Tổng hợp phương pháp quản lý kho hàng trong Logistics hiệu quả

Quản lý kho hàng trong Logistics là một mắt xích quan trọng, đảm bảo dòng chảy hàng hóa diễn ra thông suốt và tối ưu hóa chi phí. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về quản lý kho hàng Logistics để giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trong lĩnh vực này. Cùng theo dõi nhé!

1. Quản lý kho hàng trong Logistics là gì?

Quản lý kho hàng trong Logistics là một quy trình bao gồm tổ chức, sắp xếp, giám sát và kiểm soát toàn bộ các hoạt động liên quan đến hàng hóa trong kho, từ khi nhập kho, lưu trữ cho đến khi xuất kho.

Đây là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng, giúp doanh nghiệp đảm bảo hàng hóa luôn đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng, số lượng, chi phí và thời gian giao hàng.

2. Tầm quan trọng của quản lý kho hàng trong Logistics

Trong bối cảnh Logistics ngày càng phát triển, việc quản lý kho hàng hiệu quả mang đến nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp:

– Tối ưu hóa không gian và chi phí: Quản lý kho hàng hiệu quả giúp tận dụng tối đa không gian lưu trữ, giảm thiểu chi phí liên quan đến việc thuê kho bãi và bảo quản hàng hóa. Việc sắp xếp và bố trí hàng hóa hợp lý giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình xuất nhập kho.

– Đảm bảo tính sẵn có có hàng hóa: Quản lý kho hàng chặt chẽ giúp theo dõi và kiểm soát lượng hàng tồn kho, đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.  

– Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng: Quản lý kho hàng trong Logistics hiệu quả giúp xử lý đơn hàng nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu sai sót trong quá trình giao hàng và đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng đúng thời gian và địa điểm. Điều này góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo dựng uy tín và lòng tin của khách hàng đối với doanh nghiệp.

– Hỗ trợ hoạt động sản xuất và kinh doanh: Cung cấp thông tin chính xác về lượng hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp lên kế hoạch sản xuất và kinh doanh hiệu quả. Việc nắm bắt được tính hình hàng hóa trong kho giúp doanh nghiệp chủ động điều chỉnh sản lượng, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt.

3. Phân loại quản trị kho hàng Logistics

Quản lý kho hàng trong Logistics cần được điều chỉnh linh hoạt dựa trên đặc điểm của từng loại hàng hóa. Mỗi loại hàng hóa có những tính chất, kích thước và hình thức riêng biệt, đòi hỏi doanh nghiệp phải có phương pháp quản lý phù hợp. 

Dưới đây là 3 cách phân loại và quản lý kho hàng thường gặp:

1. Quản lý kho linh kiện: Đây là nơi lưu trữ tất cả nguyên liệu đầu vào và bán thành phẩm được sử dụng trong quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm cuối cùng.

2. Quản lý kho hàng sản phẩm: Chứa các sản phẩm đã hoàn thiện, sẵn sàng để bán ra thị trường. Do có giá trị cao, những sản phẩm này cần được quản lý chặt chẽ để ngăn ngừa hư hỏng và thất thoát.

3. Quản lý kho nguyên vật liệu đóng gói sẵn: Kho này lưu trữ các vật tư cần thiết cho quá trình đóng gói và bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận chuyển, bao gồm các loại bao bì, dây buộc, thùng carton, nilon, pallet,… đóng gói và bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

>>>Có thể bạn muốn biết: Các loại hình kho hàng phổ biến nhất hiện nay

4. Quy trình quản lý kho hàng trong Logistics

Một quy trình được tổ chức tốt sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa không gian lưu trữ, giảm thiểu chi phí, đồng thời đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. 

Dưới đây là 7 bước cụ thể trong quy trình quản lý kho hàng trong Logistics.

4.1 Bước 1: Lên kế hoạch nhập kho

Lập kế hoạch nhập kho là bước đầu tiên và cũng là một trong những bước quan trọng nhất trong quy trình quản lý kho hàng trong Logistics. 

Trong giai đoạn này, các thông tin về hàng hóa dự kiến nhập kho như chủng loại, số lượng, thời gian dự kiến đến, nhà cung cấp… sẽ được thu thập và phân tích một cách kỹ lưỡng. 

Dựa trên những dữ liệu này, kế hoạch nhập kho sẽ được xây dựng chi tiết, bao gồm việc phân bổ không gian lưu trữ phù hợp, sắp xếp nhân sự tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa, cũng như chuẩn bị các phương tiện, thiết bị cần thiết.

4.2 Bước 2: Tiếp nhận hàng hóa

Trong quá trình tiếp nhận, hàng hóa sẽ được kiểm tra kỹ lưỡng về số lượng, chất lượng, tình trạng bao bì, nhãn mác… để đảm bảo chúng khớp với thông tin trên đơn đặt hàng và không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển. 

