Kho Hàng Là Gì? Khám Phá Các Loại Kho Hàng Phổ Biến Nhất

Kho hàng đóng vai trò thiết yếu trong chuỗi cung ứng của nhiều doanh nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp  kiến thức toàn diện về kho hàng. Cùng tìm hiểu định nghĩa kho hàng là gì, vai trò, chức năng của kho hàng. Sau đó, khám phá cách phân loại các loại kho hàng phổ biến trên thị trường.

Giới thiệu quản lý kho hàng là gì?

Quản lý kho hàng là gì?

Quản lý kho hàng là các kiểm soát các họa động trong kho. Các hoạt động ấy liên quan đến việc xuất, nhập, phân phối hàng hóa trong kho. Đây là một khâu quan trọng trong chuỗi cung ứng. Khâu này đảm bảo nguồn cung hàng hóa luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Các công việc chính trong kho hàng

Các công việc chính trong quản lý kho hàng là gì? 

• Tiếp nhận, kiểm tra hàng từ nhà cung cấp và cập nhật dữ liệu vào hệ thống.
• Sắp xếp, bố trí vị trí lưu trữ hàng hóa trong kho hàng, một cách khoa học, hiệu quả.
• Duy trì điều kiện môi trường lưu kho đảm bảo chất lượng hàng hóa.
• Theo dõi, cập nhật số liệu tồn kho. Thực hiện kiểm kê định kỳ để kiểm soát chính xác tình trạng tồn.
• Chuẩn bị, đóng gói và xuất hàng theo đơn đặt hàng của khách hàng.
• Lập kế hoạch, thực hiện vận chuyển phân phối hàng tới người nhận cuối.
• Phân tích và cải tiến không ngừng các quy trình để nâng cao hiệu suất hoạt động kho.

Hoạt động quản lý kho hàng hiệu quả giúp giảm chi phí tồn kho, ngăn chặn hao hụt. Từ đó, đáp ứng đúng nhu cầu và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Quy trình trong một kho hàng là gì?

Một kho hàng có rất nhiều chức năng, tùy vào phân loại và mục đích của từng doanh nghiệp. Trong bài viết này, DACO sẽ cung cấp cho bạn 5 quy trình chính của các loại kho hàng.

Nhập hàng và lưu chuyển hàng hóa

Bước đầu trong quy trình của kho hàng là gì? Đầu tiên là nhập, tập kết hàng hóa, đảm bảo sự luân chuyển thông suốt của hàng hóa trong chuỗi cung ứng. Quá trình này bao gồm:

• Nhập hàng: Tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp, đối tác hoặc các nguồn khác. Bao gồm: kiểm tra chất lượng, số lượng và xử lý các thủ tục liên quan.
• Tập kết hàng hóa: Sắp xếp hàng hóa khoa học, hợp lý theo chủng loại, kích thước, giá trị,… để dễ dàng quản lý, kiểm soát và truy xuất.
• Lưu trữ hàng hóa: Bảo quản hàng hóa trong điều kiện phù hợp (nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng,…) đảm bảo chất lượng hàng hóa được nguyên vẹn trong thời gian lưu kho.

Xuất hàng

• Lấy hàng: Lấy hàng ra khỏi kho hàng, kiểm tra chất lượng, số lượng. 
• Xuất hàng : Chuẩn bị hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng. Bao gồm đóng gói, dán nhãn, in hóa đơn và giao hàng đến điểm đến.
• Xử lý hàng hóa hư hỏng, hết hạn sử dụng: Phân loại, đánh giá tình trạng hàng hóa hư hỏng, hết hạn sử dụng. Thanh lý, tiêu hủy hàng hóa không còn giá trị sử dụng.

Phân loại và phối hợp hàng hóa

Phân loại và phối hợp hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý kho hàng, góp phần nâng cao hiệu quả và tối ưu hóa quy trình logistics. Hoạt động này bao gồm:

• • Phân loại hàng hóa: Sắp xếp hàng hóa theo các tiêu chí như chủng loại, kích thước, giá trị, nhà cung cấp, khách hàng,… . Từ đó dễ dàng kiểm soát số lượng, vị trí và tình trạng hàng hóa. Nhiều doanh nghiệp có kho phân loại riêng để cho chức năng này.
  • Phối hợp hàng hóa: Kho kết hợp các đơn hàng khác nhau thành một lô hàng. Tối ưu hóa không gian lưu trữ và chi phí vận chuyển.

