Tìm hiểu về nghiệp vụ quản lý kho hàng: Quy trình và cách cải tiến

Quản lý kho là một trong những yếu tố cốt lõi quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc xây dựng và vận hành một quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức.

Bài viết này của DACO sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình nghiệp vụ quản trị kho hàng và khám phá những giải pháp để hỗ trợ nghiệp vụ kho hàng.

Nghiệp vụ quản lý kho bao gồm những hoạt động gì?

Nghiệp vụ quản lý kho hàng là một tập hợp các hoạt động nhằm kiểm soát và tối ưu hóa hiệu quả của kho hàng, từ khâu nhập hàng vào kho cho đến khi hàng hóa được xuất đi. Bao gồm các hoạt động chính sau:

• Nhập kho: Kiểm tra, đối chiếu số lượng và chất lượng hàng hóa nhập về so với đơn hàng. Đảm bảo hàng hóa được sắp xếp khoa học, dễ dàng tìm kiếm và quản lý.
• Lưu kho: Bảo quản hàng hóa trong điều kiện phù hợp. Đảm bảo hàng hóa luôn trong tình trạng tốt, không bị hư hỏng, mất mát. Việc sắp xếp hàng hóa trong kho cũng cần được tối ưu hóa để tận dụng tối đa không gian lưu trữ.
• Xuất kho: Thực hiện các đơn hàng xuất kho một cách chính xác, nhanh chóng. Đảm bảo hàng hóa được giao đến đúng địa chỉ, đúng thời gian.
• Kiểm kê: Thực hiện kiểm kê định kỳ. Đối chiếu số lượng hàng hóa thực tế với số lượng hàng hóa trên hệ thống. Phát hiện và xử lý các sai lệch nếu có.
• Quản lý hàng tồn kho: Theo dõi, phân tích tình hình tồn kho. Đưa ra các quyết định về nhập hàng, xuất hàng phù hợp. Tránh tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc quá ít.
• Vận hành thiết bị: Vận hành các thiết bị nâng hạ, xe nâng, máy móc hỗ trợ trong quá trình làm việc tại kho một cách an toàn, hiệu quả.

Nghiệp vụ quản lý kho đòi hỏi sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa con người và công nghệ. Việc ứng dụng các phần mềm quản lý kho hiện đại sẽ giúp cho quá trình quản lý trở nên chính xác, nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Lợi ích của quy trình nghiệp vụ quản lý kho

Quy trình nghiệp vụ quản lý kho là nền tảng vững chắc cho sự phát triển của doanh nghiệp. Sau đây là những lợi ích tuyệt vời mà quy trình quản lý kho mang lại:

Đảm bảo các quy trình, hoạt động trong kho diễn ra hiệu quả

Quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động kho bãi. Bằng cách thiết lập các bước chuẩn hóa cho mọi công đoạn từ nhập hàng, lưu trữ đến xuất kho, quy trình này tạo ra một hệ thống vận hành nhất quán và có thể dự đoán được. Điều này giúp giảm thiểu sai sót, tối ưu hóa không gian lưu trữ và tăng tốc độ xử lý trong kho hàng. 

Hơn nữa, quy trình nghiệp vụ quản lý kho còn cho phép theo dõi và kiểm soát hàng hóa chặt chẽ, từ đó nâng cao độ chính xác trong quản lý tồn kho. Kết quả là, năng suất lao động được cải thiện, chi phí vận hành giảm xuống, và khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng tăng lên đáng kể.

Đảm bảo cung cấp đủ số lường và chất lượng hàng hóa cho thị trường

Doanh nghiệp cũng có thể đảm bảo cung cấp đủ số lượng và chất lượng hàng hóa cho thị trường. Bằng cách áp dụng các phương pháp kiểm soát chặt chẽ như kiểm kê định kỳ, theo dõi luân chuyển hàng hóa và dự báo nhu cầu, quy trình nghiệp vụ quản lý kho giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác tình trạng tồn kho. Điều này cho phép họ chủ động bổ sung hàng hóa kịp thời, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa. 

Đồng thời, việc áp dụng các tiêu chuẩn bảo quản nghiêm ngặt và kiểm tra chất lượng thường xuyên đảm bảo hàng hóa luôn ở trong tình trạng tốt nhất trước khi đến tay người tiêu dùng. Qua đó, quy trình nghiệp vụ quản lý kho hiệu quả góp phần duy trì sự ổn định và đáp ứng nhu cầu của thị trường một cách linh hoạt và đáng tin cậy.

Tiết kiệm nhân lực và chi phí trong kho

Vì sao nói nghiệp vụ quản lý kho hàng có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nguồn nhân lực? Bởi lẽ, quy trình nghiệp vụ quản lý kho hiệu quả có thể tối ưu hóa các hoạt động sau:

• Việc sắp xếp hàng hóa khoa học giúp tiết kiệm không gian và thời gian tìm kiếm. 
• Hệ thống quản lý kho tự động hóa nhiều công đoạn, giảm nhu cầu nhân công. 
• Kiểm kê định kỳ và theo dõi chặt chẽ hàng tồn kho giúp tránh lãng phí và hư hỏng. 
• Quy trình xuất nhập kho rõ ràng giúp kiểm soát luồng hàng hóa, tránh thất thoát. 

