Quy trình xử lý sự cố trong sản xuất: Các bước thực hiện chi tiết

Trong môi trường sản xuất hiện đại, việc đối mặt với các sự cố là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, điều làm nên sự khác biệt giữa một doanh nghiệp thành công và một doanh nghiệp gặp khó khăn chính là khả năng xử lý những sự cố đó một cách nhanh chóng và hiệu quả. 

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một quy trình xử lý sự cố trong sản xuất toàn diện, giúp giảm thiểu tối đa những tác động tiêu cực và đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra liên tục, ổn định.

Hiểu về sự cố trong sản xuất là gì?

Để có thể quản lý và phòng ngừa hiệu quả các sự cố, điều tiên quyết là phải có một định nghĩa rõ ràng và sự phân loại chi tiết về những gì được coi là “sự cố trong sản xuất”

Sự cố trong sản xuất là bất kỳ sự kiện hoặc tình huống không mong muốn nào xảy ra trong quá trình sản xuất, gây gián đoạn, ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng sản phẩm, tiến độ sản xuất, an toàn lao động, hoặc gây thiệt hại về tài sản, môi trường.

Phân loại sự cố trong sản xuất

Việc phân loại sự cố giúp doanh nghiệp có cái nhìn hệ thống hơn về các rủi ro tiềm ẩn và xây dựng các biện pháp phòng ngừa và ứng phó phù hợp. Trong sản xuất, có thể phân loại các sự cố thành những nhóm chính như sau:

1. Sự cố về thiết bị: Liên quan đến hỏng hóc, trục trặc của máy móc, thiết bị, dẫn đến gián đoạn sản xuất, tăng chi phí sửa chữa và có khả năng gây mất an toàn lao động
2. Sự cố về chất lượng: Xảy ra do nguyên vật liệu kém chất lượng, lỗi thiết kế, sai sót trong quy trình sản xuất, thiếu sót trong kiểm soát chất lượng, điều kiện lưu trữ không đảm bảo, dẫn đến sản phẩm không đạt tiêu chuẩn, phải thu hồi và ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp
3. Sự cố về an toàn lao động: Bao gồm các tai nạn, chấn thương, phơi nhiễm hóa chất, cháy nổ, điện giật xảy ra trong quá trình làm việc, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến sức khỏe và tính mạng người lao động
4. Sự cố về chuỗi cung ứng: Liên quan đến việc thiếu hụt hoặc gián đoạn nguồn cung cấp nguyên vật liệu, linh kiện, hoặc các dịch vụ cần thiết cho quá trình sản xuất, ảnh hưởng đến tiến độ và kế hoạch sản xuất 
5. Các loại rủi ro khác: Ngoài ra, còn có thể kể đến các rủi ro về tài chính, chiến lược, các yếu tố ngoài tầm kiểm soát như thiên tai, dịch bệnh, rủi ro về bảo mật thông tin và rủi ro pháp lý . 

Dưới đây là bảng tóm tắt các loại sự cố thường gặp trong sản xuất, nguyên nhân và tác động tiềm ẩn:

Tầm quan trọng của quy trình xử lý sự cố trong sản xuất

Các sự cố trong sản xuất không chỉ gây ra những gián đoạn tức thời mà còn để lại những hậu quả sâu rộng và kéo dài, ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh của doanh nghiệp. Việc thiếu một quy trình xử lý bài bản có thể dẫn đến những hệ lụy nghiêm trọng như:

Tổn thất tài chính

Sự cố có thể gây ra nhiều khoản tổn thất tài chính trực tiếp và gián tiếp. Hàng lỗi làm giảm chất lượng sản phẩm, tăng chi phí sản xuất (bao gồm chi phí khấu hao máy móc, nguyên vật liệu, nhân công) và ảnh hưởng đến doanh số bán hàng. 

Theo nghiên cứu, thời gian ngừng hoạt động không có kế hoạch có thể gây thiệt hại gấp 15 lần so với thời gian ngừng hoạt động đã lên lịch, và chi phí bảo trì tài sản có thể lên đến hàng triệu đô la cho mỗi sự cố. 

Trong ngành ô tô, mỗi phút ngừng sản xuất có thể gây thiệt hại hàng chục nghìn đô la. Chi phí thu hồi sản phẩm lỗi, các khoản phạt do không tuân thủ quy định, chi phí kiện tụng và bồi thường cũng là những gánh nặng tài chính không nhỏ.