Quản lý hàng tồn kho và kiểm kê

Quản lý hàng tồn kho đóng vai trò cốt lõi trong hoạt động của tất cả các loại kho. Nó bao gồm việc theo dõi, kiểm soát và tối ưu hóa lượng hàng hóa lưu trữ trong kho. Từ đó đảm bảo đáp ứng nhu cầu thị trường một cách hiệu quả và tiết kiệm.

Kiểm kê hàng hóa là quy trình cuối cùng nhưng quan trọng của kho hàng. Bước này đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của hoạt động quản lý tồn kho. 

Ví dụ: Trong một kho phân loại, quá trình kiểm kê giúp xác định số lượng hàng hóa thực tế có trong kho hàng và hàng đã phân loại. Khi so sánh với số liệu ghi chép trong sổ sách kế toán, có thể phát hiện sai sót và điều chỉnh kịp thời.

Theo dõi và báo cáo kế hoạch nhập – xuất

Chức năng cuối của một kho hàng là gì? Đó là theo dõi và báo cáo kế hoạch nhập – xuất kho. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể:

• Lên kế hoạch nhập kho hợp lý: Dựa trên dự báo nhu cầu bán hàng, tồn kho hiện tại và lịch giao hàng của nhà cung cấp. Hệ thống quản lý kho sẽ hỗ trợ lập kế hoạch nhập hàng khoa học. Đảm bảo nguồn cung ổn định và tránh lãng phí chi phí lưu kho.
• Báo cáo chi tiết và kịp thời: Cung cấp các báo cáo chi tiết về kế hoạch nhập – xuất kho, tình trạng tồn kho theo mặt hàng,… giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt thông tin đầy đủ, đưa ra quyết định điều chỉnh kế hoạch phù hợp khi cần thiết.
• Phân tích xu hướng: Nhờ dữ liệu lịch sử về nhập – xuất kho, doanh nghiệp có thể phân tích xu hướng tiêu thụ, nhu cầu thị trường, từ đó điều chỉnh kế hoạch kinh doanh hiệu quả hơn.

Việc áp dụng các giải pháp sản xuất như hệ thống quản lý kho hàng (WMS) sẽ giúp tự động hóa quy trình theo dõi và báo cáo kế hoạch nhập – xuất kho, nâng cao độ chính xác và hiệu quả cho các loại kho hàng, đồng thời tiết kiệm thời gian và nhân lực cho doanh nghiệp.

Phân loại kho hàng

Kho hàng có rất nhiều loại và tên gọi tùy theo chức năng, phương thức quản lý và đặc điểm.

Theo chức năng

Nếu chia theo chức năng, kho háng sẽ chia thành 2 loại, kho thương mại và kho sản xuất.

1. Kho thương mại 

Kho thương mại là một loại kho hàng được thiết kế và vận hành chuyên biệt để đáp ứng nhu cầu lưu trữ và quản lý hàng hóa cho các hoạt động thương mại điện tử (TMĐT). Nói một cách đơn giản, kho thương mại là nơi chứa và quản lý các sản phẩm được bán.

2. Kho sản xuất

Kho sản xuất là một khu vực được thiết kế và trang bị để lưu trữ nguyên vật liệu, thành phẩm và hàng hóa liên quan đến hoạt động sản xuất. Trong kho sản xuất lại có kho nguyên liệu, kho bán thành phẩm và kho thành phẩm.

3. Kho nguyên vật liệu

Kho nguyên vật liệu đóng vai trò thiết yếu trong chuỗi cung ứng, là nơi lưu trữ, bảo quản chất lượng và quản lý nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất.

4. Kho bán thành phẩm

Kho bán thành phẩm là nơi lưu trữ các sản phẩm đã hoàn thành một phần quy trình sản xuất nhưng chưa thể xuất kho thành phẩm cuối cùng. Nói cách khác, đây là nơi lưu trữ hàng hóa trung gian trong quá trình sản xuất.

5. Kho thành phẩm

• Kho thành phẩm đóng vai trò thiết yếu trong chuỗi cung ứng, là nơi tập trung, bảo quản và quản lý hàng hóa đã hoàn thiện trước khi được phân phối đến tay khách hàng. 

