Thống kê sản xuất là gì? Làm thế nào để báo cáo thống kê hiệu quả?

Thống kê sản xuất là quá trình thu thập, phân tích và diễn giải dữ liệu liên quan đến hoạt động sản xuất của một doanh nghiệp hoặc một ngành công nghiệp. Các thông tin này giúp doanh nghiệp hoặc nhà quản lý nắm bắt được tình hình sản xuất, hiệu quả hoạt động, cũng như đưa ra các quyết định chiến lược để tối ưu hóa quá trình sản xuất.

Thống kê sản xuất là gì?

Thống kê sản xuất là quá trình thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu liên quan đến hoạt động sản xuất của một doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định (tháng, quý, năm). 

Quá trình này được thể hiện thông qua các số liệu định lượng, giúp doanh nghiệp đánh giá một cách toàn diện hiệu quả hoạt động sản xuất.

Nói cách khác, đây không chỉ dừng lại ở việc liệt kê số liệu, mà còn đi sâu vào phân tích, đánh giá một cách toàn diện và đầy đủ hiệu quả hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp, công ty, hay bất kỳ tổ chức kinh doanh nào. Nhờ đó, các nhà quản lý có thể nắm bắt được tình hình thực tế, nhận diện điểm mạnh, điểm yếu, và đưa ra các quyết định điều hành, quản lý phù hợp.

>>>Có thể bạn muốn biết: Mẫu báo cáo sản xuất hàng ngày [Download miễn phí]

Việc làm thống kê sản xuất bao gồm những gì?

Công việc của thống kê sản xuất không chỉ đơn thuần là ghi chép số liệu, mà là một chuỗi các hoạt động phức tạp, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và tối ưu hóa quy trình sản xuất. Để hiểu rõ hơn, chúng ta hãy xem xét quy trình sản xuất và các công việc của nhân viên thống kê sản xuất là làm gì?

1. Giai đoạn chuẩn bị sản xuất 

• Lập kế hoạch: Dựa trên đơn hàng, dự báo bán hàng và năng lực sản xuất, phòng Kế hoạch sẽ lên kế hoạch sản xuất. Đây là bước khởi đầu quan trọng, đặt nền móng cho toàn bộ quy trình.
• Định mức sản phẩm: Xác định lượng nguyên vật liệu (NVL) cần thiết cho từng sản phẩm. Việc này giúp tạo lệnh sản xuất và xuất kho NVL chính xác, tương ứng với kế hoạch.

2. Giai đoạn thực hiện sản xuất

Khi quá trình sản xuất diễn ra, vai trò của thống kê SX trở nên đặc biệt quan trọng. 

Công việc của thống kê sản xuất ở giai đoạn này không chỉ là ghi nhận số liệu một cách thụ động, mà còn bao gồm việc theo dõi, phân tích và báo cáo một cách chủ động. Nhân viên thống kê sản xuất sẽ ghi nhận chi tiết các số liệu về chất lượng sản phẩm, bao gồm: 

• Chất lượng sản phẩm: Tỷ lệ sản phẩm lỗi, so sánh với định mức tỷ lệ lỗi.
• Năng lực sản xuất: Sản lượng thực tế so với kế hoạch.
• Hồ sơ sản xuất: Ghi chép các sự cố (nếu có) trong quá trình sản xuất.
• Bảng lương sản phẩm: Dữ liệu để tính lương dựa trên sản lượng.
• Tiến độ sản xuất 
• Hồ sơ chạy máy

3. Giai đoạn sau sản xuất và hoàn thiện

Sau khi hoàn tất quá trình sản xuất, các sản phẩm sẽ trải qua khâu kiểm định chất lượng nghiêm ngặt. Nếu đạt yêu cầu, thành phẩm sẽ được nhập kho, sẵn sàng cho việc giao hàng đến tay khách hàng. Giai đoạn này không kết thúc vai trò của thống kê. 

