Quy trình bảo quản hàng hóa trong kho: Hướng dẫn chi tiết A-Z

Việc bảo quản hàng hóa trong kho đúng cách không chỉ ngăn ngừa hư hỏng, mất mát mà còn tối ưu hóa không gian lưu trữ và nâng cao hiệu quả hoạt động. Vậy quy trình bảo quản hàng hóa trong kho tối ưu cần đáp ứng những yêu cầu gì? Làm thế nào để thực hiện quy trình này một cách hiệu quả? 

Hãy cùng tìm hiểu các bước cần thiết, ưu điểm cũng như những lưu ý quan trọng để đảm bảo hàng hóa luôn trong tình trạng tốt nhất. 

1. Tại sao phải bảo quản hàng hóa trong kho?

Quy trình bảo quản hàng hóa trong kho một hoạt động không thể thiếu trong chuỗi cung ứng của mọi doanh nghiệp. 

Bảo quản hàng hóa một cách hợp lý không chỉ giúp đảm bảo số lượng và chất lượng sản phẩm mà còn góp phần tối ưu hóa quá trình vận hành kho bãi.

Thực tế, bảo quản hàng hóa không chỉ đơn thuần là việc xếp kệ. Đó là một quá trình đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác, được thực hiện thường xuyên để kiểm soát các yếu tố như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, nhằm ngăn ngừa hàng hóa bị hư hỏng, biến chất.

Việc áp dụng một quy trình bảo quản hàng hóa khoa học sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

– Quản lý hàng hóa hiệu quả: Hàng hóa được kiểm tra thường xuyên, đảm bảo xuất nhập kịp thời, tránh tình trạng hết hạn hoặc ứ đọng.

– Thông tin minh bạch: Dễ dàng theo dõi các thông tin quan trọng về hàng hóa như chủng loại, chất lượng, số lượng và hạn sử dụng.

– Tiết kiệm thời gian và công sức: Dễ dàng kiểm tra hàng tồn kho, hàng mới về, vị trí, chất lượng và số lượng khi cần.

– Bảo vệ hàng hóa: Bảo quản đúng cách giúp tránh hư hỏng, giảm thiểu lãng phí và tổn thất tài chính.

Tóm lại: Một quy trình bảo quản hàng hóa khoa học và tối ưu là cần thiết để doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động.

>>>Xem thêm: Nguyên tắc và quy trình đảm bảo chất lượng

2. Yêu cầu chung bảo quản hàng hóa trong kho

Để đảm bảo hàng hóa luôn ở trong tình trạng tốt nhất, đáp ứng yêu cầu sản xuất, kinh doanh và tiêu dùng, cần tuân thủ một số yêu cầu chung sau:

2.1 Giữ gìn nguyên vẹn hàng hóa

Đây là yêu cầu quan trọng nhất, đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng, mất mát, hay giảm chất lượng trong quá trình lưu kho. 

Hàng hóa cần được lưu trữ trong điều kiện thích hợp, tránh các tác động tiêu cực từ môi trường như nhiệt độ cao, độ ẩm lớn, ánh sáng trực tiếp… Nhờ đó, chất lượng hàng hóa sẽ không bị suy giảm, biến đổi hay hư hỏng trong quá trình bảo quản. 

Đồng thời, việc kiểm kê và quản lý chặt chẽ sẽ giúp đảm bảo số lượng hàng hóa luôn chính xác, tránh tình trạng thất thoát, hao hụt.

2.2 Sử dụng diện tích hợp lý

Kho hàng cần được bố trí một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo sự thông thoáng và dễ dàng trong việc quản lý hàng hóa. 

Việc sắp xếp hàng hoặc một cách ngẫu nhiên, không theo quy tắc sẽ làm giảm đáng kể ả diện tích sử dụng của kho, gây khó khăn trong việc tìm kiếm và kiểm kê. 

Bằng cách tận dụng tối đa chiều cao của kho, sử dụng các kệ, giá để hàng phù hợp, chúng ta có thể tăng cường khả năng chứa hàng của kho mà vẫn đảm bảo sự an toàn và thuận tiện trong quá trình làm việc.

2.3 Đảm bảo sự thuận tiện để tiến hành nghiệp vụ kho 

Hàng hóa nên được sắp xếp thẳng hàng, gọn gàng, tạo lối đi rộng rãi cho xe nâng và các phương tiện vận chuyển khác hoạt động. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình xuất nhập hàng mà còn giảm thiểu rủi ro hư hỏng hàng hóa do va chạm. 

Bên cạnh đó, cần có kế hoạch cụ thể cho các hoạt động bảo trì, vệ sinh kho để tránh ảnh hưởng đến tiến độ làm việc.

2.4 Chi phí lưu kho tiết kiệm và hợp lý

Chi phí là một yếu tố quan trọng cần được cân nhắc kỹ lưỡng trong quy trình bảo quản hàng hóa. 

Để tối ưu hóa chi phí, các doanh nghiệp cần có kế hoạch quản lý chi phí rõ ràng, bao gồm cả chi phí trực tiếp như: chi phí nhân công, chi phí năng lượng, chi phí bảo trì thiết bị, chi phí nguyên vật liệu tiêu hao và chi phí gián tiếp như: chi phí hao hụt hàng hóa, chi phí bảo hiểm, chi phí thuê kho. 

Ngoài ra, việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ kho bãi uy tín, có mức giá cạnh tranh cũng giúp tiết kiệm chi phí đáng kể. Việc áp dụng các công nghệ hiện đại như hệ thống quản lý kho hàng (WMS) có thể giúp tự động hóa nhiều quy trình, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả làm việc, từ đó góp phần giảm chi phí vận hành kho.

