QMS là gì? Hướng dẫn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả

Để đảm bảo chất lượng sản phẩm luôn ở mức cao nhất, doanh nghiệp cần xây dựng và triển khai hiệu quả một hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Vậy, hệ thống quản lý chất lượng là gì? Làm thế nào để xây dựng một hệ thống quản lý hiệu quả? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để giải đáp những vấn đề trên.

1. Hệ thống quản lý chất lượng là gì?

Hệ thống quản lý chất lượng (Quality Management System – QMS) là hệ thống gồm các quy trình, thủ tục và các yêu cầu được thiết lập để đạt được các chính sách và mục tiêu chất lượng của tổ chức. QMS giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng sản phẩm và dịch vụ của mình luôn đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, các tiêu chuẩn quốc tế và các quy định pháp luật.

Hiện nay, tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2015 do tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành là tiêu chuẩn phổ biến nhất xác định các yêu cầu đối với hệ thống QMS.

2. Tầm quan trọng của hệ thống quản lý chất lượng là gì?

Áp dụng hệ thống QMS hiệu quả sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích to lớn: 

2.1. Tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và ngân sách 

Mục tiêu chính của QMS là cải tiến quy trình, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các hoạt động sản xuất kinh doanh, giảm thiểu lãng phí và sai sót. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và gia tăng lợi nhuận.

Hệ thống cũng tạo điều kiện và xác định các cơ hội đào tạo cho nhân viên, giúp nâng cao năng lực và tay nghề, góp phần gia tăng hiệu quả công việc và thúc đẩy sự phát triển chung của doanh nghiệp.

2.2. Đón nhận cơ hội kinh doanh, quản lý rủi ro hiệu quả

QMS giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng các cơ hội kinh doanh tiềm năng và những rủi ro tiềm ẩn liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các chiến lược phù hợp để khai thác cơ hội và phòng ngừa rủi ro hiệu quả, gia tăng khả năng thành công.

Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) cũng hỗ trợ doanh nghiệp xác định các bên liên quan, bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, cộng đồng, v.v. và thấu hiểu mong muốn của họ. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể xây dựng mối quan hệ hợp tác chặt chẽ, tạo dựng niềm tin và sự hài lòng cho các bên liên quan, góp phần nâng cao uy tín thương hiệu.

2.3. Nâng cao chất lượng để mang đến những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng

QMS tập trung vào việc đặt yếu tố thỏa mãn sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu. Doanh nghiệp áp dụng QMS hiệu quả sẽ cung cấp sản phẩm, dịch vụ chất lượng cao, đáp ứng đầy đủ nhu cầu và mong đợi của khách hàng. Điều này giúp gia tăng sự hài lòng của khách hàng, khuyến khích họ mua lại sản phẩm, dịch vụ và giới thiệu cho người thân, bạn bè, từ đó gia tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, QMS còn hỗ trợ doanh nghiệp xử lý hiệu quả các khiếu nại của khách hàng, xây dựng lòng tin và sự tin tưởng của khách hàng đối với thương hiệu.

2.4. Đảm bảo sự phát triển bền vững

QMS giúp doanh nghiệp xây dựng văn hóa chất lượng, khuyến khích nhân viên tham gia vào các hoạt động cải tiến chất lượng, nâng cao tinh thần trách nhiệm và sự sáng tạo của đội ngũ nhân viên.

Doanh nghiệp có thể thu hút và giữ chân nhân tài, tạo dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.

QMS cũng giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật, bảo vệ môi trường và đảm bảo sự phát triển bền vững trong tương lai.

3. Hệ thống quản lý chất lượng bao gồm các yếu tố gì?

Mặc dù mỗi doanh nghiệp sẽ xây dựng hệ thống QMS phù hợp với nhu cầu và đặc thù riêng biệt, tuy nhiên có một số yếu tố chung là nền tảng cho bất kỳ hệ thống QMS hiệu quả nào. Vậy, các yếu tố cốt lõi trong hệ thống quản lý chất lượng là gì?

