Giải đáp: TMS là gì? Định nghĩa, Lợi ích & Tính năng của TMS

Trong kỷ nguyên số hóa, quản lý vận tải hiệu quả là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu khách hàng ngày càng khắt khe. Vậy TMS là gì? TMS (Transportation Management System), hay hệ thống quản lý vận tải, chính là giải pháp công nghệ tiên tiến giải quyết triệt để bài toán này. 

Bài viết của DACO sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về TMS, từ định nghĩa, các chức năng, lợi ích đến tính năng nổi bật và xu hướng phát triển, giúp bạn hiểu rõ vai trò của TMS trong và cách ứng dụng để tối ưu quy trình vận tải.

Hệ thống TMS là gì?

TMS là viết tắt của từ gì, TMS là từ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Transportation Management System”, dịch sang tiếng Việt có nghĩa là “Hệ thống quản lý vận tải”. Đây là một nền tảng công nghệ hoặc phần mềm được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch, thực hiện và tối ưu hóa toàn bộ quy trình vận chuyển hàng hóa.

TMS không chỉ dừng lại ở việc theo dõi vị trí phương tiện hay tính toán chi phí vận chuyển đơn thuần. Nó là một giải pháp quản lý toàn diện, bao quát mọi khía cạnh của hoạt động vận tải, từ khâu lập kế hoạch, điều phối, thực thi, theo dõi, đến thanh toán và lập báo cáo. Nói cách khác trả lời cho câu hỏi mục tiêu chính của TMS là gì thì đó chính là tối ưu toàn diện chuỗi vận tải.

Hệ thống quản lý vận tải (TMS) đóng vai trò như một cầu nối quan trọng, liên kết hoạt động vận tải với các mắt xích khác trong chuỗi cung ứng, chẳng hạn như quản lý kho hàng (WMS), quản lý đơn hàng (OMS)… Sự kết nối này tạo ra một quy trình logistics liền mạch, thông suốt và hiệu quả, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn toàn bộ chuỗi cung ứng của mình.

Phân loại TMS

Sau khi đã hiểu rõ TMS là phần mềm gì, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức triển khai phù hợp với nhu cầu và nguồn lực của mình. Hiện nay, có hai hình thức triển khai TMS phổ biến, bao gồm:

TMS On-premise (Triển khai tại chỗ)

Với hình thức này, phần mềm TMS được cài đặt và vận hành trực tiếp trên hệ thống máy chủ của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư ban đầu đáng kể vào cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, cũng như có đội ngũ IT chuyên trách để quản lý, vận hành và bảo trì hệ thống. 

TMS On-premise thường phù hợp với các doanh nghiệp lớn, có yêu cầu cao về tùy biến hệ thống theo đặc thù riêng, đồng thời muốn kiểm soát hoàn toàn dữ liệu vận tải của mình.

TMS Cloud-based (Dựa trên đám mây)

Đối với TMS Cloud-based, phần mềm được cung cấp dưới dạng dịch vụ (Software-as-a-Service – SaaS) và người dùng truy cập thông qua kết nối internet. Doanh nghiệp không cần đầu tư lớn vào hạ tầng, thay vào đó, chi phí thường được tính theo hình thức thuê bao định kỳ (hàng tháng hoặc hàng năm). 

Ưu điểm của loại hình này là dễ dàng triển khai, tự động cập nhật phiên bản mới và khả năng mở rộng quy mô linh hoạt. TMS Cloud-based là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoặc các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hệ thống một cách nhanh chóng và linh hoạt.

Các tính năng không thể thiếu của một hệ thống TMS hiện đại

Để đáp ứng các yêu cầu quản lý vận tải đa dạng, một hệ thống TMS hiệu quả cần tích hợp nhiều tính năng khác nhau. Vậy, các tính năng chính của phần mềm TMS là gì?

1. Hoạch định và điều phối vận tải

Chức năng này giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch vận chuyển chi tiết, bao gồm việc lựa chọn phương thức vận tải phù hợp (đường bộ, đường sắt, đường thủy, hàng không hoặc kết hợp nhiều phương thức), xác định tuyến đường hiệu quả nhất và lựa chọn đối tác vận chuyển tối ưu.

Hơn nữa, TMS còn hỗ trợ tối ưu hóa việc xếp hàng và lập lộ trình, nhằm giảm thiểu chi phí, rút ngắn thời gian vận chuyển và nâng cao hiệu suất sử dụng đội xe. Hệ thống cũng giúp việc phân công nhiệm vụ cho lái xe và phương tiện trở nên hiệu quả, đảm bảo giao hàng đúng hẹn. Bên cạnh đó, TMS quản lý tập trung và có hệ thống các chứng từ vận tải liên quan như vận đơn, phiếu giao hàng.

2. Quản lý vận đơn

Hệ thống hỗ trợ tạo và quản lý các đơn hàng vận chuyển, bao gồm đầy đủ thông tin về khách hàng, địa chỉ giao nhận, loại hàng, số lượng… Tính năng này cho phép theo dõi trạng thái của từng đơn hàng và tự động cập nhật thông tin đến khách hàng. Ngoài ra, TMS còn hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển (trễ hẹn, hư hỏng…).

3. Giám sát vận chuyển thời gian thực

TMS cung cấp khả năng theo dõi vị trí và trạng thái của lô hàng trong thời gian thực thông qua GPS hoặc các công nghệ khác. Điều này giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin kịp thời và chủ động xử lý các vấn đề. Cung cấp thông tin dự kiến về thời gian giao hàng (ETA) giúp khách hàng chủ động trong việc nhận hàng.

>>>Có thể bạn muốn biết: Thời gian thực – Real time là gì?

4. Quản lý nhà cung cấp 

Một hệ thống TMS hiện đại cần có khả năng quản lý toàn diện thông tin về các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển. Chức năng này không chỉ lưu trữ thông tin liên lạc, giá cả, lịch trình của từng đối tác mà còn hỗ trợ đánh giá hiệu suất dựa trên các tiêu chí như thời gian giao hàng, tỷ lệ hàng hóa hư hỏng và chi phí. 

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất. Hệ thống còn giúp quản lý chặt chẽ quá trình đàm phán và thực hiện hợp đồng với các đối tác vận tải.

Có thể bạn muốn biết: Quản lý nhà cung cấp như thế nào cho hiệu quả?

5. Quản lý chi phí vận tải

TMS tự động tính toán cước phí vận chuyển dựa trên các thông số (trọng lượng, kích thước, khoảng cách, loại hàng…). Việc quản lý các loại phụ phí, chiết khấu được thực hiện minh bạch và chính xác. Hệ thống hỗ trợ lập và gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng.

6. Báo cáo và phân tích hiệu suất

Hệ thống cung cấp các báo cáo chi tiết về hoạt động vận tải (chi phí, hiệu suất, các chỉ số KPI…). Phân tích dữ liệu từ báo cáo giúp doanh nghiệp xác định các điểm cần cải thiện, tối ưu hóa quy trình, giảm chi phí và tăng hiệu quả.

7. Khả năng tích hợp hệ thống

TMS có khả năng tích hợp với các hệ thống khác như ERP (quản lý tổng thể doanh nghiệp), WMS (quản lý kho), và CRM (quản lý quan hệ khách hàng). Việc tích hợp này giúp đồng bộ dữ liệu, quản lý thông tin tập trung, và tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, nâng cao hiệu quả tổng thể của chuỗi cung ứng.

Cách thức hoạt động của hệ thống quản lý vận tải TMS 

TMS hoạt động dựa trên việc thu thập và lưu trữ thông tin chi tiết về hàng hóa, nhà vận chuyển và người giao hàng. Tại đây, hệ thống tiến hành phân tích, so sánh và đối chiếu dữ liệu nhằm tối ưu hóa các yếu tố như tuyến đường, phương thức vận chuyển và tiến độ giao hàng.

Điểm mạnh của TMS nằm ở khả năng phân tích dữ liệu, cho phép doanh nghiệp theo dõi và báo cáo về các hoạt động vận chuyển, cũng như đánh giá hiệu quả của các đơn vị vận tải. Thông tin này giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.

Ngoài ra, TMS có khả năng tích hợp với hệ thống quản lý kho hàng WMS và hệ thống ERP, tạo thành một hệ thống quản lý chuỗi cung ứng toàn diện.

• ERP hỗ trợ lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp, quản lý kế toán, đơn hàng và hóa đơn.
• WMS quản lý hoạt động kho, bao gồm sắp xếp hàng hóa, thực hiện đơn hàng, vận chuyển, giao nhận và theo dõi hàng tồn kho.
• TMS đảm nhiệm việc quản lý vận chuyển, tối ưu hóa tuyến đường và chi phí.

Lợi ích của việc ứng dụng TMS là gì?

Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu và logistics đang đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh doanh. Trong đó, TMS đóng vai trò quan trọng, mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

Tối ưu chi phí vận tải

Việc thiếu liên kết thông tin giữa kho hàng và phương tiện vận tải thường gây ra lãng phí thời gian (chờ đợi chứng từ, bốc dỡ hàng hóa…). TMS giúp tối ưu hóa quy trình này thông qua việc điều phối đội xe, quản lý nhân lực và tự động hóa các tác vụ. Kết quả là, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể chi phí liên quan đến vận chuyển và tiêu thụ hàng tồn kho.

Minh bạch chuỗi cung ứng

Phần mềm TMS cung cấp khả năng theo dõi và quản lý toàn bộ chu kỳ của đơn hàng và quá trình giao nhận trong thời gian thực. Nhờ đó, người quản lý và các bên liên quan có thể dễ dàng truy cập và kiểm tra thông tin về tình trạng hàng hóa ở bất kỳ thời điểm nào.

Giảm thiểu chi phí hành chính và sai sót trong thanh toán

TMS được thiết kế để tự động hóa quy trình kiểm tra, đối chiếu hóa đơn với các bên liên quan (chủ hàng, nhà vận chuyển…). Hệ thống tự động hóa quy trình thanh toán và kiểm toán cước phí, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả so với các phương pháp thủ công. Các chi phí phát sinh cũng được cập nhật và thanh toán nhanh chóng thông qua ứng dụng di động (nếu có).

Tập trung quản lý vận chuyển

Thay vì phải tốn nhiều thời gian cho các phương pháp quản lý truyền thống (gọi điện, điều phối tuyến, kiểm tra chất lượng…), TMS tích hợp tất cả thông tin vận tải từ nhiều nguồn (GPS, hộp đen…) trên một nền tảng duy nhất. Điều này giúp việc theo dõi và quản lý vận đơn trở nên chính xác và hiệu quả hơn.

Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng

Hệ thống TMS cung cấp cho mỗi khách hàng một bảng điều khiển hoặc cổng thông tin riêng biệt. Qua đó, khách hàng dễ dàng tự mình kiểm tra tiến trình vận chuyển của đơn hàng, ví dụ như đang trong quá trình lấy hàng, đang vận chuyển hay đã hoàn tất giao hàng. Tính năng này giúp cải thiện đáng kể trải nghiệm của khách hàng, đồng thời gia tăng mức độ hài lòng của họ.

Mở rộng khả năng kinh doanh

Thay vì tốn kém chi phí và nhân lực để mở rộng quy mô theo cách quản lý cũ, Hệ thống quản lý vận tải (TMS) mang lại giải pháp hiệu quả hơn. Nhờ TMS, một nhân viên được đào tạo bài bản có thể quán xuyến toàn bộ hoạt động vận tải của doanh nghiệp.

Khả năng tự động hóa của TMS giúp cải thiện đáng kể thời gian lên kế hoạch và thực hiện, từ đó tạo nền tảng cho doanh nghiệp phát triển quy mô một cách tối ưu.

Điểm khác nhau giữa hệ thống TMS và WMS

Mặc dù cả Hệ thống Quản lý Vận tải (TMS) và Hệ thống Quản lý Kho (WMS – Warehouse Management System) đều là những công cụ quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng, chúng có phạm vi hoạt động và chức năng khác biệt rõ rệt.

Tính năng	Hệ thống quản lý vận tải (TMS)	Hệ thống quản lý kho (WMS)
Mục tiêu cốt lõi	Nâng cao hiệu quả và tinh gọn quy trình luân chuyển hàng hóa.	Điều phối các nghiệp vụ bên trong kho bãi.
Phạm trù hoạt động	Bao quát chuỗi hoạt động giao nhận, bao gồm cả dịch vụ nội địa và quốc tế.	Quản trị các công đoạn luân chuyển hàng hóa trong phạm vi kho, từ khâu nhập đến xuất kho.
Nghiệp vụ chính	Lên lịch trình vận chuyển, theo dõi tiến trình di chuyển, kiểm soát chi phí liên quan.	Giám sát số lượng tồn kho, định vị khu vực lưu trữ, chuẩn hóa các bước nhập xuất hàng.
Đối tượng ứng dụng	Các đơn vị chuyên chở, dịch vụ logistics, doanh nghiệp có nhu cầu vận chuyển hàng hóa với quy mô lớn (bao gồm nhà sản xuất và nhà phân phối).	Các trung tâm phân phối, kho bãi cỡ lớn, doanh nghiệp đòi hỏi khả năng quản lý tồn kho nghiêm ngặt (ví dụ như nhà bán lẻ hoặc nhà sản xuất).
Khả năng liên kết	Khi kết hợp TMS và WMS, một giải pháp toàn diện cho chuỗi cung ứng được tạo ra. Giải pháp này giúp tối ưu hóa tổng thể quy trình, từ việc điều phối kho bãi đến việc vận chuyển hàng hóa, đồng thời tận dụng dữ liệu từ cả hai hệ thống để dự báo nhu cầu và lập kế hoạch hiệu quả, từ đó cung cấp cái nhìn tổng quan về chuỗi cung ứng và hạn chế sai sót.

Mối quan hệ giữa WMS và TMS là gì?

Mặc dù khác biệt, TMS và WMS có thể bổ trợ cho nhau một cách hiệu quả. Tích hợp hai hệ thống này giúp: 

• Thông tin liền mạch: Dữ liệu về đơn hàng, hàng tồn kho, và lịch trình vận chuyển được chia sẻ giữa hai hệ thống, giúp tạo ra một quy trình logistics liền mạch và thông suốt.
• Tối ưu hóa toàn diện: TMS tối ưu hóa quá trình vận chuyển, trong khi WMS tối ưu hóa hoạt động kho, giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao nhất trong toàn bộ chuỗi cung ứng.
• Cải thiện dịch vụ khách hàng: Khả năng theo dõi và quản lý tốt hơn giúp giảm thiểu sai sót, đảm bảo giao hàng đúng hẹn, và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Đặc biệt đối với các doanh nghiệp logistics, việc sử dụng cả TMS và WMS là một giải pháp tối ưu, giúp cung cấp các báo cáo phân tích chuyên sâu, từ đó liên tục cải tiến và phát triển hoạt động kinh doanh.

>>>Có thể bạn muốn biết: WMS: Giải pháp tối ưu cho quản lý kho hàng hiện đại

Những doanh nghiệp nào cần đến phần mềm quản lý vận tải TMS?

Hệ thống Quản lý Vận tải (TMS) mang lại lợi ích cho nhiều loại hình và quy mô doanh nghiệp khác nhau. Đặc biệt, TMS là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp có hoạt động vận tải phức tạp, khối lượng vận chuyển lớn, và mong muốn tối ưu hóa chi phí logistics. 

Cụ thể, các đối tượng doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng TMS là gì?

– Doanh nghiệp sản xuất: TMS giúp các doanh nghiệp sản xuất quản lý hiệu quả quá trình vận chuyển nguyên vật liệu đầu vào phục vụ sản xuất và sản phẩm đầu ra đến tay người tiêu dùng. Việc này đảm bảo chuỗi cung ứng diễn ra liên tục, kịp thời và giảm thiểu chi phí vận tải.
– Doanh nghiệp thương mại: Với các doanh nghiệp thương mại, TMS hỗ trợ quản lý toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa, từ khâu nhận hàng từ nhà cung cấp, lưu kho, đến khâu giao hàng cho khách hàng cuối. Hệ thống giúp đảm bảo giao hàng đúng thời hạn và cho phép theo dõi trạng thái đơn hàng một cách minh bạch.

– Công ty logistics: Các công ty logistics cung cấp dịch vụ vận tải cho nhiều khách hàng khác nhau cần một công cụ mạnh mẽ như TMS để quản lý và tối ưu hóa toàn bộ hoạt động vận tải. Nhờ đó, các công ty này có thể nâng cao chất lượng dịch vụ, giảm thiểu chi phí và gia tăng lợi thế cạnh tranh.

– Doanh nghiệp thương mại điện tử: Doanh nghiệp thương mại điện tử thường xuyên phải xử lý số lượng lớn đơn hàng với yêu cầu giao hàng nhanh chóng. TMS là giải pháp giúp họ quản lý vận tải một cách hiệu quả, đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng, đồng thời tối ưu chi phí vận chuyển.

– Doanh nghiệp vận tải: Đối với các doanh nghiệp vận tải, TMS cung cấp khả năng quản lý đội xe, tài xế, theo dõi lịch trình vận chuyển, tính toán cước phí và quản lý hóa đơn một cách khoa học, chính xác và hiệu quả.

Xu hướng phát triển của TMS trong kỷ nguyên công nghệ số 

Trong bối cảnh công nghệ không ngừng đổi mới, TMS cũng đang chứng kiến những xu hướng phát triển mạnh mẽ nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường:

Ứng dụng AI & Machine Learning 

Công nghệ AI và Machine Learning sẽ mang lại những ứng dụng đột phá cho Hệ thống quản lý vận tải (TMS). Bằng cách phân tích dữ liệu, dự đoán nhu cầu, và tối ưu hóa các yếu tố như lộ trình, lịch trình, cũng như việc phân công tài xế, hai công nghệ này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên thông tin chính xác, đồng thời nâng cao hiệu quả và giảm thiểu chi phí vận hành. 

Tích hợp công nghệ Internet vạn vật (IoT) và Blockchain

IoT cho phép thu thập dữ liệu thời gian thực về vị trí, tình trạng hàng hóa và phương tiện, tăng cường khả năng theo dõi và kiểm soát chuỗi cung ứng. Blockchain đảm bảo tính bảo mật, minh bạch và truy xuất nguồn gốc của hàng hóa, nâng cao độ tin cậy trong giao dịch vận tải.

Phát triển TMS dựa trên nền tảng đám mây

Các giải pháp TMS trên nền tảng đám mây ngày càng phổ biến, giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và sử dụng mà không cần đầu tư lớn vào cơ sở hạ tầng. Điều này mang lại sự linh hoạt, khả năng mở rộng và cập nhật liên tục cho hệ thống.

Tối ưu trải nghiệm di động cho người dùng 

Các nhà phát triển TMS chú trọng thiết kế giao diện thân thiện, dễ sử dụng và cung cấp ứng dụng di động. Điều này cho phép người dùng truy cập và quản lý thông tin vận tải mọi lúc, mọi nơi, nâng cao hiệu quả làm việc và trải nghiệm người dùng.

Câu hỏi thường gặp

TMS mang lại lợi ích gì cho chuỗi cung ứng?

Chuỗi cung ứng cần TMS vì hệ thống này cung cấp khả năng hiển thị dữ liệu, dự báo chính xác, và phản ứng nhanh với các biến động thị trường. Quan trọng hơn, TMS mang lại cơ hội tối ưu hóa toàn bộ mạng lưới vận tải, từ đó nâng cao hiệu quả và giảm chi phí cho toàn bộ chuỗi cung ứng.

Doanh nghiệp của tôi có quy mô nhỏ, liệu có thể sử dụng TMS không?

Hoàn toàn có thể. Hiện nay, có nhiều giải pháp TMS, đặc biệt là các giải pháp dựa trên nền tảng đám mây (cloud-based), được thiết kế với chi phí hợp lý và dễ triển khai, rất phù hợp cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ.

Làm thế nào để đánh giá và chọn nhà cung cấp TMS?

Để lựa chọn nhà cung cấp TMS phù hợp, doanh nghiệp cần xem xét kỹ các yếu tố: tính năng của hệ thống có đáp ứng nhu cầu cụ thể không, chi phí đầu tư và vận hành, chất lượng dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật, khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có (ERP, WMS…), và uy tín, kinh nghiệm của nhà cung cấp trên thị trường.

Lời kết

Tóm lại, hệ thống TMS không chỉ là một công cụ quản lý vận tải đơn thuần mà còn là một giải pháp chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trong chuỗi cung ứng. 

Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp sản xuất, việc tích hợp TMS với hệ thống MES như SEEACT-MES tạo ra một bước tiến vượt bậc, mang lại sự kết nối liền mạch và khả năng kiểm soát toàn diện từ khâu sản xuất đến vận chuyển. Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh gay gắt và sự phát triển không ngừng của công nghệ, việc chủ động ứng dụng các giải pháp như TMS và MES chính là chìa khóa để doanh nghiệp không chỉ tồn tại mà còn phát triển bền vững và giữ vững vị thế dẫn đầu.