>>>Chi tiết tại: Tiết kiệm chi phí lưu kho với hệ thống quản lý kho SEEACT-WMS 

3. Quy trình bảo quản hàng hóa trong kho tối ưu

Thực hiện theo đúng quy trình bảo quản hàng hóa giúp công việc bảo quản trong kho mang lại hiệu quả một cách tối ưu nhất.

Quy trình này gồm 5 bước chính:

3.1 Bước 1: Số hóa, định danh hàng hóa trong kho

Quy trình bảo quản hàng hóa tối ưu bắt đầu ngay từ khi hàng hóa nhập kho. 

Việc số hóa và định danh hàng hóa là nền tảng để quản lý hiệu quả. Mỗi sản phẩm cần được gắn mã vạch hoặc mã định danh duy nhất, chứa thông tin chi tiết về nguồn gốc, ngày sản xuất, hạn sử dụng, và các đặc tính quan trọng khác. 

Đồng thời, cần quy chuẩn quy cách đóng gói và đơn vị đo lường (cái, gói, cuộn, kilogram,…) để dễ dàng kiểm soát số lượng và sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học. 

Việc này giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập xuất, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm và theo dõi hàng hóa trong hệ thống quản lý kho. 

3.2 Bước 2: Sử dụng giá, kệ phù hợp

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều trang bị hệ thống pallet cho nhà kho, khu xưởng của mình. Pallet không chỉ giúp tận dụng tối đa không gian theo chiều dọc mà còn bảo vệ hàng hóa khỏi tiếp xúc trực tiếp với sàn nhà, tránh ẩm mốc và hư hỏng. 

Việc lựa chọn và sử dụng pallet phù hợp với từng loại hàng hóa, kết hợp với hệ thống kệ chứa hàng chắc chắn, sẽ tạo nên một hệ thống lưu trữ khoa học, an toàn và hiệu quả.

3.3 Bước 3: Sắp xếp hàng hóa khoa học và tiết kiệm không gian

Sau khi định vị và định lượng, việc sắp xếp hàng hóa một cách khoa học là yếu tố then chốt để đảm bảo an toàn cho cả người và hàng hóa, đồng thời tối ưu hóa không gian lưu trữ. 

Đây là bước quan trọng giúp nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu rủi ro trong quá trình bảo quản hàng hóa trong kho.

Lợi ích của việc sắp xếp khoa học:

• An toàn: Tránh nguy cơ đổ vỡ, hư hỏng hàng hóa và tai nạn lao động.
• Tiết kiệm không gian: Tối ưu hóa diện tích kho, tăng khả năng lưu trữ.
• Dễ dàng quản lý: Nhanh chóng tìm kiếm và kiểm kê hàng hóa.
• Tăng hiệu suất: Rút ngắn thời gian xuất nhập hàng, nâng cao năng suất làm việc.

Việc sắp xếp hàng hóa một cách khoa học không chỉ giúp bảo vệ hàng hóa, đảm bảo an toàn lao động mà còn góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm chi phí vận hành cho doanh nghiệp.

3.4 Bước 4: Kiểm soát môi trường trong kho

Môi trường kho bãi đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì chất lượng hàng hóa. Việc kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm là yếu tố then chốt, đặc biệt đối với các sản phẩm nhạy cảm như thực phẩm, dược phẩm, hay thiết bị điện tử. Cần trang bị hệ thống đo lường và điều chỉnh tự động để đảm bảo môi trường luôn ổn định trong ngưỡng cho phép.

Bên cạnh đó, việc kiểm tra môi trường và vệ sinh kho thường xuyên cũng không thể xem nhẹ. Cần lên lịch định kỳ để kiểm tra và xử lý các vấn đề như ẩm mốc, côn trùng, hay hư hỏng cơ sở vật chất. Đảm bảo kho bãi luôn sạch sẽ, thông thoáng, và ngăn nắp không chỉ giúp bảo vệ hàng hóa mà còn tạo môi trường làm việc an toàn và hiệu quả cho nhân viên.

>>>Có thể bạn muốn biết: Quy trình quản lý kho theo ISO các doanh nghiệp nên nắm rõ

4. Lưu ý trong quy trình bảo quản hàng hóa trong kho

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng trong quy trình bảo quản hàng hóa trong kho để đảm bảo hàng hóa luôn ở trong tình trạng tốt nhất:

 – Đóng gói cẩn thận: Hàng hóa nhập kho nên được bọc hoặc quấn bằng lưới quấn pallet n hoặc màng PE. Việc này không chỉ giúp hàng hóa sạch sẽ, tránh bụi bẩn mà còn giữ chúng cố định, an toàn trong quá trình di chuyển và sắp xếp.

– Tránh ánh nắng trực tiếp: Không xếp hàng ngay gần cửa sổ, nơi hàng hóa có thể bị hư hỏng do mưa nắng.

 – Phòng cháy chữa cháy: Trang bị đầy đủ thiết bị PCCC, biển báo, biển cấm hút thuốc,…Ngoài ra, hàng dễ cháy nổ cần được lưu trữ riêng biệt.

– Thiết kế kho bãi hợp lý: Kho bãi cần được thiết kế hợp lý, có lối đi đủ rộng cho phương tiện vận chuyển trong kho.

– Vệ sinh thường xuyên: Kiểm tra và vệ sinh kho bãi định kỳ để đảm bảo không gian luôn sạch sẽ và thông thoáng.

Việc thực hiện đúng quy trình bảo quản hàng hóa trong kho không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa tổn thất về hàng hóa mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Hy vọng những thông tin trong bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và những kiến thức hữu ích để áp dụng vào thực tế. Chúc bạn thành công!