• Tỷ lệ sử dụng kho thành phẩm trung bình toàn cầu đạt khoảng 85%. Tuy nhiên tại Việt Nam con số này chỉ ở mức 75% – 80%, tiềm ẩn nhiều dư địa để cải thiện.

Theo đặc điểm

1. Kho phân loại

• Kho phân loại đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng. Đó là nơi tập trung, phân loại và chuyển giao hàng hóa.
• Tại Việt Nam, nhu cầu về kho phân loại cũng đang tăng cao, đặc biệt là tại các khu vực tập trung nhiều hoạt động thương mại điện tử như TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng. Ví dụ: 
• Kho phân loại BN B Mega SOC
• Kho phân loại Cu Chi Mega SOC 
• Kho phân loại Xuyen A Soc

2. Kho hàng trung chuyển

• Kho hàng trung chuyển đóng vai trò quan trọng như một “trạm trung gian” trong chuỗi cung ứng, đảm nhận nhiệm vụ lưu trữ tạm thời hàng hóa trước khi được phân phối đến điểm đến cuối cùng.
• Việc trung chuyển rất dễ gây ra việc thất lạc hàng hóa. Vì vậy, xu hướng của các kho hàng trung chuyển hiện nay là sử dụng hệ thống MES trong sản xuất, tự động hóa, robot,… để nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành kho hàng.

>>Xem thêm: Hệ thống quản lý kho WMS

 3. Kho phụ tùng

• Kho phụ tùng đảm bảo cung cấp phụ tùng thay thế kịp thời cho các thiết bị, máy móc, giúp duy trì hoạt động sản xuất, kinh doanh không bị gián đoạn.
• Kho phụ tùng hiệu quả giúp giảm thời gian chết thiết bị, tăng năng suất sản xuất và tiết kiệm chi phí vận hành. Thống kê cho thấy, quản lý kho phụ tùng tối ưu có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu 40% chi phí hậu cần.

4. Kho ngoại quan

• Kho ngoại quan là nơi tạm lưu trữ hàng hóa xuất khẩu chờ thông quan xuất khẩu hoặc hàng hóa nhập khẩu chờ thông quan nhập khẩu.
• Hiện có hơn 1.000 kho ngoại quan được cấp phép hoạt động trên toàn quốc, tập trung chủ yếu tại các khu vực Cảng biển, cửa khẩu và khu công nghiệp.

Theo phương thức quản lý

1. Kho thủ công

Kho thủ công là loại hình kho hàng truyền thống, được quản lý và vận hành chủ yếu bằng sức lao động thủ công. Loại kho này thường có quy mô nhỏ, diện tích hạn chế . Kho này được sử dụng để lưu trữ các loại hàng hóa không yêu cầu điều kiện bảo quản đặc biệt.

2. Kho bán tự động

Kho bán tự động là các loại kho hàng sử dụng một số hệ thống quản lý kho hàng ứng dụng công nghệ tự động hóa cùng với con người vào các hoạt động lưu trữ, xuất nhập, kiểm kê hàng hóa. Nhờ sự kết hợp thông minh giữa sức lao động con người và máy móc, kho bán tự động mang đến nhiều lợi ích vượt trội so với kho hàng truyền thống.

3. Kho tự động

Kho tự động, còn được gọi là kho thông minh, là hệ thống lưu trữ và quản lý hàng hóa hiện đại ứng dụng công nghệ tự động hóa tiên tiến. Hệ thống này sử dụng các thiết bị như robot, xe nâng tự động, hệ thống băng tải, phần mềm quản lý kho (WMS) và các thiết bị khác để vận hành một cách tự động, tối ưu hóa hiệu quả và giảm thiểu sự tham gia của con người.

Những khó khăn khi quản lý kho hàng

Tuy mỗi kho hàng đều có điểm mạnh và điểm yếu riêng, vẫn có những khó khăn chung tồn tại khiến cho các doanh nghiệp đau đầu khi quản lý. Dưới đây là 3 rào cản chính khiến cho hiệu suất làm việc của kho hàng chưa tối ưu.

