Hướng dẫn xử lý chênh lệch hàng tồn kho hiệu quả chính xác

Chênh lệch hàng tồn kho là vấn đề nan giải gây thất thoát doanh thu và ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về nguyên nhân, hậu quả đồng thời đưa ra các giải pháp và công cụ hiệu quả để xử lý chênh lệch hàng tồn kho, giúp bạn tối ưu hóa quy trình quản lý kho và nâng cao hiệu suất kinh doanh.

1. Giới thiệu về chênh lệch hàng tồn kho

1.1 Chênh lệch hàng tồn kho là gì?

Chênh lệch hàng tồn kho là sự khác biệt giữa số lượng hàng hóa thực tế có trong kho và số lượng được ghi nhận trên sổ sách kế toán. Sự không khớp này có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân như sai sót trong quá trình nhập liệu, thất thoát hàng hóa, hư hỏng, hoặc thậm chí là gian lận.

1.2 Các loại chênh lệch hàng tồn kho

Trong quá trình quản lý kho, việc chênh lệch giữa số liệu hàng tồn kho thực tế và số liệu trên sổ sách là điều không thể tránh khỏi. 

Có hai loại chênh lệch hàng tồn kho chính:

1. Chênh lệch thiếu: Đây là trường hợp số lượng hàng tồn kho thực tế ít hơn số liệu trên sổ sách. Chênh lệch thiêu thường gây thiệt hại cho doanh nghiệp vì hàng hóa bị thiếu hụt, dẫn đến không đủ hàng để bán hoặc sản xuất. 
2. Chênh lệch thừa: Ngược lại, chênh lệch thừa xảy ra khi số lượng hàng tồn kho thực tế nhiều hơn số liệu ghi nhận. Mặc dù có vẻ như đây là một điều tốt, nhưng chênh lệch thừa cũng có thể là dấu hiệu của vấn đề trong quản lý kho, chẳng hạn như nhập hàng sai hoặc ghi nhận không chính xác.

Ngoài ra, còn có một số loại chênh lệch khác như:

– Chênh lệch về giá trị: Xảy ra khi giá trị hàng hóa thực tế khác với giá trị được ghi nhận. Điều này có thể do thay đổi giá, chiết khấu, hoặc sai sót trong tính toán.

– Chênh lệch về chủng loại: Trường hợp hàng hóa thực tế không đúng với chủng loại ghi trên sổ sách, có thể do nhầm lẫn trong quá trình nhập/xuất hàng hoặc ghi chép sai.

Việc phát hiện và xử lý chênh lệch hàng tồn kho kịp thời là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính và hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Nguyên nhân gây ra chênh lệch hàng tồn kho

Chênh lệch hàng tồn kho, dù là thừa hay thiếu, đều gây ra những ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh. Để giải quyết vấn đề này, trước tiên cần hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ gây ra sự chênh lệch.

2.1 Lỗi trong quá trình nhập liệu, ghi chép sổ sách

Việc nhập liệu sai, ghi chép không đầy đủ hoặc nhầm lẫn trong sổ sách có thể dẫn đến sự không chính xác về số lượng hàng hóa tồn kho. Điều này có thể xảy ra do lỗi đánh máy, quên cập nhật thông tin hoặc quy trình quản lý sổ sách không hiệu quả.

2.2 Lỗi trong quá trình kiểm kê

Quá trình kiểm kê hàng hóa có thể không chính xác do nhiều yếu tố như đếm sai, ghi nhận sai thông tin hoặc không kiểm tra kỹ lưỡng tất cả các vị trí lưu trữ. Ngoài ra, việc sử dụng các phương pháp kiểm kê thủ công cũng có thể tăng khả năng xảy ra sai sót.

2.3 Lỗi do hư hỏng, hao hụt hàng hóa

Trong quá trình vận chuyển, lưu trữ hoặc bảo quản, hàng hóa có thể bị hư hỏng, mất mát hoặc hao hụt do nhiều nguyên nhân như va đập, ẩm mốc, hết hạn sử dụng hoặc bay hơi. 

Nếu không được ghi nhận và cập nhật kịp thời, những tổn thất này sẽ gây ra chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu ghi nhận trong hệ thống.

2.4 Gian lận, mất cắp

Mặc dù không phổ biến, nhưng gian lận và mất cắp cũng là một nguyên nhân tiềm ẩn gây ra chênh lệch hàng tồn kho. 

