Lưu ngay 7 nguyên tắc quản lý chất lượng hiệu quả đạt tiêu chuẩn ISO

Việc áp dụng các nguyên tắc quản lý chất lượng sản phẩm là yếu tố then chốt để doanh nghiệp khẳng định vị thế và gặt hái thành công. Tiêu chuẩn ISO với hệ thống quản lý chất lượng chặt chẽ được xem là “kim chỉ nam” cho các doanh nghiệp trong hành trình nâng cao hiệu quả và tối ưu hóa quy trình quản lý chất lượng.

Bài viết này sẽ giới thiệu 7 nguyên tắc quản lý chất lượng cốt lõi theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, giúp bạn nắm bắt được những yếu tố then chốt để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả, từ đó nâng cao vị thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

1. Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là gì?

Trong ngành sản xuất, các nguyên tắc quản lý chất lượng luôn là yếu tố chủ chốt quyết định sự thành công. Nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường và nâng tầm chất lượng sản phẩm, ISO 9001 ra đời như một bộ tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng.

ISO 9001 là tiêu chuẩn được ban hành bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO), cung cấp cho doanh nghiệp khung khổ để xây dựng và vận hành hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả. Tiêu chuẩn này được áp dụng cho bất kể tổ chức, bất kể quy mô hay lĩnh vực hoạt động, mong muốn nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.

Tiêu chuẩn ISO 9001: 2015:

Đến nay, ISO 9001 đã có tới 5 phiên bản và bản mới nhất là ISO 9001:2015. 

Theo đó, tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 vạch ra những chuẩn mực về chất lượng cũng như các nguyên tắc quản lý chất lượng khoa học. 

Nhìn chung, đối với phiên bản mới này, thay vì tập trung vào sản phẩm, ISO 9001:2015 chú trọng vào việc xây dựng quy trình làm việc khoa học, nhất quán. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể loại bỏ thủ tục rườm rà, lãng phí nguồn lực, tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.

Điểm khác biệt nổi bật của ISO 9001:2015 là “tư duy rủi ro”. Doanh nghiệp được trang bị phương pháp nhận diện, đánh giá và quản lý các rủi ro tiềm ẩn, từ đó chủ động đưa ra giải pháp phòng ngừa, hạn chế tối đa sai sót, thiệt hại.

Áp dụng ISO 9001:2015 đòi hỏi sự tham gia, phối hợp của tất cả thành viên trong tổ chức. Hệ thống này thúc đẩy văn hóa làm việc chuyên nghiệp, minh bạch, tạo môi trường làm việc hiệu quả, gắn kết, góp phần nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.

| Xem thêm: Tiêu chuẩn ISO

2. Nguyên tắc quản lý chất lượng là gì?

Các nguyên tắc quản lý chất lượng là những quy tắc cốt lõi, mang tính nền tảng, đóng vai trò như kim chỉ nam cho việc tạo lập và duy trì một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả trong doanh nghiệp. 

Những nguyên tắc này cung cấp định hướng, khung tham chiếu giúp doanh nghiệp tổ chức, vận hành các hoạt động nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, đáp ứng mong đợi và nhu cầu của khách hàng, từ đó gia tăng hiệu quả hoạt động và năng lực cạnh tranh.

Bộ nguyên tắc quản lý chất lượng được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay là ISO 9001:2015. Phiên bản này cung cấp bộ nguyên tắc và hướng dẫn giúp doanh nghiệp xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả, đáp ứng nhu cầu thị trường và khách hàng. 7 nguyên tắc cốt lõi trong ISO 9001:2015 bao gồm:

• Hướng vào khách hàng
• Sự lãnh đạo
• Sự tham gia của mọi người
• Tiếp cận theo quy trình
• Cải tiến liên tục
• Quyết định dựa trên bằng chứng
• Quản lý mối quan hệ

| Tham khảo thêm: 7 công cụ quản lý chất lượng cho doanh nghiệp

3. Chi tiết 7 nguyên tắc quản lý chất lượng đạt chuẩn ISO 9001:2015

3.1. Nguyên tắc 1: Hướng đến khách hàng

Nắm bắt nhu cầu khách hàng, thấu hiểu mong muốn của họ chính là nền tảng cho mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Khách hàng chính là những người trực tiếp sử dụng sản phẩm, dịch vụ, mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Việc thỏa mãn nhu cầu của khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp thu hút lượng khách hàng tiềm năng, gia tăng doanh số bán hàng và củng cố vị thế trên thị trường.

Trong những nguyên tắc quản lý chất lượng, hướng đến khách hàng, làm cho khách hàng tin tưởng với chất lượng sản phẩm và trải nghiệm mua sắm, họ sẽ giới thiệu thương hiệu cho người thân, bạn bè, từ đó góp phần nâng cao uy tín và củng cố niềm tin của khách hàng đối với doanh nghiệp.

