Tồn kho là gì? Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Hàng tồn kho, hay còn gọi là stock hàng, là tài sản thiết yếu cho mọi doanh nghiệp. Để tìm hiểu chi tiết hơn hàng tồn kho là gì hay stock hàng là gì, hãy tham khảo thêm bài viết chuyên sâu dưới đây của DACO.

Hàng tồn kho là gì? Stock hàng là gì?

Hàng tồn kho, còn được gọi là stock hàng, là số lượng sản phẩm, nguyên vật liệu hoặc hàng hóa mà doanh nghiệp đang lưu trữ để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Đây là tài sản ngắn hạn quan trọng. Thể hiện khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng và duy trì hoạt động liên tục của công ty. 

Hàng tồn kho bao gồm nhiều loại như:

• Nguyên liệu thô
• Bán thành phẩm
• Thành phẩm chờ bán
• Hàng đang trong quá trình vận chuyển.

Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp cân bằng giữa chi phí lưu trữ và khả năng đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thị trường. 

Dựa trên chuẩn mực kế toán VAS 02, hàng tồn kho được định nghĩa là các tài sản đáp ứng đủ ba tiêu chí sau:

• Dành để bán hoặc sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh trong thời gian một năm kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán.
• Đang trong quá trình sản xuất hoặc chuyển đổi hình thức để trở thành sản phẩm hoàn thiện.
• Có thể định giá được một cách tin cậy.

Tuy nhiên, dư thừa hàng tồn kho có thể gây lãng phí nguồn lực. Trong khi thiếu hụt có thể dẫn đến mất cơ hội kinh doanh. Do đó, việc tối ưu hóa mức hàng tồn kho là một thách thức quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng của mọi doanh nghiệp.

Phân loại hàng tồn kho

Hàng tồn kho bao gồm nhiều loại khác nhau với đặc điểm và mục đích sử dụng riêng biệt. Dưới đây là các nhóm hàng tồn kho phổ biến:

• Nguyên vật liệu: Là thành phần, vật liệu cơ bản được sử dụng để sản xuất ra sản phẩm hoàn chỉnh. Ví dụ: Gỗ, nhựa, vải, linh kiện điện tử,…
• Bán thành phẩm: Là sản phẩm đã trải qua một hoặc nhiều giai đoạn sản xuất nhưng chưa hoàn thiện hoàn toàn. Ví dụ: Chi tiết máy móc, bộ phận linh kiện, sản phẩm dệt may chưa hoàn thiện,…
• Thành phẩm: Là sản phẩm đã được hoàn thiện toàn bộ, sẵn sàng cung ứng ra thị trường hoặc xuất khẩu. Ví dụ: Điện thoại thông minh, máy tính xách tay, xe máy, quần áo,…
• Hàng hóa nhằm mục đích bán lại: Bao gồm các sản phẩm được trả lại do lỗi sản xuất, đổi trả hàng hóa hoặc thanh lý hợp đồng. Doanh nghiệp có thể sửa chữa, tân trang hoặc bán lại để thu hồi vốn.
• Hàng tồn trong khi vận chuyển: Là hàng hóa đang trong quá trình di chuyển từ nơi sản xuất, kho hàng đến điểm bán hoặc địa điểm tiêu thụ. Ví dụ: Hàng hóa đang trên tàu, xe tải, máy bay,…
• Hàng gửi để bán (tồn kho ký gửi): Là hàng hóa do bên thứ ba (nhà cung cấp, đối tác kinh doanh) gửi đến để doanh nghiệp bán hộ. Doanh nghiệp chỉ chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản và bán hàng. Sau đó chia sẻ lợi nhuận với chủ sở hữu hàng hóa.
• Hàng cung cấp và duy trì hoạt động: Bao gồm các vật tư, dụng cụ thiết yếu phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh và vận hành của doanh nghiệp. Ví dụ: Giấy in, bút viết, dụng cụ vệ sinh, nhiên liệu, dầu nhớt,…

>>Xem thêm: Kho nguyên vật liệu trong sản xuất

Lý do cần quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho đóng vai trò then chốt trong hoạt động kinh doanh hiệu quả của mọi doanh nghiệp. Dưới đây là ba lý do:

Cung ứng kịp thời

Quản lý hiệu quả còn giúp tối ưu hóa chi phí lưu trữ, giảm rủi ro hàng hóa hết hạn hoặc lỗi thời. Đồng thời, nó cho phép doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng các đơn hàng, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và tăng khả năng cạnh tranh. Bên cạnh đó, quản lý tốt hàng tồn kho còn giúp doanh nghiệp có cái nhìn chính xác về tình hình tài chính, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt và kịp thời.