Quy trình làm việc chậm, dễ tắc nghẽn

Phần lớn các loại kho hàng truyền thống đều gặp phải vấn đề này. Vì quy trình của máy móc là xong quy trình trước mới đến quy trình sau nên khi có 1 lỗi xảy ra, cần tạm ngưng để cải thiện.

Nghiên cứu cho thấy, 61% các doanh nghiệp mất ít nhất 4h chỉ để xử lý đơn lỗi. Ví dụ nếu có lỗi ở kho phân loại, doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian để tìm hàng phân loại nhầm.

Chi phí tăng cao

Các loại kho hàng thông thường sẽ có công nhân giám sát dây chuyền và phát hiện lỗi. Đối với các doanh nghiệp lớn, kho hàng lớn, chi phí trả riêng cho nhân công sẽ rất cao. 

Vậy, các chi phí vận hành của một kho hàng là gì? Là phí kiểm kê, thất lạc hàng, phí trả người lao động. 50-70% chi phí vận hành của kho hàng sẽ là phí trả cho nhân công. 

Thiếu thông tin, số liệu kịp thời và thống nhất

Theo thống kê từ các doanh nghiệp, 73% quản lý kho không nắm được thông tin về hàng hóa thực tế trong kho hàng. Bởi lẽ, khi số liệu báo các được đến tay quản lý, con số thực đã thay đổi. Vì các hoạt động nhập/xuất vẫn luôn hoạt động. Các nhà quản lý sẽ không phản ứng kịp thời. Khi có sự cố, chỉ có thể sửa chữa sau sự cố đã xảy ra.

Sự thiếu thông tin về con số thực này cũng dẫn đến sự thiếu đồng nhất. Khối văn phòng và các kho hàng trong kinh doanh dễ đưa ra các quyết định sai sót. Điều này cũng sẽ ảnh hưởng gián tiếp đến việc giảm doanh thu của doanh nghiệp.

Giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

Để giải quyết vấn đề nêu trên, nhiều doanh nghiệp đã phải đi tìm những giải pháp quản lý kho. Giải pháp hiện đại và được ưa dùng nhất hiện nay là: WMS. Đó là việc ứng dụng kho hàng thông minh vào quy trình quản lý để giảm thiểu việc sai sót.

Vì để giúp các doanh nghiệp tìm ra một giải pháp lâu dài và toàn diện, hệ thống giải pháp SEEACT-WMS của DACO ra đời, đáp ứng đủ những điều trên. Hệ thống vừa tích hợp được MES, vừa có khả năng cập nhật số liệu tại thời gian thực.

SEEACT-WMS là hệ thống giải pháp toàn diện dành cho kho hàng thông minh, được phát triển bởi DACO Việt Nam. Hệ thống có thể đem lại những lợi ích:

• Nâng cao năng suất: Tự động hóa các quy trình thủ công. Từ đó giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa thời gian sản xuất.
• Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu lãng phí nguyên vật liệu, năng lượng và chi phí nhân công.
• Nâng cao chất lượng sản phẩm: Đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng cao và đồng nhất.
• Tăng cường khả năng truy xuất nguồn gốc: Theo dõi nguồn gốc nguyên vật liệu và sản phẩm một cách dễ dàng.
• Cải thiện khả năng cạnh tranh: Đưa sản phẩm ra thị trường nhanh chóng và hiệu quả hơn.

SEEACT-WMS là giải pháp hoàn hảo cho các doanh nghiệp sản xuất. Hệ thống được thiết kế linh hoạt, tùy chỉnh, phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. 

 >>Xem thêm: Hệ thống quản lý sản xuất SEEACT-MES tại nhà máy bao bì Châu Thái Sơn

Kết luận

Kho hàng đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng. Kho đảm bảo việc lưu trữ, bảo quản và phân phối hàng hóa hiệu quả. Doanh nghiệp nên lựa chọn những giải pháp quản lý kho như SEEACT-WMS trong các loại kho hàng. Vì các hệ thống sẽ góp phần nâng cao hiệu suất kho và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

————————————————————-

SEEACT-MES – NO.1 ON MES IN VIETNAM

Địa chỉ: Số 146, Đường Cầu Bươu, Xã Tân Triều, Huyện Thanh Trì, Thành Phố Hà Nội

Hotline: 0359.206.636

Email: seeact@dacovn.com

Website: www.seeact.vn