Trong môi trường kinh doanh hiện nay, doanh nghiệp nào đáp ứng tốt nhất nhu cầu khách hàng sẽ có lợi thế hơn so với đối thủ. Việc tập trung vào khách hàng giúp doanh nghiệp liên tục cải tiến sản phẩm, dịch vụ, từ đó tạo ra sự khác biệt và thu hút khách hàng.

3.2. Nguyên tắc 2: Sự lãnh đạo

Lãnh đạo luôn là những người đóng vai trò vô cùng quan trọng trong bất kỳ một tổ chức hay doanh nghiệp nào. Họ là những người định hướng tầm nhìn, chiến lược, điều phối hoạt động và chịu trách nhiệm về sự thành bại của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có đi đúng hướng hay không, phụ thuộc rất lớn vào năng lực, phẩm chất và tầm nhìn của những người đứng đầu.

7 nguyên tắc quản lý chất lượng sẽ được áp dụng một cách có hiệu quả khi một nhà lãnh đạo tài ba cần hội tụ những phẩm chất và năng lực cốt lõi sau:

Có tư duy và tầm nhìn chiến lược: 

• Nhà lãnh đạo có khả năng phân tích thị trường, đánh giá xu hướng, định hướng tầm nhìn và khả năng tìm kiếm giải pháp mới, cải tiến quy trình sản xuất và nâng cao chất lượng sản phẩm.

Tạo lập quan hệ tốt:  

• Khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, súc tích và dễ hiểu, tạo sự đồng thuận trong nội bộ doanh nghiệp. Bên cạnh đó, bên ngoài doanh nghiệp thì xây dựng mối quan hệ hợp tác hiệu quả với các bên liên quan như nhà cung cấp, khách hàng, đối tác,…

Truyền cảm hứng và tạo dựng văn hóa đề cao chất lượng: 

• Sự lãnh đạo trong 7 nguyên tắc quản lý chất lượng cần truyền đạt rõ ràng về sứ mệnh, tầm nhìn và mục tiêu chung của doanh nghiệp để tạo động lực cho toàn thể nhân viên cùng nỗ lực. Đồng thời, lãnh đạo cần thể hiện tinh thần trách nhiệm, sự tận tâm và ý thức đề cao chất lượng trong mọi hành động của mình.

Tạo môi trường làm việc an toàn và chuyên nghiệp: 

• Cung cấp cho nhân viên cơ hội học tập, nâng cao kiến thức và kỹ năng để đáp ứng yêu cầu công việc. Đảm bảo môi trường làm việc an toàn, vệ sinh và tạo điều kiện tốt nhất cho nhân viên phát huy năng lực của bản thân.

3.3. Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người

Nguyên tắc thứ ba trong 7 nguyên tắc quản lý chất lượng là “sự tham gia của mọi người”. Đây chính là chìa khóa để khai phá tiềm năng của mỗi cá nhân, tạo nên sức mạnh tập thể to lớn, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

Vậy, tại sao sự tham gia của mọi người lại quan trọng?

• Tăng cường ý thức trách nhiệm: Khi mỗi cá nhân được tham gia vào quá trình quản lý chất lượng, họ sẽ cảm thấy có trách nhiệm hơn với công việc, từ đó nỗ lực hơn để nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
• Phát huy sáng tạo và đổi mới: Mỗi cá nhân đều có những ý tưởng, kinh nghiệm và góc nhìn riêng. Việc khuyến khích họ đóng góp ý kiến sẽ giúp doanh nghiệp thu thập được nhiều ý tưởng sáng tạo, từ đó tìm ra giải pháp cải tiến hiệu quả cũng như thực hiện tốt các nguyên tắc quản lý chất lượng.

• Nâng cao tinh thần làm việc: Khi được tham gia vào quá trình ra quyết định, mỗi cá nhân sẽ cảm thấy được tôn trọng và có động lực để làm việc hiệu quả hơn.
• Tăng cường gắn kết nội bộ: Sự tham gia của mọi người giúp tạo nên môi trường làm việc gắn kết, đồng thuận, từ đó thúc đẩy tinh thần hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc.

Phải khẳng định rằng, sự tham gia của mọi người là chính là yếu tố then chốt để áp dụng một cách tốt nhất 7 nguyên tắc quản lý chất lượng, góp phần vào thành công của doanh nghiệp. 

3.4. Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quy trình 

Quy trình trong quy tắc quản lý chất lượng là tập hợp các hoạt động liên quan được thực hiện theo một trình tự nhất định để tạo ra sản phẩm hoặc kết quả có giá trị cho tổ chức. Nói một cách đơn giản, đây chính là dây chuyền sản xuất hay chuỗi hoạt động mà doanh nghiệp thực hiện để biến đầu vào thành đầu ra mong muốn.