Chính sách và mục tiêu của chất lượng:

• Chính sách chất lượng: Là tuyên bố về cam kết của ban lãnh đạo đối với chất lượng sản phẩm, dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng. Chính sách chất lượng cần cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu và được truyền đạt đến tất cả nhân viên trong tổ chức.
• Mục tiêu chất lượng: Là những mục tiêu cụ thể, đo lường được, phù hợp và có thời hạn mà tổ chức muốn đạt được. Mục tiêu chất lượng cần được xác định dựa trên chính sách chất lượng và nhu cầu của khách hàng.

Quy trình:

• Quy trình là một chuỗi các hoạt động liên quan đến nhau được thực hiện để đạt được một mục tiêu cụ thể. Hệ thống quản lý chất lượng cần bao gồm các quy trình cho tất cả các hoạt động chính của tổ chức, từ thiết kế sản phẩm đến cung cấp dịch vụ và xử lý khiếu nại. Các quy trình cần được lập tài liệu một cách rõ ràng và chi tiết, và được truyền đạt đến tất cả nhân viên liên quan.

Thủ tục, tài liệu hướng dẫn:

• Thủ tục: Là một tập hợp các hướng dẫn cụ thể về cách thực hiện một hoạt động cụ thể. Thủ tục cần được lập tài liệu một cách rõ ràng và dễ hiểu, và được cung cấp cho tất cả nhân viên cần thực hiện hoạt động đó.

• Tài liệu hướng dẫn: Là những tài liệu cung cấp thông tin chi tiết về các quy trình và thủ tục. Tài liệu hướng dẫn cần được viết một cách rõ ràng, súc tích và dễ hiểu.

Trách nhiệm và thẩm quyền:

• Trách nhiệm cần được xác định rõ ràng cho từng cá nhân và bộ phận trong tổ chức liên quan đến hệ thống QMS.
• Nhân viên cần được đào tạo về trách nhiệm của họ trong hệ thống quản lý chất lượng.
• Ban lãnh đạo cần đảm bảo rằng nhân viên được trao quyền và nguồn lực để thực hiện trách nhiệm của họ.

Quản lý dữ liệu:

• Thu thập dữ liệu về quá trình sản xuất, chất lượng sản phẩm, ý kiến khách hàng. Sử dụng các công cụ thống kê để phân tích dữ liệu, tìm ra nguyên nhân của vấn đề và cơ hội cải tiến.
• Doanh nghiệp cũng cần lưu trữ dữ liệu một cách khoa học, dễ dàng truy xuất khi cần.

Phân tích chất lượng:

• Đánh giá hiệu quả của QMS: Thường xuyên đánh giá xem QMS có đang hoạt động hiệu quả hay không.
• Xác định các điểm yếu: Tìm ra những điểm cần cải thiện trong quá trình sản xuất.
• Phân tích nguyên nhân gốc rễ: Tìm ra nguyên nhân sâu xa gây ra vấn đề.

Cơ hội cải tiến:

• Cải tiến liên tục: Luôn tìm kiếm những cách thức mới để cải thiện chất lượng sản phẩm, hiệu quả sản xuất.
• Đổi mới sáng tạo: Khuyến khích nhân viên đưa ra các ý tưởng mới để cải tiến quy trình.

4. Quy trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả

4.1. 7 nguyên tắc cốt lõi để xây dựng hệ thống QMS hiệu quả

Sau khi đã hiểu rõ về hệ thống quản lý chất lượng là gì, doanh nghiệp cần cân nhắc và triển khai sớm hệ thống QMS. Tuy nhiên để xây dựng hệ thống này một cách có hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm vững 7 nguyên tắc cốt lõi để xây dựng hệ thống QMS. 7 nguyên tắc này bao gồm:

