Khám Phá Các Bước Trong Quy Trình Quản Lý Kho

 Quản lý kho hàng hiệu quả là chìa khóa cho sự thành công của mọi doanh nghiệp. Việc áp dụng quy trình quản lý kho khoa học và tuân thủ tiêu chuẩn ISO sẽ giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và nâng cao uy tín thương hiệu. Hãy cùng tìm hiểu về quy trình để quản lý kho và quy trình quản lý theo ISO là gì trong bài viết này cùng DACO nhé!

Giới thiệu về quy trình quản lý kho 

Doanh nghiệp đang tìm kiếm bí quyết để tối ưu hóa kho hàng, giảm thiểu thất thoát ? Câu trả lời nằm ở quy trình quản lý kho bài bản và chuyên nghiệp.

Quy trình quản lý kho là gì?

Quy trình quản lý kho là một hệ thống các bước. Từng bước được thiết kế để kiểm soát, điều phối mọi hoạt động trong kho. Nó bao gồm các hoạt động như: 

• Quản lý quy trình nhập kho
• Quy trình lưu kho
• Quy trình xuất kho, 
• Quy trình kiểm kê
• Quản lý hàng tồn 
• Quy trình thống kê và báo cáo

Tầm quan trọng của quy trình quản lý kho

Trong nền kinh tế thị trường, kho hàng đóng vai trò như trái tim của doanh nghiệp. Đây là nơi lưu giữ nguồn hàng, nguyên vật liệu. Đây cũng là nền tảng cho mọi hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Việc quản lý kho hiệu quả đóng vai trò then chốt. Bởi lẽ, nó góp phần vào thành công và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Vì sao DACO lại đưa ra nhận định này? Mời bạn đọc khám phá tầm quan trọng của quản lý kho qua những con số thống kê:

• Theo báo cáo của Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD), tỷ lệ thất thoát hàng hóa toàn cầu trung bình lên đến 30%. Con số này cho thấy, việc quản lý kho chưa hiệu quả đang khiến doanh nghiệp lãng phí một khoản chi phí khổng lồ.
• Chi phí vận hành kho chiếm từ 10% đến 30% tổng chi phí logistics của doanh nghiệp. Việc tối ưu hóa quản lý kho có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể, nâng cao lợi nhuận.

Ngoài ra, hàng hóa được cung cấp đúng hạn, đầy đủ, nguyên vẹn sẽ góp phần nâng cao sự hài lòng của khách hàng, thúc đẩy doanh số bán hàng và củng cố uy tín thương hiệu.

Quản lý kho hiệu quả cũng mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

• Đảm bảo nguồn hàng luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu thị trường
• Giảm thiểu thất thoát, lãng phí
• Tối ưu hóa chi phí vận hành kho
• Nâng cao hiệu quả kinh doanh và lợi nhuận

Vì vậy, hãy biến việc quản lý kho thành ưu tiên hàng đầu. 

Quy trình quản lý kho gồm những bước nào?

Trong quy trình quản lý kho sẽ có nhiều bước. Mỗi bước tùy thuộc vào tính chất và diện tích của từng loại kho. Trong bài viết này, DACO sẽ chỉ ra 5 quy trình phổ biến nhất tại các kho.

Quy trình nhập kho 

Là một chuyên gia trong lĩnh vực quản lý kho hàng, DACO hiểu rõ tầm quan trọng của quy trình nhập kho hiệu quả. Quy trình này đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo tính chính xác, an toàn và hiệu quả cho hoạt động xuất nhập kho, góp phần nâng cao năng suất và tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Dưới đây, DACO sẽ chia sẻ quy trình nhập kho chuẩn mực thường được áp dụng tại các nhà kho chuyên nghiệp:

Bước đầu tiên là chuẩn bị trước khi nhập kho:

• Tiếp nhận thông tin: Thông tin chi tiết về số lượng, chủng loại, nguồn gốc, nhà cung cấp, phương tiện vận chuyển, dự kiến thời gian đến kho,…
• Kiểm tra khu vực nhập kho: Đảm bảo khu vực nhập kho sạch sẽ, thông thoáng. Yêu cầu đủ diện tích và trang thiết bị cần thiết cho việc tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa.
• Chuẩn bị dụng cụ và nhân viên: Chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ hỗ trợ bốc xếp, kiểm tra hàng hóa như xe nâng, xe đẩy, máy quét mã vạch, máy đo,… Cùng với đó, bố trí nhân viên để thực hiện các công việc trong quy trình nhập kho.