Ví dụ: Quá trình sản xuất một chiếc điện thoại: Bao gồm các hoạt động như thiết kế, gia công linh kiện, lắp ráp, kiểm tra chất lượng, đóng gói và xuất kho.

Trong các nguyên tắc quản lý chất lượng, tiếp cận theo quy trình đề cao tầm quan trọng của việc xác định, quản lý và tối ưu hóa các quá trình nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, chất lượng sản phẩm và lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Tiếp cận theo quy trình là một phương pháp quản lý hiệu quả giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và chất lượng sản phẩm. Việc áp dụng hiệu quả nguyên tắc 4 đòi hỏi sự cam kết của lãnh đạo, sự tham gia của toàn thể nhân viên và sự đầu tư bài bản vào việc xây dựng, quản lý và tối ưu hóa các quá trình trong doanh nghiệp.

3.5. Nguyên tắc 5: Cải tiến

Cải tiến đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp, đặc biệt là trong ngành sản xuất. Cải tiến trong các nguyên tắc quản lý chất lượng chính là giải pháp giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, chất lượng sản phẩm. 

Nguyên tắc cải tiến đóng vai trò trung tâm trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015, khuyến khích doanh nghiệp không ngừng tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, cải tiến chất lượng sản phẩm và gia tăng lợi thế cạnh tranh.

Để cải tiến một cách hiệu quả nhất, doanh nghiệp có thể:

• Tạo lập và khuyến khích các hoạt động cải tiến liên tục trong toàn tổ chức: Tạo điều kiện cho nhân viên đóng góp ý tưởng, tham gia vào các hoạt động cải tiến và chia sẻ kinh nghiệm với nhau. Điều này sẽ đóng góp không nhỏ trong việc thực hiện tốt những nguyên tắc quản lý chất lượng hiệu quả. 
• Lên kế hoạch triển khai và đo lường kết quả của việc cải tiến: Xác định rõ mục tiêu cải tiến, lập kế hoạch chi tiết và theo dõi sát sao tiến độ thực hiện. Sử dụng các chỉ số đo lường để đánh giá hiệu quả của hoạt động cải tiến.
• Tìm ra những điểm cần cải tiến để đưa ra giải pháp phù hợp: Khuyến khích nhân viên phát hiện và báo cáo những vấn đề cần cải tiến. Lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân viên và tìm ra giải pháp phù hợp để khắc phục.

| Xem thêm: Quy trình cải tiến chất lượng trong sản xuất

3.6. Nguyên tắc 6: Quyết định dựa trên các bằng chứng

Việc ra quyết định hiệu quả đóng vai trò cực kỳ quan trọng cho sự thành công của doanh nghiệp. Tuy nhiên, quyết định đúng đắn không phải lúc nào cũng dễ dàng, đặc biệt khi phải đối mặt với lượng thông tin khổng lồ và nhiều yếu tố cần cân nhắc.

Quyết định dựa trên bằng chứng trong các nguyên tắc quản lý chất lượng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả ra quyết định, từ đó tối ưu hóa hoạt động, nâng cao năng suất.

Để thiết lập một số hoạt động hiệu quả dựa trên nguyên tắc này, doanh nghiệp có thể:

• Xác định và đo lường các chỉ số quan trọng (KPI): Lựa chọn các chỉ số có liên quan trực tiếp đến mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và đo lường thường xuyên để theo dõi hiệu quả hoạt động và đánh giá hiệu quả của các quyết định.
• Ứng dụng hệ thống công nghệ thông tin: Sử dụng các phần mềm như ERP, MES, BI… để tự động hóa việc thu thập, phân tích dữ liệu và cung cấp dữ liệu chính xác, kịp thời cho việc ra quyết định.

3.7. Nguyên tắc 7: Quản lý các mối quan hệ

Trong 7 nguyên tắc quản lý chất lượng, quản lý các mối quan hệ là tiền đề giúp doanh nghiệp tăng cường kết nối, nâng cao sự hài lòng và thu hút lợi ích từ các bên liên quan, từ đó tối ưu hóa hoạt động và gia tăng lợi thế cạnh tranh.

Vậy, tại sao quản lý các mối quan hệ lại quan trọng?

• Nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ: Việc lắng nghe ý kiến khách hàng và hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp giúp doanh nghiệp hiểu rõ nhu cầu thị trường, tối ưu hóa quy trình sản xuất và cung cấp sản phẩm, dịch vụ chất lượng cao đáp ứng nhu cầu khách hàng.
• Giảm thiểu rủi ro: Việc xây dựng mối quan hệ tin cậy với nhà cung cấp giúp đảm bảo nguồn cung ứng ổn định, chất lượng nguyên vật liệu và giảm thiểu rủi ro liên quan đến chuỗi cung ứng.
• Tăng cường khả năng đổi mới: Việc hợp tác với các đối tác và trao đổi kiến thức giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực đổi mới, phát triển sản phẩm mới và tăng cường khả năng cạnh tranh.
• Nâng cao hình ảnh thương hiệu: Việc duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan khác giúp nâng cao hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp và thu hút thêm khách hàng tiềm năng.