• Hướng đến khách hàng: Tập trung vào việc hiểu và đáp ứng nhu cầu, mong muốn của khách hàng, luôn ưu tiên sự hài lòng của khách hàng.
• Lãnh đạo: Ban lãnh đạo cam kết, thể hiện vai trò gương mẫu và tạo điều kiện cho việc triển khai, duy trì và cải tiến hệ thống QMS.
• Sự tham gia của mọi người: Khuyến khích và tạo điều kiện cho tất cả nhân viên tham gia vào việc xây dựng, vận hành và cải tiến hệ thống QMS.
• Tiếp cận theo quy trình: Xác định, quản lý và liên tục cải tiến các quy trình then chốt trong tổ chức.
• Cải tiến: Nuôi dưỡng văn hóa cải tiến liên tục, luôn tìm kiếm cơ hội để nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống QMS.
• Quyết định dựa trên bằng chứng: Sử dụng dữ liệu và thông tin để đưa ra quyết định sáng suốt, khách quan liên quan đến chất lượng.
• Quản lý các mối quan hệ: Xây dựng và duy trì mối quan hệ hợp tác, có lợi với các bên liên quan như nhà cung cấp, khách hàng, đối tác,…

| Xem thêm: Chi tiết 7 nguyên tắc quản lý chất lượng

4.2. Quy trình triển khai QMS – Hệ thống quản lý chất lượng

Dưới đây là quy trình 6 bước cơ bản nhưng thiết yếu để giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu xây dựng hệ thống kiểm soát chất lượng:

Bước 1: Đánh giá và khảo sát thực trạng

• Tiến hành đánh giá toàn diện tình trạng hiện tại của các hoạt động liên quan đến chất lượng trong doanh nghiệp. Việc đánh giá này cần bao quát tất cả các khía cạnh như: quy trình sản xuất, quản lý tài liệu, kiểm soát chất lượng, đào tạo nhân viên, v.v.
• Phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức để xác định những điểm cần cải thiện và những tiềm năng mà hệ thống QMS có thể khai thác.
• Xác định các yêu cầu cần thiết để đáp ứng tiêu chuẩn hoặc mục tiêu chất lượng đã đề ra, ví dụ như tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Bước 2: Thiết lập mục tiêu và đưa ra các cam kết

• Sau khi đã khảo sát và đánh giá được thực trạng chất lượng sản phẩm, doanh nghiệp bắt đầu bằng việc xác định rõ ràng mục tiêu mà mình muốn đạt được khi triển khai QMS. Mục tiêu này cần cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn.
• Nhận được sự cam kết từ ban lãnh đạo và tất cả các bên liên quan trong tổ chức. Cam kết này thể hiện sự đồng thuận và trách nhiệm chung trong việc xây dựng và duy trì hệ thống QMS hiệu quả.

Bước 3: Xây dựng và lập tài liệu QMS

• Phát triển các quy trình, thủ tục, hướng dẫn và các tài liệu khác liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng. Các tài liệu này cần được xây dựng một cách rõ ràng, súc tích, dễ hiểu và dễ sử dụng cho tất cả nhân viên.

• Đảm bảo hệ thống tài liệu đầy đủ, nhất quán và cập nhật thường xuyên để phản ánh những thay đổi trong hoạt động của doanh nghiệp.
• Sử dụng các công cụ phù hợp như phần mềm quản lý tài liệu để kiểm soát và lưu trữ tài liệu hiệu quả.

Bước 4: Đào tạo và bồi dưỡng kiến thức, nhận thức cho đội ngũ nhân viên

• Cung cấp chương trình đào tạo toàn diện về hệ thống QMS cho tất cả các nhân viên trong tổ chức. Chương trình đào tạo cần tập trung vào các nội dung như: Mục đích và lợi ích của hệ thống kiểm soát chất lượng, vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân, cách thức sử dụng các quy trình và tài liệu, v.v.
• Nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của chất lượng đối với sự thành công của doanh nghiệp. Khuyến khích văn hóa cải tiến liên tục, nơi mọi nhân viên đều có thể đóng góp ý tưởng và đề xuất giải pháp để nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ.

Bước 5: Triển khai, vận hành và cải tiến hệ thống QMS

• Áp dụng hệ thống QMS vào tất cả các hoạt động của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi sự tuân thủ chặt chẽ các quy trình, thủ tục và hướng dẫn đã được xây dựng.
• Giám sát và đo lường hiệu quả hoạt động của hệ thống QMS thông qua các chỉ số chất lượng phù hợp. Phân tích dữ liệu thu thập được để xác định những điểm cần cải thiện và thực hiện các hành động điều chỉnh kịp thời.
• Thực hiện đánh giá nội bộ hệ thống QMS định kỳ để đảm bảo hệ thống vẫn đáp ứng các yêu cầu và mục tiêu đã đề ra.
• Khuyến khích sáng tạo và đổi mới trong việc cải tiến hệ thống QMS, áp dụng các công nghệ mới và phương pháp hay để nâng cao hiệu quả hoạt động.

