Backorder là gì? Cách giảm thiểu Backorder hiệu quả nhất

Trong ngành sản xuất và bán lẻ, thuật ngữ “Backorder” thường xuyên xuất hiện, gây không ít bối rối cho doanh nghiệp và người tiêu dùng. Vậy thực chất backorder là gì? Nó ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh như thế nào? Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Khái niệm Backorder là gì?

Đầu tiên, DACO sẽ giải thích “Backorder là gì”

Backorder hay Back order, là một thuật ngữ trong quản lý kho hàng, đặc biệt phổ biến trong ngành sản xuất và bán lẻ. 

Backorder là tình trạng xảy ra khi khách đặt mua một sản phẩm mà doanh nghiệp hiện không có sẵn trong kho. Lúc này, đơn hàng vẫn được tiếp nhận nhưng không thể giao ngay mà doanh nghiệp sẽ phải đặt lại hàng từ nhà cung cấp hoặc sản xuất thêm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Ví dụ, nếu một khách hàng đặt mua 10 chiếc áo nhưng cửa hàng chỉ còn 5 chiếc, cửa hàng sẽ giao ngay 5 chiếc và tạo một đơn hàng backorder cho 5 chiếc còn lại. 

Khi có thêm hàng về, cửa hàng sẽ ưu tiên xử lý các đơn backorder trước để đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm họ đã đặt mua.

2. Cách thức hoạt động của Back order là gì?

Backorder là gì, cách thức hoạt động như thế nào?

Back order bắt đầu khi khách hàng đặt mua một sản phẩm hiện không có sẵn trong kho. Lúc này, hệ thống quản lý kho ghi nhận đơn hàng nhưng chưa thể giao ngay do thiếu hàng tồn.

Cụ thể hơn, khi nhận đơn hàng, hệ thống sẽ kiểm tra tình trạng hàng tồn kho. Nếu sản phẩm không có sẵn, đơn hàng sẽ được đánh dấu là “backorder” và các thông tin chi tiết (sản phẩm, số lượng, thông tin liên hệ của khách hàng) sẽ được lưu lại. 

Đồng thời, hệ thống sẽ lên kế hoạch để đáp ứng đơn hàng này, ví dụ như đặt hàng lại từ nhà cung cấp hoặc sản xuất thêm sản phẩm.

Trong thời gian chờ hàng về, doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục nhận đơn đặt hàng mới cho sản phẩm đó, dựa trên dự kiến có thể đáp ứng các đơn back order trong tương lai. Khi sản phẩm đã có sẵn (do được cung cấp hoặc sản xuất thêm), các đơn back order sẽ được xử lý theo thứ tự và sản phẩm sẽ được giao cho khách hàng.

3. Nguyên nhân của Backorder là gì?

Sau khi đã nắm rõ backorder là gì và cách thức hoạt động của nó, chúng ta cùng đi sâu hơn vào tìm hiểu những nguyên nhân phổ biến dẫn đến tình trạng backorder. 

Việc nhận diện những nguyên nhân này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc phòng ngừa và giảm thiểu tác động tiêu cực của backorder đến hoạt động kinh doanh.

3.1 Nhu cầu tăng đột biến

Sự kiện, chương trình khuyến mãi, hoặc thay đổi xu hướng thị trường có thể khiến nhu cầu về một sản phẩm tăng đột biến, vượt quá khả năng cung ứng hiện tại, dẫn đến tình trạng không đủ hàng tồn để đáp ứng nhu cầu khách hàng.

3.2 Sự cố trong chuỗi cung ứng

Sự gián đoạn trong chuỗi cung ứng, từ việc nhà cung cấp giao hàng chậm, sự cố vận chuyển cho đến trục trặc sản xuất, đều có thể dẫn đến tình trạng thiếu hàng và phát sinh backorder.

3.3 Dự báo nhu cầu không chính xác

Một trong những nguyên nhân chính của backorder là gì? Đó là dự báo nhu cầu không chính xác. 

Khi doanh nghiệp đánh giá sai về nhu cầu thị trường, họ có thể sản xuất hoặc đặt hàng không đủ số lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu thực tế. Điều này dẫn đến tình trạng thiếu hụt hàng tồn kho và khách hàng phải chờ đợi để nhận được sản phẩm (backorder).

