Quản trị dự trữ trong Logistics: Mô hình, thách thức & Giải pháp

Quản trị dự trữ trong Logistics là một mắt xích quan trọng, quyết định sự thành bại của cả chuỗi cung ứng. Từ việc hiểu rõ các khái niệm cơ bản, đến việc lựa chọn mô hình phù hợp và đối mặt với thách thức, bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về quản trị dự trữ. 

Bên cạnh đó, chúng ta sẽ khám phá làm thế nào để tối ưu hóa quy trình này, đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng khi cần, đồng thời giảm thiểu chi phí lưu kho.

Cùng tìm hiểu nhé!

1. Quản trị dự trữ trong Logistics là gì và các khái niệm liên quan

1.1 Dự trữ là gì?

Dự trữ là một phần không thể thiếu trong quá trình tái sản xuất xã hội. Để đảm bảo chuỗi cung ứng hoạt động trơn tru và liên tục, một phần sản phẩm hàng hóa cần được tích lũy tại các giai đoạn khác nhau, từ sản xuất đến tiêu dùng. 

Sự tích lũy hay ngưng đọng sản phẩm này tại các điểm khác nhau trong chuỗi cung ứng chính là dự trữ. Nói cách khác, dự trữ giống như một “kho đệm” giúp hệ thống sản xuất và phân phối hàng hóa thích ứng với những biến động về cung và cầu, đảm bảo sự ổn định và liên tục của quá trình tái sản xuất.

1.2 Dự trữ trong Logistics là gì?

Trong lĩnh vực Logistics, dự trữ đóng vai trò then chốt, thể hiện qua sự vận động của các sản phẩm hữu hình như vật tư, nguyên liệu, bán thành phẩm và thành phẩm trong toàn bộ hệ thống. 

Mục tiêu chính của việc dự trữ trong Logistics là đảm bảo đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu dùng một cách hiệu quả nhất, đồng thời tối ưu hóa chi phí. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể duy trì hoạt động sản xuất ổn định, đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường và giảm thiểu rủi ro do thiếu hụt hàng hóa hoặc gián đoạn chuỗi cung ứng.

1.3 Quản trị dự trữ trong Logistics là gì?

Quản trị dự trữ trong Logistics là một quy trình phức tạp, bao gồm việc lên kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát toàn bộ lượng hàng hóa dự trữ trong hệ thống. Mục tiêu chính là đảm bảo sự cân bằng giữa cung và cầu, tối ưu hóa chi phí lưu trữ và vận chuyển, đồng thời đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. 

Quản trị dự trữ hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro về thiếu hụt hàng hóa hoặc dư thừa tồn kho, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh và mang lại lợi ích kinh tế bền vững.

2. Các loại hàng dự trữ trong Logistics

Trong lĩnh vực logistics, hàng dự trữ được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, mỗi loại phục vụ một mục đích riêng và có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động hiệu quả của chuỗi cung ứng. 

Dưới đây là các loại hàng dự trữ trong Logistics phổ biến:

2.1 Phân loại theo vị trí

 Xét về vị trí, có dự trữ tại nhà cung cấp, trong quá trình sản xuất, phân phối và tại điểm bán lẻ

– Dự trữ tại nhà cung cấp: Đây là hàng hóa được lưu trữ tại kho của nhà cung cấp, sẵn sàng để vận chuyển đến khách hàng khi có yêu cầu.

– Dự trữ trong quá trình sản xuất: Bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm đang trong quá trình sản xuất tại nhà máy.

– Dự trữ trong quá trình phân phối: Hàng hóa đã hoàn thiện, đang được lưu trữ tại các trung tâm phân phối hoặc kho hàng, chờ được vận chuyển đến các điểm bán lẻ hoặc khách hàng cuối cùng.

– Dự trữ tại điểm bán lẻ: Hàng hóa có sẵn tại các cửa hàng, siêu thị để phục vụ nhu cầu mua sắm trực tiếp của người tiêu dùng..

