WIP là gì? 6 Giải pháp giảm thiểu WIP trong sản xuất

Thuật ngữ “WIP” thường xuyên xuất hiện trong các báo cáo sản xuất, kế hoạch dự án, và các cuộc họp quản lý. Nhưng liệu bạn đã thực sự hiểu rõ WIP là gì và làm thế nào để áp dụng nó một cách hiệu quả? 

Bài viết này sẽ không chỉ cung cấp định nghĩa chi tiết về WIP mà còn hướng dẫn bạn cách quản lý chúng để cải thiện quy trình và đạt được kết quả tốt hơn.

Tổng quan về WIP là gì trong sản xuất?

Định nghĩa 

Khái niệm WIP trong sản xuất

WIP là gì? Có lẽ bạn đã từng nghe đến thuật ngữ này trong quản lý sản xuất, dự án, hoặc thậm chí trong các cuộc họp hàng ngày. Nhưng WIP là viết tắt của từ gì?

WIP là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh Work In Progress, thường được dịch sang tiếng Việt là “công việc đang tiến hành” hoặc “sản phẩm dở dang”. Thuật ngữ này dùng để chỉ tất cả các công việc, nguyên vật liệu, bộ phận, hoặc sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, lắp ráp, hoặc hoàn thiện, nhưng chưa trở thành thành phẩm cuối cùng. 

Nói cách khác, WIP là trạng thái trung gian của hàng tồn kho,nằm giữa nguyên liệu thô và thành phẩm. Nó bao gồm bất kỳ vật liệu hoặc sản phẩm nào đã bắt đầu di chuyển qua quy trình sản xuất nhưng chưa đến giai đoạn cuối cùng.

Trong kế toán, WIP được coi là một tài sản tồn kho, thể hiện giá trị bị ràng buộc trong các mặt hàng không phải là nguyên liệu thô cũng không phải là thành phẩm.

Ví dụ, trong một nhà máy sản xuất ô tô, WIP có thể là những chiếc xe chỉ mới hoàn thành khung gầm, hoặc đang trong giai đoạn lắp động cơ, hoặc đang ở giai đoạn kiểm tra cuối cùng. 

Tương tự, trong một tiệm bánh, bột đã trộn nhưng chưa nướng được xem là WIP. Các sản phẩm này vẫn cần thêm các công đoạn chế biến để trở thành hàng hóa hoàn chỉnh và có thể bán được.

Cách tính

WIP trong sản xuất thường được tính bằng công thức sau:

WIP = Số lượng sản phẩm bắt đầu sản xuất – Số lượng sản phẩm đã hoàn thành

Ví dụ: 

Một xưởng sản xuất giày dép bắt đầu tuần làm việc với 1000 đôi giày đang trong quá trình sản xuất (WIP đầu kỳ). Trong tuần, họ hoàn thành 800 đôi.

WIP cuối kỳ = 1000 – 800 = 200 đôi giày

Vậy WIP cuối kỳ của xưởng là 200 đôi giày.

Tóm lại, WIP là một khái niệm quan trọng, phản ánh trạng thái của công việc hoặc sản phẩm đang trong quá trình thực hiện. Việc hiểu rõ WIP là gì trong sản xuất có ý nghĩa then chốt đối với sự thành công của doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

Nguyên nhân gây ra WIP là gì?

Work In Progress cao hay thấp không chỉ phản ánh tình trạng sản xuất, mà còn là hệ quả của nhiều yếu tố. Việc hiểu rõ nguyên nhân gây ra WIP tăng cao là bước đầu tiên để kiểm soát và tối ưu hóa quy trình. Dưới đây là một số nguyên nhân phổ biến:

Điểm nghẽn trong quy trình sản xuất

Nút thắt (bottleneck) hay điểm nghẽn xuất hiện khi một công đoạn trong quy trình có năng lực sản xuất thấp hơn các công đoạn khác, tạo ra sự tích tụ công việc. Khi một công đoạn không thể xử lý kịp tiến độ của các công đoạn trước, sản phẩm dở dang sẽ bị “kẹt” lại, làm chậm toàn bộ quá trình. 

Các điểm nghẽn trong sản xuất không chỉ giảm sản lượng mà còn kéo dài thời gian sản xuất và tăng WIP ở các công đoạn trước.

>>>Xem thêm: Nút thắt cổ chai là gì? Nguyên nhân, hậu quả và cách giải quyết

Lập kế hoạch và lịch trình sản xuất kém

Lập kế hoạch và lịch trình sản xuất kém dẫn đến mất cân bằng cung cầu, sản xuất quá mức hoặc không đủ, gây tồn kho dư thừa và tăng WIP. Việc bắt đầu sản xuất quá sớm, không tính đến năng lực máy móc hoặc ưu tiên công việc không đúng cách cũng gây ra nút thắt và tăng WIP. Ngoài ra, việc thiếu linh hoạt trong lịch trình cũng gây gián đoạn và tích tụ WIP. 

