4M là gì? Ứng dụng 4M trong sản xuất hiệu quả

Trong hoạt động sản xuất, chất lượng và hiệu quả sản phẩm chịu ảnh hưởng trực tiếp từ bốn yếu tố cốt lõi: Con người (Man), Máy móc (Machine), Vật liệu (Material) và Phương pháp (Method), gọi tắt là 4M. 

Hiểu rõ vai trò của từng yếu tố trong 4M và áp dụng các phương pháp cải tiến phù hợp là chìa khóa để doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất, nâng cao năng suất và đạt được lợi thế cạnh tranh bền vững. Trong bài viết này, DACO sẽ phân tích 4M là gì và vai trò của 4M trong sản xuất đồng thời gợi ý những giải pháp cải tiến hiệu quả.

4M trong sản xuất là gì? 

4M trong sản xuất là quy tắc quan trọng giúp xác định vấn đề, hiện tượng và phân loại các yếu tố ảnh hưởng, từ đó hỗ trợ đắc lực cho quá trình quản lý và cải thiện sản xuất. Vậy 4M là gì? 

4M là viết tắt của 4 yếu tố: Con người (Man), Phương thức (Method), Máy móc (Machine) và Nguyên vật liệu (Material). Quy tắc này hướng dẫn tìm kiếm nguyên nhân gây ra vấn đề, từ đó có thể xác định được những điểm cần cải thiện, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm và hiệu quả sản xuất. 

4M thường được sử dụng trong “Biểu đồ nhân quả” (hay còn gọi là sơ đồ xương cá) do cha đẻ của triết lý quản lý chất lượng Nhật Bản – Kaoru Ishikawa tạo ra.

Phân tích các yếu tố trong 4M

Sau khi đã hiểu được 4M là gì, chúng ta cần đi sâu vào phân tích từng yếu tố để thấy rõ vai trò của chúng trong việc nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm. Mỗi yếu tố đều đóng góp một phần quan trọng vào sự thành công của quy trình sản xuất, bao gồm:

Man: Con người

Đây là yếu tố quan trọng nhất, tác động trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Con người – bao gồm tất cả các thành viên từ ban lãnh đạo đến công nhân – là nhân tố then chốt tạo ra lợi nhuận và đóng vai trò chiến lược trong sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Năng lực, phẩm chất, và sự phối hợp ăn ý giữa các thành viên ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc.

Methods: Phương thức quản trị

Phương pháp sản xuất, công nghệ áp dụng, và cách thức quản lý, tổ chức sản xuất cũng ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất. Một hệ thống quản lý tốt sẽ giúp doanh nghiệp khai thác tối ưu các nguồn lực, nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm. 

Machines: Máy móc

Trong sản xuất, máy móc và thiết bị đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Năng suất và chất lượng sản phẩm, đặc biệt là trong các doanh nghiệp sản xuất hàng loạt, phụ thuộc rất lớn vào trình độ công nghệ và tính hiện đại của máy móc được sử dụng. 

Materials: Nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào cấu thành nên sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thành phẩm. Tính đồng nhất và tiêu chuẩn hóa nguyên vật liệu là yếu tố then chốt để ổn định chất lượng sản phẩm. Doanh nghiệp cần tổ chức hệ thống cung ứng hiệu quả, đảm bảo nguồn nguyên liệu ổn định, chất lượng, đáp ứng nhu cầu sản xuất.

Ngoài 4 yếu tố cơ bản trên, chất lượng sản xuất còn chịu tác động của nhiều yếu tố khác như thông tin (Information), môi trường (Environment), đo lường (Measurement),…

>>>Có thể bạn muốn biết:

• 4M1E là gì? 5 lợi ích và 5 yếu tố chính của 4M1E trong sản xuất

• 5M là gì? Ứng dụng mô hình 5M trong quản lý & sản xuất hiệu quả

Vai trò của quy tắc 4M trong quản lý sản xuất

Quy tắc 4M đóng vai trò then chốt trong quản lý sản xuất, cung cấp một khuôn khổ rõ ràng để xác định, phân tích và quản lý các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất. Vậy vai trò cụ thể của 4M là gì?

Trước hết, 4M cung cấp một cấu trúc rõ ràng, tạo tính hệ thống trong việc xác định, đánh giá và quản lý các yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến quá trình sản xuất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt hơn mọi khía cạnh của quy trình, từ con người, máy móc, đến nguyên vật liệu và phương pháp.

Thứ hai, việc áp dụng 4M trong sản xuất rất đơn giản, tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Bằng cách tập trung vào bốn yếu tố cốt lõi, doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và từ đó đưa ra các biện pháp cải tiến phù hợp.