2.2 Phân loại theo mục đích

Các loại hàng dự trữ trong Logistics theo mục đích, ta có dự trữ thường xuyên, an toàn, dự phòng và đầu cơ.

– Dự trữ thường xuyên: Hàng hóa được duy trì ở một mức độ nhất định để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ bình thường và liên tục.

– Dự trữ an toàn: Dự trữ bổ sung nhằm đối phó với những biến động không lường trước trong nhu cầu hoặc nguồn cung, đảm bảo không xảy ra tình trạng thiếu hụt hàng hóa.

– Dự trữ dự phòng: Hàng hóa được dự trữ để đáp ứng nhu cầu tăng cao trong các dịp đặc biệt như lễ tết, khuyến mãi hoặc mùa vụ.

– Dự trữ đầu cơ: Hàng hóa được dự trữ với mục đích bán lại khi giá tăng, nhằm thu lợi nhuận.

2.3 Phân loại theo các tiêu chí khác

Ngoài ra, còn các loại hàng dự trữ trong Logistics như:

– Dự trữ theo nguyên nhân hình thành: Có thể là do nhu cầu theo mùa vụ, do vận chuyển, do đầu cơ hoặc do hàng hóa không bán được.

– Dự trữ theo công dụng: Bao gồm dự trữ chuẩn bị (chuẩn bị hàng hóa để giao cho khách hàng), dự trữ bảo hiểm (phòng ngừa rủi ro) và dự trữ thường xuyên.

– Dự trữ theo thời hạn: Có thể là dự trữ đầu kỳ (tồn kho đầu kỳ) hoặc dự trữ cuối kỳ (tồn kho cuối kỳ).

– Dự trữ theo kỹ thuật phân tích ABC: Phân loại hàng hóa dựa trên giá trị và mức độ quan trọng, từ đó áp dụng các chiến lược quản lý dự trữ phù hợp cho từng nhóm.

Hiểu rõ các loại hàng dự trữ trong Logistics và mục đích của chúng là rất quan trọng để doanh nghiệp có thể xây dựng chiến lược quản lý dự trữ hiệu quả, tối ưu hóa chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh.

3. Các mô hình quản trị dự trữ trong Logistics

Sau khi đã nắm rõ khái niệm quản trị dự trữ trong Logistics là gì, chúng ta cần tìm hiểu về các mô hình quản trị khác nhau để áp dụng phù hợp với từng tình huống cụ thể. 

3.1 Mô hình đặt hàng tối ưu

Mô hình đặt hàng tối ưu (Economic Order Quantity – EOQ) là một trong những mô hình cơ bản và phổ biến nhất trong Logistics. Mục tiêu của mô hình này là xác định số lượng đặt hàng tối ưu cho mỗi lần để giảm thiểu tổng chi phí dự trữ, bao gồm chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho.

EOQ dựa trên giả định rằng nhu cầu tiêu thụ sản phẩm là ổn định và chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho cũng không thay đổi. Mô hình tính toán điểm cân bằng giữa hai loại chi phí này để tìm ra số lượng đặt hàng lý tưởng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đồng thời đảm bảo đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu.

>>>Chi tiết tại: EOQ là gì? Công thức tính EOQ và ứng dụng thực tế

3.2 Mô hình đặt hàng theo sản xuất

Mô hình đặt hàng theo sản xuất (Production Order Quantity – POQ) là một mô hình quản trị dự trữ trong Logistics được sử dụng khi doanh nghiệp tự sản xuất sản phẩm và có thể kiểm soát tốc độ sản xuất. Mô hình này xác định số lượng sản xuất tối ưu cho mỗi lần để cân bằng giữa chi phí thiết lập sản xuất và chi phí lưu kho.

