Hướng dẫn vẽ sơ đồ kho hàng chỉ với 5 bước đơn giản

Sơ đồ kho hàng là bản thiết kế phản ánh chính xác bố cục và cách sắp xếp hàng hóa, thiết bị trong kho. Một sơ đồ được thiết kế tốt không chỉ tối ưu hóa không gian lưu trữ mà còn giúp nâng cao hiệu suất hoạt động, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm chi phí vận hành.

Vậy làm thế nào để vẽ sơ đồ kho hàng một cách hiệu quả? Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

1. Sơ đồ kho hàng là gì?

Sơ đồ kho hàng là một bản vẽ chi tiết thể hiện cách bố trí và sắp xếp không gian bên trong kho hàng. Bản vẽ này bao gồm vị trí của các khu vực chức năng (như khu vực tiếp nhận, lưu trữ, đóng gói, xuất hàng), các lối đi, cửa ra vào, cửa sổ, cũng như vị trí của các kệ hàng, sơ đồ kho.

Tầm quan trọng của sơ đồ kho:

– Tối ưu hóa không gian: Giúp tận dụng tối đa diện tích kho, đảm bảo hàng hóa được lưu trữ một cách khoa học và hiệu quả.

– Quản lý hàng tồn kho: Dễ dàng theo dõi và kiểm soát vị trí hàng hóa.

– Nâng cao hiệu suất hoạt động: Hỗ trợ quá trình nhập xuất hàng hóa diễn ra nhanh chóng và thuận tiện, giảm thiểu thời gian tìm kiếm và di chuyển hàng hóa.

– Đảm bảo an toàn: Xác định rõ ràng các khu vực nguy hiểm, lối thoát hiểm, giúp phòng ngừa tai nạn và ứng phó kịp thời khi có sự cố xảy ra.

>>>Xem thêm: Kho hàng là gì? Khám phá các loại kho hàng phổ biến nhất

Tóm lại, sơ đồ kho là một công cụ quan trọng không thể thiếu trong quản lý kho, tuy nhiên thực tế cho thấy không ít doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn còn gặp khó khăn trong việc vẽ sơ đồ kho hàng một cách chính xác và hiệu quả.

Sau đây là các bước hướng dẫn thiết kế sơ đồ kho hàng một cách chuyên nghiệp.

2. Các bước vẽ sơ đồ kho hàng

Việc lập sơ đồ kho hàng có vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa không gian và nâng cao hiệu quả quản lý kho. Cách vẽ đồ kho hàng cũng không quá phức tạp, bạn chỉ cần làm theo các bước dưới đây là có thể vẽ được sơ đồ kho hợp lý và dễ dàng quản lý.

2.1 Bước 1: Chuẩn bị sơ đồ mặt bằng kho

Đây là bước nền tảng khi vẽ sơ đồ kho, giúp cung cấp cái nhìn tổng quan về không gian bạn sẽ làm việc. 

Sơ đồ mặt bằng nên bao gồm: 

– Kích thước chính xác: Chiều dài, chiều rộng và chiều cao của kho.

– Vị trí các yếu tố cố định: Cột, tường, cửa ra vào, cửa sổ, cầu thang, hệ thống thông gió, hệ thống phòng cháy chữa cháy…

– Các khu vực chức năng hiện có: Nếu kho đã được sử dụng, hãy ghi chú các khu vực như khu vực nhận hàng, khu vực xuất hàng, khu vực lưu trữ, khu vực đóng gói…

***Lưu ý: Nếu thuê kho, bạn hãy yêu cầu chủ cung cấp sơ đồ mặt bằng, nếu không hãy đo đạc và vẽ sơ đồ chi tiết.

2.2 Bước 2: Lựa chọn phương pháp vẽ sơ đồ kho

Việc lựa chọn phương pháp vẽ sơ đồ kho hàng phù hợp tùy thuộc vào quy mô và ngân sách của doanh nghiệp bạn. Dưới đây 3 phương pháp phổ biến:

1. Thuê kiến trúc sư: Đây là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp lớn, kho bãi rộng, hàng hóa nhiều và đặc biệt là có các thiết bị máy móc như xe nâng, băng chuyền…Tuy nhiên phương pháp này có nhược điểm đó là chi phí cao và thời gian thực hiện lâu, phù hợp với các kho hàng có quy mô lớn, phức tạp hoặc yêu cầu thiết kế đặc biệt.