Giảm năng suất

Các sự cố làm gián đoạn lịch trình sản xuất, dẫn đến giảm sản lượng và chậm trễ trong việc giao hàng cho khách hàng (có thể khiến năng lực sản xuất giảm từ 5 – 20%); điều này không chỉ ảnh hưởng đến doanh thu mà còn tác động tiêu cực đến uy tín và mối quan hệ với khách hàng.

Suy giảm chất lượng sản phẩm

Máy móc hỏng hóc, quy trình lỗi hoặc nguyên vật liệu không đạt chuẩn đều có thể dẫn đến sản phẩm kém chất lượng, không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng . Điều này không chỉ gây ra sự lãng phí nguồn lực mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp.

Nguy cơ mất an toàn lao động

Các sự cố liên quan đến máy móc, thiết bị hoặc quy trình làm việc không an toàn có thể gây ra tai nạn lao động, dẫn đến thương tích, bệnh tật hoặc thậm chí tử vong cho người lao động . 

Chi phí cho việc điều trị, bồi thường và các vấn đề pháp lý liên quan đến tai nạn lao động là rất lớn, chưa kể đến những tác động tiêu cực đến tinh thần và tâm lý của người lao động

Ảnh hưởng đến uy tín và mất lòng tin của khách hàng

Việc sản xuất ra sản phẩm lỗi, giao hàng chậm trễ hoặc các sự cố liên quan đến an toàn có thể làm mất lòng tin của khách hàng và gây tổn hại nghiêm trọng đến danh tiếng của doanh nghiệp . 

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, việc duy trì uy tín và lòng tin của khách hàng là vô cùng quan trọng cho sự phát triển bền vững

Quy trình xử lý sự cố sản xuất: Hướng dẫn từng bước cụ thể

Mặc dù phòng ngừa là ưu tiên hàng đầu, nhưng việc chuẩn bị sẵn sàng để ứng phó hiệu quả với các sự cố khi chúng xảy ra cũng vô cùng quan trọng.

Một quy trình xử lý sự cố hiệu quả bao gồm các bước được thực hiện tuần tự, rõ ràng như sau:

1. Nhận diện sự cố

Bước đầu tiên trong quy trình xử lý sự cố là nhanh chóng nhận diện và báo cáo sự cố một cách chính xác và kịp thời . 

Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có các kênh thông tin rõ ràng và dễ tiếp cận để nhân viên có thể báo cáo sự cố một cách thuận tiện (ví dụ: báo cáo trực tiếp, qua hệ thống giám sát, ứng dụng di động).

2. Đánh giá mức độ

Sau khi phát hiện, cần đánh giá ngay mức độ nghiêm trọng của sự cố. Cần làm rõ: 

• Sự cố ảnh hưởng đến phạm vi nào của quá trình sản xuất? 
• Có gây nguy cơ mất an toàn lao động không? 
• Có cần dừng toàn bộ hoạt động sản xuất? 

Dựa trên đánh giá này, người quản lý sẽ quyết định hành động tiếp theo: tiếp tục sản xuất (với sự cố nhỏ) hay tạm dừng để xử lý (sự cố lớn).

3. Thông báo sự cố

Khi đã đánh giá được mức độ, cần thông báo ngay cho những người có liên quan (nhân viên, các bộ phận liên quan, cấp quản lý…). Việc này đảm bảo mọi người đều nắm được tình hình. Doanh nghiệp nên có hệ thống thông báo nhanh (qua email, tin nhắn, hệ thống nội bộ…). Đặc biệt, nếu sự cố liên quan đến kỹ thuật, cần thông báo ngay cho đội ngũ kỹ thuật.

4. Triển khai biện pháp xử lý

Đây là giai đoạn quan trọng để khôi phục sản xuất và giảm thiểu thiệt hại. Tùy vào tình hình, có thể áp dụng các giải pháp tạm thời (ví dụ: dùng máy dự phòng) để duy trì sản xuất. 

Nếu sự cố nghiêm trọng, cần dừng sản xuất để sửa chữa. Đội ngũ kỹ thuật sẽ kiểm tra toàn bộ hệ thống để đảm bảo không có hư hỏng nào bị bỏ sót.

5. Khôi phục hoạt động sản xuất

Sau khi khắc phục sự cố, cần khôi phục sản xuất một cách an toàn. Phải kiểm tra lại toàn bộ hệ thống để đảm bảo sự cố không tái diễn. Cần kiểm tra chất lượng sản phẩm (sản xuất trước hoặc ngay sau sự cố) để đảm bảo không có lỗi. Các thiết bị và quy trình cần được chạy thử trước khi hoạt động chính thức trở lại.