3.4 Sản xuất chậm trễ

Sự cố kỹ thuật, thiếu hụt nguyên vật liệu, hoặc các vấn đề khác trong quá trình quản lý sản xuất có thể làm chậm trễ việc hoàn thành sản phẩm, cũng có thể dẫn đến tình trạng backorder.

3.5 Vấn đề về quản lý kho hàng

Quản lý kho hàng không hiệu quả cũng là một nguyên nhân quan trọng dẫn đến tình trạng backorder. Nếu việc quản lý tồn kho không được thực hiện chặt chẽ và không đảm bảo theo dõi chính xác lượng hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể không nhận biết được khi nào cần đặt hàng hoặc bổ sung hàng vào kho.

4. Ảnh hưởng của Backorder là gì?

Như vậy hẳn bạn đã biết được những nguyên nhân gây ra tình trạng backorder là gì. Tiếp theo, chúng ta cần xem xét đến những ảnh hưởng mà back order có thể mang lại, cả tích cực lẫn tiêu cực, đối với doanh nghiệp và khách hàng.

Vậy ảnh hưởng tích cực của backorder là gì?

4.1 Ảnh hưởng tích cực

Sau đây là những ảnh hưởng tích cực của back order:

– Duy trì doanh số: Backorder cho phép doanh nghiệp tiếp tục ghi nhận doanh số bán hàng ngay cả khi sản phẩm tạm thời hết hàng, giúp duy trì dòng tiền và ổn định hoạt động kinh doanh.

– Nắm bắt nhu cầu thị trường: Backorder cung cấp thông tin về nhu cầu thực tế của thị trường đối với sản phẩm, giúp doanh nghiệp điều chỉnh kế hoạch sản xuất/nhập hàng cho phù hợp.

– Tăng cường lòng trung thành của khách hàng: Đối với một số khách hàng, việc chấp nhận chờ đợi sản phẩm backorder thể hiện sự tin tưởng và ưa chuộng đối với thương hiệu, từ đó tăng cường lòng trung thành của họ.

4.2 Ảnh hưởng tiêu cực

Bên cạnh những ảnh hưởng tích cực, ảnh hưởng tiêu cực của backorder là gì?

– Giảm sự hài lòng của khách hàng: Trong vài trường hợp, việc phải chờ đợi có thể gây ra sự thất vọng và không hài lòng cho khách hàng, đặc biệt nếu thời gian chờ đợi kéo dài hoặc không được thông báo rõ ràng.

– Mất cơ hội bán hàng: Trong thời gian chờ đợi, khách hàng có thể tìm mua sản phẩm tương tự từ đối thủ cạnh tranh, khiến doanh nghiệp mất đi cơ hội bán hàng.

– Tăng chi phí vận hành: Quản lý các đơn hàng backorder đòi hỏi thêm thời gian và công sức từ phía doanh nghiệp, có thể làm tăng chi phí vận hành.

Ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu: Nếu tình trạng backorder xảy ra thường xuyên hoặc không được xử lý tốt, có thể ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín và hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp.

Tóm lại, tình trạng này có thể mang lại cả lợi ích và thách thức cho doanh nghiệp. Việc hiểu rõ ảnh hưởng của backorder là gì sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng các chiến lược quản lý hiệu quả, giảm thiểu tác động tiêu cực và tận dụng tối đa lợi ích mà nó mang lại.

5. Các cách giảm thiểu Backorder là gì?

Sau khi đã phân tích kỹ lưỡng về backorder là gì và những ảnh hưởng của nó, chúng ta hãy cùng tìm hiểu các giải pháp để giảm thiểu tình trạng backorder, nhằm tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

5.1 Dự báo nhu cầu chính xác hơn

Cách giảm thiểu backorder là gì, đầu tiên dự báo nhu cầu chính xác hơn là yếu tố then chốt. 

Bằng cách sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu và xu hướng thị trường, doanh nghiệp có thể dự đoán tốt hơn về lượng sản phẩm cần thiết, từ đó điều chỉnh kế hoạch sản xuất và nhập hàng phù hợp.

5.2 Tối ưu hóa quản lý kho hàng

Tối ưu hóa quản lý kho hàng là một trong những cách hiệu quả nhất khi doanh nghiệp đặt ra câu hỏi cách giảm thiểu back order là gì?

Bằng cách áp dụng các kỹ thuật quản lý kho tiên tiến như phân loại hàng hóa theo mức độ quan trọng (phân tích ABC), sử dụng hệ thống quản lý kho WMS, và tối ưu hóa bố trí kho, doanh nghiệp có thể đảm bảo hàng hóa luôn sẵn có để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. 