1. Sử dụng công cụ online: Một số công cụ trực tuyến như SmartDraw giúp bạn dễ dàng vẽ sơ đồ kho chuyên nghiệp miễn phí. SmartDraw còn có gợi ý sẵn các khu vực và vị trí, hỗ trợ bạn bắt đầu vẽ sơ đồ mà không sợ thiếu sót. 
2. Nhưng các công cụ online có thể bị giới hạn về tính năng hoặc tùy chỉnh, nên sẽ phù hợp với các kho hàng có quy mô nhỏ, đơn giản hoặc cần vẽ sơ đồ nhanh chóng.
3. Vẽ sơ đồ kho bằng Excel: Excel là một công cụ miễn phí quen thuộc, cho phép bạn bố trí các khu vực và sắp xếp trang thiết bị theo nhu cầu.

2.3 Bước 3: Chọn layout thiết kế phù hợp

Layout (bố cục) kho hàng là cách sắp xếp các khu vực chức năng và luồng di chuyển hàng hóa trong kho. Việc chọn layout phù hợp sẽ tối ưu hóa không gian, nâng cao hiệu suất hoạt động và giảm thiểu chi phí vận hành. 

Một số layout phổ biến bao gồm:

– Layout chữ U: Khu vực nhận hàng và xuất hàng nằm gần nhau ở hai đầu chữ U, tạo thuận lợi cho việc di chuyển hàng hóa vào và ra khỏi kho.

– Layout chữ I: Các khu vực chức năng được sắp xếp theo một đường thẳng, từ khu vực nhận hàng đến khu vực xuất hàng.

– Layout chữ L: Tương tự layout chữ I nhưng có thêm một nhánh vuông góc để tạo thêm không gian lưu trữ hoặc khu vực làm việc.

2.4 Bước 4: Bố trí các khu vực kho

Đây là bước quan trọng khi vẽ sơ đồ kho, quyết định đến hiệu suất hoạt động và khả năng lưu trữ của kho hàng.

Trước khi bố trí, bạn cần xác định các khu vực chính cần có trong kho hàng. Thông thường một kho hàng sẽ được chia làm 3 khu vực chính:

1. Khu vực hoạt động: Bao gồm các khu vực diễn ra các hoạt động chính của kho như nhận hàng; tiếp nhận và đóng gói đơn hàng; khu vực chứa thiết bị và dụng cụ.
2. Khu vực lưu trữ: Là khu vực quan trọng nhất, chứa các giá kệ để hàng dùng để lưu kho. Khu vực này cần thiết kế để tối ưu hóa không gian lưu trữ, đảm bảo hàng hóa được sắp xếp khoa học, dễ dàng tìm kiếm và lấy hàng khi có đơn hàng.
3. Khoảng trống: Khoảng trống không chỉ là lối đi mà còn là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu suất hoạt động của kho. Các lối đi cần đủ rộng để thiết bị di chuyển và nhân viên làm việc thoải mái, không va chạm và ùn tắc. Ngoài ra nên thiết kế khoảng trống theo quy trình quản lý kho, tạo thành vòng tròn khép kín, giúp việc di chuyển và quản lý hàng hóa hiệu quả hơn.

Sau khi xác định các khu vực chính, bạn cần bố trí và phân chia chúng thành các khu vực nhỏ hơn, cụ thể hơn, dựa trên sơ đồ mặt bằng và layout kho đã chọn. Đảm bảo các khu vực được bố trí hợp lý, thuận tiện cho việc di chuyển và xử lý hàng hóa đồng thời tận dụng tối đa không gian kho. 

2.4 Bước 5: Hoàn thiện và tối ưu hóa

Sau khi đã bố trí các khu vực, bước cuối cùng khi vẽ sơ đồ kho là hoàn thiện và tối ưu nó để đảm bảo hoạt động của kho hàng. Đánh giá xem các khu vực đã được sắp xếp một cách logic và thuận tiện cho quy trình làm việc hay chưa.

Nếu phát hiện bất kỳ điểm chưa hợp lý hoặc có thể cải thiện, hãy điều chỉnh sơ đồ để tối ưu hóa không gian và quy trình làm việc.

>>>Xem thêm: 3 Mẫu sơ đồ kho khoa học để quản lý toàn diện cho doanh nghiệp

3. Lưu ý khi vẽ sơ đồ kho hàng

Sau khi hoàn thành 5 bước vẽ sơ đồ kho, hãy xem xét các lưu ý sau để tối ưu thiết kế kho hàng của bạn về tính hợp lý, an toàn và hiệu quả:

3.1 Khu vực nhận hàng cần có không gian rộng

Khu vực nhận hàng cần được thiết kế rộng rãi để đảm bảo hoạt động diễn ra thuận lợi và hàng hóa có thể nhanh chóng được chuyển đến khu vực lưu trữ, sẵn sàng cho các lần nhận hàng tiếp theo.

