Tìm hiểu quản lý kho bằng mã vạch – Chìa khóa cho sự tối ưu

Trong hoạt động quản lý kho, mã vạch đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nó ược ví như “chìa khóa” mở ra cánh cửa dẫn đến quy trình quản lý chuyên nghiệp và hiệu quả. Vậy mã hàng hóa là gì? Lợi ích của việc ứng dụng mã vạch trong quy trình quản lý kho ra sao? Hãy cùng khám phá về quản lý kho bằng mã vạch trong bài viết này cùng DACO!

Mã vạch là gì? Mã QR là gì? Quản lý kho qua mã vạch/QR Code

Mã QR trong quản lý kho

Mã QR, viết tắt của “Quick Response” (Phản hồi nhanh), là một dạng mã vạch hai chiều. Đây là công cụ lưu trữ thông tin hiệu quả, cho phép mã hóa và truy xuất dữ liệu nhanh chóng thông qua các thiết bị quét như điện thoại thông minh, thường dùng trong các phần mềm quản lý kho bằng mã vạch. 

Mã QR có khả năng chứa nhiều loại dữ liệu khác nhau. Nó bao gồm URL, văn bản, số điện thoại và thậm chí cả thông tin phức tạp hơn. Trong lĩnh vực quản lý kho, mã QR đóng vai trò quan trọng trong việc:

• Theo dõi hàng tồn kho
• Xác định vị trí sản phẩm
• Tối ưu hóa quy trình logistic

Mã QR đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong quản lý kho hiện đại. Với khả năng lưu trữ thông tin đa dạng và độ chính xác cao, mã QR giúp tối ưu hóa quy trình theo dõi và kiểm kê hàng hóa. Việc tích hợp mã QR vào hệ thống quản lý kho cho phép:

• Truy xuất thông tin sản phẩm nhanh chóng
• Giảm thiểu sai sót trong nhập liệu
• Tăng cường khả năng kiểm soát tồn kho theo thời gian thực. 

Đặc biệt, trong các kho lớn với số lượng mặt hàng đa dạng, mã QR hỗ trợ đắc lực trong việc định vị chính xác và nhanh chóng các sản phẩm, góp phần nâng cao hiệu quả vận hành tổng thể của kho. Xu hướng này không chỉ cải thiện năng suất làm việc mà còn tạo nền tảng vững chắc cho việc số hóa toàn diện quy trình quản lý kho.

Mã Barcode trong quản lý kho

Là một công cụ không thể thiếu trong quản lý kho hiện đại, mã vạch (barcode) đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả vận hành. Bằng cách mã hóa thông tin sản phẩm thành các vạch đen trắng hoặc ma trận điểm, quản lý kho bằng barcode cho phép nhận diện và truy xuất dữ liệu nhanh chóng, chính xác thông qua thiết bị quét chuyên dụng. 

Việc ứng dụng mã vạch giúp tối ưu hóa quy trình nhập, xuất, kiểm kê hàng hóa. Đồng thời giảm thiểu sai sót do yếu tố con người. Hệ thống này còn hỗ trợ theo dõi vị trí, số lượng tồn kho theo thời gian thực. Qua đó tạo điều kiện cho việc ra quyết định nhanh chóng và chính xác trong quản lý chuỗi cung ứng. Nhờ tích hợp với phần mềm quản lý kho, phần mềm quản lý kho bằng mã vạch góp phần:

• Tăng cường khả năng kiểm soát,
• Nâng cao năng suất lao động
• Tối ưu hóa chi phí vận hành kho bãi

>>Xem thêm: Khám phá cách quản lý kho thông minh bằng Barcode/QR code.

Lợi ích của việc ứng dụng mã vạch/ QR code trong quản lý kho

Việc ứng dụng mã vạch, QR code, RFID,…trong quản lý kho mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa chi phí. Vậy cụ thể những lợi ích ấy là gì?

Tăng cường độ chính xác và giảm thiểu sai sót trong quản lý kho

Lợi ích hàng đầu khi quản lý kho bằng mã vạch phải kể đến sự vượt trội về hiệu suất và độ chính xác trong kho. Thay vì dựa vào phương pháp ghi chép thủ công dễ nhầm lẫn, việc sử dụng mã vạch hoặc mã QR cho phép nhân viên kho quét và cập nhật thông tin hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác.

Quản lý kho bằng barcode hay QR code  không chỉ giúp giảm thiểu sai sót trong việc nhập liệu mà còn đảm bảo dữ liệu kho luôn được cập nhật theo thời gian thực.

Nâng cao hiệu suất và tốc độ trong các hoạt động kho

Với phần mềm quản lý kho bằng mã vạch, việc nhận diện và định vị sản phẩm trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Nhân viên kho có thể nhanh chóng xác định vị trí chính xác của một mặt hàng cụ thể. Quá trình nhập kho, xuất kho và kiểm kê diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn. Hệ thống quản lý kho bằng barcode/QR Code  không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn góp phần tăng năng suất làm việc của toàn bộ hệ thống kho.

Tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho và cải thiện dòng tiền 

Quản lý kho bằng mã vạch cho phép theo dõi chính xác lượng hàng tồn kho. Giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định những mặt hàng bán chạy và những mặt hàng di chuyển chậm. Từ đó, các nhà quản lý có thể đưa ra quyết định sáng suốt về việc đặt hàng. Giảm thiểu tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa. Kết quả là doanh nghiệp có thể:

• Tối ưu hóa vốn lưu động
• Cải thiện dòng tiền
• Tăng cường hiệu quả tài chính tổng thể

Nâng cao khả năng truy xuất nguồn gốc và đảm bảo chất lượng sản phẩm 

Dù đây là lợi ích cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng. Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch cho phép lưu trữ thông tin chi tiết về mỗi sản phẩm. Điều này không chỉ hỗ trợ trong việc quản lý chất lượng sản phẩm mà còn đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng và cơ quan quản lý về tính minh bạch trong chuỗi cung ứng. 

Trong trường hợp cần thu hồi sản phẩm, hệ thống quản lý kho bằng barcode hoặc QR code cho phép doanh nghiệp nhanh chóng xác định và cô lập các lô hàng có vấn đề. Giảm thiểu rủi ro và bảo vệ uy tín thương hiệu. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp ưa chuộng áp dụng hệ thống quản lý kho thông minh WMS tích hợp mã vạch/QR Code. Nó vừa cho phép quản lý các lệnh sản xuất, vừa kiểm soát được hàng hóa trong kho.

Ứng dụng của mã hàng hóa trong quy trình quản lý kho

Mã hàng hóa đóng vai trò nền tảng trong quy trình quản lý kho. Việc sử dụng các phần mềm quản lý kho bằng mã vạch mang lại nhiều biến đổi rõ rệt trong các hoạt động trong kho.

Quy trình nhập kho

Trong quy trình nhập kho, mã vạch tự động hóa nhiều công đoạn. Khi hàng hóa được vận chuyển đến, nhân viên kho sử dụng thiết bị quét mã vạch để nhanh chóng xác nhận và ghi nhận thông tin lô hàng. Mỗi sản phẩm hoặc thùng hàng đều được gắn mã vạch riêng, chứa đựng thông tin như:

• Mã sản phẩm
• Số lượng
• Ngày sản xuất
• Hạn sử dụng

Trong quá trình kiểm đếm, mã vạch giúp đối chiếu nhanh chóng giữa đơn đặt hàng và hàng thực nhận, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công. Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch cập nhật số lượng tồn kho theo thời gian thực. Khi cần sắp xếp và lưu trữ, nhân viên quét mã vạch trên sản phẩm. Hoặc hệ thống máy quét tự động sẽ thay thế, ghi nhận vị trí lưu trữ của từng mặt hàng.

Hệ thống quản lý kho bằng barcode hay QR code còn hỗ trợ trong việc theo dõi quá trình di chuyển hàng hóa trong kho, từ khu vực nhập hàng đến các khu vực lưu trữ khác nhau. Điều này đặc biệt hữu ích đối với các mặt hàng cần bảo quản đặc biệt hoặc có thời hạn sử dụng ngắn. Cuối cùng, khi hoàn tất quy trình nhập kho, hệ thống tự động tổng hợp báo cáo chi tiết. Nhà quản lý nắm bắt nhanh chóng và chính xác tình hình nhập kho. Từ đó đưa ra các quyết định điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết.

Quy trình xuất kho

Quy trình xuất kho với mã vạch bắt đầu khi đơn hàng được xác nhận, hệ thống quản lý kho bằng mã vạch tạo phiếu xuất kho kèm mã vạch duy nhất. Nhân viên kho sử dụng thiết bị quét di động để đọc mã này. Hoặc hệ thống máy quét sẽ tự động quét mỗi khi mã hàng hóa xuất hiện. Qua đó kích hoạt quy trình xuất hàng và truy xuất thông tin chi tiết về đơn hàng.

Tiếp theo, nhân viên di chuyển đến các vị trí lưu trữ được chỉ định. Tại đây, nhân viên kho hoặc hệ thống máy quét tự động sẽ quét mã vạch của từng sản phẩm, xác nhận đúng mặt hàng và số lượng cần xuất. Hệ thống tự động cập nhật tồn kho theo thời gian thực. Giảm thiểu sai sót và ngăn ngừa tình trạng thiếu hàng.

Trong quá trình đóng gói, mỗi thùng hàng được gán một mã vạch riêng, liên kết với danh sách sản phẩm bên trong. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra nhanh chóng và theo dõi lô hàng. 