3. Hậu quả của việc không xử lý chênh lệch hàng tồn kho

Việc không xử lý chênh lệch hàng tồn kho kịp thời có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, tài chính và uy tín của công ty.

3.1 Ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Chênh lệch hàng tồn kho không được giải quyết sẽ dẫn đến sự thiếu chính xác trong dữ liệu quản lý, gây khó khăn cho việc lập kế hoạch sản xuất, bán hàng và dự báo nhu cầu thị trường.

Những điều này có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt hàng hóa, gián đoạn quá trình sản xuất, chậm trễ giao hàng…

3.2 Gây thất thoát tài chính

Chênh lệch hàng tồn kho đồng nghĩa với việc hàng hóa bị mất mát, hư hỏng hoặc thất thoát, trực tiếp gây ra thiệt hại về tài chính cho doanh nghiệp, làm giảm lợi nhuận và ảnh hưởng đến khả năng đầu tư, phát triển.

Ngoài ra, việc không xử lý chênh lệch còn có thể dẫn đến các khoản phạt, chi phí kiểm toán và truy thu thuế nếu cơ quan chức năng phát hiện sai phạm.

3.3 Ảnh hưởng đến uy tín với khách hàng, đối tác

Việc không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng do thiếu hụt hàng hóa hoặc giao hàng chậm trễ sẽ làm giảm sự tin tưởng và hài lòng của họ. Điều này có thể khiến doanh nghiệp mất khách hàng, giảm doanh thu và ảnh hưởng đến uy tín trên thị trường.

Đối với các đối tác, việc không quản lý tốt hàng tồn kho có thể gây ra sự nghi ngờ về năng lực và tính chuyên nghiệp của công ty, làm giảm khả năng hợp tác và phát triển mối quan hệ kinh doanh.

4. Cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho

Chênh lệch hàng tồn kho là vấn đề thường gặp trong quản lý kho, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và kết quả tài chính của doanh nghiệp. Để xử lý hiệu quả, cần thực hiện các bước sau:

4.1 Bước 1: Xác định nguyên nhân chênh lệch

Đầu tiên, để xử lý chênh lệch hàng tồn kho, chúng ta cần xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Điều này có thể bao gồm việc kiểm tra kỹ lưỡng quy trình nhập xuất kho, xem xét lại các quy trình bảo quản hàng hóa, và thậm chí đánh giá khả năng thất thoát do các yếu tố bên ngoài như trộm cắp hoặc gian lận.

4.2 Bước 2: Phân loại chênh lệch

Tiếp theo, chúng ta cần phân loại chênh lệch để có cách xử lý phù hợp:

• Chênh lệch thiếu: Số lượng thực tế nhỏ hơn số liệu trên sổ sách.
• Chênh lệch thừa: Số lượng thực tế lớn hơn số liệu trên sổ sách.

4.3 Bước 3: Xử lý theo từng loại chênh lệch

Xử lý chênh lệch hàng tồn kho thiếu:

– Nếu do sai sót ghi chép, điều chỉnh lại số liệu trên sổ sách.

– Nếu do hư hỏng, mất mát, xem xét xử lý hàng hóa hư hỏng và tăng cường biện pháp bảo quản.

– Nếu do thất thoát, điều tra làm rõ và xử lý theo quy định.

– Trường hợp không xác định được nguyên nhân, hạch toán vào chi phí.

Xử lý chênh lệch hàng tồn kho thừa:

– Nếu do sai sót ghi chép, điều chỉnh lại số liệu trên sổ sách.

– Nếu do nhập hàng thừa, kiểm tra lại quy trình nhập kho và làm việc với nhà cung cấp.

– Trường hợp không xác định được nguyên nhân, hạch toán vào thu nhập khác

4.4 Bước 4: Điều chỉnh số liệu

Sau khi xác định nguyên nhân và xử lý chênh lệch, cần điều chỉnh số liệu trên sổ sách kế toán để phản ánh đúng tình hình thực tế của hàng tồn kho.

4.5 Bước 5: Cải tiến quy trình quản lý kho

Để hạn chế chênh lệch hàng tồn kho, doanh nghiệp cần rà soát và cải thiện quy trình quản lý hàng tồn kho để ngăn ngừa chênh lệch xảy ra trong tương lai.

>>>Xem thêm: Tìm hiểu về nghiệp vụ quản lý kho hàng: Quy trình và cách cải tiến

5. Mẫu biên bản xử lý chênh lệch hàng tồn kho

Biên bản xử lý chênh lệch hàng tồn kho là một tài liệu quan trọng được lập khi phát hiện sự không khớp giữa số lượng hàng hóa thực tế trong kho và số liệu được ghi nhận trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp.

