5 Bước quy trình xuất kho tiêu chuẩn cho doanh nghiệp

Quy trình xuất kho hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động kho bãi và chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Trong bài viết này, DACO sẽ giới thiệu 5 bước cơ bản trong quy trình xuất kho tiêu chuẩn và quy trình xuất kho nguyên vật liệu, giúp doanh nghiệp bạn nâng cao hiệu quả quản lý hàng hóa và tiết kiệm chi phí.

Xuất kho là gì? 

Xuất kho đóng  là quy trình quan trọng trong việc quản lý kho hàng hiệu quả, đảm bảo hàng hóa được xuất kho đúng số lượng, chủng loại, chất lượng và đúng thời gian. Hãy cùng tìm hiểu khái niệm xuất kho là gì và tại sao cần quy trình xuất kho tối ưu nhé!

Khái niệm xuất kho

Xuất kho là quy trình chuyển giao hàng hóa từ kho của doanh nghiệp để giao cho khách hàng hoặc đơn vị kinh doanh khác. Đây là một giai đoạn quan trọng trong chu trình kinh doanh, đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyển đến đúng địa điểm theo yêu cầu của khách hàng.

Trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, khâu xuất kho đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp đầy đủ, kịp thời nguyên vật liệu cho dây chuyền sản xuất. Xuất kho có thể llà quá trình lấy ra hàng hóa, nguyên vật liệu từ nguyên vật liệu kho để chuyển đến các khu vực sản xuất, lắp ráp trong kho bán thành phẩm, cũng có thể là xuất hàng từ kho bán thành phẩm sang kho thành phẩm hoặc xuất kho để giao tới khách hàng.

Vì sao cần quy trình xuất kho?

Quy trình xuất kho là một khâu quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động kho bãi của bất kỳ doanh nghiệp nào. Việc thiết lập và tuân thủ một quy trình xuất kho rõ ràng, hiệu quả mang lại nhiều lợi ích thiết thực, đảm bảo sự trơn tru trong vận hành cũng như mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Thứ nhất, quy trình xuất kho giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ luồng hàng hóa ra khỏi kho. Theo số liệu nghiên cứu của Gartner, tỷ lệ mất mát hoặc sai sót trong quá trình xuất kho có thể lên tới 5% nếu không có quy trình rõ ràng. Với một quy trình được xác định rõ ràng, từng bước được thực hiện đúng cách, doanh nghiệp có thể giảm thiểu đáng kể tỷ lệ sai sót này, tiết kiệm chi phí đáng kể.

Thứ hai, quy trình xuất kho hợp lý giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của nhân viên kho. Theo nghiên cứu của Aberdeen Group, các doanh nghiệp có quy trình xuất kho tiêu chuẩn có thể rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng xuất kho tới 23% so với những nơi không có quy trình rõ ràng. Điều này không chỉ nâng cao năng suất lao động mà còn giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả hơn.

Cuối cùng, quy trình xuất kho chuẩn mực còn giúp doanh nghiệp duy trì được tính minh bạch và trách nhiệm giải trình cao. Với dữ liệu ghi chép chi tiết, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi, kiểm soát quá trình xuất hàng, phân tích và đưa ra các giải pháp cải tiến phù hợp. 

Quy trình xuất kho 

Qua những lợi ích kể trên, có thể thấy quy trình xuất kho đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hoạt động kho bãi diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và tuân thủ các quy định. Tuy nhiên liệu các loại kho đều có chung 1 quy trình? Hãy cùng tìm hiểu quy trình tiêu chuẩn và quá trình xuất kho tại các kho nguyên vật liệu, kho thành phẩm và xuất kho để lưu chuyển hàng hóa nhé.

Quy trình xuất kho tiêu chuẩn

Quy trình xuất kho cơ bản cho các doanh nghiệp gồm 5 bước như sau: 

• Yêu cầu xuất kho: Nhân viên kho cần tạo yêu cầu xuất kho khi có đơn hàng xuất kho. Để quy trình diễn ra trơn chu, yêu cầu xuất kho cần ghi rõ thông tin về: mã số hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, giá xuất kho, tên khách hàng/đối tác, lý do xuất kho, ngày xuất kho, người lập phiếu, người nhận hàng, v.v.

• Phê duyệt yêu cầu xuất kho: Người quản lý hoặc bộ phận phê duyệt sẽ duyệt yêu cầu xuất kho. Sau đó họ chuyển yêu cầu kiểm tra hàng tồn trong kho. 

• Kiểm tra hàng tồn trong kho: Nhân viên kho sẽ phải kiểm tra hàng hóa. Đảm bảo hàng hóa xuất kho đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng, số lượng, bao bì, tem nhãn theo quy định trước khi đóng gói.

• Lập phiếu xuất kho: Sau khi đã đám ứng được yêu cầu về hàng hóa, nhân viên sẽ lập phiếu xuất kho.

• Xuất kho: Sau khi hoàn tất việc xuất kho, cần cập nhật số dư kho chính xác và kịp thời để đảm bảo hệ thống quản lý tồn kho luôn được đồng bộ. 

Để giúp các nhà quản lý kho kiểm soát các bước trên dễ dàng hơn, nhiều doanh nghiệp áp dụng WMS system vào quy trình quản lý kho. Theo nghiên cứu của Gartner, việc sử dụng Hệ thống Quản lý Kho hàng (WMS) có thể giúp giảm tỷ lệ sai sót trong quản lý tồn kho xuống dưới 0,1%.

>>Xem thêm: Hệ thống WMS trong quản lý kho hàng.