4. Những khó khăn thường gặp khi áp dụng các nguyên tắc quản lý chất lượng 

Thiếu sự cam kết của lãnh đạo

Yếu tố then chốt cho sự thành công của việc áp dụng các nguyên tắc quản lý về chất lượng là sự cam kết và hỗ trợ từ ban lãnh đạo doanh nghiệp. Nếu ban lãnh đạo không coi trọng các nguyên tắc này và không dành đủ nguồn lực cho việc triển khai, thì việc thực hiện nó có thể thất bại.

Khó khăn trong vấn đề thay đổi văn hóa

Việc áp dụng những nguyên tắc quản lý chất lượng thường đòi hỏi thay đổi văn hóa doanh nghiệp, từ tập trung vào sản xuất sang tập trung vào chất lượng. Điều này có thể gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là với những doanh nghiệp có văn hóa đã tồn tại lâu đời.

Thiếu sự tham gia của các nhân viên

Sự thành công của 7 nguyên tắc quản lý chất lượng mang lại là một nỗ lực tập thể đòi hỏi sự tham gia của tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp. Nếu nhân viên không hiểu rõ tầm quan trọng của các nguyên tắc hoặc không được đào tạo đầy đủ, họ có thể không hợp tác và chương trình thực thi các nguyên tắc đó sẽ không hiệu quả.

Khó khăn trong việc đánh giá và đo lường chất lượng

Việc đo lường chất lượng có thể là một thách thức, đặc biệt là đối với các sản phẩm hoặc dịch vụ phức tạp. Doanh nghiệp cần phải xác định các chỉ số phù hợp để theo dõi hiệu quả thông qua các hệ thống phần mềm công nghệ quản lý chất lượng như QMS, MES…

Thiếu sự kiên trì trong áp dụng nguyên tắc quản lý chất lượng

Áp dụng các nguyên tắc quản lý chất lượng là một quá trình lâu dài và cần có sự kiên trì để đạt được thành công. Doanh nghiệp không nên mong đợi kết quả ngay lập tức và cần phải sẵn sàng điều chỉnh khi cần thiết.

Ngoài những vấn đề trên, doanh nghiệp cũng có thể gặp phải một số thách thức khác, tùy thuộc vào đặc thù của ngành nghề và quy mô hoạt động. Doanh nghiệp cần phải đánh giá kỹ lưỡng những thách thức này trước khi triển khai áp dụng các nguyên tắc và xây dựng kế hoạch để giải quyết những thách thức đó.

Kết luận:

Trên chặng đường đi đến thành công, hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà còn mang lại vô số lợi ích thiết thực, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững. 

Mong rằng, bài viết trên đã mang tới cho bạn những kiến thức hữu ích về 7 nguyên tắc quản lý chất lượng cũng như những khó khăn thường gặp khi doanh nghiệp thực thi nó để từ đó có những lưu ý và bắt đầu cho hành trình cải tiến chất lượng cho doanh nghiệp của mình.

Tuy nhiên, để tối ưu hóa hiệu quả của việc triển khai các nguyên tắc này và đưa doanh nghiệp lên một tầm cao mới, việc ứng dụng các giải pháp phần mềm công nghệ hiện đại là điều không thể thiếu. Trong đó, SEEACT-QMS – phần mềm quản lý chất lượng của DACO chính là lựa chọn tối ưu hỗ trợ doanh nghiệp đạt được các mục tiêu này. 

Ứng dụng SEEACT-QMS, giúp doanh nghiệp có thể:

• Theo dõi và cảnh báo trực quan về chất lượng, từ đó nâng cao nhận thức và năng lực của nhân viên trong vấn đề nâng cao chất lượng sản phẩm.
• Cung cấp cho ban lãnh đạo các công cụ để theo dõi, đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý chất lượng.
• Số hóa và quy chuẩn hoạt động QC đảm bảo chất lượng sản phẩm được giám sát nghiêm ngặt theo quy định từ đầu vào đến đầu ra.
• QMS giúp doanh nghiệp thu thập, phân tích và sử dụng dữ liệu để đưa ra các quyết định sáng suốt về cải tiến chất lượng sản phẩm.
• Phần mềm cung cấp các công cụ để báo cáo và trình bày dữ liệu một cách trực quan.

Để biết thêm các thông tin hữu ích về SEEACT-QMS, vui lòng liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí về phần mềm qua hotline: Mr. Vũ: 0936.064.289.