>>>Kiểm soát chất lượng là gì? – 4 phương pháp kiểm soát phổ biến

6. Phân tích nguyên nhân gốc rễ

Sau khi sự cố đã được giải quyết, cần tiến hành các bước để phục hồi hoàn toàn các hệ thống và quy trình bị ảnh hưởng . 

Quan trọng hơn, cần thực hiện phân tích sau sự cố (Post-Incident Analysis) để rút ra những bài học kinh nghiệm, xác định các điểm yếu trong hệ thống và đề xuất các biện pháp cải tiến để ngăn chặn các sự cố tương tự xảy ra trong tương lai

Có thể sử dụng các phương pháp như “5-Why” (liên tục hỏi “tại sao” để tìm ra nguyên nhân sâu xa) hoặc biểu đồ xương cá (xác định các yếu tố: con người, máy móc, phương pháp, vật liệu… có thể gây ra sự cố).

>>>Xem thêm: 6 công cụ và các bước triển khai phân tích nguyên nhân gốc rễ

7. Thực hiện các biện pháp phòng ngừa chủ động

Sau khi xác định nguyên nhân, cần thực hiện các biện pháp phòng ngừa. Việc này bao gồm cập nhật quy trình, đào tạo lại nhân viên, hoặc nâng cấp thiết bị (nếu cần). Cần đào tạo, nâng cao nhận thức cho nhân viên về cách nhận biết, ứng phó sự cố. Nên có kế hoạch kiểm tra, bảo dưỡng máy móc định kỳ.

Tiếp cận chủ động: phòng ngừa sự cố trong sản xuất – Yếu tố chiến lược

Trong khi các biện pháp ứng phó là cần thiết, việc chuyển trọng tâm sang phòng ngừa sự cố mang lại những lợi ích to lớn hơn về lâu dài. Một chiến lược phòng ngừa chủ động không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro mà còn góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và xây dựng một môi trường làm việc an toàn và tin cậy.

Doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều chiến lược và công nghệ khác nhau để chủ động ngăn chặn các sự cố trong sản xuất.

Bảo trì dự đoán

Dựa trên , bảo trì dự đoán là một phương pháp tiếp cận dựa trên dữ liệu, sử dụng các cảm biến, trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (Machine Learning) để theo dõi tình trạng sức khỏe của thiết bị trong thời gian thực.

Bằng cách phân tích dữ liệu về độ rung, nhiệt độ, áp suất và các thông số khác, hệ thống có thể phát hiện các dấu hiệu bất thường và dự đoán thời điểm thiết bị có khả năng gặp sự cố. Điều này cho phép doanh nghiệp lên lịch bảo trì một cách chủ động, trước khi sự cố thực sự xảy ra, giúp giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động không mong muốn, kéo dài tuổi thọ thiết bị, nâng cao hiệu quả và đảm bảo an toàn .

>>>Chi tiết: Bảo trì dự đoán là gì? Nguyên lý hoạt động và cách tối ưu hiệu quả

Nguyên tắc sản xuất tinh gọn

Các nguyên tắc sản xuất tinh gọn như 5S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng) và Kaizen (cải tiến liên tục) đóng góp vào việc tạo ra một môi trường làm việc an toàn, có tổ chức và hiệu quả hơn. 

Việc loại bỏ sự lộn xộn, tối ưu hóa không gian làm việc và chuẩn hóa quy trình giúp giảm thiểu nguy cơ tai nạn và sai sót . Văn hóa cải tiến liên tục khuyến khích nhân viên tham gia vào việc xác định và giải quyết các nguy cơ tiềm ẩn, từ đó xây dựng một môi trường làm việc an toàn hơn.

>>>Có thể bạn muốn biết: 5S Kaizen là gì? Hướng dẫn áp dụng cho doanh nghiệp sản xuất

Hệ thống quản lý chất lượng

Một hệ thống quản lý chất lượng mạnh mẽ giúp thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng, giám sát quy trình sản xuất và ngăn chặn các sự cố liên quan đến chất lượng, vốn có thể dẫn đến việc thu hồi sản phẩm và gây ra sự không hài lòng cho khách hàng. 

Các tính năng như giám sát thời gian thực, quy trình làm việc tự động và báo cáo tập trung trong phần mềm QMS giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm đồng đều và ngăn ngừa các lỗi có thể xảy ra.

Ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và Internet vạn vật công nghiệp (IIoT)

AI và IIoT đóng vai trò ngày càng quan trọng trong việc giám sát thời gian thực, phát hiện nguy cơ (ví dụ: sử dụng thị giác máy tính), dự đoán an toàn và cải thiện giao tiếp trong môi trường sản xuất. AI có thể phân tích lượng lớn dữ liệu từ các cảm biến IIoT để xác định các mẫu và dự đoán các sự cố tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra. 

