Vật tư tiêu hao là gì? Tất tần tật những điều cần biết

Trong mọi quy trình sản xuất, kinh doanh hay vận hành dịch vụ, vật tư tiêu hao là một hạng mục quen thuộc nhưng không phải ai cũng hiểu rõ bản chất và vai trò của chúng. Đây là những loại vật tư, công cụ, dụng cụ bị tiêu hao, hao mòn tự nhiên hoặc mất đi trong quá trình hoạt động, không trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm chính. Việc nhận diện, phân loại và quản lý hiệu quả vật tư tiêu hao đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu chi phí, đảm bảo hoạt động liên tục và tuân thủ các quy định kế toán. 

Bài viết này của DACO sẽ làm rõ khái niệm vật tư tiêu hao là gì và tầm quan trọng của việc quản lý chúng trong doanh nghiệp hiện đại.

Vật tư tiêu hao là gì?

Vật tư tiêu hao, theo định nghĩa chung, là những vật dụng được sử dụng thường xuyên trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp và thường bị tiêu hao hoặc hư hỏng sau một thời gian sử dụng.

Trong bối cảnh giao thương và làm việc với các đối tác quốc tế ngày càng phổ biến, câu hỏi “vật tư tiêu hao tiếng Anh là gì?” cũng được nhiều người quan tâm. Thuật ngữ tiếng Anh tương đương phổ biến nhất cho vật tư tiêu hao là “Consumables” hoặc chi tiết hơn là “Consumable Supplies“. Việc hiểu rõ thuật ngữ này giúp việc trao đổi thông tin, đọc hiểu tài liệu và quản lý trở nên thống nhất và dễ dàng hơn.

Trên thực tế, vật tư tiêu hao xuất hiện trong rất nhiều lĩnh vực khác nhau, từ hoạt động văn phòng, dịch vụ, y tế cho đến sản xuất công nghiệp.

Tuy nhiên, trong phạm vi bài viết này, chúng ta sẽ tập trung tìm hiểu sâu hơn về khái niệm, đặc điểm và vai trò của vật tư tiêu hao trong sản xuất, nơi chúng có ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và hiệu quả của dây chuyền.

Vật tư tiêu hao trong sản xuất là gì?

Vật tư tiêu hao trong sản xuất là tập hợp những loại vật liệu phụ, công cụ, dụng cụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế thông thường,… được sử dụng trực tiếp hoặc gián tiếp trong quá trình vận hành dây chuyền, máy móc thiết bị và các hoạt động tại nhà máy, phân xưởng để tạo ra sản phẩm. 

Đặc điểm cốt lõi của chúng là sẽ bị tiêu hao, hao mòn về mặt vật lý, mất đi công năng hoặc biến đổi hoàn toàn sau một hoặc một vài chu kỳ sản xuất và chúng không cấu thành nên bộ phận thực thể cốt lõi của sản phẩm hoàn chỉnh.

Các loại vật tư tiêu hao phổ biến trong quy trình sản xuất

Trong môi trường sản xuất công nghiệp, chủng loại vật tư tiêu hao vô cùng đa dạng, phục vụ cho nhiều công đoạn và máy móc khác nhau. Để thuận tiện cho việc quản lý, theo dõi và tính toán chi phí, người ta thường phân loại chúng dựa trên các tiêu chí nhất định. Vậy cụ thể, vật tư tiêu hao gồm những gì và chúng được phân nhóm ra sao? 

Hai cách phân loại vật tư tiêu hao công nghiệp phổ biến nhất là dựa trên tính chất sử dụng và lĩnh vực ứng dụng.

1. Phân loại theo tính chất sử dụng

Cách phân loại này dựa trên tần suất và vòng đời sử dụng của vật tư trong quá trình sản xuất:

1. Vật tư tiêu hao chỉ dùng một lần

Đây là những loại vật tư được thiết kế để sử dụng hết công năng hoặc giá trị trong một lần duy nhất hoặc một chu kỳ sản xuất rất ngắn, sau đó phải loại bỏ hoặc thay thế hoàn toàn. Chúng thường liên quan đến các yêu cầu về vệ sinh, an toàn, hoặc đặc tính kỹ thuật không cho phép tái sử dụng.

Ví dụ:

• Một số loại dụng cụ cắt gọt có phần lưỡi/mũi thay thế: Mảnh dao tiện (inserts), một số loại mũi phay/khoan dùng một lần 
• Vật liệu mài mòn bề mặt: Các loại giấy nhám, vải nhám, bánh nỉ đánh bóng loại nhỏ 
• Đồ bảo hộ lao động cá nhân: Găng tay cao su y tế, găng tay vải mỏng, khẩu trang y tế/lọc bụi, nón/áo/giày phòng sạch 
• Vật tư vệ sinh công nghiệp: Bông lau, giẻ lau chuyên dụng dùng một lần
• Bao bì phụ trợ, màng bọc: Màng PE quấn hàng, màng bọc thực phẩm (trong ngành thực phẩm), một số loại túi nilon/zip đặc thù
• Vật liệu hàn/kết dính dùng hết 1 lần: Que hàn loại nhỏ, một số tuýp keo nhỏ dùng ngay

1. Vật tư tiêu hao dùng nhiều lần hoặc tiêu hao dần

Nhóm này bao gồm các vật tư có thể được sử dụng lặp lại trong một khoảng thời gian nhất định hoặc bị tiêu hao từ từ trong quá trình vận hành cho đến khi hết định lượng, hết hạn sử dụng hoặc không còn đảm bảo yêu cầu kỹ thuật.

Ví dụ: 

• Dầu mỡ bôi trơn công nghiệp: Dầu thủy lực, dầu động cơ, dầu cắt gọt (có thể tái lọc nhưng sẽ hao hụt), mỡ chịu nhiệt cho máy móc, thiết bị
• Hóa chất công nghiệp: Dung dịch tẩy rửa dụng cụ, máy móc, dung dịch tẩy rửa dầu mỡ công nghiệp; dung dịch làm mát tuần hoàn trong gia công cơ khí; hóa chất xử lý bề mặt
• Chất kết dính công nghiệp: Keo dán sử dụng trong ngành gỗ, dệt may, da giày, bao bì (thường đóng thùng lớn, dùng dần)
• Nhiên liệu phụ trợ: Khí gas công nghiệp (Oxy, Acetylene, Argon, CO2…) dùng cho hàn cắt, khí gas cho xe nâng (nếu không tính là nhiên liệu chính)

2. Phân loại theo lĩnh vực ứng dụng

Mỗi ngành sản xuất công nghiệp lại có những loại vật tư tiêu hao đặc thù, phục vụ trực tiếp cho quy trình công nghệ của ngành đó:

• Ngành Gia công cơ khí: Dụng cụ cắt gọt (dao tiện, phay, khoan, taro…), đá mài, dầu mỡ bôi trơn công nghiệp, dung dịch làm mát (dầu tưới nguội), que hàn, dây hàn, vật liệu đánh bóng, giấy nhám…
• Ngành Dệt may – Da giày: Chỉ may công nghiệp các loại, kim máy may, dầu máy may, suốt chỉ, phụ liệu nhỏ thông thường (nút, khoen…), keo dán công nghiệp, phấn/bút đánh dấu…
• Ngành Chế biến thực phẩm: Bao bì cấp 1 (tiếp xúc trực tiếp, nếu tính là VTTH), màng bọc thực phẩm, hóa chất vệ sinh an toàn thực phẩm, găng tay/nón/khẩu trang dùng 1 lần, phụ gia thực phẩm (loại tiêu hao nhanh)…
• Ngành Điện tử: Vật tư phòng sạch (quần áo, mũ, giày, găng tay, khẩu trang, khăn lau chống tĩnh điện), thiếc hàn, kem hàn (solder paste), chất trợ hàn (flux), cồn/hóa chất làm sạch mạch điện tử, băng keo nhiệt…
• Ngành In ấn: Mực in các loại (Offset, Flexo, ống đồng, kỹ thuật số…), dung môi pha mực/vệ sinh, hóa chất rửa bản kẽm/trục anilox/lô mực, giấy lau lô, tấm offset blanket (hao mòn theo thời gian)…
• Ngành Gỗ: Giấy nhám, vải nhám, lưỡi cưa các loại, mũi phay gỗ, keo dán gỗ, sơn lót/sơn phủ (nếu dùng lượng nhỏ, tiêu hao nhanh theo lô), chổi quét sơn/lô lăn sơn loại thường…

Lưu ý: Ngoài hai cách phân loại chính trên, tùy thuộc vào đặc thù quản lý, doanh nghiệp còn có thể phân loại vật tư tiêu hao theo nguồn gốc xuất xứ (nhập khẩu, nội địa), thương hiệu, mức giá, hoặc theo chức năng (vật tư bảo trì MRO, vật tư hỗ trợ sản xuất, vật tư an toàn…).

Các bước trong quy trình quản lý vật tư tiêu hao trong sản xuất

Một quy trình quản lý vật tư tiêu hao điển hình trong môi trường sản xuất thường bao gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Phân tích và dự báo nhu cầu vật tư

Bước khởi đầu là xác định chính xác nhu cầu vật tư tiêu hao cần thiết cho hoạt động sản xuất. Công việc này đòi hỏi việc phân tích dựa trên kế hoạch sản xuất (theo tháng, quý, năm), định mức tiêu hao vật tư đã được xây dựng cho từng công đoạn hoặc sản phẩm, dữ liệu tiêu thụ lịch sử, và mức tồn kho thực tế. 

Dự báo nhu cầu cần tính toán cả các yếu tố biến động và mức dự trữ an toàn để đảm bảo đáp ứng đủ vật tư, tránh mua thừa gây ứ đọng vốn hoặc thiếu hụt làm gián đoạn sản xuất.

>>>Có thể bạn muốn biết: Dự báo nhu cầu sản xuất như thế nào cho hiệu quả?

Bước 2: Lập kế hoạch mua sắm vật tư

Từ nhu cầu đã được xác định, doanh nghiệp cần lập một kế hoạch mua sắm cụ thể. Kế hoạch này bao gồm số lượng chi tiết cần mua cho mỗi loại vật tư, thời điểm dự kiến cần có hàng tại kho, các tiêu chuẩn chất lượng bắt buộc, ngân sách cho phép và các điều khoản giao hàng ưu tiên.

Bước 3: Lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp

Doanh nghiệp tiến hành tìm kiếm, thu thập thông tin và đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng. Việc lựa chọn dựa trên các tiêu chí quan trọng như chất lượng sản phẩm ổn định, giá cả hợp lý, năng lực cung ứng đáp ứng đúng tiến độ, uy tín trên thị trường và các chính sách hỗ trợ đi kèm.

Bước 4: Thực hiện đặt hàng và tiếp nhận vật tư

Khi đã chọn được nhà cung cấp phù hợp, doanh nghiệp tiến hành các thủ tục đặt hàng theo quy định. Quá trình tiếp nhận hàng hóa khi được giao đến cần được thực hiện cẩn thận, bao gồm việc kiểm đếm số lượng, đối chiếu chủng loại so với đơn đặt hàng và kiểm tra sơ bộ tình trạng bên ngoài.

Bước 5: Kiểm soát chất lượng đầu vào và tổ chức lưu kho

Vật tư tiêu hao sau khi tiếp nhận phải trải qua bước kiểm tra chất lượng chi tiết hơn để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật đã yêu cầu. Những lô hàng đạt yêu cầu sẽ được làm thủ tục nhập kho và sắp xếp một cách khoa học, ngăn nắp trong khu vực lưu trữ quy định, đảm bảo điều kiện bảo quản phù hợp và dễ dàng truy xuất.

Bước 6: Cấp phát, sử dụng và giám sát mức tiêu hao

Vật tư được cấp phát từ kho đến các bộ phận, dây chuyền sản xuất dựa trên yêu cầu sử dụng thực tế hoặc theo định mức đã duyệt. Quá trình sử dụng cần được giám sát để ghi nhận chính xác lượng tiêu hao, đảm bảo vật tư được dùng đúng mục đích, hiệu quả và giảm thiểu lãng phí không cần thiết.

>>>Chi tiết: Quy trình cấp phát vật tư chi tiết, chuẩn chỉnh

Bước 7: Đánh giá, cải thiện quy trình

Doanh nghiệp cần định kỳ xem xét, đánh giá lại hiệu quả của toàn bộ quy trình quản lý vật tư tiêu hao. Việc này bao gồm phân tích các dữ liệu về chi phí, tỷ lệ hao hụt, mức độ đáp ứng của nhà cung cấp, vòng quay tồn kho… Từ đó, xác định những điểm cần cải thiện và đưa ra các hành động tối ưu hóa quy trình liên tục.

Những khó khăn thường gặp khi quản lý vật tư tiêu hao là gì?

Quản lý vật tư tiêu hao hiệu quả là rất quan trọng, tuy nhiên, các doanh nghiệp sản xuất thường đối mặt với nhiều thách thức trong quá trình này. Dưới đây là tổng hợp một số khó khăn phổ biến:

• Khó khăn trong việc theo dõi và dự báo chính xác: Nhu cầu sử dụng vật tư có thể biến động theo đơn hàng và tiến độ sản xuất, gây khó khăn trong việc dự đoán chính xác số lượng cần thiết.  
• Thiếu thông tin về mức tiêu thụ: Nhiều doanh nghiệp chưa có hệ thống theo dõi chi tiết về việc sử dụng vật tư, dẫn đến khó khăn trong việc kiểm soát và tối ưu hóa.  
• Sự đa dạng của vật tư và nhà cung cấp: Với số lượng lớn các loại vật tư khác nhau và nhiều nhà cung cấp, việc quản lý trở nên phức tạp, đòi hỏi nhiều thời gian và công sức.  
• Nguy cơ lãng phí và sử dụng sai mục đích: Nếu không có quy trình kiểm soát chặt chẽ, vật tư có thể bị lãng phí do sử dụng không đúng cách hoặc bị thất thoát.  
• Cân bằng giữa việc đảm bảo nguồn cung và tránh tồn kho quá nhiều: Việc duy trì một lượng tồn kho vừa đủ để đáp ứng nhu cầu sản xuất mà không gây ra tình trạng tồn đọng vốn là một thách thức không nhỏ.  
• Tích hợp quản lý vật tư với kế hoạch sản xuất tổng thể: Việc đồng bộ hóa thông tin về vật tư tiêu hao với kế hoạch sản xuất giúp đảm bảo tiến độ và hiệu quả chung.  
• Quản lý chi phí hiệu quả trong bối cảnh giá cả biến động: Giá cả của vật tư tiêu hao có thể thay đổi, đòi hỏi doanh nghiệp phải có chiến lược mua sắm linh hoạt để kiểm soát chi phí.  
• Thiếu chuẩn hóa trong mã hóa và tên gọi vật tư: Việc không có một hệ thống mã hóa và đặt tên thống nhất cho các loại vật tư có thể gây nhầm lẫn và khó khăn trong quản lý.  
• Giao tiếp không hiệu quả giữa các bộ phận: Sự phối hợp kém giữa bộ phận mua hàng, sản xuất và kho vận có thể dẫn đến những sai sót và lãng phí trong quản lý vật tư.

Các giải pháp và cách tối ưu quản lý vật tư tiêu hao là gì?

Để khắc phục khó khăn và nâng cao hiệu quả quản lý vật tư tiêu hao, doanh nghiệp cần triển khai đồng bộ các giải pháp và không ngừng tối ưu hóa quy trình.

Xây dựng hệ thống theo dõi và dự báo nhu cầu chính xác

Hãy xây dựng một hệ thống theo dõi và dự báo nhu cầu chính xác hơn. Điều này bao gồm việc phân tích dữ liệu lịch sử tiêu thụ, đối chiếu với kế hoạch sản xuất, thiết lập định mức tiêu hao chuẩn và ứng dụng công nghệ như mã vạch hoặc RFID để ghi nhận việc sử dụng theo thời gian thực.

Chuẩn hóa danh mục và ứng dụng công nghệ quản lý

Việc chuẩn hóa danh mục vật tư và ứng dụng công nghệ quản lý là rất cần thiết. Doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống mã hóa và tên gọi thống nhất, loại bỏ các vật tư tương đương không cần thiết và triển khai phần mềm quản lý kho (WMS) hoặc ERP để tự động hóa, quản lý dữ liệu tập trung.

>>>Dùng thử ngay SEEACT-WMS – Hệ thống quản lý kho thông minh<<<

Cần thiết lập các quy trình kiểm soát chặt chẽ việc cấp phát, sử dụng và thu hồi vật tư. Quy trình này nên bao gồm việc sắp xếp kho khoa học theo 5S, FIFO/FEFO, thực hiện kiểm kê định kỳ nghiêm túc và đào tạo nâng cao ý thức tiết kiệm cho nhân viên trực tiếp sử dụng.

Tối ưu hóa mức tồn kho an toàn và hiệu quả

Tối ưu hóa mức tồn kho là một giải pháp quan trọng. Doanh nghiệp nên áp dụng các mô hình quản lý tồn kho phù hợp (như Min-Max, điểm đặt hàng lại), tính toán mức tồn kho an toàn hợp lý và sử dụng phân tích ABC để ưu tiên quản lý các nhóm vật tư quan trọng.

Quản lý nhà cung cấp và chi phí một cách chủ động

Quản lý nhà cung cấp và chi phí cần được thực hiện một cách chủ động. Duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp chiến lược, đàm phán các điều khoản có lợi, theo dõi biến động giá thị trường và đánh giá hiệu quả nhà cung cấp định kỳ giúp kiểm soát chi phí tốt hơn.

Tăng cường tích hợp hệ thống thông tin giúp đảm bảo sự liền mạch dữ liệu. Cần có sự liên kết và đồng bộ giữa hệ thống quản lý vật tư/kho với hệ thống hoạch định sản xuất (MRP/MES) và ERP tổng thể, giúp thông tin được chia sẻ kịp thời.

Câu hỏi thường gặp (FAQs) về vật tư tiêu hao

Sự khác biệt giữa “vật tư tiêu hao” và nguyên vật liệu chính

Nguyên vật liệu chính là những thành phần cấu thành nên sản phẩm cuối cùng, trong khi vật tư tiêu hao là những vật dụng hỗ trợ quá trình sản xuất nhưng không nằm trong sản phẩm cuối cùng.

Chi phí vật tư tiêu hao có được tính vào giá thành sản phẩm không?

Có, chi phí vật tư tiêu hao thường được tính vào chi phí sản xuất chung và sau đó được phân bổ vào giá thành sản phẩm.

Vật tư y tế tiêu hao là gì?

Vật tư tiêu hao y tế là gì? Đây  là những loại vật liệu, dụng cụ, hóa chất được sử dụng trực tiếp trong các quy trình y tế như khám, chẩn đoán, điều trị, phẫu thuật, xét nghiệm, hoặc chăm sóc bệnh nhân, và chúng có đặc điểm là chỉ sử dụng một lần hoặc bị tiêu hao hết sau một lần sử dụng đó rồi được thải bỏ.

Ví dụ phổ biến gồm: bơm kim tiêm, găng tay y tế, khẩu trang, bông băng gạc, dây truyền dịch, ống nghiệm, kim lấy máu, que thử nhanh…

Vật tư không tiêu hao là gì?

Vật tư không tiêu hao là những loại công cụ, dụng cụ, hoặc trang thiết bị được sử dụng lặp đi lặp lại trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.

Khác với vật tư tiêu hao, chúng không bị mất đi, biến đổi hình dạng cơ bản hoặc tiêu hao hết sau một vài lần sử dụng mà giữ được giá trị sử dụng trong một thời gian tương đối dài.

Ví dụ: Các loại dụng cụ cầm tay (kìm, búa, tuốc nơ vít…), khuôn mẫu đơn giản, đồ gá, một số loại đồ bảo hộ lao động dùng nhiều lần (kính bảo hộ, mũ bảo hộ…).

Kết luận

Như vậy, việc nắm vững khái niệm “vật tư tiêu hao là gì” và cách phân loại chính xác chúng không chỉ là yêu cầu về mặt nghiệp vụ kế toán mà còn là nền tảng quan trọng để quản lý chi phí hiệu quả và đảm bảo hoạt động sản xuất, kinh doanh diễn ra liên tục, không gián đoạn. Mặc dù thường có giá trị nhỏ lẻ, tổng chi phí cho vật tư tiêu hao có thể ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận nếu không được kiểm soát chặt chẽ.

Bằng cách nhận diện đúng, theo dõi sát sao và áp dụng các phương pháp quản lý phù hợp, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa việc sử dụng và mua sắm các loại vật tư này, từ đó tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả vận hành và góp phần vào sự phát triển bền vững. Hy vọng những thông tin trong bài viết đã cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện và hữu ích về vật tư tiêu hao để áp dụng hiệu quả vào thực tiễn công việc.