Reorder Point là gì và cách tính đơn giản chính xác nhất

Reorder Point (ROP) – Điểm đặt hàng lại – là chỉ số quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu quản lý hàng tồn kho. Nó báo hiệu thời điểm cần đặt hàng mới để tránh tình trạng hết hàng, đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục. 

Trong bài viết hôm nay hãy cùng tìm hiểu Reorder Point là gì, vai trò của nó trong quản lý kho, và công thức tính điểm đặt hàng lại chính xác để áp dụng hiệu quả vào hoạt động của doanh nghiệp.

1. Reorder Point là gì?

Reorder Point (ROP), hay còn gọi là Điểm đặt hàng lại, là một mức tồn kho quan trọng báo hiệu cho doanh nghiệp biết đã đến lúc cần đặt thêm hàng. Khi lượng hàng tồn kho giảm xuống hoặc bằng với mức ROP, doanh nghiệp cần ngay lập tức đặt hàng để đảm bảo không bị gián đoạn hoạt động kinh doanh do thiếu hàng.

Mục tiêu chính của việc xác định Reorder Point là gì?

– Tránh tình trạng hết hàng: Đảm bảo luôn có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tránh mất doanh thu và làm giảm sự hài lòng của khách hàng.

– Tối ưu hóa chi phí lưu kho: Giúp doanh nghiệp không phải lưu trữ quá nhiều hàng, giảm chi phí lưu kho, bảo quản và các chi phí liên quan khác.

– Duy trì hoạt động kinh doanh ổn định: Ngăn ngừa các vấn đề phát sinh do thiếu hàng, giúp hoạt động sản xuất và kinh doanh diễn ra liên tục và hiệu quả.

2. Vai trò của Reorder Point là gì?

Reorder point về cơ bản là một ngưỡng cảnh báo, cho biết khi nào cần đặt hàng bổ sung để tránh tình trạng hết hàng gây gián đoạn hoạt động kinh doanh. Vai trò của Reorder point bao gồm:

2.1 Đảm bảo hàng hóa luôn có sẵn

Bằng cách thiết lập Reorder point, doanh nghiệp có thể chủ động đặt hàng mới trước khi hàng tồn kho cạn kiệt, đảm bảo nguồn cung liên tục và không làm gián đoạn hoạt động sản xuất hay bán hàng.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với các mặt hàng có nhu cầu cao và ổn định

2.2 Giảm chi phí tồn kho

Việc xác định Reorder point có vai trò then chốt trong việc tối ưu chi phí hàng tồn kho và đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra trơn tru.

Theo nghiên cứu của các chuyên gia tại Đại học Colorado, tình trạng hết hàng có thể khiến doanh nghiệp mất tới 4% doanh thu hàng năm. Mặt khác, tồn kho quá lớn cũng làm tăng chi phí lưu kho và quản lý.

Do đó, việc xác định điểm đặt hàng lại hợp lý giúp doanh nghiệp tránh được cả hai vấn đề này, đảm bảo luôn có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu sản xuất và kinh doanh mà không phải chịu chi phí tồn kho quá cao.

>>>Xem thêm: Chi phí tồn kho là gì? Cách tối ưu chi phí tồn kho hiệu quả

2.3 Tăng hiệu quả quản lý kho

Bằng việc tự động hóa quy trình đặt hàng dựa trên Reorder point, doanh nghiệp có thể đặt hàng một cách chính xác và kịp thời thay vì phụ thuộc vào cảm tính và ước lượng. 

Nhờ đó, nguồn lực được giải phóng, quy trình quản lý kho trở nên hiệu quả hơn, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.

2.4 Ứng phó với biến động thị trường

Reorder point đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp đối phó với những biến động không lường trước được của thị trường.

Khi được kết hợp cùng với lượng tồn kho an toàn (Safety Stock), Reorder point đảm bảo duy trì một mức dự trữ hàng hóa hiệu quả, giúp doanh nghiệp sẵn sàng ứng phó với những thay đổi bất ngờ về nhu cầu thị trường hoặc những trục trặc trong chuỗi cung ứng.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tránh được tình trạng thiếu hụt hàng hóa, đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục và duy trì sự hài lòng của khách hàng ngay cả trong những thời điểm thị trường biến động mạnh.

2.5 Tối ưu hóa chuỗi cung ứng

Nhờ Reorder Point, doanh nghiệp có thể đặt hàng đúng lúc, đúng thời điểm, giảm thiểu tình trạng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt, từ đó tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng.

3. Cách tính Reorder Point chính xác

Sau khi đã hiểu được khái niệm và tầm quan trọng của Reorder point là gì, phần tiếp theo sẽ là cách tính điểm đặt hàng lại một cách chính xác.

3.1 Dữ liệu cần thiết để tính Reorder Point

Reorder point (ROP) là chìa khóa để doanh nghiệp sản xuất đạt được sự cân bằng giữa rủi ro tồn kho và chi phí nhập/lưu trữ hàng hóa. 

Để tính toán ROP chính xác, doanh nghiệp cần dựa trên những dữ liệu sau:

– Lượng hàng dự trữ an toàn (Safety Stock): Đây là lượng hàng hóa được dự trữ để đảm bảo hoạt động sản xuất không bị gián đoạn do thiếu hụt nguyên vật liệu, đồng thời tránh tình trạng tồn kho quá lớn gây lãng phí.

Safety Stock = (Nhu cầu tối đa mỗi ngày x Thời gian giao hàng tối đa) – (Nhu cầu trung bình mỗi ngày x thời gian giao hàng trung bình)

– Thời gian nhập nguyên vật liệu từ nhà cung cấp: Là thời gian cần thiết để nguyên vật liệu được vận chuyển từ nhà cung cấp đến nhà máy, ảnh hưởng trực tiếp đến ROP.