Đặc biệt, việc triển khai phần mềm quản lý kho SEEACT-WMS của DACO sẽ giúp tự động hóa các quy trình quản lý, từ nhập kho, xuất kho, đến kiểm kê, theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực, và đưa ra cảnh báo khi hàng hóa sắp hết.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ tình hình kho hàng, dự báo nhu cầu chính xác hơn, và đưa ra quyết định đặt hàng kịp thời, giảm thiểu tối đa tình trạng backorder và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

>>>Xem thêm: Phân tích ABC là gì?

5.3 Đa dạng hóa nguồn cung ứng

Đa dạng hóa nguồn cung ứng cũng là một chiến lược quan trọng trả lời cho cách giảm thiểu backorder là gì.

Bằng cách không phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro gián đoạn nguồn cung do các yếu tố như thiên tai hoặc sự cố sản xuất. 

Việc hợp tác với nhiều nhà cung cấp khác nhau đảm bảo rằng luôn có nguồn hàng thay thế khi cần thiết, giúp duy trì hoạt động kinh doanh ổn định và đáp ứng nhu cầu của khách hàng ngay cả trong những tình huống khó khăn.

5.4 Minh bạch với khách hàng

Đây cũng là một cách tiếp cận chủ động để giảm thiểu tác động tiêu cực của backorder. Bằng cách thông báo kịp thời và rõ ràng về tình trạng hàng hóa, thời gian dự kiến giao hàng, và các giải pháp thay thế (nếu có), doanh nghiệp thể hiện sự tôn trọng và quan tâm đến khách hàng. 

Điều này giúp xây dựng lòng tin, giảm thiểu sự thất vọng, và khuyến khích khách hàng tiếp tục ủng hộ doanh nghiệp ngay cả khi gặp phải tình huống backorder.

6. [FAQ] Backorder là gì và những câu hỏi liên quan?

Như vậy, sau khi đã tìm hiểu đầy đủ các vấn đề xoay quanh backorder là gì, tại phần này hãy cùng DACO trả lời các câu hỏi liên quan đến backorder nhé!

6.1 Sự khác nhau giữa pre-order và back order là gì?

Mặc dù cả hai đều liên quan đến việc đặt hàng sản phẩm chưa có sẵn, nhưng chúng có những điểm khác biệt quan trọng. 

Pre-order là việc đặt hàng trước cho một sản phẩm sắp ra mắt hoặc chưa được sản xuất, trong khi backorder là việc đặt hàng cho một sản phẩm hiện có nhưng tạm thời hết hàng. Sự khác biệt này ảnh hưởng đến thời gian chờ đợi và kỳ vọng của khách hàng. 

Với pre-order, khách hàng chấp nhận chờ đợi lâu hơn vì sản phẩm chưa sản xuất, trong khi với backorder, khách hàng mong đợi nhận hàng sớm hơn vì sản phẩm đã có sẵn nhưng chỉ tạm thời hết hàng.

6.2 Sự khác biệt giữa out-of-stock và back order là gì?

Một câu hỏi khác thường được đặt ra là backorder với out-of-stock khác nhau như thế nào.

Vậy sự khác biệt giữa out-of-stock và backorder là gì?

Tóm lại, sự khác nhau giữa out-of-stock và back order là gì?

Out-of-stock đồng nghĩa với việc sản phẩm không thể mua được và thời gian chờ đợi không rõ ràng, trong khi backorder cho phép khách hàng đặt hàng trước và có thể ước tính thời gian nhận hàng.

7. Tổng kết

Hiểu rõ Backorder là gì là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp bạn kiểm soát tốt hơn tình hình kinh doanh, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và duy trì hoạt động ổn định. Tuy nhiên, để thực sự giảm thiểu tác động của backorder, việc áp dụng một giải pháp quản lý kho hàng thông minh là vô cùng cần thiết.

Với khả năng dự báo nhu cầu, tối ưu hóa tồn kho và theo dõi chặt chẽ từng đơn hàng, SEEACT-WMS của Daco sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc xử lý backorder, đảm bảo giao hàng đúng hẹn và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Liên hệ ngay với DACO qua HOTLINE 0359.206.636 (Minh Anh) để được hỗ trợ và trải nghiệm miễn phí phần mềm SEEACT-WMS!