Dưới đây là mẫu Mẫu biên bản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

>>>Tải ngay: Mẫu biên bản xử lý chênh lệch hàng tồn kho chuẩn nhất

6. Phương pháp giảm thiểu chênh lệch hàng tồn kho 

Để giảm thiểu tình trạng chênh lệch hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể áp dụng một số phương pháp như sau:

6.1 Sử dụng phần mềm quản lý kho

Phần mềm quản lý kho đóng vai trò then chốt trong việc tự động hóa và tối ưu hóa quy trình quản lý hàng hóa, từ đó giảm thiểu sai sót và chênh lệch. 

Một giải pháp đáng cân nhắc là phần mềm SEEACT-WMS – được phát triển bởi Công ty DACO với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp giải pháp quản lý sản xuất.

SEEACT-WMS giúp tự động hóa quy trình, ghi nhận chính xác nhật ký xuất nhập hàng, đồng thời cung cấp nhiều tính năng hữu ích:

– Theo dõi hàng hóa tự động, chính xác: Sử dụng mã vạch, QR code cùng những thiết bị thông minh giúp cập nhật thông tin hàng hóa theo thời gian thực

– Quản lý thông tin chi tiết: Theo dõi thông tin hàng hóa theo lô, date, mã, tên, đơn vị tính, nguồn gốc… tránh tình trạng thất thoát, hư hỏng.

– Hiển thị trực quan năng lực kho: Biểu đồ trực quan giúp dễ dàng nắm bắt tình hình sử dụng kho.

– Cảnh báo mức tồn kho: Tự động cảnh báo khi số lượng tồn kho sắp đạt đến ngưỡng tối thiểu hoặc tối đa, hỗ trợ quyết định mua hàng kịp thời.

Với SEEACT-WMS, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả quản lý kho, giảm thiểu thất thoát và tối ưu chi phí.

>>>Tìm hiểu chi tiết: Cách SEEACT-WMS hỗ trợ kiểm soát chênh lệch hàng tồn kho

6.2 Tăng cường kiểm soát nội bộ

Bằng cách thiết lập quy trình kiểm soát chặt chẽ từ khâu nhập hàng, lưu trữ đến xuất hàng, doanh nghiệp có thể đảm bảo mọi hoạt động đều được thực hiện đúng theo quy định. 

Thực hiện kiểm kê định kỳ cũng là một biện pháp quan trọng để đảm bảo quy trình được tuân thủ nghiêm ngặt, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những sai sót hoặc gian lận.

6.3 Thực hiện kiểm kê đột xuất

Để giảm thiểu chênh lệch hàng tồn kho, việc thực hiện kiểm kê đột xuất cũng đóng vai trò quan trọng. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và sự khớp giữa số lượng hàng hóa thực tế với sổ sách. 

Bạn nên áp dụng phương pháp kiểm kê phù hợp với doanh nghiệp, chẳng hạn như kiểm kê toàn bộ hoặc kiểm kê theo nhóm. Ngoài ra, việc thiết lập một quy trình kiểm kê rõ ràng, chi tiết và phân công trách nhiệm cụ thể cho từng nhân viên cũng là yếu tố then chốt để đạt được hiệu quả kiểm soát hàng tồn kho.

6.4 Đào tạo nhân viên 

Nhân viên là một mắt xích quan trọng trong hệ thống quản lý kho. Do đó, việc đào tạo nhân viên về quy trình quản lý kho, cách sử dụng phần mềm (đặc biệt là SEEACT-WMS nếu được triển khai) và ý thức trách nhiệm trong công việc là vô cùng cần thiết. Bằng cách nâng cao kỹ năng nghiệp vụ và hiểu biết về tầm quan trọng của việc quản lý kho chính xác, nhân viên sẽ thực hiện công việc một cách hiệu quả hơn.

Tóm lại, xử lý chênh lệch hàng tồn kho không chỉ là việc khắc phục hậu quả mà còn là quá trình tối ưu hóa liên tục. Bằng cách áp dụng các giải pháp phù hợp, kết hợp với công nghệ hiện đại và quy trình quản lý chặt chẽ, doanh nghiệp có thể kiểm soát hiệu quả hàng tồn kho, giảm thiểu rủi ro và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp toàn diện và hiệu quả để xử lý chênh lệch hàng tồn kho, hãy liên hệ với SEEACT qua Hotline 0359.206.636 (Minh Anh) ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ.