Kinh nghiệm quản lý kho dược hiệu quả

Ngành dược phẩm với đặc thù hàng hóa đa dạng, hạn sử dụng ngắn và quy định quản lý chặt chẽ đặt ra nhiều thách thức cho việc quản lý kho dược. Việc kiểm soát chất lượng thuốc, đảm bảo an toàn cho người bệnh, đồng thời tối ưu hóa chi phí luôn là ưu tiên hàng đầu. Để giải quyết những vấn đề này, các nhà quản lý cần có những kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn sâu sắc.

Bài viết dưới đây của DACO sẽ cung cấp các thông tin về quản trị kho dược. Cùng khám phá những hạn chế, giải pháp và các bước quy trình quản lý kho dược.

Những hạn chế, rủi ro thường gặp khi quản lý kho dược

Kho dược, nơi lưu trữ những sản phẩm ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe con người, đòi hỏi một quy trình quản lý chặt chẽ. Thế nhưng, thực tế cho thấy, nhiều nhà thuốc vẫn đang đối mặt với không ít khó khăn trong việc quản lý kho dược. Các rủi ro như hàng hết hạn, thất thoát… không chỉ gây thiệt hại về kinh tế mà còn đe dọa đến tính mạng của người bệnh. Dưới đây là những khó khăn thường thấy của các kho dược trong việc quản lý.

Khó kiểm soát hạn sử dụng của thuốc

Việc quản lý hạn sử dụng thuốc trong quản lý kho dược là một thách thức lớn đối với nhiều kho dược và bệnh viện. Nếu không kiểm soát chặt chẽ, rất dễ xảy ra tình trạng thuốc quá hạn. Điều này không chỉ gây lãng phí nguồn lực mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro. Thuốc quá hạn có thể giảm hiệu quả điều trị, thậm chí gây tác dụng phụ nguy hiểm cho người bệnh. Ngoài ra, việc phát hiện và loại bỏ thuốc quá hạn đòi hỏi nhiều công sức và chi phí.

Kiểm kê không chính xác số thuốc trong kho

Việc kiểm kê không chính xác số lượng thuốc tồn kho tiềm ẩn nhiều rủi ro nghiêm trọng. Thứ nhất, tình trạng thiếu hụt thuốc có thể xảy ra bất ngờ, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình điều trị của bệnh nhân. Thứ hai, tồn kho dư thừa gây lãng phí nguồn lực, tăng chi phí bảo quản và có thể dẫn đến tình trạng thuốc quá hạn. 

Bên cạnh đó, sai lệch trong số liệu kiểm kê làm giảm độ tin cậy của hệ thống quản lý kho dược. Việc này sẽ gây khó khăn trong việc lập kế hoạch và đưa ra quyết định. Cuối cùng, trong trường hợp xảy ra sự cố, việc không nắm rõ số lượng thuốc tồn kho sẽ gây trở ngại lớn cho công tác kiểm soát và truy xuất nguồn gốc

Tình trạng thất thoát thường xuyên xảy ra

Nguyên nhân của việc xảy ra thất thoát trong quy trình quản lý kho dược có thể đến từ nhiều khía cạnh như: sai sót trong quá trình nhập xuất kho, thiếu kiểm soát chặt chẽ về số lượng, hệ thống quản lý kho dược lạc hậu, yếu tố con người (nhân viên thiếu trách nhiệm, gian lận). Hậu quả của tình trạng này không chỉ gây thiệt hại về kinh tế mà còn ảnh hưởng đến uy tín của cơ sở y tế. Thậm chí nó còn đe dọa đến sức khỏe và tính mạng của người bệnh.

Không tối ưu không gian lưu trữ

Việc không tối ưu diện tích trong kho dược cũng là một rào cản lớn của các nhà quản lý. Thứ nhất, hàng hóa dễ bị thất lạc, gây khó khăn trong việc kiểm kê, quản lý kho dược. Thứ hai, việc tìm kiếm thuốc chậm trễ, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình cấp phát và điều trị. 

Đặc biệt, không gian lưu trữ hạn hẹp dễ dẫn đến tình trạng chồng chất hàng hóa, gây mất vệ sinh, làm giảm chất lượng thuốc. Ngoài ra, việc sắp xếp không khoa học còn tiềm ẩn nguy cơ cháy nổ, gây thiệt hại lớn về tài sản và uy tín của nhà thuốc. Cuối cùng, việc không tối ưu không gian lưu trữ còn làm tăng chi phí vận hành do phải thuê thêm kho hoặc sử dụng các thiết bị hỗ trợ khác.

Các cách cải thiện những khó khăn khi quản lý kho dược

Có thể thấy việc quản lý kho thuốc không chỉ đơn thuần là việc sắp xếp thuốc mà còn liên quan đến nhiều yếu tố phức tạp khác. Những thách thức trên đòi hỏi các nhà quản lý phải có những giải pháp hiệu quả.

Cải thiện khả năng hiển thị thông tin trong kho

Việc quản lý kho dược đòi hỏi sự chính xác cao và khả năng truy xuất thông tin nhanh chóng. Để khắc phục những khó khăn trong quản lý kho dược, việc cải thiện khả năng hiển thị thông tin là vô cùng quan trọng.

Doanh nghiệp rất cần nắm rõ tình trạng tồn kho tại thời gian thực. Từ đó, chuẩn bị cho những tình huống bất ngờ và lên kế hoạch phân phối hàng hóa hoặc nhập/xuất phù hợp. Doanh nghiệp nên sử dụng các công cụ báo cáo hoặc hệ thống quản lý kho thông minh WMS để cải thiện được khả năng hiển thị thông tin trong kho.

Áp dụng công nghệ mã Barcode/QrCode trong quản lý kho dược

Bằng cách gắn mã Barcode/QR code lên từng sản phẩm, các thông tin chi tiết như tên thuốc, hạn sử dụng, lô sản xuất sẽ được lưu trữ và quản lý một cách hiệu quả. Khi quét mã vạch, hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng hàng tồn kho, giúp nhân viên kiểm soát chặt chẽ quá trình nhập xuất hàng. 

Ngoài ra, mã Barcode/QR code còn hỗ trợ trong việc theo dõi nguồn gốc xuất xứ của thuốc trong quản lý kho dược, đảm bảo chất lượng và an toàn cho người sử dụng. Nhờ đó, các sai sót trong quá trình quản lý kho như nhầm lẫn thuốc, hết hạn sử dụng sẽ được giảm thiểu đáng kể, nâng cao hiệu quả hoạt động của nhà thuốc.

>>Xem thêm: Ứng dụng mã Barcode/QRcode trong quản lý kho

Có chiến lược tồn kho hiệu quả

Việc xác định chính xác mức tồn kho là yếu tố cốt lõi trong quản lý kho dược. Để đạt được điều này, các nhà quản lý kho dược cần thu thập dữ và phân tích dữ liệu về tần suất và mức độ tiêu thụ của từng loại hàng. Từ đó, có thể đảm bảo kho sẽ không bị thiếu hàng hoặc thừa quá nhiều hàng.

Việc áp dụng phương pháp ABC trong phân loại hàng hóa cũng rất hữu ích. Theo đó, các loại thuốc có giá trị cao hoặc tiêu thụ nhanh sẽ được quản lý chặt chẽ hơn, đảm bảo luôn có sẵn trong kho.

Sử dụng các phương pháp lưu trữ FIFO, LIFO, FEFO

Quản lý kho dược hiệu quả là yếu tố quan trọng đảm bảo chất lượng thuốc. Phương pháp FIFO (First In, First Out), FEFO (First Expired, First Out) và LIFO (Last In, First Out) đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quá trình này.

FIFO, ưu tiên xuất hàng nhập kho trước, thích hợp với các loại thuốc có hạn sử dụng ngắn, giúp tránh lãng phí. Ngược lại, LIFO, xuất hàng nhập kho sau, có thể áp dụng cho các loại thuốc ổn định về chất lượng.

Để đạt hiệu quả cao, cần kết hợp linh hoạt cả hai phương pháp. Ví dụ, đối với các loại thuốc đặc trị, có thể áp dụng LIFO để đảm bảo luôn có hàng mới sẵn sàng. Đồng thời, cần chú ý đến điều kiện bảo quản, nhiệt độ, độ ẩm để đảm bảo chất lượng thuốc.

Sử dụng hệ thống quản lý kho vào quy trình quản lý kho dược

Không chỉ riêng kho dược mà các loại kho khác hiện nay đều cho thấy việc áp dụng hệ thống quản lý kho WMS là một giải pháp tối ưu. Hệ thống này giúp tự động hóa các quy trình  kho, giảm thiểu rủi ro hư hỏng, thất thoát thuốc. 

