7+ Mẫu nội quy kho hàng đầy đủ nhất cho doanh nghiệp

Kho hàng là yếu tố không thể thiếu trong chuỗi cung ứng của bất kỳ doanh nghiệp nào. Để đảm bảo hoạt động kho trơn tru, hiệu quả và an toàn, việc thiết lập và thực thi nghiêm túc những nội quy trong kho là vô cùng cần thiết. 

Vậy nội quy kho hàng là gì và tầm quan trọng của nó ra sao? DACO sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết về vấn đề này, đồng thời chia sẻ một số mẫu nội quy nhà kho tham khảo để bạn áp dụng cho doanh nghiệp của mình.

Nội quy kho hàng là gì?

Nội quy kho hàng là một bộ quy tắc và hướng dẫn chi tiết được thiết lập để quản lý hoạt động và đảm bảo an toàn trong kho. Đây là tài liệu quan trọng quy định cách thức làm việc, ứng xử và các biện pháp an toàn mà nhân viên và khách tham quan phải tuân thủ khi ở trong kho. Nội quy bao gồm các quy định về bảo quản hàng hóa, quy trình xuất nhập kho, an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, và các hướng dẫn sử dụng thiết bị. 

Mục đích chính của nội quy là tạo ra môi trường làm việc an toàn, hiệu quả, đồng thời bảo vệ tài sản và hàng hóa trong kho. Việc tuân thủ nghiêm ngặt nội quy kho hàng giúp giảm thiểu rủi ro tai nạn, nâng cao năng suất và đảm bảo hoạt động kho diễn ra trơn tru.

Thống kê cho thấy, việc áp dụng nội quy kho hàng có thể giúp giảm tới 78% số vụ tai nạn lao động và tăng năng suất lên 25%. Đáng chú ý, 92% doanh nghiệp có áp dụng nội quy kho nghiêm ngặt đã báo cáo cải thiện đáng kể trong việc quản lý hàng tồn kho, với thời gian tìm kiếm hàng hóa giảm trung bình 35%. 

Có thể nói rằng nội quy kho hàng không chỉ là công cụ quản lý mà còn là kim chỉ nam giúp nhân viên thực hiện công việc một cách chuyên nghiệp, góp phần tạo nên một môi trường làm việc an toàn và hiệu quả cho tất cả mọi người trong kho hàng.

Vì sao doanh nghiệp cần có nội quy kho hàng?

Kho hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nơi đây lưu trữ hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm, đóng góp vào việc vận hành trơn tru quy trình sản xuất và phân phối. Để đảm bảo an toàn, hiệu quả và chuyên nghiệp cho hoạt động kho, việc xây dựng và áp dụng nội quy kho hàng là vô cùng cần thiết. Dưới đây là những lý do chính cho sự thiết yếu của nội quy trong kho.

Đảm bảo an toàn lao động

Trong môi trường kho hàng, nơi hàng hóa và con người luôn trong trạng thái di chuyển, việc đảm bảo an toàn lao động là một ưu tiên hàng đầu. Nội quy kho hàng đóng vai trò then chốt trong việc thiết lập một hệ thống quy tắc và hướng dẫn cụ thể, giúp nhân viên nhận thức rõ về các nguy cơ tiềm ẩn và biết cách phòng tránh. 

Tăng năng suất và giảm các rủi ro

Lý do thứ hai cho doanh nghiệp cần có nội quy kho hàng là vì đây là yếu tố then chốt để tối ưu hóa hoạt động và giảm thiểu rủi ro trong quản lý kho. Một bộ quy tắc rõ ràng giúp nhân viên hiểu rõ trách nhiệm, quy trình làm việc và các tiêu chuẩn an toàn cần tuân thủ. Điều này không chỉ nâng cao hiệu suất mà còn tạo ra một môi trường làm việc có tổ chức, giảm thiểu sai sót và tai nạn. 