Sự cố máy móc và bảo trì không hiệu quả

Khi một máy móc bị hỏng, các công đoạn sản xuất tiếp theo sẽ bị dừng lại do thiếu đầu vào, trong khi các sản phẩm dở dang ở các công đoạn trước đó tiếp tục tích tụ, dẫn đến tăng lượng công việc dở dang.

Nghiên cứu chỉ ra bảo trì kém làm tăng thời gian ngừng ngoài kế hoạch 15-30% và kéo dài thời gian sửa chữa gấp đôi, ảnh hưởng đến hệ thống quản lý tồn kho Just-In-Time (JIT). Do đó, bảo trì phòng ngừa định kỳ là rất quan trọng để giảm nguy cơ hỏng hóc, giảm thời gian ngừng và duy trì dòng sản xuất ổn định.

Vấn đề chất lượng sản phẩm và làm lại

Các vấn đề về chất lượng sản phẩm và nhu cầu làm lại (rework) là một nguyên nhân đáng kể gây ra WIP cao trong sản xuất . Khi các sản phẩm không đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng, chúng cần phải được sửa chữa hoặc làm lại. Quá trình này không chỉ tiêu tốn thêm thời gian và nguồn lực (nhân công, vật liệu, năng lượng) mà còn làm tăng thời gian chu kỳ sản xuất và lượng sản phẩm dở dang. Các sản phẩm bị lỗi thường phải quay trở lại các công đoạn sản xuất trước đó để được khắc phục, làm gián đoạn dòng chảy bình thường và gây ra sự tích tụ WIP.  

Chi phí liên quan đến phế liệu và làm lại có thể rất lớn, ước tính lên tới 2,2% doanh thu hàng năm của các nhà sản xuất. Ngoài chi phí trực tiếp, việc làm lại còn chiếm dụng năng lực sản xuất của các thiết bị, đặc biệt là các thiết bị quan trọng trong quy trình sản xuất . 

Điều này có thể làm tăng thêm áp lực lên các nút thắt hiện có và kéo dài thời gian sản xuất cho tất cả các sản phẩm.

Thiếu hụt nguyên vật liệu và chậm trễ chuỗi cung ứng

Thiếu hụt nguyên liệu và chậm trễ chuỗi cung ứng gây gián đoạn sản xuất và tăng WIP. Khi không nhận được nguyên liệu đúng hạn, sản phẩm dở dang bị “kẹt” lại. Sự chậm trễ từ nhà cung cấp, vận chuyển hoặc sự kiện bất khả kháng đều gây thiếu hụt nguyên liệu và làm trầm trọng thêm vấn đề WIP. 

Sản xuất thừa

Sản xuất thừa, hay sản xuất nhiều hơn so với nhu cầu thực tế của thị trường hoặc đơn đặt hàng của khách hàng, là một nguyên nhân trực tiếp dẫn đến WIP cao. Khi các nhà máy sản xuất nhiều sản phẩm hơn mức cần thiết, số lượng sản phẩm dở dang trong quy trình cũng sẽ tăng lên tương ứng. Sản xuất thừa không chỉ làm tăng chi phí lưu trữ và xử lý hàng tồn kho mà còn làm tăng nguy cơ hàng hóa bị lỗi thời, hư hỏng hoặc mất giá

Một trong những vấn đề lớn của sản xuất thừa là nó có thể che giấu các vấn đề về hiệu quả sản xuất khác. Khi có một lượng lớn WIP, các nút thắt hoặc các vấn đề về chất lượng có thể không được phát hiện kịp thời, vì luôn có một lượng “đệm” sản phẩm dở dang để duy trì hoạt động của các công đoạn tiếp theo. Điều này có thể dẫn đến việc các vấn đề tiềm ẩn không được giải quyết và tiếp tục gây ra lãng phí và WIP cao hơn trong tương lai.

Hạn chế trong giao tiếp và phối hợp liên bộ phận

Sự thiếu giao tiếp và phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận khác nhau trong tổ chức sản xuất, cũng như trong toàn bộ chuỗi cung ứng, có thể là một nguyên nhân quan trọng gây ra WIP cao. 

Khi các bộ phận như mua hàng, sản xuất và bán hàng không làm việc cùng nhau một cách nhịp nhàng, có thể xảy ra tình trạng thiếu đồng bộ trong dòng chảy của vật liệu và thông tin. Điều này có thể dẫn đến việc mua quá nhiều hoặc quá ít nguyên liệu, sản xuất không đúng thời điểm hoặc số lượng không phù hợp, và cuối cùng là sự tích tụ WIP ở các giai đoạn khác nhau của quy trình sản xuất.