Quy tắc 4M trong sản xuất có tính ứng dụng cao và linh hoạt, có thể được áp dụng trong mọi tình huống, mọi mục đích, ở bất cứ đâu và bất cứ lúc nào. Phương pháp này cung cấp một cái nhìn tổng thể, giúp doanh nghiệp tránh bỏ sót bất kỳ yếu tố quan trọng nào có thể ảnh hưởng đến kết quả sản xuất.

Ngoài ra, 4M còn được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau của quản lý sản xuất, bao gồm:

• An toàn: Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và cơ hội cải tiến quy trình trong khuôn khổ an toàn.
• Hệ thống quản lý hàng ngày: Giải quyết các vấn đề phát sinh, phát huy tối đa tiềm năng của tổ chức.
• Bảo trì theo kế hoạch: Giảm thiểu sự cố bằng cách khôi phục thiết bị, khắc phục điểm yếu và ngăn ngừa sự cố tái diễn.
• Quản lý chất lượng: Nâng cao chất lượng sản phẩm bằng cách phân tích và kiểm soát các yếu tố ảnh hưởng đến lỗi sản xuất.
• Phát triển kỹ năng: Xác định các lĩnh vực cần cải thiện về “con người” và “phương pháp”, từ đó thúc đẩy các chương trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.

Bí quyết ứng dụng hiệu quả 4M trong sản xuất

Việc áp dụng phương pháp 4M trong sản xuất đang ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách ứng dụng hiệu quả để tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng suất. Để thành công, doanh nghiệp cần lưu ý những yếu tố then chốt sau: 

Kiểm soát nguyên vật liệu

Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm hơn 50% tổng chi phí sản xuất, đồng thời ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thành phẩm. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng nguyên vật liệu đầu vào, thiết lập điều kiện bảo quản phù hợp theo tiêu chuẩn, đồng thời không ngừng tìm kiếm, sáng tạo những nguyên vật liệu mới, vật liệu thay thế để giảm thiểu chi phí, bảo vệ môi trường và nâng cao tính cạnh tranh.  

Kiểm soát nguồn nhân lực

Nguồn nhân lực là yếu tố then chốt quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần đầu tư đào tạo, phát triển năng lực và kỹ năng cho nhân viên. Việc phân công công việc cần dựa trên năng lực và chuyên môn của từng cá nhân. Bên cạnh đó, cần xây dựng môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự sáng tạo và tạo điều kiện phát triển cho nhân viên.

Kiểm soát trạng thái thiết bị, máy móc

Máy móc thiết bị là tài sản quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và chất lượng sản phẩm. Cần lập kế hoạch bảo trì bảo dưỡng định kỳ, ứng dụng công nghệ phần mềm quản lý như như MES, CMMS để theo dõi, kiểm soát trạng thái hoạt động của máy móc, hạn chế tối đa thời gian dừng máy do hỏng hóc. 

Nghiên cứu tại Mỹ cho thấy cứ 1$ đầu tư cho bảo trì hợp lý sẽ tiết kiệm ít nhất 5$/năm. Đầu tư, đổi mới thiết bị hiện đại cũng là giải pháp quan trọng để nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm.

Tại Việt Nam, SEEACT-MES là một trong những hệ thống quản lý sản xuất được nhiều doanh nghiệp tin dùng, mang lại hiệu quả rõ rệt trong việc giảm thiểu thời gian chết và kéo dài tuổi thọ máy móc

>>>Tìm hiểu thêm: SEEACT-MES và cách thức ứng dụng vào kiểm soát trạng thái thiết bị, máy móc

Kiểm soát phương thức sản xuất

Áp dụng phương pháp quản trị khoa học, phân chia công việc hợp lý, tổ chức và trao quyền hiệu quả. Ứng dụng công nghệ vào quản trị, ví dụ như phần mềm MES, giúp doanh nghiệp giảm 36% thời gian ra quyết định (theo nghiên cứu của Aberdeen Group), hoạch định và điều hành toàn bộ nguồn lực hiệu quả hơn.

Yếu tố quan trọng nhất trong 4M là gì?

Mặc dù cả 4 yếu tố trong quy tắc 4M (Con người, Máy móc, Nguyên vật liệu, Phương pháp) đều quan trọng, nhưng nguồn nhân lực (Man) được xem là yếu tố then chốt, quyết định sự thành công của hệ thống sản xuất.

Con người chính là những người vận hành máy móc, sử dụng nguyên vật liệu, và thực hiện các phương pháp sản xuất. Họ là những người trực tiếp tạo ra sản phẩm và ảnh hưởng đến chất lượng, năng suất của toàn bộ quy trình.