Nội quy kho hàng còn đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ hàng hóa, kiểm soát chất lượng và duy trì trật tự trong kho. Khi mọi người đều tuân thủ các quy định chung, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi, đánh giá và cải thiện quy trình vận hành kho, từ đó tăng khả năng cạnh tranh.

Kiểm soát chất lượng hàng hóa, bảo quản hàng hóa

Nội quy kho hàng còn giúp kiểm soát chặt chẽ chất lượng hàng hóa và bảo quản tốt sản phẩm. Khi có quy định rõ ràng, nhân viên sẽ nắm bắt được cách thức xử lý hàng hóa đúng chuẩn, từ khâu nhập kho đến xuất kho, hạn chế tối đa những hư hỏng, thất thoát không đáng có. 

Văn hóa doanh nghiệp

Bên cạnh đó, nội quy kho hàng là nền tảng để tạo nên văn hóa doanh nghiệp đặc trưng trong lĩnh vực quản lý kho. Khi mọi nhân viên tuân thủ các quy định chung, họ không chỉ đảm bảo an toàn và trật tự trong kho, mà còn góp phần tạo nên một không gian làm việc có kỷ luật và tôn trọng lẫn nhau. 

Không chỉ thúc đẩy hiệu suất làm việc, những mẫu nội quy nhà kho còn giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng, qua đó nâng cao uy tín và vị thế trên thị trường. Như vậy, nội quy kho hàng không chỉ mang lại lợi ích về mặt vận hành mà còn góp phần định hình bản sắc riêng của doanh nghiệp trong lĩnh vực logistics.

Tổng hợp 8 mẫu nội quy nhà kho cho doanh nghiệp

Qua những lý do trên, có thể thấy việc xây dựng và áp dụng nội quy kho hàng bài bản đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo an toàn cho hàng hóa, tối ưu hóa quy trình hoạt động và gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Hiểu được tầm quan trọng đó, phần nội dung dưới đây sẽ chia sẻ đến doanh nghiệp tổng hợp mẫu nội quy nhà kho được cập nhật mới nhất năm 2024.

Nội quy kho hàng về tác phong nhân viên

• Trang phục: Nhân viên phải mặc đồng phục đầy đủ, gọn gàng. Quần áo sạch sẽ, lịch sự. Đi giày bảo hộ kín chân để đảm bảo an toàn.
• Thẻ nhân viên: Luôn đeo thẻ nhân viên ở vị trí dễ nhìn khi làm việc trong kho.
• Thái độ làm việc: Luôn có thái độ nghiêm túc, tập trung khi làm việc. Hạn chế sử dụng điện thoại cá nhân trong giờ làm việc, trừ trường hợp khẩn cấp.
• Giao tiếp: Giao tiếp lịch sự, tôn trọng với đồng nghiệp và khách hàng. Không nói tục, chửi thề.
• Thời gian: Đi làm đúng giờ. Nghỉ giải lao đúng giờ quy định.
• Hút thuốc: Chỉ hút thuốc ở khu vực cho phép, tuyệt đối không hút thuốc trong kho.
• Luôn tuân thủ nội quy kho hàng.

Nội quy quy trình xuất/nhập

• Kiểm tra giấy tờ: Trước khi xuất/nhập hàng, nhân viên phải kiểm tra kỹ các giấy tờ liên quan như phiếu xuất/nhập kho, hóa đơn, v.v. Đảm bảo thông tin chính xác và đầy đủ chữ ký phê duyệt.
• Đối chiếu hàng hóa: So sánh hàng hóa thực tế với thông tin trên giấy tờ về số lượng, chủng loại, quy cách. Ghi nhận rõ ràng nếu có sai lệch.
• Quy tắc: Làm theo quy trình xuất/nhập đã được thống nhất trước.
• Sắp xếp hợp lý: Khi nhập kho, bố trí hàng hóa theo nguyên tắc dễ lấy, dễ kiểm kê. Khi xuất kho, tuân thủ nguyên tắc FIFO/FEFO/LIFO.
• Cập nhật hệ thống: Cập nhật thông tin xuất/nhập ngay lập tức vào phần mềm quản lý kho để đảm bảo tính chính xác của số liệu.