Thống kê SX tiếp tục tham gia vào việc nhập liệu các số liệu liên quan, bao gồm cả các chi phí sản xuất phát sinh, từ đó tính toán ra giá thành sản phẩm cuối cùng.

Một bản mô tả công việc thống kê sản xuất cụ thể thường bao gồm:

Thống kê sản xuất bằng Excel: Lợi ích và hạn chế

Hiện nay, Excel là một công cụ phổ biến được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để thực hiện thống kê sản xuất. Các file Excel thường gặp bao gồm: theo dõi tiến độ, kế hoạch sản xuất theo ca, quản lý nhập – xuất kho nguyên vật liệu, thống kê sản lượng, và báo cáo tổng hợp. Việc sử dụng Excel mang lại một số lợi ích nhất định, nhưng cũng đi kèm với những hạn chế cần xem xét.

Lợi ích  

Khả năng phân loại và thống kê chi tiết

Excel cho phép doanh nghiệp dễ dàng phân loại và thống kê các hạng mục sản xuất một cách chi tiết. Các thông tin như tên dự án, khách hàng, số lượng nhập – xuất – tồn kho, số lượng nhân công cần thiết cho từng bộ phận, và thời gian giao nhận hàng hóa đều có thể được quản lý rõ ràng trong các bảng tính.

Giám sát tiến độ

File Excel thống kê sản xuất cung cấp một cái nhìn tổng quan, giúp các nhà quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá tiến độ sản xuất. Dựa vào đó, họ có thể giám sát hoạt động vận hành tại nhà máy, phân xưởng, và nhanh chóng phát hiện các sai sót để có những điều chỉnh kịp thời.

Tối ưu hóa quy trình lập kế hoạch

So với phương pháp lập kế hoạch sản xuất thủ công trước đây, việc sử dụng Excel mang lại sự tiện lợi và chính xác hơn đáng kể. Excel cung cấp một nền tảng để lưu trữ và xử lý dữ liệu, giúp cho quá trình lập kế hoạch trở nên dễ dàng hơn.
Tính dễ sử dụng

Excel là một công cụ bảng tính quen thuộc với giao diện đơn giản, thân thiện. Các hàng và cột cho phép người dùng nhập, xuất dữ liệu, cũng như thực hiện các phép tính một cách nhanh chóng. Điều này giúp cho việc thống kê trở nên dễ tiếp cận và thực hiện hơn, ngay cả với những người không có chuyên môn sâu về công nghệ thông tin.

Hiệu quả về chi phí

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, Excel có thể là một giải pháp tiết kiệm chi phí đáng kể so với việc đầu tư vào các hệ thống phần mềm quản lý sản xuất phức tạp và đắt tiền.

>>>Xem thêm: Quản lý xuất nhập tồn bằng Excel: Hướng dẫn từ A đến Z

Hạn chế 

Bảo mật hạn chế

Dữ liệu trong file Excel có thể dễ dàng bị truy cập bởi bất kỳ ai có quyền truy cập vào máy tính hoặc hệ thống mạng. Điều này làm tăng nguy cơ mất mát, đánh cắp thông tin, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp.

Khả năng mở rộng hạn chế

Excel thường phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, nơi khối lượng dữ liệu và quy trình sản xuất chưa quá phức tạp. Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, Excel trở nên kém linh hoạt, tốn nhiều thời gian để quản lý, và việc tìm kiếm thông tin trong một lượng lớn dữ liệu trở nên khó khăn.

Nguy cơ sai sót

Việc nhập liệu thủ công vào Excel luôn tiềm ẩn nguy cơ sai sót. Hơn nữa, các công thức tính toán trong Excel, nếu không được thiết lập và kiểm tra cẩn thận, cũng có thể dẫn đến kết quả sai lệch.

Hạn chế trong cộng tác và chia sẻ thông tin

Cách tiếp cận dựa trên tài liệu của Excel không còn phù hợp với môi trường làm việc hiện đại, nơi mà sự cộng tác và chia sẻ thông tin là yếu tố then chốt. Khi nhiều người cùng làm việc trên các file Excel khác nhau, thông tin dễ trở nên rời rạc, và việc trao đổi, giao tiếp trở nên kém hiệu quả.