POQ tính đến tốc độ sản xuất và tốc độ tiêu thụ sản phẩm để tìm ra số lượng sản xuất hợp lý. Mục tiêu là giảm thiểu tổng chi phí, bao gồm chi phí thiết lập sản xuất, chi phí lưu kho sản phẩm dở dang và chi phí lưu kho thành phẩm.

>>>Xem thêm: Mô hình POQ là gì và cách tính đơn giản nhất

3.3 Mô hình dự trữ thiếu

Mô hình dự trữ thiếu là một mô hình quản trị dự trữ chấp nhận tình trạng thiếu hàng tạm thời, cho phép khách hàng đặt hàng ngay cả khi sản phẩm hết hàng. Đơn hàng sẽ được giao sau khi hàng về kho, có thể kèm theo một số ưu đãi hoặc bồi thường cho khách hàng vì sự chậm trễ.

Mô hình quản trị dự trữ trong logistics này dựa trên việc cân nhắc giữa chi phí lưu kho và chi phí thiếu hàng (mất doanh thu, chi phí bồi thường, ảnh hưởng đến uy tín). Doanh nghiệp sẽ chấp nhận một mức độ thiếu hàng nhất định để giảm chi phí lưu kho, đồng thời cố gắng đáp ứng đơn hàng nhanh chóng để giảm thiểu thiệt hại.

3.4 Mô hình khấu trừ theo số lượng

Mô hình khấu trừ theo số lượng (Quantity Discount Model – QDM) là một chiến lược quản lý dự trữ quan trọng, đặc biệt hiệu quả khi giá cả hàng hóa thay đổi tùy theo khối lượng đặt hàng. Về cơ bản, đây là một hình thức giảm giá khuyến khích khách hàng mua số lượng lớn, từ đó giúp doanh nghiệp tăng doanh số bán hàng.

Việc đặt hàng với số lượng lớn giúp giảm chi phí đặt hàng. Mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM) giúp doanh nghiệp tìm ra điểm cân bằng tối ưu, xác định số lượng đặt hàng sao cho tổng chi phí hàng năm liên quan đến dự trữ hàng hóa là thấp nhất.

Tuy nhiên, áp dụng mô hình này cũng đi kèm những thách thức nhất định. Lượng hàng dự trữ tăng lên đồng nghĩa với chi phí lưu kho cũng tăng theo. Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ giữa lợi ích từ việc giảm giá mua hàng và chi phí lưu kho phát sinh.

4.Tầm quan trọng của quản trị dự trữ trong Logistics

Quản trị dự trữ đóng vai trò then chốt trong hoạt động Logistics, đảm bảo sự cân bằng giữa cung và cầu, tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng.

– Đáp ứng nhu cầu khách hàng: Dự trữ hàng hóa đầy đủ giúp doanh nghiệp đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, tránh tình trạng thiếu hụt, mất đơn hàng và ảnh hưởng đến uy tín.

– Giảm thiểu chi phí: Quản lý dự trữ hiệu quả giúp giảm thiểu chi phí lưu kho, chi phí đặt hàng và chi phí vận chuyển, từ đó tối ưu hóa tổng chi phí Logistics.

– Tăng cường khả năng cạnh tranh: Dự trữ hàng hóa sẵn sàng giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng với biến động thị trường, tăng cường khả năng cạnh tranh và nắm bắt cơ hội kinh doanh.

– Đảm bảo hoạt động sản xuất: Đối với doanh nghiệp sản xuất, dự trữ nguyên vật liệu đầy đủ đảm bảo hoạt động sản xuất liên tục, tránh gián đoạn và giảm thiểu rủi ro.

Tóm lại, quản trị dự trữ là một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong Logistics, góp phần đảm bảo sự thành công và phát triển bền vững của doanh nghiệp.

5.Thách thức khi quản trị dự trữ trong Logistics

Quản trị dự trữ trong Logistics không tránh khỏi những thách thức, đòi hỏi doanh nghiệp phải linh hoạt và chủ động để đảm bảo hiệu quả hoạt động.