>>Xem thêm: Phương pháp quản lý hàng tồn trong kho FIFO và LIFO

Nội quy kho hàng về quy trình kiểm kê

• Lập kế hoạch kiểm kê chi tiết trước mỗi đợt kiểm kê. Xác định rõ thời gian, nhân sự tham gia, phạm vi và mục tiêu kiểm kê.
• Tổ chức họp triển khai kế hoạch, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên tham gia kiểm kê.
• Chuẩn bị đầy đủ công cụ, thiết bị hỗ trợ như máy đếm, cân điện tử, máy quét mã vạch trước ngày kiểm kê.
• Kiểm kê theo đúng quy trình kiểm kê được thống nhất trước.

Nội quy kho hàng về vệ sinh trong kho

• Dọn dẹp hàng ngày: Cuối mỗi ca làm việc, nhân viên phải quét dọn sạch sẽ khu vực làm việc của mình. 
• Vệ sinh định kỳ: Mỗi tuần phải có ít nhất 1 lần tổng vệ sinh toàn bộ kho. Công việc này bao gồm lau chùi kệ hàng, quét dọn các góc khuất, vệ sinh thiết bị.
• Phân loại rác: Phải có thùng rác riêng cho từng loại: rác thải sinh hoạt, rác tái chế, rác nguy hại. Nhân viên phải tuân thủ phân loại rác đúng quy định.
• Khu vực ăn uống: Chỉ được ăn uống tại khu vực quy định. Tuyệt đối không mang thức ăn, đồ uống vào khu vực chứa hàng.
• Vệ sinh cá nhân: Nhân viên phải giữ gìn vệ sinh cá nhân, trang phục sạch sẽ, gọn gàng khi làm việc trong kho.
• Báo cáo kịp thời: Nếu phát hiện bất kỳ vấn đề vệ sinh nào (rò rỉ, đổ vỡ, mùi lạ…), phải báo cáo ngay cho quản lý để xử lý kịp thời.

Nội quy kho hàng về sử dụng, bảo quản tài sản chung

• Mọi nhân viên đều có trách nhiệm giữ gìn và bảo quản tài sản chung. Hãy sử dụng chúng một cách cẩn thận, đúng mục đích.
• Trước khi sử dụng bất kỳ thiết bị nào, phải kiểm tra kỹ tình trạng. Nếu phát hiện hư hỏng, báo ngay cho quản lý.
• Tuyệt đối không tự ý sửa chữa hay điều chỉnh các thiết bị mà không được phép. Việc này có thể gây nguy hiểm và làm hỏng tài sản.
• Sau khi sử dụng, phải vệ sinh và đặt thiết bị về đúng vị trí quy định. 
• Tiết kiệm điện, nước khi sử dụng. Tắt các thiết bị điện khi không cần thiết.
• Nếu làm hỏng hay mất mát tài sản, phải báo cáo ngay và chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định.
• Không được mang tài sản chung ra khỏi kho mà không có sự cho phép của quản lý.

Mẫu nội quy kho hàng đối với người ngoài công ty

• Đăng ký thông tin, xuất trình giấy tờ tùy thân khi vào kho.
• Tuân thủ hướng dẫn của nhân viên kho về khu vực được phép đi lại.
• Không tự ý chạm vào hàng hóa, thiết bị trong kho.
• Tuyệt đối không hút thuốc, quay phim chụp ảnh khi chưa được phép.
• Mặc trang phục phù hợp, gọn gàng. Tránh váy ngắn, dép lê dễ gây tai nạn.