>>Xem thêm: Hệ thống quản lý kho WMS

Hiện nay, hệ thống quản lý kho SEEACT-WMS của DACO nổi bật trên thị trường với những khả năng vượt trội, đáp ứng đủ các nhu cầu doanh nghiệp cần:

• Cung cấp thông tin tại thời gian thực: Ứng dụng mã Barcode/Qrcode tự động quét các mã trên từng mặt hàng và nhập luôn lên hệ thống, đảm bảo thông tin về hàng hóa, vị trí, các hoạt động trong kho luôn kịp thời và mới nhất.
• Hiển thị thông tin trực quan qua biểu đồ, số liệu.
• Tự động hóa các quy trình nhập/xuất/kiểm kê.
• Tự động báo cáo số lượng hàng trong kho, thông báo khi kho sắp hết hàng.
• Quản trị khách hàng và nhà cung cấp

Bên cạnh đó, hệ thống SEEACT-WMS còn cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình tồn kho. Qua đó nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác về việc nhập hàng, phân phối thuốc, đảm bảo luôn có đủ thuốc đáp ứng nhu cầu điều trị, đồng thời giảm thiểu chi phí tồn kho.

Quy trình quản lý kho dược cho nhà thuốc

Trong lĩnh vực dược phẩm, việc quản lý kho hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Một quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ giúp nhà thuốc kiểm soát chặt chẽ chất lượng thuốc, hạn chế tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá nhiều. Dưới đây là quy trình quản lý kho dược thường được các bệnh viện, nhà thuốc lớn sử dụng.

Bước 1: Đề nghị bổ sung hàng hóa

Bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho dược là đề nghị bổ sung hàng vào kho. Khi lượng hàng tồn kho của một loại thuốc nào đó đạt mức tối thiểu cho phép hoặc sắp hết hạn sử dụng, nhân viên này sẽ lập tức tạo một yêu cầu bổ sung. Yêu cầu này sẽ bao gồm thông tin chi tiết về loại thuốc, số lượng cần bổ sung, nhà cung cấp ưu tiên và hạn sử dụng mong muốn.

Bước 2: Phê duyệt đề nghị

Phòng QT&VT sẽ xem xét và phê duyệt đề nghị hoặc xem xét và chuyển đến các cấp trên.  Đề nghị sau khi được phê duyệt sẽ được gửi lại thủ kho. 

Bước 3: Thông báo giao hàng

Trước khi nhập hàng hóa, cán bộ cung ứng cần nhận hợp đồng trước. Sau khi xem xét hợp đồng, nắm được số lượng hàng hóa cần nhập, thủ kho bố trí diện tích sẵn để nhập hàng.

Bước 4: Tiếp nhận và kiểm nhận

Tại thời điểm nhận chứng từ và nhận hàng, nhân viên kho tiến hành kiểm tra, đối chiếu hàng hóa. Đối với những mặt hàng đủ tiêu chuẩn, in phiếu nhập kho. Đối với các mặt hàng không đạt tiêu chuẩn, thủ kho báo cáo lại bộ phận cung ứng để hoàn trả lại cho đơn vị cung cấp. 

Bước 5: Nhập kho và bảo quản

Sau khi nhập kho, thủ kho ký các biên bản giao nhận, lập thẻ kho để theo dõi. Nhân viên kho phụ trách sắp xếp hàng hóa vào kho theo các phương pháp FIFO, FEFO,… để dễ dàng quản lý kho dược.

Bước 6: Duyệt xuất

Trước khi xuất kho, hàng hóa cần được lãnh đạo duyệt xuất kho trước. Các giấy tờ liên quan đến quy trình này thường là: phiếu xin lĩnh hàng hóa, phiếu xuất kho,…

Bước 7: Xuất kho

Thủ kho liên hệ các đơn vị sử dụng và lên kế hoạch cấp phát. Kiểm tra, đối chiếu hàng hóa trước khi cấp phát. Lập phiếu xuất kho, lưu trữ các chứng từ liên quan.

Bước 8: Tổng hợp, báo cáo, kiểm kê

Tại bước cuối trong quy trình quản lý kho dược, thủ kho kết hợp với kế toán kiểm kê lại hàng hóa trong kho. Thủ kho tổng hợp các thông tin trong quá trình nhập/xuất để phân tích dữ liệu, phục vụ cho các quyết định sau này.

Kết luận

Quản lý kho dược hiệu quả là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của nhà thuốc, bệnh viện. Việc xây dựng quy trình rõ ràng, áp dụng phần mềm quản lý chuyên nghiệp và thường xuyên đào tạo nhân viên là những giải pháp cần thiết. Bằng cách tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu sai sót, các cơ sở y tế không chỉ đảm bảo cung cấp thuốc đầy đủ, chất lượng mà còn nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

————————————————————-

SEEACT-MES – NO.1 ON MES IN VIETNAM

Địa chỉ: Số 146, Đường Cầu Bươu, Xã Tân Triều, Huyện Thanh Trì, Thành Phố Hà Nội

Hotline: 0359.206.636

Email: seeact@dacovn.com

Website: www.seeact.vn