– Biến động nhu cầu: Nhu cầu thị trường thường xuyên thay đổi, gây khó khăn trong việc dự báo và lên kế hoạch dự trữ. Dự trữ quá nhiều dẫn đến chi phí lưu kho tăng, trong khi dự trữ quá ít gây ra tình trạng thiếu hụt, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

– Rủi ro chuỗi cung ứng: Sự gián đoạn trong chuỗi cung ứng như thiên tai, dịch bệnh, biến động chính trị… có thể gây ra tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu, ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng.

– Hạn chế về không gian lưu trữ: Không gian lưu trữ hàng hóa thường có giới hạn, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Điều này đòi hỏi sự tối ưu hóa không gian và quản lý dự trữ hiệu quả.

– Chi phí lưu kho: Chi phí lưu kho bao gồm chi phí thuê mặt bằng, bảo quản, quản lý… có thể tăng cao, đặc biệt khi dự trữ số lượng lớn hàng hóa.

– Thời gian đặt hàng và vận chuyển: Thời gian đặt hàng và vận chuyển có thể kéo dài, gây ra tình trạng thiếu hụt hàng hóa tạm thời và ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Để vượt qua những thách thức này, doanh nghiệp cần áp dụng các công nghệ quản lý dự trữ hiện đại, xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp và thường xuyên cập nhật thông tin thị trường để đưa ra quyết định kịp thời và chính xác.

6. Quản trị dự trữ trong Logistics tối ưu hơn với SEEACT-WMS 

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, quản trị dự trữ hiệu quả là chìa khóa thành công cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Logistics. 

SEEACT-WMS, một hệ thống quản lý kho hàng thông minh được phát triển bởi Công ty TNHH DACO cùng đội ngũ chuyên gia IT & OT đã có trên 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản trị sản xuất, là một giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất quản lý dự trữ.

– Tự động hóa quy trình: Giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian nhờ tự động hóa các quy trình quản lý kho như nhập xuất hàng, kiểm kê, báo cáo tồn kho.

– Theo dõi và kiểm soát toàn diện: Cung cấp thông tin chi tiết về lượng hàng hóa, vị trí lưu trữ, hạn sử dụng, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ tình hình dự trữ.

– Dự báo nhu cầu: Sử dụng dữ liệu lịch sử và thuật toán thông minh để dự báo nhu cầu, hỗ trợ ra quyết định đặt hàng và dự trữ chính xác.

– Quản lý hạn sử dụng: Theo dõi và cảnh báo sản phẩm sắp hết hạn, giúp doanh nghiệp tránh tổn thất do hàng hóa quá hạn.

– Báo cáo và phân tích: Cung cấp báo cáo chi tiết về tình hình dự trữ, hỗ trợ phân tích và đưa ra quyết định cải tiến.

>>>Tối ưu hóa quy trình quản trị dự trữ trong Logistics cùng SEEACT-WMS

Với những tính năng ưu việt này, SEEACT-WMS giúp doanh nghiệp quản lý dự trữ hiệu quả hơn, giảm thiểu chi phí, tăng năng suất và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.

6. Kết luận

Quản trị dự trữ trong Logistics hiệu quả không chỉ là việc lưu trữ hàng hóa, mà còn là chiến lược then chốt để doanh nghiệp tối ưu chi phí, nâng cao năng lực cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu thị trường ngày càng khắt khe. 

Hãy để SEEACT-WMS đồng hành cùng bạn trên hành trình này. Với khả năng tự động hóa, tối ưu hóa quy trình và cung cấp dữ liệu chính xác, SEEACT-WMS sẽ giúp bạn kiểm soát toàn diện kho hàng, dự báo nhu cầu và đưa ra quyết định sáng suốt.

Liên hệ ngay hôm nay để tìm hiểu thêm về SEEACT-WMS và cách chúng tôi có thể hỗ trợ doanh nghiệp bạn.