Phương pháp ABC là gì và cách áp dụng hiệu quả

Việc quản lý và tối ưu hàng tồn kho luôn là một bài toán nan giải đối với các doanh nghiệp. Làm thế nào để xác định được những mặt hàng thực sự quan trọng, từ đó tập trung nguồn lực một cách hiệu quả? 

Phương pháp phân tích ABC ra đời như một giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp phân loại hàng tồn kho dựa trên giá trị và tầm quan trọng của chúng. Vậy ABC là gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây!

1. Phương pháp ABC là gì?

ABC là gì? Phân tích ABC là một phương pháp quản lý kho hàng, giúp phân loại sản phẩm dựa trên các yếu tố như tầm quan trọng, giá trị kinh tế, lợi nhuận, mức độ luân chuyển,… 

Mục tiêu chính của phân tích ABC là gì? Đó là tập trung nguồn lực vào những sản phẩm có giá trị cao nhất, mang lại lợi nhuận và có vòng quay cao, thay vì quản lý dàn trải cho tất cả các mặt hàng.

Dựa trên nguyên tắc Pareto (quy tắc 80/20), với 80 là 80% doanh số, 20 là 20% hàng hóa; phương pháp phân tích ABC phân loại hàng tồn kho thành 3 nhóm (A, B, C) theo tầm quan trọng.

Hiểu đơn giản, 80% doanh thu hàng năm của doanh nghiệp thường đến từ 20% mặt hàng có giá trị cao (nhóm A).

Phương pháp ABC không chỉ hỗ trợ kiểm soát chi phí hàng tồn kho mà còn giúp giảm hàng tồn lỗi thời, tăng tốc độ luân chuyển hàng tồn kho và xác định tần suất cần thiết để doanh nghiệp bổ sung hàng hóa sau khi bán hết.

>>>Xem thêm: Nguyên tắc Pareto là gì?

2. Danh mục hàng hóa trong phương pháp ABC là gì?

Sau khi hiểu rõ phương pháp phân tích ABC là gì, chúng ta đi sâu vào việc phân loại hàng hóa thành các danh mục cụ thể.

Dựa trên tiêu chí giá trị và tầm quan trọng, hàng hóa được chia thành ba nhóm chính như sau:

2.1 Hàng hóa loại A

Đây là nhóm sản phẩm có giá trị cao nhất, chiếm tới 70-80% tổng giá trị hàng tồn kho, mặc dù chỉ chiếm khoảng 20% số lượng hàng hóa. Do tầm quan trọng của nhóm hàng này, việc đầu tư nguồn lực để quản lý và kiểm soát chúng một cách chặt chẽ là điều cần thiết.

Khi sắp xếp kho hàng, cần lưu ý đặt hàng hóa loại A ở những khu vực thuận tiện cho việc di chuyển, lý tưởng nhất là gần khu vực điều phối để có thể chuẩn bị đơn hàng nhanh chóng và kịp thời.

2.2 Hàng hóa loại B

Hàng hóa loại B trong phân tích ABC là gì? 

Đây là nhóm sản phẩm có giá trị trung bình, chiếm khoảng 15-25% tổng giá trị hàng tồn kho và khoảng 30% số lượng hàng hóa. Mặc dù vẫn cần kiểm tra định kỳ, tần suất kiểm tra có thể ít hơn so với hàng loại A để tập trung nguồn lực vào nhóm hàng có giá trị cao nhất.

2.3 Hàng hóa loại C

Hàng hóa loại C là nhóm sản phẩm có giá trị thấp, chỉ chiếm khoảng 5% tổng giá trị hàng tồn kho nhưng lại chiếm tới 50-55% số lượng hàng hóa. Với nhóm hàng này, việc tối ưu hóa nhân sự và nguồn lực là cực kỳ quan trọng, bởi chi phí quản lý có thể vượt quá lợi nhuận mang lại.

Mỗi loại hàng hóa đều có đặc điểm riêng, và cách phân loại cần được điều chỉnh phù hợp với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể.

3. Cách phân loại hàng hóa theo ABC là gì?

ABC là gì? Cách phân loại hàng hóa theo ABC như thế nào? Hàng hóa sẽ được phân loại dựa trên những tiêu chí sau:

3.1 Phân loại theo vòng quay 

Phân loại hàng hóa theo vòng quay trong ABC là gì – chính là dựa trên tần suất hàng hóa được xuất/nhập kho. Hàng hóa thường xuyên luân chuyển được xếp vào nhóm A, trong khi hàng hóa ít hoặc không có hoạt động sẽ thuộc nhóm C.