Quy trình xuất kho nguyên vật liệu

 Việc quản lý quy trình xuất kho nguyên vật liệu hiệu quả không chỉ giúp đảm bảo nguồn cung cấp nguyên liệu ổn định cho sản xuất mà còn góp phần tối ưu hóa chi phí và nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp. DACO cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về quá trình xuất kho là gì tại kho nguyên vật liệu, bao gồm các bước thực hiện  quy trình xuất kho nguyên vật liệu và sơ đồ minh họa.

Quy trình xuất kho tại kho nguyên vật liệu vẫn tuân theo những quy tắc:

• Lập yêu cầu xuất kho: Bộ phận sản xuất lập yêu cầu xuất kho nguyên vật liệu dựa trên kế hoạch sản xuất và nhu cầu thực tế. 
• Kiểm tra tồn kho: Bộ phận kho nguyên vật liệu kiểm tra số lượng tồn kho của các loại nguyên vật liệu được yêu cầu.
• Lập phiếu xuất kho: Lập phiếu xuất kho với thông tin chi tiết về loại, số lượng, vị trí lưu trữ và các thông tin liên quan khác.
• Lấy hàng và kiểm tra: Nhân viên kho sử dụng thiết bị di động và hệ thống WMS để xác định đường đi ngắn nhất và vị trí chính xác của nguyên vật liệu cần lấy. Họ tiến hành lấy hàng và kiểm tra, đóng gói và chuẩn bị cho việc vận chuyển.
• Vận chuyển và giao nhận: Nguyên vật liệu được vận chuyển đến khu vực sản xuất và bàn giao cho bộ phận sản xuất. Nhân viên kho và nhân viên sản xuất cùng kiểm tra nguyên vật liệu và ký xác nhận trên phiếu xuất kho. Đây là bước cuối cùng của quy trình xuất kho nguyên vật liệu.

Quy trình xuất kho thành phẩm

Quá trình xuất kho thành phẩm là một trong những khâu quan trọng nhất trong vòng đời của sản phẩm tại kho. Đây là giai đoạn cuối cùng trước khi sản phẩm được chuyển giao cho khách hàng hoặc đơn vị tiếp theo trong chuỗi cung ứng. Việc quản lý quy trình xuất kho thành phẩm đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo sản phẩm được giao đến tay người nhận một cách kịp thời, đúng số lượng và chất lượng.

Quy trình xuất kho thành phẩm bao gồm nhiều bước, bắt đầu từ việc nhận yêu cầu xuất kho từ bộ phận kinh doanh. Sau đó, kê toán kho sẽ lên phiếu xuất kho dựa theo yêu cầu trên. Thủ kho giao sau khi nhận phiếu sẽ để nhân viên kho xác minh thông tin trên đơn hàng, kiểm tra tình trạng và số lượng sản phẩm trong kho trước khi tiến hành xuất kho. Tiếp theo, họ sẽ tiến hành ký vào phiếu xuất kho và giao lại 1 liên cho thủ kho trước khi chuyển hàng đi. Bước cuối cùng vẫn luôn là bước ghi lại số liệu và dữ liệu để thống kê, báo cáo.

Trong quá trình này, việc sử dụng công nghệ như hệ thống quản lý kho (WMS) và thiết bị theo dõi như máy quét mã vạch có vai trò quan trọng trong việc tăng tốc độ, hiệu quả và chính xác của quy trình. Hệ thống WMS giúp theo dõi vị trí của sản phẩm, quản lý hàng tồn kho và tự động hóa các quy trình như lập phiếu xuất kho và cập nhật số liệu.

Quy trình xuất kho để lưu chuyển hàng hóa

Khi doanh nghiệp cần chuyển hàng từ kho này sang kho khác để tiếp tục quá trình sản xuất, quy trình xuất kho cũng như quy trình xuất kho tiêu chuẩn trên. Qúa trình này cần lưu ý vài điểm như:

• Phải làm rõ và chi tiết thông tin về kho xuất đi và kho nhập đến trong phiếu lập kho.
• Nhập đầy đủ dữ liệu về hàng nhập và hàng xuất đi vào báo cáo thống kê.

Kết luận

Để áp dụng hiệu quả quy trình xuất kho tiêu chuẩn, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình chi tiết, phù hợp với đặc thù hoạt động của mình, đồng thời đào tạo nhân viên nắm vững quy trình và thực hiện nghiêm túc. Để giúp các doanh nghiệp sản xuất kho một quy trình xuất kho tối ưu, DACO đã phát triển hệ thống WMS tích hợp hệ thống MES trong sản xuất: SEEACT-MES. Đây là hệ thống giải pháp trong sản xuất với 6 module cốt lõi. SEEACT- WMS hướng đến mục tiêu chuyển đổi số toàn diện cho các nhà ,máy sản xuất. 

Hệ thống SEEACT-MES đã được nhiều doanh nghiệp tin dùng và đem lại nhiều hiệu quả rõ rệt, trong số đó có công ty TNHH In Và Bao Bì Châu Thái Sơn. Với sự liên kết của DACO, SAMSUNG và Bộ Công Thương, SEEACT-MES đã giúp công ty:

• Tối ưu đến 70% diện tích kho
• Giảm thời gian thu thập dữ liệu lên tới 90%,….

>>Xem thêm: Triển khai hệ thống SEEACT-MES tại nhà máy bao bì Châu Thái Sơn

Hi vọng việc áp dụng thành công 5 bước quy trình xuất kho tiêu chuẩn và hệ thống SEEACT-MES của DACO sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kho, giảm thiểu chi phí và nâng cao uy tín của doanh nghiệp.

————————————————————-

SEEACT-MES – NO.1 ON MES IN VIETNAM

Địa chỉ: Số 146, Đường Cầu Bươu, Xã Tân Triều, Huyện Thanh Trì, Thành Phố Hà Nội

Hotline: 0359.206.636

Email: seeact@dacovn.com

Website: www.seeact.vn