Để quy tắc 4M đạt hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng đến yếu tố con người thông qua các biện pháp sau:

• Phân công công việc rõ ràng: Đảm bảo mỗi cá nhân hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm, dựa trên năng lực và kỹ năng của họ.
• Khuyến khích và động viên: Khen thưởng nhân viên có tinh thần trách nhiệm cao và có biện pháp xử lý với trường hợp làm việc thiếu nghiêm túc.
• Đào tạo và phát triển: Thường xuyên tổ chức đào tạo để nâng cao chuyên môn, kỹ năng cho nhân viên, đáp ứng yêu cầu công việc và nâng cao năng suất.

Có thể áp dụng phương pháp 4M khi nào? 

Phương pháp 4M sở hữu tính linh hoạt cao, cho phép áp dụng trong mọi tình huống, mọi mục đích, ở bất cứ đâu và bất cứ lúc nào. Bản chất của phương pháp này là cung cấp một cái nhìn tổng thể và có hệ thống, giúp doanh nghiệp xem xét toàn diện các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng, từ đó đưa ra quyết định chính xác và hiệu quả.

Cụ thể, 4M trong sản xuất có thể được áp dụng trong các trường hợp sau:

• Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề: Khi gặp phải sự cố hoặc vấn đề trong sản xuất, 4M giúp phân tích, tìm ra nguyên nhân từ con người, máy móc, nguyên vật liệu hay phương pháp.
• Cải tiến quy trình: 4M giúp đánh giá hiệu quả của quy trình hiện tại, từ đó tìm ra điểm cần cải thiện ở từng yếu tố.
• Đánh giá rủi ro: Phân tích 4M giúp nhận diện các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình sản xuất, từ đó có biện pháp phòng ngừa.
• Ra quyết định: 4M cung cấp thông tin đầy đủ về các yếu tố liên quan, hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác và hiệu quả hơn.
• Quản lý dự án: 4M có thể được sử dụng để quản lý các dự án sản xuất, đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ, chất lượng và ngân sách.

Tóm lại, 4M là một công cụ hữu ích, có thể được áp dụng trong mọi giai đoạn của quá trình sản xuất, từ lập kế hoạch, triển khai đến kiểm soát và đánh giá.

Ảnh hưởng của việc quản lý 4M không hiệu quả là gì?

Việc quản lý không tốt 4M trong sản xuất có thể dẫn đến nhiều hậu quả tiêu cực, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất, chất lượng sản phẩm và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Cụ thể:

Sản phẩm kém chất lượng

Nguyên vật liệu không đạt chuẩn, máy móc thường xuyên gặp sự cố, nhân viên thiếu kỹ năng, quy trình sản xuất không hiệu quả… tất cả đều có thể dẫn đến sản phẩm cuối cùng không đáp ứng được yêu cầu chất lượng.

Chậm trễ trong sản xuất

Máy móc hư hỏng, thiếu nguyên vật liệu, nhân viên thiếu kỹ năng… gây ra sự chậm trễ trong quy trình sản xuất, khiến việc giao hàng không đúng hạn, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp và làm mất cơ hội kinh doanh.

Lãng phí tài nguyên

Quản lý kém 4M dẫn đến lãng phí nguyên vật liệu, thời gian làm việc của nhân viên và năng lực máy móc. Ví dụ, nguyên vật liệu không được bảo quản đúng cách có thể bị hư hỏng, máy móc không được bảo trì thường xuyên dễ bị hỏng hóc…

Tăng chi phí sản xuất

Doanh nghiệp phải tốn thêm chi phí để sửa chữa máy móc, thay thế nguyên vật liệu hoặc xử lý sản phẩm lỗi.

Giảm năng lực cạnh tranh

Sản phẩm kém chất lượng, giá thành cao, giao hàng chậm trễ… khiến doanh nghiệp mất dần lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Lời kết

Tối ưu hóa 4M trong sản xuất là một hành trình liên tục, đòi hỏi sự đầu tư và nỗ lực không ngừng từ phía doanh nghiệp. Bằng cách không ngừng cải thiện chất lượng nguồn nhân lực, đầu tư vào công nghệ hiện đại, lựa chọn nguyên vật liệu phù hợp và áp dụng phương pháp sản xuất hiệu quả, doanh nghiệp sẽ tạo ra những sản phẩm chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu thị trường và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về 4M là gì và tầm quan trọng của việc tối ưu hóa chúng trong sản xuất.

Để tìm hiểu thêm về các giải pháp và công cụ hỗ trợ cải tiến 4M, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline 0904.675.995.