Bước tiếp theo là tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa:

• Kiểm tra ngoại quan
• Đối chiếu với thông tin
• Bốc xếp hàng hóa
• Kiểm tra chi tiết
• Lập phiếu nhập kho
• Cập nhật hệ thống quản lý kho
• Kiểm tra và ký xác nhận và lưu trữ hồ sơ

Quy trình lưu kho 

Sau quy trình nhập kho, quá trình lưu kho và cập nhật số liệu đụoc diễn ra như sau:

• Sắp xếp khoa học: Bố trí hàng hóa theo nguyên tắc nhất định để thuận tiện cho việc kiểm kê và xuất kho.
• Bảo quản đúng cách: Tuân thủ các điều kiện bảo quản theo quy định của từng loại sản phẩm (nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng,…).
• Giám sát thường xuyên: Theo dõi tình trạng hàng hóa. Kiểm tra định kỳ để phát hiện hư hỏng, lỗi mốc, hoặc các vấn đề khác.

Lưu ý khi lưu kho, có tồn tại quy trình bảo quản hàng hóa trong kho. Có những hàng hóa đặc biệt như thuốc, thực phẩm cần có những điều kiện bảo quản khắt khe. 

Nhà quản lý cần đảm bảo kho hàng duy trì nhiệt độ, độ ẩm, thông gió, ánh sáng phù hợp với yêu cầu bảo quản của từng loại hàng hóa. Sử dụng các biện pháp chống ẩm, chống thấm, chống côn trùng, mối mọt,… để bảo vệ hàng hóa khỏi tác động của môi trường.

Quy trình xuất kho 

Quy trình tiếp theo trong quy trình quản lý kho là xuất kho. Để quy trình xuất kho diễn ra trơn tru, trước khi xuất kho, nhân viên kho cần tạo yêu cầu xuất kho đầy đủ thông tin:

• Yêu cầu xuất kho cần ghi rõ thông tin về: mã số hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, giá xuất kho, tên khách hàng/đối tác, lý do xuất kho, ngày xuất kho, người lập phiếu, người nhận hàng, v.v.

Bước tiếp theo của quy trình xuất kho là kiểm tra hàng hóa trước khi xuất kho:

• Đảm bảo hàng hóa xuất kho đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng, số lượng, bao bì, tem nhãn theo quy định.
• Kiểm tra kỹ lưỡng tình trạng hàng hóa trước khi đóng gói. Tránh hư hỏng, thất thoát trong quá trình vận chuyển.
• Tạo phiếu xuất kho
• Sử dụng phiếu xuất kho có mẫu mã thống nhất, có đầy đủ các mục cần thiết.

Sau đó là việc cập nhật số dư kho sau khi xuất kho:

• Sau khi hoàn tất việc xuất kho, cần cập nhật số dư kho chính xác và kịp thời để đảm bảo hệ thống quản lý tồn kho luôn được đồng bộ.
• Sử dụng phần mềm quản lý kho để tự động cập nhật số dư kho hoặc thực hiện cập nhật thủ công một cách cẩn thận và chính xác.

Tượng tự với nhập kho, bước cuối của quy trình xuất kho cũng là lưu trữ hồ sơ xuất kho và theo dõi, báo cáo.

Đối với các nhà kho sản xuất, hàng hóa sau khi được nhập kho và lưu kho tại kho nguyên vật liệu sẽ được xuất kho và đưa đến kho bán thành phẩm. Sau khi trải qua quá trình nhập và lưu kho ở kho bán thành phẩm, hàng hóa lại được xuất kho và đưa về kho thành phẩm.

Quy trình kiểm kê hàng hóa 

Quy trình kiểm kê cũng là bước cơ bản trong quy trình quản lý hàng hóa. Bước này gồm những đầu mục dưới đây.

• Kiểm tra điều kiện kho: Đảm bảo kho hàng sạch sẽ, khô ráo, thông thoáng để thuận tiện cho việc kiểm kê. Công việc này có liên quan mật thiết đến quy trình bảo quản hàng hóa trong kho.
• Kiểm kê từng khu vực: Kiểm tra số lượng hàng hóa thực tế. Đối chiếu với số liệu trong sổ sách.
• Giải quyết sai lệch: Phát hiện sai lệch giữa số lượng hàng hóa thực tế và số liệu trong sổ sách. Xác định nguyên nhân và có biện pháp điều chỉnh phù hợp.
• Báo cáo kết quả kiểm kê và lưu trữ hồ sơ kiểm kê

Quy trình báo cáo

Những nhà quản lý kho khi báo cáo lại kết quả của kho cần lấy dữ liệu từ kho. Dữ liệu có thể lấy từ các sổ sách kiểm kê, hệ thống quản lý kho.

Bản báo cáo cần báo cáo rõ và chi tiết về từng quy trình trong kho. Bao gồm cả quy trình bảo quản hàng hóa trong kho.

Quy trình quản lý kho theo ISO 

Trong thời đại cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, hiệu quả hoạt động đóng vai trò then chốt cho sự thành công của doanh nghiệp. Để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và đảm bảo tính giải pháp toàn diện, tiêu chuẩn quy trình quản lý kho theo ISO ra đời.

Quy trình quản lý kho theo ISO là gì? 