Các phương pháp giảm Work in progress là gì?

Sau khi đã xác định được những nguyên nhân cốt lõi gây ra WIP trong sản xuất, dưới đây là một số phương pháp giảm WIP phổ biến và hiệu quả mà doanh nghiệp có thể áp dụng:

Áp dụng sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing)

Sản xuất tinh gọn là một giải pháp then chốt giúp doanh nghiệp sản xuất tối ưu hóa quy trình, nâng cao chất lượng và giảm thiểu lãng phí.

Triết lý cốt lõi của Lean Manufacturing trong quản trị sản xuất là tập trung vào việc tạo ra giá trị đích thực từ góc nhìn của khách hàng, đồng thời loại bỏ triệt để các hoạt động không cần thiết cũng như các dạng thức lãng phí khác nhau. 

Nhờ đó, lượng WIP được giảm thiểu đáng kể, mang lại hiệu quả sản xuất cao hơn.

Sử dụng sản xuất Just-in-Time (JIT)

Sản xuất Just-in-Time (JIT) là một chiến lược quan trọng để giảm WIP trong doanh nghiệp. 

Về bản chất, JIT tập trung vào việc sản xuất chính xác số lượng sản phẩm cần thiết, vào đúng thời điểm chúng được yêu cầu. Điều này giúp giảm thiểu lượng hàng tồn kho không cần thiết, vốn là một thành phần chính của WIP, đồng thời cải thiện hiệu quả sản xuất tổng thể.

JIT mang lại sự linh hoạt đáng kể cho doanh nghiệp, cho phép sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau trên cùng một dây chuyền sản xuất khi cần thiết, tránh được các vấn đề tắc nghẽn và tồn đọng thường gặp trong các hệ thống sản xuất truyền thống.

>>>Tìm hiểu thêm: Just in time là gì? Cách áp dụng JIT trong sản xuất hiệu quả

Lập kế hoạch sản xuất khoa học sẵn sàng đáp ứng nhu cầu

Để giảm thiểu WIP và đáp ứng nhu cầu thị trường một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch sản xuất chi tiết và linh hoạt. Kế hoạch này nên bao gồm các yếu tố sau:

• Dự báo nhu cầu đa chiều: Xem xét không chỉ nhu cầu khách hàng hiện tại mà còn cả nhu cầu dự trữ, thay thế và các đơn hàng tiềm năng trong tương lai.
• Xác định thời gian cao điểm: Nhận biết các giai đoạn nhu cầu tăng cao để chủ động sản xuất trước, đảm bảo đủ hàng hóa cung ứng kịp thời.
• Tận dụng thời gian nhàn rỗi: Lên kế hoạch sản xuất trước trong các giai đoạn nhu cầu thấp để tối ưu hóa công suất và tránh lãng phí tài nguyên.

Bằng cách lập kế hoạch sản xuất khoa học và linh hoạt, doanh nghiệp có thể giảm thiểu WIP, đáp ứng nhu cầu khách hàng tốt hơn và nâng cao hiệu quả sản xuất tổng thể. Việc sử dụng các công cụ hỗ trợ như Hệ thống SEEACT cũng có thể giúp doanh nghiệp lập kế hoạch và quản lý sản xuất hiệu quả hơn.

Nhận biết máy móc bị lỗi

Để giảm WIP, doanh nghiệp cần chủ động bảo trì và nâng cấp máy móc thiết bị. Việc kiểm tra thường xuyên giúp phát hiện và khắc phục sớm các sự cố, đảm bảo máy móc vận hành ổn định, từ đó nâng cao hiệu suất và giảm thiểu WIP. 

Bên cạnh đó, việc đầu tư nâng cấp trang thiết bị sẽ giúp gia tăng năng suất sản xuất, góp phần giảm lượng công việc đang thực hiện.

Đào tạo nhân lực

Việc đào tạo nhân viên bài bản về quy trình và kỹ năng làm việc là rất quan trọng để nâng cao hiệu suất và giảm WIP. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng ngay cả khi nhân viên đã thành thạo, tốc độ sản xuất vẫn có thể bị giới hạn bởi năng lực của máy móc và công cụ. 

Do đó, doanh nghiệp cần song song đầu tư vào cả đào tạo nhân lực và nâng cấp công nghệ để đạt hiệu quả tối ưu.

Điều phối nhân lực

Để giảm WIP, doanh nghiệp cần đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và nhân viên. Mọi người cần hiểu rõ vai trò và mục tiêu chung để làm việc hiệu quả hơn, từ đó rút ngắn thời gian sản xuất và giảm WIP.

Đặc biệt, các bộ phận như kế hoạch, kiểm soát chất lượng và quản lý kho cần phối hợp chặt chẽ để sản phẩm được sản xuất đúng và đủ, tránh lãng phí thời gian và tài nguyên.