Việc kiểm soát chặt chẽ lượng hàng trong kho giúp doanh nghiệp tối ưu hóa vốn lưu động. Đảm bảo đáp ứng nhu cầu khách hàng kịp thời mà không bị thừa hay thiếu hàng

Dự phòng biến động cung/cầu trên thị trường

Bằng cách theo dõi chặt chẽ lượng hàng trong kho, doanh nghiệp có thể đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách kịp thời, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc mất doanh thu. 

Đồng thời, quản lý tồn kho giúp kiểm soát chi phí lưu trữ và vốn bị ứ đọng. Trong bối cảnh thị trường luôn biến động, việc dự phòng hàng tồn kho hợp lý giúp doanh nghiệp linh hoạt ứng phó với những thay đổi đột ngột về cung cầu. Khi nhu cầu tăng đột biến, doanh nghiệp có thể đáp ứng ngay mà không bị gián đoạn. 

Ngược lại, khi nguồn cung bị ảnh hưởng, lượng hàng dự trữ sẽ giúp duy trì hoạt động kinh doanh. Quản lý tồn kho hiệu quả còn giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất và phân phối. Nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Giảm thiểu các chi phí

Khi quản lý tốt hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể giảm thiểu các chi phí liên quan như  chi phí lưu kho và rủi ro hàng hóa hư hỏng, lỗi thời. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các mặt hàng có thời hạn sử dụng ngắn hoặc dễ bị lạc hậu về công nghệ. Ngoài ra, việc nắm rõ số lượng và chủng loại hàng trong kho còn giúp doanh nghiệp:

• Lập kế hoạch sản xuất, nhập hàng hợp lý
• Tránh tình trạng dư thừa vốn ứ đọng hoặc thiếu hụt hàng hóa khi cần.

Nguyên tắc cân đối hàng tồn kho là gì?

Nếu việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả đóng vai trò then chốt trong thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào thì nguyên tắc cân đối hàng tồn kho là kim chỉ nam giúp doanh nghiệp duy trì lượng hàng hóa phù hợp, đáp ứng nhu cầu thị trường mà không gây lãng phí chi phí lưu kho hay ảnh hưởng đến dòng tiền.

Tránh hàng tồn kho dư thừa 

Tránh hàng tồn kho dư thừa trong stock hàng là gì?

Quản lý hiệu quả hàng tồn kho đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng để tránh dư thừa. Việc dự báo nhu cầu chính xác giúp doanh nghiệp tránh tích trữ quá mức. Kiểm soát chặt chẽ quy trình nhập xuất, theo dõi xu hướng tiêu thụ, và áp dụng hệ thống quản lý kho hiện đại cũng là những biện pháp hiệu quả. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể tối ưu vốn lưu động và giảm chi phí lưu kho.

Tối thiểu hàng hoá tồn kho 

Tối thiểu hàng hoá tồn kho trong stock hàng là gì?

Việc tối thiểu hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả. Áp dụng phương pháp Just-in-Time, doanh nghiệp có thể giảm thiểu lượng hàng dự trữ mà vẫn đáp ứng nhu cầu khách hàng. Chiến lược này giúp giảm chi phí, tăng hiệu quả sử dụng không gian và cải thiện dòng tiền.
>>Xem thêm: Mô hình phương pháp Just-in-Time

Phương pháp kê khai hàng tồn kho là gì?

Căn cứ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC, doanh nghiệp có hai phương pháp kê khai hàng tồn kho chính:

Phương pháp kiểm kê thường xuyên

Phương pháp kê khai thường xuyên là cách quản lý hàng tồn kho liên tục và chi tiết. Mỗi khi có giao dịch nhập xuất, doanh nghiệp cập nhật ngay vào sổ sách kế toán và hệ thống quản lý. Phương pháp này giúp:

• Nắm bắt chính xác số lượng, giá trị hàng hóa tại mọi thời điểm
• Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng về mua hàng hay sản xuất. 

Phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ là cách quản lý hàng tồn kho theo chu kỳ nhất định, thường là cuối tháng hoặc cuối quý. Doanh nghiệp tiến hành đếm đạc, cân đo thực tế số lượng hàng hóa tồn kho. Sau đó đối chiếu với sổ sách để xác định chênh lệch. 

Dù phương pháp này đơn giản, ít tốn kém hơn so với kê khai thường xuyên. Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc có ít mặt hàng nhưng khó nắm bắt được tình hình hàng hóa real-time, khó phát hiện kịp thời các vấn đề như mất mát, hư hỏng.

Có những phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả nào?

Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc kiểm soát hàng tồn kho. Việc thiếu hụt hay dư thừa hàng hóa đều có thể dẫn đến tổn thất về tài chính. Áp dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp bạn tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu chi phí và gia tăng lợi nhuận.

Phương pháp ABC trong stock hàng là gì?

Phương pháp ABC trong quản lý hàng tồn kho là một chiến lược phân loại và ưu tiên hàng hóa dựa trên giá trị và tầm quan trọng của chúng. Theo đó, hàng hóa được chia thành ba nhóm: A, B và C. 

Nhóm A bao gồm khoảng 20% số lượng mặt hàng nhưng chiếm tới 80% giá trị tồn kho, đòi hỏi sự kiểm soát chặt chẽ và thường xuyên. Nhóm B chiếm khoảng 30% số lượng và 15% giá trị, cần được quản lý ở mức độ trung bình. Cuối cùng, nhóm C chiếm 50% số lượng nhưng chỉ 5% giá trị, cho phép áp dụng phương pháp quản lý đơn giản hơn. 

Bằng cách áp dụng phương pháp này, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa nguồn lực. Đồng thời giảm thiểu chi phí lưu kho và tăng hiệu quả quản lý tổng thể.

Phương pháp EOQ

Phương pháp EOQ (Economic Order Quantity) là một công cụ quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Nó giúp xác định số lượng đặt hàng tối ưu. Bằng cách cân bằng chi phí đặt hàng và chi phí lưu trữ, EOQ giúp doanh nghiệp tối thiểu hóa tổng chi phí tồn kho. Công thức EOQ tính toán dựa trên nhu cầu hàng năm, chi phí đặt hàng và chi phí lưu trữ đơn vị. Đảm bảo luôn có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu mà không dư thừa.

Phương pháp Just-in-Time

Phương pháp Just-in-Time (JIT) là một chiến lược quản lý hàng tồn kho tiên tiến, tập trung vào việc cung cấp đúng số lượng sản phẩm, tại đúng thời điểm và địa điểm cần thiết. Mục tiêu chính của JIT là:

• Giảm thiểu hàng tồn kho
• Tối ưu hóa quy trình sản xuất
• Nâng cao hiệu quả vận hành. 

Bằng cách áp dụng JIT, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể chi phí lưu trữ. Hạn chế rủi ro hàng hóa lỗi thời và tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường. Phương pháp này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và đối tác trong chuỗi cung ứng.

Phương pháp FIFO,LIFO

Phương pháp FIFO (First In First Out) trong quản lý hàng tồn kho đảm bảo hàng nhập trước được xuất trước. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro hàng hóa hết hạn, đặc biệt đối với sản phẩm có thời hạn sử dụng ngắn. FIFO cũng giúp duy trì luồng hàng hóa ổn định và phản ánh chính xác giá trị hàng tồn kho.

Phương pháp LIFO (Last In First Out) ưu tiên xuất hàng mới nhập sau cùng. Phương pháp này thích hợp cho các mặt hàng không có hạn sử dụng. LIFO giúp doanh nghiệp đối phó với lạm phát bằng cách sử dụng giá mới nhất. Tuy nhiên có thể dẫn đến tình trạng hàng cũ tồn đọng lâu trong kho.

Kết luận

Quản lý tồn kho là một quá trình đòi hỏi sự kiên trì, tỉ mỉ và không ngừng học hỏi. Doanh nghiệp cần đầu tư thời gian, nguồn lực để xây dựng và hoàn thiện hệ thống quản lý tồn kho hiệu quả. Góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và thúc đẩy sự phát triển bền vững.

Là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp tự động hóa tốt nhất Việt Nam, DACO đã hiểu được nhu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp và triển khai hệ thống giải pháp quản lý kho thông minh SEEACT-WMS.

Với ứng dụng hệ thống Barcode tự động, doanh nghiệp có thể: 

• Nâng cao độ chính xác: Mã barcode giúp tự động hóa việc nhập, xuất, kiểm kê hàng hóa. Giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công. Đảm bảo thông tin hàng tồn kho luôn chính xác và cập nhật theo thời gian thực.
• Tối ưu hóa quy trình
• Kiểm soát chặt chẽ tồn kho
• Tăng khả năng truy xuất nguồn gốc

Liên hệ ngay hotline: 0936.064.289 – Mr.Vũ 

>Xem thêm: Những dự án tiêu biểu của hệ thống SEEACT

————————————————————-

SEEACT-MES – NO.1 ON MES IN VIETNAM

Địa chỉ: Số 146, Đường Cầu Bươu, Xã Tân Triều, Huyện Thanh Trì, Thành Phố Hà Nội

Hotline: 0359.206.636

Email: seeact@dacovn.com

Website: www.seeact.vn