Nói một cách đơn giản, quản lý kho theo ISO là việc áp dụng các nguyên tắc và quy trình được tiêu chuẩn hóa bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) vào hoạt động quản lý kho hàng của doanh nghiệp. Hệ thống này bao gồm các quy định về:

• Quy trình nhập kho: Kiểm tra, xác nhậnquy trình nhập kho. Lưu trữ hàng hóa một cách an toàn và chính xác.
• Quản lý hàng tồn kho: Theo dõi số lượng, vị trí và tình trạng của hàng hóa trong kho.
• Quy trình xuất kho: Chuẩn bị, đóng gói và giao hàng đúng thời hạn và chính xác.
• Bảo quản kho: Đảm bảo điều kiện môi trường phù hợp. Bảo quản hàng hóa trong tình trạng tốt nhất.
• An ninh kho: Ngăn chặn mất mát, thất thoát và gian lận hàng hóa.

Ví dụ trong quy định về kho, ISO yêu cầu kho chứa đựng và bảo quản thực phẩm của cơ sở sản xuất, kinh doanh thực phẩm phải được thiết kế phù hợp với yêu cầu của từng loại thực phẩm và tránh sự xâm nhập của côn trùng, động vật gây hại.

Bộ khung mô hình chính trong Tiêu chuẩn ISO 9001 đi theo nguyên lý cải tiến liên tục PDCA . Đây có nghĩa Plan – Do – Check – Action (Lập kế hoạch – Thực hiện theo kế hoạch – Kiểm tra việc thực hiện có đúng theo hoạch định – Hành động đánh giá, cải tiến).

Với những quy định nghiêm ngặt về tiêu chuẩn cũng như thời gian giám sát, cấp lại chứng chỉ, ISO 9001 được coi như một sự công nhận cho quy trình khoa học đặt chuẩn, chất lượng bền vững, sự thay đổi và học hỏi không ngừng của doanh nghiệp.

 >>Xem thêm: ISO 9001:2015

Vì sao nên quản lý kho theo quy trình của ISO?

DACO có thể khẳng định rằng áp dụng quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO mang lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp. Hệ thống này giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kho. Bên cạnh đó, nó còn đảm bảo tuân thủ các quy định và nâng cao uy tín thương hiệu.

Quy trình quản lý kho theo ISO giúp doanh nghiệp sản xuất tối ưu hóa quy trình sản xuất. Từ đó giảm thiểu lãng phí nguyên vật liệu và nâng cao chất lượng sản phẩm

Đây không phải là nhận định vô căn cứ. Theo nghiên cứu của McKinsey cho thấy, 72% doanh nghiệp áp dụng quản lý kho theo ISO ghi nhận mức độ hài lòng của khách hàng tăng lên. Theo báo cáo trực tiếp của ISO, 95% doanh nghiệp áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO đều hài lòng với hệ thống này.

Để đạt được chứng chỉ ISO là cả một hành trình dài. DACO rất vinh dự được đồng hành trên hành trình đó với Công ty Bao bì Tân Long – môt trong những doanh nghiệp đạt ISO 9001:2015. 

Từ xuất phát điểm ban đầu đánh giá trước khi tiến hành các giải pháp xây dựng nhà máy thông minh, dây chuyền sản xuất hộp màu của Công ty TNHH Bao bì Tân Long mới chỉ đạt chỉ số 0.9/5.0 thì sau khi được tư vấn và thực hiện hệ thống giải pháp phần mềm SEEACT-MES của DACO, chỉ số đã tăng lên là 2.8/5.0, đạt mục tiêu kế hoạch đặt ra của dự án.

SEEACT-MES là hệ thống quản lý kho SEEACT-WMS tích hợp hệ thống MES của DACO. Với 6 module cốt lõi, SEEACT-MES có khả năng quản lý hàng hóa, tồn kho và chất lượng hàng hóa trong kho, giúp các nhà quản lý trong việc thu thập số liệu và quản lý kho tại thời gian thực. 

>>Xem thêm: Triển khai hệ thống quản lý sản xuất SEEACT-MES tại nhà máy bao bì Tân Long.

Kết luận

Doanh nghiệp nên áp dụng quy trình quản lý kho khoa học hoặc quản lý theo ISO. Đây là bước tiến quan trọng giúp nâng cao hiệu suất và củng cố vị thế cạnh tranh. Doanh nghiệp nào cũng nên đầu tư xây dựng hệ thống giải pháp quản lý kho chuyên nghiệp như giải pháp SEEACT-MES của DACO để tối ưu hóa lợi ích và đạt được mục tiêu kinh doanh.

————————————————————-

SEEACT-MES – NO.1 ON MES IN VIETNAM

Địa chỉ: Số 146, Đường Cầu Bươu, Xã Tân Triều, Huyện Thanh Trì, Thành Phố Hà Nội

Hotline: 0359.206.636

Email: seeact@dacovn.com

Website: www.seeact.vn