Bất kỳ sự sai lệch hay vấn đề nào cũng cần được ghi nhận và xử lý kịp thời để tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

4.3 Bước 3: Lưu trữ hàng hóa

Sau khi hàng hóa đã được tiếp nhận và kiểm tra, bước tiếp theo là lưu trữ chúng một cách khoa học và hiệu quả. Đây được xem là “trái tim” của quy trình quản lý kho hàng Logistics, ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ xử lý đơn hàng, khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng và chi phí vận hành.

Trong giai đoạn này, hàng hóa sẽ được sắp xếp và bố trí vào các vị trí lưu trữ phù hợp dựa trên nhiều yếu tố như chủng loại, kích thước, tần suất xuất nhập, điều kiện bảo quản… Việc sử dụng các hệ thống kệ, giá đỡ, pallet… một cách hợp lý sẽ giúp tối ưu hóa không gian kho bãi, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm, kiểm kê và xuất hàng sau này.

4.4 Bước 4: Chuẩn bị và xuất hàng

Quá trình này bắt đầu bằng việc tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng từ khách hàng. Sau đó, nhân viên kho sẽ tiến hành tìm kiếm, lấy hàng từ các vị trí lưu trữ, kiểm tra chất lượng và số lượng một lần nữa trước khi đóng gói cẩn thận. 

4.5 Bước 5: Vận chuyển hàng hóa

Quá trình vận chuyển bao gồm nhiều hoạt động như lựa chọn phương tiện vận tải phù hợp, lên kế hoạch lộ trình tối ưu, theo dõi và cập nhật tình trạng đơn hàng trong suốt quá trình di chuyển. 

Việc sử dụng công nghệ thông tin và các giải pháp hiện đại sẽ giúp doanh nghiệp quản lý vận chuyển hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

4.6 Bước 6: Kiểm kê hàng hóa

Kiểm kê hàng hóa là một bước quan trọng trong quy trình quản lý kho hàng Logistics, diễn ra định kỳ hoặc đột xuất để đảm bảo tính chính xác của số liệu hàng tồn kho. 

Trong quá trình kiểm kê, toàn bộ hàng hóa trong kho sẽ được kiểm tra và đối chiếu với số liệu trên hệ thống quản lý. Nếu có chênh lệch thì cần phải giải quyết ngay để tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

4.7 Bước 7: Báo cáo và phân tích

Sau khi hoàn thành các bước trong quy trình quản lý kho hàng trong Logistics, bước cuối cùng và không kém phần quan trọng là báo cáo và phân tích dữ liệu.

Các báo cáo chi tiết về tình hình nhập xuất hàng, tồn kho, chi phí vận hành, hiệu suất làm việc… giúp doanh nghiệp có thể nhận diện các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức, từ đó đề xuất các giải pháp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Báo cáo và phân tích không chỉ là công cụ đánh giá mà còn là nền tảng để dự báo tương lai, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch phát triển kho hàng một cách bền vững và hiệu quả.

>>>Xem thêm: Quy trình quản lý kho theo ISO các doanh nghiệp nên nắm rõ

5. Các phương pháp quản lý kho hàng trong Logistics

Để quản lý kho hàng trong Logistics hiệu quả, ngoài việc áp dụng quy trình như trên, doanh nghiệp cũng cần áp dụng các phương pháp phù hợp.

Dưới đây là một số phương pháp quản lý kho hiệu quả mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

5.1 Xây dựng quy trình quản lý kho rõ ràng

Một quy trình quản lý kho hàng rõ ràng và chặt chẽ đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hóa hoạt động logistics. Đây là nền tảng giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm chi phí. Quy trình này bao gồm các bước cụ thể từ tiếp nhận, kiểm tra, lưu trữ, đến xuất kho và vận chuyển.

Việc thiết lập quy trình rõ ràng giúp đảm bảo mọi hoạt động được thực hiện một cách nhất quán và chính xác. Mỗi nhân viên đều hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình, tránh được sự chồng chéo và nhầm lẫn. 

Hơn nữa, quy trình này còn giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho, từ đó đưa ra quyết định nhập hàng và xuất hàng kịp thời, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa.

5.2 Phân chia kho hàng theo từng khu vực

Để tối ưu hóa hoạt động kho bãi, hàng hóa cần được phân chia và bố trí khoa học theo từng khu vực riêng biệt. Việc phân chia này cần dựa trên một số yếu tố chính:

– Tính chất hàng hóa: Hàng hóa dễ vỡ, cần bảo quản đặc biệt sẽ được đặt ở khu vực riêng, tách biệt với hàng hóa thông thường.

– Tần suất xuất nhập hàng: Hàng hóa thường xuyên xuất nhập sẽ được đặt gần cửa ra vào, thuận tiện cho việc vận chuyển. Hàng hóa ít di chuyển có thể đặt ở vị trí xa hơn hoặc trên các tầng cao.

Phương pháp này giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát hàng tồn kho, tối ưu hóa không gian lưu trữ và nâng cao hiệu quả hoạt động logistics tổng thể.

5.3 Quản lý kho hàng theo FIFO LIFO FEFO

FIFO LIFO FEFO là ba phương pháp quản lý kho hàng phổ biến trong Logistics, mỗi phương pháp có ưu điểm riêng tùy theo loại hình sản phẩm và mục tiêu kinh doanh.