3.2 Phân loại theo đơn giá

Theo cách phân loại này, hàng hóa sẽ được sắp xếp dựa trên mức độ đầu tư hàng tồn kho cho từng loại. Nói cách khác, hàng hóa càng có chi phí cao thì càng cần được quản lý chặt chẽ hơn.

Phân loại theo đơn giá đặc biệt hữu ích trong quản trị sản xuất cho các công ty hoặc doanh nghiệp lưu trữ nhiều loại sản phẩm có giá trị khác nhau đáng kể.

3.3 Phân loại theo tổng giá trị hàng tồn kho

Trong phương pháp phân tích ABC, cách phân loại dựa trên tổng giá trị hàng tồn kho là một cách tiếp cận phổ biến, xem xét số lượng từng loại mặt hàng có trong kho tại thời điểm phân tích. 

Tuy nhiên, phương pháp này cũng đi kèm với một số thách thức. Việc xác định danh mục hàng hóa trở nên phức tạp hơn do sự biến động liên tục của lượng hàng tồn kho. 

Điều này đòi hỏi nguồn lực đáng kể để thường xuyên kiểm tra và cập nhật hệ thống phân loại, đảm bảo nó luôn phản ánh chính xác tình hình thực tế trong kho, tránh tình trạng chậm trễ hoặc sai lệch thông tin. 

3.4 Phân loại theo giá trị và cách sử dụng

Cách phân loại hàng hóa phổ biến nhất theo ABC là gì phải kể đến cách phân loại theo giá trị và cách sử dụng. Trong đó, mỗi loại hàng sẽ được xếp hạng A, B, C tùy theo giá trị của nó với doanh nghiệp là cao hay thấp.

Điểm đặc biệt của phương pháp này là tính linh hoạt. Ngay cả những sản phẩm có giá trị cao cũng có thể bị hạ bậc nếu nhu cầu thị trường giảm. Điều này đảm bảo rằng việc phân loại luôn phản ánh chính xác tình hình kinh doanh hiện tại. 

4. Các bước thực hiện phân tích ABC

Sau khi nắm vững ABC là gì và các phương pháp phân loại hàng hóa, chúng ta đi vào quy trình thực hiện phân tích ABC một cách chi tiết. 

Có 6 bước chính khi triển khai phương pháp phân tích ABC, cụ thể như sau: 

4.1 Bước 1: Xác định mục tiêu

Trước khi bắt đầu, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của việc phân tích ABC là gì, giảm chi phí mua hay tăng cường dòng tiền lưu thông.

Mục tiêu rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp tập trung vào các tiêu chí phân loại phù hợp và đánh giá kết quả một cách hiệu quả.

4.2 Bước 2: Thu thập dữ liệu 

Dữ liệu quan trọng nhất khi triển khai phân tích ABC là gì? 

Thông thường, dữ liệu cần thu thập là tổng chi hàng năm cho mỗi đầu mục sản phẩm. Đây là số liệu dễ tính toán nhất vì nó thể hiện trực tiếp số tiền đã chi cho mỗi lần mua hàng. Ngoài ra, hãy thu thập thêm các chi phí có trọng số khác như:

• Tỷ suất lợi nhuận gộp
• Chi phí đặt hàng
• Chi phí vận chuyển

Việc thu thập đầy đủ các chi phí này sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn về giá trị của từng sản phẩm và đưa ra quyết định phân loại chính xác hơn.

Dữ liệu này có thể được lấy từ hệ thống quản lý kho, hệ thống bán hàng, hoặc các nguồn khác.

4.3 Bước 3: Sắp xếp mặt hàng theo giá trị

Áp dụng định nghĩa ABC là gì, bạn hãy sắp xếp tất cả các mặt hàng trong kho theo thứ tự giá trị hàng năm từ cao xuống thấp.

4.4 Bước 4: Tính toán giá trị hàng hóa

Đối với mỗi mặt hàng trong kho, hãy tính toán tỷ lệ phần trăm đóng góp của chúng vào tổng chi phí hàng năm. Con số này sẽ giúp bạn so sánh tầm quan trọng của các mặt hàng trong danh mục sản phẩm.

Công thức:

% Đóng góp = (Chi phí mặt hàng hàng năm) / (Tổng chi phí tất cả các mặt hàng) x 100

4.5 Bước 5: Phân loại mặt hàng theo từng nhóm

Phân loại các mặt hàng vào nhóm A, B hoặc C dựa trên tỷ lệ phần trăm đóng góp vào tổng giá trị hàng tồn kho. 

Thông thường, nhóm A chiếm khoảng 70-80% giá trị, nhóm B chiếm khoảng 15-25% và nhóm C chiếm khoảng 5-10%.