Lợi ích khi giảm WIP là gì?

WIP là gì? WIP (work in progress) hay còn gọi là công việc đang thực hiện, đề cập đến các sản phẩm đang trong quá trình sản xuất nhưng chưa hoàn thành. 

Lợi ích khi giảm WIP là gì?

1. Tiết kiệm chi phí: Giảm WIP đồng nghĩa với việc giảm chi phí lưu kho, vận chuyển và bảo quản bán thành phẩm.
2. Tăng năng suất: WIP thấp giúp quy trình sản xuất diễn ra liên tục, không bị gián đoạn. Điều này rút ngắn thời gian sản xuất và tăng năng suất.
3. Nâng cao chất lượng: Kiểm soát WIP chặt chẽ cho phép kiểm tra chất lượng thường xuyên hơn, giảm thiểu sản phẩm lỗi.
4. Tăng tính linh hoạt: WIP thấp giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh hơn với những thay đổi của thị trường và nhu cầu khách hàng. Việc điều chỉnh sản xuất để đáp ứng các yêu cầu mới trở nên dễ dàng và ít tốn kém hơn.
5. Cải thiện dịch vụ khách hàng: Sản phẩm hoàn thành nhanh hơn với chất lượng cao hơn giúp đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng, nâng cao sự hài lòng và uy tín của doanh nghiệp.

Tóm lại, lợi ích khi giảm WIP là gì? 

Giảm WIP mang lại nhiều lợi ích quan trọng, giúp doanh nghiệp tăng năng suất, giảm chi phí, cải thiện chất lượng sản phẩm và tăng sự hài lòng của khách hàng.

Phương pháp theo dõi chỉ số WIP là gì?

Để kiểm soát WIP và tối ưu hóa lượng hàng tồn kho trong từng dự án hay quy trình sản xuất, bạn có thể áp dụng các phương pháp sau:

• Sử dụng bảng Trello hoặc Kanban Board: Đây là giải pháp trực quan, nơi mỗi công việc được thể hiện bằng một thẻ và di chuyển qua các cột tương ứng với trạng thái của nó, từ “Đang thực hiện” đến “Hoàn thành”.
• Triển khai phần mềm hoặc hệ thống quản lý sản xuất: Các hệ thống chuyên biệt như SEEACT-MES cung cấp khả năng kiểm soát sản xuất theo thời gian thực, hỗ trợ phân tích dữ liệu và giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng.

Tận dụng các tính năng ưu việt của SEEACT-MES để giảm WIP:

• Quản lý quy trình sản xuất dễ dàng: Giao diện thân thiện giúp nắm bắt tình hình sản xuất mọi lúc, mọi nơi thông qua ứng dụng web.
• Báo cáo tức thời: Hệ thống cung cấp báo cáo trực quan, chính xác và cập nhật theo thời gian thực, cho phép người quản lý nhanh chóng phát hiện các điểm tắc nghẽn và đưa ra giải pháp kịp thời.
• Chuẩn hóa quy trình để giảm WIP: SEEACT-MES có khả năng đề xuất cải tiến quy trình, loại bỏ các thao tác và công đoạn không cần thiết, từ đó tối ưu hóa hiệu suất sản xuất.
• Hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất: Phần mềm giúp quản lý tạo kế hoạch và báo cáo một cách dễ dàng, đảm bảo kế hoạch sản xuất logic, phù hợp với nguồn lực và giảm thiểu sai sót.

Bằng cách kết hợp các phương pháp trên và tận dụng công nghệ, doanh nghiệp có thể theo dõi và giảm chỉ số WIP hiệu quả, từ đó nâng cao năng suất và tối ưu hóa chi phí sản xuất.

Kết luận

Hiểu rõ WIP là gì và cách quản lý nó là chìa khóa để mở ra cánh cửa tối ưu hóa sản xuất. Bằng việc áp dụng các phương pháp giảm thiểu WIP đã nêu, doanh nghiệp có thể cải thiện đáng kể hiệu suất, giảm chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Tuy nhiên, việc quản lý Work In Progress hiệu quả đòi hỏi sự kết hợp giữa chiến lược đúng đắn và công cụ hỗ trợ phù hợp. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện để kiểm soát WIP và nâng cao hiệu suất sản xuất, hệ thống SEEACT-MES sẽ là lựa chọn hoàn hảo.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và trải nghiệm miễn phí hệ thống SEEACT-MES!

SEEACT-MES – NO.1 ON MES IN VIETNAM

Địa chỉ: Số 146, Đường Cầu Bươu, Xã Tân Triều, Huyện Thanh Trì, Thành Phố Hà Nội

Hotline: 0359.206.636

Email: seeact@dacovn.com

Website: www.seeact.vn