của việc quản lý kho bằng Excel.

Quản lý kho bằng Excel

Để hiểu rõ về quản lý kho bằng Excel, trước hết nhà quản lý kho cần nắm được các khái niệm. Đoạn văn dưới đây sẽ giải thích quản lý kho là gì, quản lý kho bằng file Excel là gì và các bước tạo file quản lý. 

Quản lý kho là gì?

Quản lý kho là một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng, tập trung vào việc kiểm soát và tối ưu hóa việc lưu trữ, di chuyển hàng hóa trong kho. Nó bao gồm các hoạt động như nhập kho, xuất kho, sắp xếp hàng hóa và kiểm kê. Mục tiêu chính là đảm bảo hàng hóa được bảo quản an toàn, dễ dàng tìm kiếm và sẵn sàng cho việc vận chuyển. 

Trong thời đại số hóa, các công nghệ như hệ thống quản lý kho WMS và mã Barcode/QRcode đang được áp dụng rộng rãi, giúp tự động hóa quy trình và tăng độ chính xác trong quản lý kho.

>>Xem thêm: Ứng dụng Barcode/QRcode trong quản lý kho hàng

Quản lý kho bằng Excel là gì?

Quản lý kho bằng Excel là phương pháp sử dụng phần mềm bảng tính Microsoft Excel để theo dõi và kiểm soát hàng hóa trong kho. Cách làm này giúp doanh nghiệp ghi chép chính xác số lượng, vị trí và thông tin chi tiết của từng mặt hàng. 

Quản lý kho bằng Excel cho phép tạo các bảng dữ liệu có cấu trúc, tính toán tự động và tạo báo cáo nhanh chóng. Người quản lý có thể dễ dàng cập nhật khi hàng nhập, xuất, theo dõi hàng tồn kho và đặt hàng kịp thời khi quản lý xuất nhập tồn bằng excel. Tuy nhiên, để hiệu quả, người dùng cần có kỹ năng sử dụng Excel thành thạo và xây dựng hệ thống phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.

Các bước tạo file quản lý kho bằng Excel

Bước 1: 

• Tạo file mẫu quản lý kho mới trên Excel và tạo các sheet liên quan như: TỔNG QUAN, DANH MỤC HÀNG, NHẬP, XUẤT, KIỂM KÊ, BÁO CÁO.,,,
• Tạo các cột trong từng sheet gồm: Mã hàng hóa, tên hàng hóa, số lượng tồn kho, đơn vị tính, giá nhập, giá bán, ngày nhập, ngày xuất, thông tin nhà cung cấp (nếu cần),… tùy theo tính chất từng sheet.

Bước 2: Nhập dữ liệu vào các hàng và cột tương ứng

Bước 3: Cập nhật thông tin và dữ liệu tồn kho khi nhập hàng/xuất hàng/kiểm kê

Bước 4: 

• Tận dụng các công thức và tính năng của Excel để tự động tính toán giá trị tồn kho dựa trên số lượng và giá nhập hàng hóa.
• Thiết lập các bảng thống kê chuyên nghiệp. Hiển thị đầy đủ thông tin về số lượng tồn kho, giá trị tồn kho, tổng giá trị nhập và xuất hàng.
• Dễ dàng theo dõi xu hướng tồn kho, đánh giá hiệu quả hoạt động kho hàng. Đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt

Ưu điểm và nhược điểm của việc quản lý kho bằng Excel

Bên cạnh những ưu điểm, quản lý kho bằng Excel cũng tồn tại một số hạn chế nhất định. Nội dung sau sẽ so sánh ưu và nhược điểm của việc quản lý kho bằng file Excel. Qua đó giúp những nhà quản lý kho đưa ra quyết định phù hợp cho doanh nghiệp.

Những ưu điểm của quản lý kho bằng Excel

Sử dụng miễn phí

Quản lý kho bằng Excel có ưu điểm nổi bật là hoàn toàn miễn phí. Đây là điểm cộng lớn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, giúp tiết kiệm chi phí đáng kể. Excel là phần mềm phổ biến, có sẵn trong hầu hết các máy tính, không cần mua thêm bản quyền. 

Người dùng có thể tận dụng các tính năng sẵn có của Excel để xây dựng hệ thống quản lý kho phù hợp với nhu cầu. Từ việc tạo bảng tính, sử dụng công thức, đến thiết lập báo cáo – tất cả đều có thể thực hiện mà không tốn thêm chi phí. Quản lý xuất nhập tồn bằng Excel miễn phí cho phép doanh nghiệp linh hoạt trong việc điều chỉnh và cải tiến quy trình quản lý kho mà không lo ngại về vấn đề tài chính.

Dễ dàng thao tác, sử dụng

Người dùng không cần kiến thức chuyên sâu về công nghệ thông tin vẫn có thể nhanh chóng làm quen với giao diện quen thuộc của Excel. Các thao tác cơ bản như nhập liệu, sắp xếp, lọc dữ liệu đều đơn giản và trực quan. Excel cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ như các hàm tính toán sẵn có, biểu đồ trực quan, định dạng có điều kiện giúp người dùng dễ dàng quản lý và phân tích thông tin kho hàng. 

Tùy chỉnh linh hoạt

Excel cho phép thiết kế các công thức và hàm tính toán riêng, giúp tự động hóa nhiều quy trình như tính toán tồn kho, dự báo nhu cầu hay phân tích xu hướng. Giao diện có thể được điều chỉnh để hiển thị thông tin quan trọng nhất một cách trực quan. 

Người dùng cũng có thể tạo các lệnh để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, tiết kiệm thời gian và công sức. Khả năng tùy biến này giúp hệ thống quản lý kho bằng Excel luôn đáp ứng được yêu cầu thay đổi của doanh nghiệp, từ quy mô nhỏ đến lớn.

Những nhược điểm của quản lý kho bằng Excel

Sai sót do nhập liệu thủ công

Quản lý kho bằng Excel có nhược điểm lớn là dễ xảy ra sai sót khi nhập liệu thủ công. Người dùng phải tự nhập từng thông tin về hàng hóa, số lượng, giá cả vào các ô Excel, dễ gây nhầm lẫn hoặc bỏ sót. Quá trình này tốn nhiều thời gian và công sức, đặc biệt với kho hàng lớn. Sai sót nhỏ trong nhập liệu có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như tính toán sai số lượng tồn kho, giá trị hàng hóa không chính xác.

Thiếu dữ liệu tại thời gian thực

Quản lý kho bằng Excel tuy phổ biến nhưng có nhược điểm lớn là thiếu dữ liệu thời gian thực. Khi nhập xuất hàng hóa, thông tin cần được cập nhật thủ công vào file Excel. Quản lý xuất nhập tồn bằng excel miễn phí dẫn đến sự chậm trễ trong việc cập nhật số liệu tồn kho chính xác. Hệ quả là các quyết định về đặt hàng, sản xuất hay bán hàng có thể dựa trên dữ liệu lỗi thời. 

Không có khả năng tự phân tích và báo cáo

Excel yêu cầu người dùng phải tự tạo công thức, biểu đồ và bảng tính phức tạp để có được thông tin cần thiết. Việc này tốn thời gian, dễ sai sót và không linh hoạt. Khi cần báo cáo mới hoặc phân tích sâu hơn, người quản lý phải làm lại từ đầu.

Khó kiểm soát hàng hóa

Dữ liệu trong Excel thường bị phân tán và không đồng bộ giữa các file, dễ gây nhầm lẫn. Theo dõi số lượng tồn kho thời gian thực là bất khả thi. Việc cập nhật thủ công khi quản lý xuất nhập tồn bằng excel dễ dẫn đến sai sót. Khi nhiều người cùng truy cập, xung đột dữ liệu có thể xảy ra. Từ đó làm giảm độ chính xác trong kiểm kê và quyết định nhập xuất hàng.

Lưu ý khi quản lý kho bằng file Excel

Quản lý kho bằng file Excel cũng sẽ tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không sử dụng đúng cách. Dưới đây là vài lưu ý khi quản lý xuất nhập tồn bằng excel miễn phí cho doanh nghiệp.

Thiết kế file quản lý xuất nhập tồn bằng excel phù hợp với kho hàng

Khi quản lý kho bằng Excel, cần thiết kế file phù hợp với quy mô và đặc thù của cửa hàng như sau: 

• Hãy tạo các sheet riêng cho nhập hàng, xuất hàng và tồn kho. 
• Sử dụng mã sản phẩm độc nhất để dễ dàng tra cứu. 
• Thiết lập công thức tự động tính toán số lượng tồn và giá trị hàng hóa phù hợp với kho hàng. 
• Đặt cảnh báo khi hàng sắp hết. 
• Cập nhật dữ liệu thường xuyên và kiểm tra đối chiếu với thực tế để đảm bảo chính xác. 
• Lưu ý bảo mật thông tin và sao lưu file định kỳ. 

Với những điều này, doanh nghiệp sẽ có một hệ thống quản lý kho hiệu quả và phù hợp với nhu cầu của mình.

Những hàm công thức nên nhớ

Khi quản lý kho bằng Excel, cần chú ý đến tính chính xác và nhất quán của dữ liệu. Nhân viên nhập liệu vào Excel nên thống nhất và thuộc những hàm cơ bản sau:

• SUM dùng để tính tổng, công thức là =SUM(số1, số2,…)
• COUNT để đếm số lượng ô không trống, công thức là =COUNT(dãy ô). 
• IF để kiểm tra điều kiện, công thức là =IF(điều kiện, giá trị đúng, giá trị sai). 
• MAX để tìm giá trị lớn nhất trong dãy, công thức là=MAX(dãy số). 
• MIN để tìm giá trị nhỏ nhất, công thức là =MIN(dãy số). 
• VLOOKUP để tra cứu dữ liệu, công thức là =VLOOKUP(giá trị cần tìm, bảng tra cứu, cột chứa kết quả, 0).

Lưu ý khác

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên tham khảo những tips sau:

• Chú ý nhập liệu cẩn thận và hạn chế tránh các lỗi kiểm kê Excel
• Cập nhật ngay lập tức mỗi khi có thay đổi về thông tin
• Sử dụng các tính năng bảo mật của Excel
• Tích hợp sử dụng Barcode để cập nhật thông tin kho hàng kịp thời
• Training cho nhân viên cách khắc phục các lỗi cơ bản trên Excel
• Sử dụng Google Sheet của Google Drive để tránh mất dữ liệu

Quản lý kho toàn diện bằng hệ thống quản lý kho SEEACT-WMS

Vì là công cụ miễn phí nên Excel tồn tại rất nhiều hạn chế như trên. Mỗi lần cần báo các hay tổng hợp thông tin, người dùng cần tổng hợp từ nhiều sheet. Việc này tốn rất nhiều thời gian và dễ sai sót về số liệu. 

Hiểu được nhu cầu của các doanh nghiệp muốn hướng đến chuyển đổi số 4.0 toàn diện và linh hoạt, DACO đã triển khai hệ thống quản lý kho SEEACT-WMS. Khác với file Excel cơ bản, hệ thống SEEACT-WMS có những ưu điểm vượt trội như:

• Hàng hóa được định dạng bởi mã Barcode riêng. Tích hợp đầy đủ các thông tin từ tên hàng hóa, số lô, xuất xứ,.. Đến ngày nhập hàng vị trí trên kệ hàng,.. Doanh nghiệp sẽ không cần lo lắng về việc nhầm lẫn thông tin hàng hóa trong kho
• Phần mềm quét mã Barcode tự động sẽ luôn cập nhật thông tin và dữ liệu lên hệ thống tại thời gian thực. Các nhà quản lý sẽ luôn kiểm soát được hàng hóa cũng như các hoạt động đang diễn ra trong kho. Từ đó đưa ra quyết định đúng đắn kịp thời.

Với những ưu điểm vượt trội so với quản lý kho bằng Excel , SEEACT-WMS là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu quả quản lý kho, vừa tiết kiệm chi phí vừa nâng cao lợi nhuận.

>>Xem thêm: Những thành công tiêu biểu của SEEACT-WMS

Liên hệ ngay hotline: 0936.064.289 – Mr.Vũ để được tư vấn!