– FIFO: Hàng nhập trước xuất trước, phù hợp với sản phẩm có hạn sử dụng, tránh tồn kho quá lâu gây hư hỏng, giảm chi phí.

– LIFO: Hàng nhập sau xuất trước, thường áp dụng cho sản phẩm không hạn sử dụng hoặc có giá trị tăng dần theo thời gian.

– FEFO: Hàng hết hạn trước xuất trước, tối ưu cho ngành thực phẩm, dược phẩm, đảm bảo chất lượng và an toàn.

5.4 Sắp xếp theo SKU

Sắp xếp hàng hóa theo mã SKU (Stock Keeping Unit) là một phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả, mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động logistics. Mỗi sản phẩm được gán một mã SKU duy nhất, cho phép xác định và theo dõi chính xác từng mặt hàng trong kho.

Việc sắp xếp kho theo SKU giúp:

– Tối ưu hóa không gian: Hàng hóa cùng SKU được tập trung, giảm thiểu diện tích lưu trữ và tăng sức chứa kho.

– Tăng tốc độ xử lý đơn hàng: Nhân viên dễ dàng định vị và lấy hàng nhờ mã SKU, giảm thời gian tìm kiếm và tăng năng suất.

– Quản lý hàng tồn kho chính xác: Theo dõi số lượng từng SKU giúp kiểm soát hàng tồn kho, tránh tình trạng hết hàng hoặc dư thừa.

– Đơn giản hóa quy trình kiểm kê: Kiểm đếm hàng hóa theo SKU nhanh chóng và chính xác hơn so với phương pháp truyền thống.

5.5 Sử dụng mã vạch hoặc QR code

Ứng dụng mã vạch hoặc QR code là một bước tiến quan trọng đối với quản lý kho hàng trong Logistics hiện đại. Mỗi sản phẩm được gắn nhãn chứa mã SKU hoặc thông tin chi tiết, kết hợp với hệ thống máy quét, giúp tự động hóa và tối ưu hóa nhiều quy trình.

Khi nhập kho, quét mã vạch tạo phiếu nhập chứa đầy đủ thông tin sản phẩm (mã, tên, số lượng, giá…). Dữ liệu này được lưu trữ và sử dụng xuyên suốt quá trình xuất nhập, kiểm kê, quản lý tồn kho. Nhờ đó, việc tìm kiếm, theo dõi và xử lý hàng hóa trở nên nhanh chóng, chính xác, giảm thiểu sai sót và thất thoát.

5.6 Sử dụng phần mềm quản lý kho  

Để quản lý kho hàng trong Logistics một cách tối ưu, việc ứng dụng phần mềm quản lý kho thông minh là giải pháp không thể bỏ qua trong đó nổi bật nhất là SEEACT-WMS.

SEEACT-WMS cung cấp khả năng kiểm soát toàn diện hàng tồn kho, từ nhập xuất, lưu trữ, đến kiểm kê và báo cáo. Hệ thống sử dụng mã vạch/QR code kết hợp máy quét để tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý.

Một số ưu điểm nổi bật của SEEACT-WMS:

– Quản lý nhiều kho cùng lúc: Theo dõi và kiểm soát hàng hóa trên nhiều địa điểm khác nhau, đảm bảo tính nhất quán và đồng bộ.

– Tối ưu hóa vị trí lưu trữ: Hệ thống gợi ý vị trí phù hợp dựa trên loại hàng, tần suất xuất nhập, giúp tiết kiệm không gian và thời gian.

– Quản lý theo lô/date: Theo dõi hàng hóa theo từng lô sản xuất hoặc hạn sử dụng, hỗ trợ phương pháp FIFO LIFO FEFO đảm bảo chất lượng và tránh lãng phí.

– Báo cáo trực quan: Cung cấp thông tin chi tiết về tình hình kho hàng, giúp ra quyết định kịp thời và chính xác.

– Tích hợp dễ dàng: Kết nối với các hệ thống khác như ERP, TMS, tạo nên một chuỗi cung ứng liền mạch và hiệu quả.

SEEACT-WMS không chỉ là công cụ quản lý, mà còn giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và đáp ứng những yêu cầu ngày càng khắt khe của thị trường. 

>>>SEEACT-WMS – Phần mềm hỗ trợ quản lý kho hàng trong Logistics toàn diện cho doanh nghiệp

6. Lời kết

Tóm lại, tối ưu hóa quản lý kho hàng trong Logistics không chỉ là mục tiêu mà còn là một hành trình liên tục. Bằng cách áp dụng các phương pháp và công cụ hiện đại như phần mềm quản lý kho thông minh của SEEACT kết hợp với việc đào tạo đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống kho vận linh hoạt, đáp ứng mọi biến động của thị trường.

Nếu còn bất kỳ thắc mắc gì về quy trình cũng như cách ứng dụng phần mềm quản lý kho, doanh nghiệp hãy liên hệ với chuyên gia của chúng tôi qua để được tư vấn và nhận demo miễn phí nhé.