3.2 Có không gian dành cho máy móc

Khi vẽ sơ đồ kho cần bố trí một khu vực riêng biệt để đặt các máy móc hỗ trợ di chuyển hàng hóa với số lượng lớn, đảm bảo hoạt động kho diễn ra hiệu quả.

3.3 Có cửa thông gió

Để đảm bảo an toàn cho hàng hóa, đặc biệt là trong các kho hàng không có cửa sổ, cần thiết kế hệ thống cửa thông gió giúp không khí lưu thông, ngăn ngừa ẩm mốc và hư hỏng.

3.4 Đảm bảo đủ ánh sáng

Ánh sáng đầy đủ là yếu tố quan trọng để tạo môi trường làm việc thuận lợi và an toàn trong kho hàng. Bên cạnh cửa thông gió, hệ thống đèn chiếu sáng cần được bố trí hợp lý, đảm bảo đủ ánh sáng cho toàn bộ kho, đặc biệt là khu vực hàng hóa bán chạy, giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý hàng.

3.5 Có máy nâng/thang

Để tiếp cận hàng hóa trên các giá kệ cao, kho hàng cần trang bị máy nâng hoặc thang, tùy thuộc vào quy mô. Máy nâng phù hợp cho kho lớn, trong khi thang là giải pháp tiết kiệm cho kho nhỏ, giúp việc lấy và đặt hàng trên cao trở nên dễ dàng và nhanh chóng.

3.6 Trang bị bình cứu hỏa

Do lượng hàng hóa lớn và các vật liệu dễ bắt lửa như pallet, carton, kho hàng tiềm ẩn nguy cơ cháy nổ cao. Vì vậy, việc trang bị đầy đủ bình cứu hỏa là biện pháp phòng ngừa hỏa hoạn không thể thiếu, đảm bảo an toàn cho cả người và tài sản.

3.7 Có lối thoát hiểm khẩn cấp

Sơ đồ kho hàng cần được thiết kế lối thoát hiểm rõ ràng, dễ tiếp cận để đảm bảo an toàn cho nhân viên trong trường hợp khẩn cấp như hỏa hoạn hay các sự cố khác.

4. Kinh nghiệm vẽ sơ đồ kho hàng an toàn, hợp lý

Vẽ sơ đồ kho hàng đòi hỏi sự tỉ mỉ và cẩn trọng. Dưới đây là một số kinh nghiệm để bạn có thể hoàn thiện thiết kế:

– Chuẩn bị kỹ: Xác định kích thước chính xác của các thiết bị như giá kệ, pallet… trước khi thiết kế để đảm bảo sự phù hợp và tối ưu không gian. Tham khảo ý kiến chuyên gia để lựa chọn giải pháp lưu trữ hiệu quả nhất.

– Lắng nghe nhân viên: Trao đổi với thủ kho và nhân viên để hiểu rõ nhu cầu và quy trình làm việc, từ đó bố trí các khu vực trong kho một cách thuận tiện và hợp lý.

– Thiết kế quy trình: Đảm bảo thiết kế hỗ trợ một luồng hoạt động kho khép kín, không gây cản trở hay khó khăn trong quá trình quản lý.

– Bảo mật: Nếu cần tăng cường bảo mật, hãy cân nhắc bố cục kho hình chữ I hoặc L.

– Sắp xếp hàng hóa thông minh: Đặt các mặt hàng bán chạy ở vị trí dễ tiếp cận phía trước, hàng bán chậm hơn có thể sắp xếp phía sau.

– Linh hoạt: Lập sơ đồ dự phòng để ứng phó với các giai đoạn cao điểm hoặc khi lượng hàng hóa tăng đột biến.

– Kiểm tra kỹ lưỡng: Xem xét kỹ bản thiết kế ít nhất 3 lần trước khi triển khai để tránh sai sót.

Bằng cách áp dụng những kinh nghiệm này, bạn có thể vẽ sơ đồ kho hàng an toàn, hiệu quả và đáp ứng tốt nhu cầu lưu trữ và quản lý hàng hóa.

5. Một số mẫu sơ đồ kho hàng tham khảo

Để tối ưu hóa không gian và hoạt động trong kho, việc vẽ sơ đồ kho hàng hiệu quả là vô cùng quan trọng. Dưới đây là một số mẫu sơ đồ kho hàng phổ biến mà bạn có thể tham khảo:

Vẽ sơ đồ kho hàng không chỉ là một công việc kỹ thuật mà còn là một chiến lược quan trọng để tối ưu hoạt động kho bãi và nâng cao hiệu suất kinh doanh. Hy vọng với những hướng dẫn chi tiết và kinh nghiệm hữu ích trong bài viết này của DACO, bạn đã có thể tự thiết kế một sơ đồ kho hoàn chỉnh và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình. Chúc bạn thành công.