Kịp thời thích ứng với các biến đổi trong chuỗi giá trị

Lợi ích cuối cùng của một quy trình nghiệp vụ quản lý kho khoa học là khả năng thích ứng nhanh chóng với các biến đổi trong chuỗi giá trị nhờ tính linh hoạt và khả năng tối ưu hóa liên tục. 

Bằng cách áp dụng công nghệ hiện đại như hệ thống quản lý kho thông minh WMS và phân tích dữ liệu thời gian thực, các doanh nghiệp có thể nhanh chóng điều chỉnh quy trình để đáp ứng nhu cầu thị trường đang thay đổi. Việc tích hợp chặt chẽ giữa kho và các bộ phận khác trong chuỗi cung ứng cũng giúp phát hiện sớm các xu hướng mới, từ đó có thể điều chỉnh chiến lược tồn kho và phân phối kịp thời. 

Quy trình nghiệp vụ quản lý kho cho doanh nghiệp

Nhập kho hàng hóa

Nghiệp vụ nhập kho hàng hóa là một trong những khâu quan trọng trong hoạt động trong nghiệp vụ quản lý kho hàng của doanh nghiệp, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong nghiệp vụ quản lý kho. Quy trình nhập kho thường bao gồm các hoạt động sau:

• Nhận thông báo giao hàng: Bộ phận kế hoạch hoặc mua hàng thông báo cho kho về lô hàng sắp đến.
• Chuẩn bị khu vực tiếp nhận: Sắp xếp nhân lực, phương tiện để tiếp nhận hàng hóa.
• Tiếp nhận và kiểm tra: Nhân viên kho tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp. Kiểm tra đối chiếu số lượng, chất lượng hàng hóa với đơn hàng và hóa đơn. Hàng hóa cần được kiểm tra kỹ lưỡng về số lượng, chất lượng, bao bì, hạn sử dụng (nếu có). Đảm bảo hàng hóa còn nguyên vẹn và phù hợp với yêu cầu.
• Nhập liệu và cập nhật: Thông tin về hàng hóa như mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá, nhà cung cấp, ngày nhập kho… được nhập vào hệ thống quản lý kho để cập nhật số liệu tồn kho.
• Sắp xếp và lưu kho: Xếp hàng hóa vào vị trí đã định theo các phương pháp quản trị kho như FIFO, FEFO,…
• Lập chứng từ và lưu trữ: Các chứng từ liên quan đến việc nhập kho được lập đầy đủ và lưu trữ cẩn thận.

Các chứng từ thường sử dụng trong nghiệp vụ nhập kho gồm:

• Phiếu nhập kho: Ghi rõ thông tin về hàng hóa, số lượng, đơn giá, nhà cung cấp, người nhận hàng…
• Hóa đơn: Là chứng từ kế toán. Ghi rõ thông tin về hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, thuế…
• Biên bản kiểm tra: Ghi nhận kết quả kiểm tra chất lượng hàng hóa, các bất thường nếu có.

Xuất kho hàng hóa

Nghiệp vụ xuất kho hàng hóa là quá trình vận chuyển hàng hóa từ kho ra khỏi doanh nghiệp. Mục đích là để phục vụ cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc giao cho khách hàng. Quy trình xuất kho thường bao gồm các bước sau:

• Nhận yêu cầu xuất kho: Bộ phận kho nhận được yêu cầu xuất kho từ các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Đi kèm là thông tin chi tiết về loại hàng hóa, số lượng, người nhận và địa chỉ giao hàng.
• Kiểm tra hàng hóa: Nhân viên kho tiến hành kiểm tra thực tế số lượng, chất lượng và tình trạng hàng hóa trong kho. Đảm bảo đúng với yêu cầu trên phiếu xuất kho.
• Lập phiếu xuất kho: Sau khi kiểm tra, nhân viên kho lập phiếu xuất kho.. Ghi rõ thông tin về hàng hóa, người giao nhận, ngày xuất kho và các thông tin khác.
• Xuất hàng: Hàng hóa được đóng gói, kiểm đếm kỹ lưỡng. Sau đó vận chuyển hàng ra khỏi kho theo phương thức đã được quy định.
• Cập nhật sổ sách: Nhân viên kho cập nhật số liệu xuất kho vào sổ sách, phần mềm quản lý kho để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
• Giao hàng: Hàng hóa được giao đến địa chỉ của người nhận và thực hiện các thủ tục giao nhận theo quy định. Các chứng từ thường sử dụng trong quá trình xuất kho bao gồm: phiếu yêu cầu xuất kho, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng… . Việc thực hiện đúng quy trình xuất kho giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hàng hóa. Từ đó, giảm thiểu sai sót và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru.