5. Một số hệ thống QMS phổ biến

5.1. Hệ thống tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO

• ISO 9001 là một tiêu chuẩn quốc tế được công nhận rộng rãi, cung cấp một khung làm việc cho các tổ chức xây dựng và duy trì một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả.
• Tiêu chuẩn này cung cấp một thước đo để đánh giá mức độ đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan khác, đồng thời cải thiện liên tục hiệu quả của hệ thống quản lý.
• Việc đạt được chứng nhận ISO 9001 không chỉ là một bằng chứng về cam kết chất lượng của tổ chức mà còn mang lại nhiều lợi ích kinh doanh khác.

5.2. Hệ thống quản lý chất lượng toàn diện (TQM)

• Phương pháp quản lý tiên tiến tập trung vào việc tối ưu hóa chất lượng sản phẩm/dịch vụ ở mọi khâu, từ đầu vào đến phản hồi khách hàng.
• Khuyến khích sự tham gia của toàn bộ nhân viên, đề cao cam kết của lãnh đạo và văn hóa cải tiến liên tục.
• Giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí, tăng cường sự hài lòng của khách hàng và đạt được lợi thế cạnh tranh bền vững.
• Áp dụng hiệu quả trong mọi lĩnh vực, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp muốn xây dựng hệ thống các giải pháp quản lý chất lượng toàn diện và hướng đến khách hàng.

5.3. Hệ thống quản lý chất lượng QMS

Giải pháp quản lý tiên tiến tích hợp module quản lý chất lượng, giúp doanh nghiệp kiểm soát nghiêm ngặt quy trình sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm đồng nhất.

Hệ thống SEEACT-MES của DACO là giải pháp MES hàng đầu Việt Nam, được tin dùng bởi nhiều doanh nghiệp sản xuất uy tín. Trong đó, hệ thống quản lý chất lượng SEEACT-QMS là một trong 6 module cốt lõi của MES hướng đến quản lý chất lượng sản phẩm một cách toàn diện:

• Giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát chặt chẽ chất lượng sản phẩm từ đầu vào đến đầu ra thông qua các quy trình IQC, PQC, OQC, FQC.
• Hệ thống thu thập dữ liệu sản xuất theo thời gian thực, cung cấp khả năng phân tích và quản lý chất lượng chi tiết.
• Cung cấp báo cáo thống kê chi tiết về lỗi sản xuất, nguyên nhân, giúp doanh nghiệp cải tiến liên tục và nâng cao hiệu quả quản lý.
• Hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí sản xuất bằng cách tự động hóa quy trình, giảm thiểu lãng phí, giảm thiểu thất thoát nguyên vật liệu không đáng có.

Với tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh cao, SEEACT-QMS chính là lựa chọn tuyệt vời cho mọi doanh nghiệp sản xuất. Ngoài quản lý chất lượng, SEEACT-MES còn tích hợp nhiều module với những tính năng vượt trội, đáp ứng mọi nhu cầu quản lý sản xuất của doanh nghiệp. 

Nếu bạn muốn biết thêm những thông tin hữu ích về quản lý chất lượng (QMS), vui lòng liên hệ đến chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí về giải pháp qua hotline: Mr. Vũ: 0936.064.289.

Kết luận

Hệ thống quản lý chất lượng sẽ được thực thi một cách có hiệu quả khi có sự cam kết của ban lãnh đạo, sự tham gia của toàn thể nhân viên và sự đầu tư đúng đắn về nguồn lực.

Bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về QMS hay nói cách khác là hiểu rõ hệ thống quản lý chất lượng là gì. Các bước xây dựng hệ thống QMS hiệu quả và một số hệ thống QMS phổ biến được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp ích cho bạn trong việc lựa chọn và triển khai hệ thống QMS phù hợp.