Mẫu nội quy kho hàng về quản lý kho dược

• Chỉ nhân viên được phép vào kho làm việc.
• Giữ gìn vệ sinh, ngăn nắp trong kho.
• Cấm hút thuốc, ăn uống trong kho.

• Với thuốc dễ cháy, có mùi phải để tách riêng, tránh nguồn nhiệt, nguồn điện và mặt hàng khác.
• Sắp xếp thuốc theo nhóm, tránh nhầm lẫn.
• Kiểm tra hạn sử dụng định kỳ, ưu tiên xuất thuốc gần hết hạn.

Mẫu nội quy kho hàng về phòng cháy chữa cháy

Nội quy kho hàng về phòng cháy chữa cháy

• Cấm hút thuốc: Tuyệt đối không được hút thuốc trong khu vực kho. Chỉ được hút thuốc tại khu vực quy định riêng, cách xa kho ít nhất 25m.
• Kiểm soát nguồn lửa: Không mang các vật dụng gây cháy như diêm, bật lửa vào kho. Chỉ sử dụng thiết bị điện được phép.
• Bảo quản hàng hóa: Sắp xếp hàng hóa gọn gàng, không chắn lối đi. Để hàng dễ cháy riêng, cách xa nguồn nhiệt.
• Hệ thống điện: Kiểm tra định kỳ, sửa chữa kịp thời. Tắt hết thiết bị điện khi hết giờ làm.
• Thiết bị chữa cháy: Trang bị đầy đủ bình cứu hỏa, vòi nước. Đặt ở vị trí dễ thấy, dễ lấy.
• Lối thoát hiểm: Đảm bảo thông thoáng, có biển chỉ dẫn rõ ràng.
• Tập huấn nhân viên: Đào tạo kỹ năng sử dụng thiết bị, quy trình thoát hiểm.
• Quy trình ứng phó: Niêm yết quy trình chi tiết khi có cháy, số điện thoại khẩn.
• Trách nhiệm: Phân công rõ người chịu trách nhiệm về PCCC tại kho.

Kết luận

Với những mẫu nội quy nhà kho hoàn chỉnh và được thực thi nghiêm túc như trên, doanh nghiệp sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động, bảo vệ tài sản và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp. Tuy nhiên, bên cạnh những nội quy chặt chẽ, doanh nghiệp cũng rất cần những công cụ khác để quản lý sát sao các hoạt động trong kho và kiểm soát việc thực thi nội quy. 

Hiểu được nhu cầu ấy, DACO đã triển khai hệ thống giải pháp cho nhà kho thông minh SEEACT-WMS. Đây là hệ thống quản lý kho sử dụng công nghệ Barcode để quản lý hàng hóa trong kho theo thời gian thực. Với những tính năng vượt trội, SEEACT-WMS có thể giúp các nhà quản lý kho kiểm soát hoạt động trong kho bên cạnh nội quy kho hàng như sau:

• Theo dõi hàng hóa tại thời gian thực trong kho: Truy xuất hàng hóa dễ dàng. Từ đó có thể kiểm tra xem các lô hàng có được sắp xếp theo đúng nội quy không, các kho hàng có được bảo quản đúng theo quy trình không. 
• Tự động hóa nhập liệu lên phần mềm: Các nhà quản lý có thể quản lý các hoạt động nhập/xuất trong kho, kiểm tra các phiếu xuất/nhập, phiếu kiểm kê có đúng nội quy được đưa ra không.

Nhờ SEEACT-WMS, 

Liên hệ ngay với DACO để được tư vấn miễn phí!
>>Xem thêm: SEEACT-WMS đem lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

————————————————————-

SEEACT-MES – NO.1 ON MES IN VIETNAM

Địa chỉ: Số 146, Đường Cầu Bươu, Xã Tân Triều, Huyện Thanh Trì, Thành Phố Hà Nội

Hotline: 0359.206.636

Email: seeact@dacovn.com

Website: www.seeact.vn