– Mức nhu cầu tiêu thụ dự kiến: Đây là ước tính về lượng sản phẩm sẽ được tiêu thụ trong một khoảng thời gian nhất định. Mặc dù phức tạp, doanh nghiệp có thể dựa vào dự đoán nhu cầu khách hàng trong kế hoạch sản xuất (MPS) để có được ước tính chính xác nhất.

>>>Có thể bạn muốn biết: MPS là gì? Hướng dẫn xây dựng MPS chi tiết từ A-Z

3.2 Công thức tính điểm đặt hàng lại  

Công thức tính cơ bản như sau:

ROP =( Thời gian chờ hàng giao đến x Mức tiêu thụ trung bình theo ngày) + Mức dự trữ an toàn 

Đối với những tình huống đặc biệt, chẳng hạn như mức tiêu thụ biến động mạnh hoặc doanh nghiệp không có hàng dự trữ an toàn, bạn có thể sử dụng công thức sau:

ROP = Mức tiêu thụ tối đa x Thời gian giao hàng tối đa

Ví dụ minh họa:

Doanh nghiệp A, chuyên sản xuất đồ nhựa gia dụng, có nhu cầu tiêu thụ trung bình 500 sản phẩm mỗi ngày và duy trì mức dự trữ an toàn 100 sản phẩm trong kho. 

Với thời gian giao hàng từ nhà cung cấp là 4 ngày, doanh nghiệp A có thể áp dụng công thức tính ROP như sau:

ROP = Dự trữ an toàn + (Thời gian giao hàng x Nhu cầu tiêu thụ trung bình mỗi ngày)

⇒ROP = 100 + (4 x 500) = 2100

Điều này có nghĩa là khi số lượng sản phẩm trong kho giảm xuống còn 2100, doanh nghiệp A cần đặt hàng bổ sung nguyên vật liệu. 

Việc xác định Reorder point giúp doanh nghiệp A đảm bảo đáp ứng đủ nhu cầu thị trường, tối ưu hóa quản trị sản xuất và tránh các chi phí phát sinh không cần thiết.

3.3 Lưu ý khi áp dụng công thức tính Reorder Point

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi áp dụng công thức tính điểm đặt hàng lại ROP để đảm bảo hiệu quả quản lý hàng tồn kho:

– Tính ROP riêng cho từng mặt hàng: Mỗi sản phẩm có mức tiêu thụ khác nhau, do đó doanh nghiệp cần tính toán Reorder point độc lập cho từng mặt hàng để tránh dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa.

– Cập nhật dữ liệu thường xuyên: Độ chính xác của ROP phụ thuộc vào dữ liệu về nhu cầu và thời gian giao hàng. Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật những thông tin này, lý tưởng nhất là 3-6 tháng một lần, để phản ánh những thay đổi của thị trường và đảm bảo Reorder point luôn hiệu quả.

– Kết hợp Reorder point với tồn kho an toàn: Để chủ động đối phó với những biến động bất ngờ về nhu cầu hay thời gian giao hàng, doanh nghiệp nên thiết lập thêm một mức tồn kho an toàn bên cạnh Reorder point.

Linh hoạt điều chỉnh: Thị trường và hành vi khách hàng luôn thay đổi. Doanh nghiệp cần thường xuyên xem xét và điều chỉnh ROP dựa trên kinh nghiệm thực tế và những biến động này.

Tận dụng công nghệ: Hiện nay có nhiều phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể hỗ trợ tính toán, theo dõi và tối ưu hóa Reorder point, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức.

4. Ứng dụng phần mềm quản lý kho SEEACT-WMS để tính Reorder Point

Tính toán Reorder Point là yếu tố quan trọng để tránh tình trạng hết hàng hay dư thừa tồn kho. Tuy nhiên, việc áp dụng thủ công có thể phức tạp và tốn thời gian. 

Phần mềm quản lý kho SEEACT-WMS là giải pháp toàn diện, không chỉ tự động tính toán điểm đặt hàng lại mà còn tích hợp nhiều tính năng thông minh khác như:

– Dự báo nhu cầu: Đưa ra dự đoán chính xác về nhu cầu sản phẩm, giúp bạn chủ động trong việc đặt hàng.

– Theo dõi nhà cung cấp: Quản lý thông tin và đánh giá hiệu suất nhà cung cấp, đảm bảo nguồn cung ứng ổn định.

– Quản lý tồn kho tối ưu: Thiết lập và kiểm soát mức tồn kho tối thiểu, tối đa và an toàn, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa.

Đặc biệt, SEEACT-WMS có thể tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp. Nhờ đó, doanh nghiệp tối ưu hóa việc đặt hàng, giảm thiểu hàng tồn kho không cần thiết, và luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

5. Kết luận

Reorder point (Điểm đặt hàng lại) không đơn thuần chỉ là công thức tính toán mà còn là một công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu quản lý hàng tồn kho. Việc xác định và sử dụng Reorder point hiệu quả giúp đảm bảo nguồn cung ổn định, giảm thiểu chi phí lưu kho và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tối đa, doanh nghiệp cần kết hợp với các phần mềm quản lý kho hiện đại như SEEACT-WMS đồng thời thường xuyên theo dõi và điều chỉnh ROP dựa trên biến động của thị trường và nhu cầu khách hàng.

Để tìm hiểu cách SEEACT-WMS có thể giúp doanh nghiệp bạn tính toán điểm đặt hàng lại chính xác và hỗ trợ quản lý tồn kho hiệu quả, liên hệ với DACO qua Hotline 0359.206.636 ngay hôm nay để được hỗ trợ!