Kiểm kê hàng hóa

Nghiệp vụ kiểm kê hàng hóa cho doanh nghiệp là hoạt động quan trọng nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng và giá trị hàng hóa tồn kho tại một thời điểm nhất định. Quy trình kiểm kê bao gồm các hoạt động sau:

• Chuẩn bị: Lập kế hoạch kiểm kê chi tiết, bao gồm thời gian, đối tượng kiểm kê. Phân công nhân sự, chuẩn bị các mẫu biểu, chứng từ cần thiết (phiếu kiểm kê, biên bản kiểm kê).
• Tiến hành kiểm kê:
  • Ngừng nhập xuất kho: Tạm dừng các hoạt động nhập xuất hàng hóa để đảm bảo số liệu chính xác.
  • Đếm, kiểm tra: Kiểm tra trực tiếp số lượng, chất lượng hàng hóa so với số liệu trên sổ sách.
  • Ghi chép: Ghi nhận kết quả kiểm kê vào phiếu kiểm kê. Bao gồm: mã hàng, tên hàng, số lượng thực tế, đơn vị tính, giá trị.
• Đối chiếu: So sánh số liệu kiểm kê với số liệu trên sổ sách kế toá. Xác định chênh lệch (nếu có) và tìm hiểu nguyên nhân.
• Lập biên bản: Lập biên bản kiểm kê. Ghi rõ kết quả kiểm kê, người tham gia, người có trách nhiệm, ngày tháng lập biên bản.
• Xử lý chênh lệch: Xử lý các chênh lệch phát sinh, điều chỉnh số liệu kế toán cho phù hợp.

Chứng từ sử dụng: Phiếu kiểm kê, biên bản kiểm kê.

>>Xem thêm: Mẫu biên bản kiểm kê kho

Cách giúp thực hiện quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng hiệu quả hơn

Cải tiến quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. 

Nội dung dưới đây sẽ chia sẻ những kinh nghiệm thực tế. Các doanh nghiệp có thể tham khảo để hoạt động trong nghiệp vụ quản lý kho diễn ra nhanh chóng và năng suất hơn.

Bố trí hệ thống mặt bằng của kho

Thiết lập mặt bằng kho hợp lý mang lại nhiều lợi ích. Không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý mà còn tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

• Bố trí mặt bằng khoa học giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về toàn bộ kho hàng. Nắm được vị trí lưu trữ, khu vực đóng gói, nhập hàng và xuất hàng.
• Sắp xếp hàng hóa theo danh mục, chủng loại, tần suất sử dụng,… . Từ đó dễ dàng kiểm soát và truy cập thông tin, tiết kiệm thời gian và công sức.
• Khu vực đóng gói, nhập hàng và xuất hàng được bố trí hợp lý, thuận tiện cho các thao tác. Giảm thiểu sự cố va chạm, thất lạc hàng hóa.

Sử dụng các phương pháp nghiệp vụ quản lý kho như FIFO, LIFO, FEFO

FIFO và FEFO là những phương pháp quản lý kho hiệu quả. Phương pháp này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn hàng, hạn chế lãng phí, nâng cao lợi nhuận và khẳng định vị thế cạnh tranh trên thị trường.

Ứng dụng hệ thống quản lý kho SEEACT-WMS

Quản lý kho hàng hiệu quả là yếu tố cốt lõi để doanh nghiệp có một quy trình nghiệp vụ quản lý kho vận hành trơn tru và tối ưu hóa lợi nhuận. Trong thời đại công nghệ số, các phần mềm quản lý kho hàng thông minh như SEEACT-WMS đã trở thành trợ thủ đắc lực cho các nhà quản lý.

Với ứng dụng hệ thống quét mã Barcode/QR code tự động, SEEACT-WMS có thể:

• Quản lý hàng hóa trong kho theo thời gian thực. Cập nhật thông tin, vị trí của hàng hóa.
• Tự động hóa quy trình xuất/nhập/kiểm kho.
• Tự động báo cáo.
• Nâng cao hiệu suất kho. Cảnh báo khi gần hết hàng.
• Tùy chỉnh các tính năng theo nhu cầu riêng của doanh nghiệp.
• Quản lý nhà tồn kho, nhà cung cấp.

Với kinh nghiệm triển khai các dự án nhà máy thông minh cùng các tập đoàn lớn như Samsung, SEEACT-WMS đã được DACO nghiên cứu và phát triển thành một hệ thống quản lý kho toàn diện, đáp ứng đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp. Từ việc quản trị quy trình nghiệp vụ quản lý kho, theo dõi đơn hàng, đến tối ưu hóa quy trình xuất nhập hàng, SEEACT-WMS đều hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm chi phí.

>>Xem thêm: Các dự án tiêu biểu của SEEACT-WMS

————————————————————-

SEEACT-MES – NO.1 ON MES IN VIETNAM

Địa chỉ: Số 146, Đường Cầu Bươu, Xã Tân Triều, Huyện Thanh Trì, Thành Phố Hà Nội

Hotline: 0359.206.636

Email: seeact@dacovn.com

Website: www.seeact.vn