Hệ thống quản lý kho bằng mã vạch/QR Code còn hỗ trợ việc tạo chứng từ vận chuyển và hóa đơn một cách tự động, giảm thời gian xử lý giấy tờ. Kết quả là, quy trình xuất kho trở nên nhanh chóng, chính xác và minh bạch hơn. Đồng thời cung cấp dữ liệu quý giá cho việc phân tích và cải tiến.

Quy trình kiểm kê kho

Trong quy trình kiểm kê kho, việc áp dụng công nghệ quản lý kho bằng barcode hay QR code đã mang lại những cải tiến đáng kể về hiệu quả và độ chính xác. Quy trình bắt đầu từ việc kiểm tra lại các mã vạch được gắn từ quy trình nhập kho. Khi tiến hành kiểm kê, nhân viên/hệ thống máy quét tự động scan từng mã theo các phương pháp kiểm kê. Thông tin được thu thập tự động và truyền về hệ thống quản lý kho trung tâm theo thời gian thực.

Việc áp dụng các mã vạch này giúp loại bỏ sai sót do nhập liệu thủ công và giảm thiểu thời gian kiểm đếm. Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch có thể so sánh ngay lập tức số lượng thực tế với số liệu trên sổ sách. Qua đó giúp phát hiện nhanh chóng các sai lệch. Trong trường hợp phát hiện bất thường, nhân viên có thể tiến hành kiểm tra lại ngay tại chỗ.

Sau khi hoàn tất quét toàn bộ kho, hệ thống tự động tổng hợp báo cáo chi tiết. Báo cáo này cung cấp thông tin chính xác về số lượng tồn kho, tình trạng của từng mặt hàng. Dựa trên dữ liệu này, những nhà quản lý kho có thể đưa ra các quyết định kịp thời về việc:

• Bổ sung hàng hóa
• Điều chỉnh vị trí lưu trữ
• Xử lý hàng tồn đọng

Nếu như trước đây, việc kiểm kê thủ công không chỉ thường mất nhiều ngày mà số liệu không chính xác thì nay, hoạt động kiểm kê với mã vạch, QR code chỉ tốn vài giây với 1 sản phẩm.

Nhờ hệ thống quản lý kho bằng mã vạch, quy trình kiểm kê trở nên nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn, góp phần tối ưu hóa quản lý kho và cải thiện hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. 

Kết luận

Có thể thấy, hệ thống quản lý kho bằng barcode hay QR code là một ứng dụng tối ưu cho các nhà quản lý kho. Để dẫn đầu xu hướng và kiểm soát được các hoạt động trong kho toàn diện, rất nhiều doanh nghiệp đã tìm đến các hệ thống quản lý kho bằng mã vạch. Hiểu được nhu cầu ngày càng tăng cao ấy, DACO – chuyên gia về kho thông minh đã cho ra mắt hệ thống giải pháp quản lý kho SEEACT – WMS sử dụng hệ thống quét mã Barcode hiện đại, mang đến giải pháp toàn diện cho công tác quản lý kho hàng với những lợi ích vượt trội:

1. Kiểm soát hàng hóa chi tiết:

• Theo dõi chính xác từng đơn vị, lô hàng, hạn sử dụng của sản phẩm.
• Quản lý hàng tồn kho theo từng kho, khu vực, giá kệ.
• Phân tích dữ liệu bán hàng, xác định sản phẩm bán chạy, doanh thu cao.

4. Tối ưu hóa hiệu quả hoạt động:

• Đẩy nhanh tiến trình xử lý đơn hàng mua, bán, sản xuất.
• Cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, đảm bảo thông tin chính xác và kịp thời.
• Quản lý hiệu quả nhiều kho hàng tại nhiều địa điểm khác nhau.

5. Dễ dàng sử dụng và báo cáo trực quan:

• Giao diện đơn giản, thao tác dễ dàng, phù hợp với mọi đối tượng.
• Báo cáo xuất tự động, trực quan, dễ hiểu.

Hiện nay, SEEACT – WMS đã được xuất hiện tại nhiều nhà máy tiêu biển với nhiều dự án hợp tác lớn. SEEACT-WMS cam kết mang đến hệ thống giải pháp quản lý kho bằng mã vạch thông minh, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và gia tăng lợi nhuận.
>> Xem thêm: Dự án triển khai thực tế của SEEACT-WMS.

Liên hệ ngay với DACO để được tư vấn và trải nghiệm miễn phí!

————————————————————-

SEEACT-MES – NO.1 ON MES IN VIETNAM

Địa chỉ: Số 146, Đường Cầu Bươu, Xã Tân Triều, Huyện Thanh Trì, Thành Phố Hà Nội

Hotline: 0359.206.636

Email: seeact@dacovn.com

Website: www.seeact.vn