Ví dụ, AI có thể được sử dụng để giám sát việc tuân thủ quy định về trang bị bảo hộ cá nhân (PPE), phát hiện các hành vi không an toàn hoặc dự đoán sự cố thiết bị dựa trên dữ liệu lịch sử và thời gian thực.

Bản sao kỹ thuật số (Digital Twins) 

Dựa trên , bản sao kỹ thuật số là các mô hình ảo của quy trình sản xuất, có thể được sử dụng để mô phỏng, đánh giá rủi ro, phân tích dự đoán và nâng cao đào tạo nhằm ngăn ngừa sự cố. Bằng cách tạo ra một bản sao ảo của toàn bộ nhà máy hoặc các quy trình cụ thể, các nhà sản xuất có thể thử nghiệm các kịch bản khác nhau, xác định các điểm yếu và tối ưu hóa quy trình để giảm thiểu rủi ro sự cố mà không làm gián đoạn hoạt động thực tế.

SEEACT-MES: Giải pháp tin cậy trong phòng ngừa và quản lý sự cố sản xuất

SEEACT-MES là một hệ thống điều hành sản xuất (MES) toàn diện được thiết kế để giải quyết những thách thức liên quan đến sự cố trong sản xuất. Dựa trên các tính năng và lợi ích chung của hệ thống MES , SEEACT-MES cung cấp một loạt các công cụ và chức năng giúp doanh nghiệp ngăn ngừa và quản lý sự cố hiệu quả:  

• Giám sát thời gian thực: SEEACT-MES cho phép theo dõi liên tục tình trạng hoạt động của thiết bị và quy trình sản xuất, giúp phát hiện sớm các dấu hiệu bất thường có thể dẫn đến sự cố.
• Phân tích dữ liệu: Hệ thống cung cấp khả năng phân tích dữ liệu mạnh mẽ, giúp xác định các xu hướng và yếu tố rủi ro tiềm ẩn, từ đó đưa ra các biện pháp phòng ngừa kịp thời.
• Bảo trì dự đoán: SEEACT-MES có khả năng tích hợp hoặc cung cấp các tính năng hỗ trợ bảo trì dự đoán, giúp lên lịch bảo trì chủ động và giảm thiểu nguy cơ hỏng hóc thiết bị đột ngột.
• Kiểm soát chất lượng tích hợp: SEEACT-MES tích hợp các mô-đun kiểm soát chất lượng, cho phép thiết lập các tiêu chuẩn, theo dõi chất lượng sản phẩm trong suốt quá trình sản xuất và ngăn chặn các lỗi chất lượng phát sinh.
• Quản lý sự cố tập trung: Hệ thống cung cấp một nền tảng tập trung để báo cáo, theo dõi, điều tra và phân tích các sự cố xảy ra, đảm bảo quy trình xử lý sự cố được thực hiện một cách nhất quán và hiệu quả.
• Tự động hóa quy trình: SEEACT-MES có khả năng tự động hóa các quy trình liên quan đến an toàn và ứng phó sự cố, đảm bảo các hành động cần thiết được thực hiện kịp thời và theo đúng quy trình.
• Khả năng tích hợp: SEEACT-MES có thể tích hợp với các hệ thống khác (ERP, CRM…) để tạo thành một hệ sinh thái quản lý sản xuất toàn diện.

Với SEEACT-MES, doanh nghiệp không chỉ có một công cụ xử lý sự cố mà còn xây dựng được một nền tảng vững chắc cho hoạt động sản xuất ổn định, hiệu quả và bền vững.

Nâng tầm quản lý sản xuất của bạn với SEEACT-MES!

Đừng để sự cố làm gián đoạn hoạt động sản xuất và gây tổn thất cho doanh nghiệp. Hãy hành động ngay hôm nay để bảo vệ và tối ưu hóa quy trình sản xuất của bạn.

• Tìm hiểu thêm về giải pháp quản trị sản xuất SEEACT-MES 
• Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ: Hotline: 0904.675.995

Tạm kết

Việc xây dựng và áp dụng hiệu quả quy trình xử lý sự cố trong sản xuất không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, thiệt hại mà còn góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh, tạo dựng uy tín trên thị trường. Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật, cải tiến quy trình để phù hợp với sự thay đổi của công nghệ và yêu cầu của khách hàng, đảm bảo hoạt động sản xuất luôn ổn định và phát triển bền vững.