4.6 Bước 6: Ghi nhận và đánh giá

Bước cuối cùng khi phân tích ABC là gì?

Sau khi hoàn thành phân loại, doanh nghiệp cần đánh giá kết quả và xem xét có cần điều chỉnh hay không. Việc đánh giá có thể dựa trên các tiêu chí như mức độ đáp ứng mục tiêu, tính chính xác của dữ liệu, và sự phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế. 

Nếu cần, doanh nghiệp có thể điều chỉnh các tiêu chí phân loại, tỷ lệ phần trăm, hoặc thậm chí phương pháp phân loại để đạt được kết quả tốt hơn.

5. Thuận lợi và khó khăn khi triển khai phương pháp ABC

Hiểu rõ các thuận lợi và khó khăn khi phân tích ABC là gì là điều rất quan trọng để doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp này một cách hiệu quả.

5.1 Thuận lợi khi triển khai ABC là gì?

– Phân bổ nguồn lực hiệu quả: Phân tích ABC giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn lực một cách hợp lý, tập trung vào các mặt hàng có giá trị cao và giảm thiểu lãng phí cho các mặt hàng ít quan trọng.

– Tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho: Phương pháp này giúp doanh nghiệp tập trung vào các mặt hàng quan trọng nhất (nhóm A), từ đó tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn kho, giảm chi phí lưu trữ và tránh tình trạng hết hàng hoặc dư thừa hàng hóa.

– Cải thiện dịch vụ khách hàng: Bằng cách đảm bảo luôn có sẵn các mặt hàng quan trọng, doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả, nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

– Đưa ra quyết định chính xác: Dựa trên thông tin từ phân tích ABC, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định chính xác về mua hàng, định giá và khuyến mãi.

5.2 Khó khăn khi triển khai ABC là gì?

Bên cạnh thuận lợi, những khó khăn hiện hữu của phương pháp ABC là gì?

– Tính thời vụ: Phân tích ABC không xét đến yếu tố mùa vụ, có thể ảnh hưởng đến độ chính xác khi dự đoán nhu cầu hàng tồn kho.

– Thay đổi hành vi người tiêu dùng: Phân tích này cũng bỏ qua những biến động trong hành vi và xu hướng tiêu dùng, dẫn đến quyết định kinh doanh có thể không còn phù hợp với thị trường.

– Sản phẩm mới: Việc ra mắt sản phẩm mới cũng không được tính đến, gây khó khăn trong việc đánh giá chính xác tình hình kinh doanh và đưa ra quyết định phù hợp.

Tóm lại, mặc dù có một số khó khăn, nhưng những lợi ích mà phân tích ABC mang lại cho doanh nghiệp là rất đáng kể. 

Bằng cách hiểu rõ ABC là gì và vượt qua những thách thức, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho, giảm chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh.

6. Đơn giản hóa phương pháp phân tích ABC với SEEACT-WMS

Với sự phát triển của công nghệ, các công nghệ mới đang được áp dụng trong nhiều lĩnh vực, bao gồm cả lĩnh vực quản lý tồn kho. Phần mềm như SEEACT-WMS đang giúp các doanh nghiệp đơn giản hóa việc triển khai phương pháp ABC và tối ưu hóa hiệu quả quản lý.

SEEACT-WMS là một giải pháp toàn diện cho quản lý kho hàng, cung cấp các tính năng tự động hóa và phân tích dữ liệu mạnh mẽ. Với SEEACT-WMS, việc thu thập, phân tích và cập nhật dữ liệu hàng tồn kho trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn bao giờ hết.

Bên cạnh đó, phần mềm còn cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu quả của phương pháp ABC. 

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược quản lý hàng tồn kho một cách linh hoạt và kịp thời, đảm bảo luôn đáp ứng nhu cầu của thị trường và tối ưu hóa chi phí.

Với những tính năng ưu việt trên, SEEACT-WMS giúp doanh nghiệp đơn giản hóa việc triển khai và thực hiện phương pháp ABC, tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho, tối ưu hóa chi phí và cải thiện dịch vụ khách hàng.

7. Tổng kết

Hiểu rõ ABC là gì và áp dụng thành công phương pháp phân tích này không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho mà còn mang lại lợi thế cạnh tranh đáng kể. 

Tuy nhiên, việc thực hiện phân tích ABC một cách thủ công có thể tốn nhiều thời gian và công sức. 

Với SEEACT-WMS, bạn có thể dễ dàng phân tích ABC, theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực và đưa ra các quyết định quản lý tối ưu. 

Hãy liên hệ với DACO qua HOTLINE 0359.206.636 (Minh Anh) để được hỗ trợ miễn phí!