Khi nào nên chuyển từ Excel sang giải pháp chuyên nghiệp hơn?

Việc chuyển đổi từ Excel sang một giải pháp quản lý sản xuất chuyên nghiệp hơn (như phần mềm MES, ERP hoặc các hệ thống quản lý sản xuất chuyên biệt) là một quyết định quan trọng, và thời điểm thích hợp sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Dưới đây là các dấu hiệu và tình huống cho thấy doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển đổi:

1. Doanh nghiệp phát triển và mở rộng

Khi quy mô sản xuất tăng lên đáng kể, số lượng đơn hàng, nguyên vật liệu và các quy trình trở nên phức tạp, Excel bắt đầu bộc lộ những hạn chế trong việc quản lý. Việc mở rộng sản phẩm, dịch vụ, hoặc thị trường cũng đòi hỏi một hệ thống quản lý dữ liệu linh hoạt và tập trung hơn, điều mà Excel khó đáp ứng.

2. Gặp vấn đề với Excel

File Excel trở nên quá tải, chậm chạp và thường xuyên gặp lỗi là dấu hiệu rõ ràng. Sai sót do nhập liệu thủ công và công thức phức tạp, khó khăn trong việc cộng tác, bảo mật kém, và việc tạo báo cáo phức tạp tốn nhiều thời gian cũng là những vấn đề cần lưu ý.

3. Nhu cầu nâng cao hiệu quả

Khi doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quy trình sản xuất, áp dụng các phương pháp quản lý tiên tiến, cải thiện khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu, và tăng cường khả năng cạnh tranh, Excel không còn là công cụ phù hợp. Một hệ thống chuyên nghiệp sẽ cung cấp các công cụ phân tích mạnh mẽ và hỗ trợ các quy trình quản lý hiện đại.

4. Yêu cầu bên ngoài: Đôi khi, việc chuyển đổi là bắt buộc do yêu cầu từ khách hàng, đối tác, hoặc các tiêu chuẩn của ngành.

Tóm lại, khi Excel không còn đáp ứng được nhu cầu quản lý, gây ra nhiều khó khăn và hạn chế sự phát triển, đó là lúc doanh nghiệp nên xem xét chuyển sang một giải pháp quản lý sản xuất chuyên nghiệp.

Thống kê sản xuất: Nhanh chóng, chính xác nhờ hệ thống MES

Mặc dù Excel là một công cụ phổ biến trong thống kê, nhưng trong bối cảnh công nghệ 4.0 phát triển mạnh mẽ, Excel dần bộc lộ những hạn chế. Việc nhập, xuất và xử lý dữ liệu thủ công không chỉ gây phức tạp cho quy trình quản lý mà còn tiềm ẩn nguy cơ sai sót, chậm trễ và đứt gãy thông tin giữa các công đoạn, ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành của doanh nghiệp.

Để giải quyết những vấn đề này, các hệ thống điều hành sản xuất (MES – Manufacturing Execution System) đã ra đời, mang đến giải pháp thống kê sản xuất vượt trội. Trong số đó, SEEACT-MES, được nghiên cứu và phát triển bởi DACO, là một lựa chọn đáng chú ý với những ưu điểm sau:

• Số hóa toàn diện: SEEACT-MES số hóa toàn bộ quy trình sản xuất, loại bỏ các thao tác thủ công.
• Tự động hóa thu thập và phân tích: Hệ thống tự động thu thập dữ liệu từ các máy móc, thiết bị và quy trình sản xuất, sau đó xử lý và phân tích để cung cấp thông tin chính xác.
• Báo cáo trực quan theo thời gian thực: SEEACT-MES cung cấp hệ thống báo cáo thông minh, đa chiều, hiển thị dữ liệu dưới dạng biểu đồ, bảng biểu trực quan, giúp người quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình sản xuất theo thời gian thực.
• Tích hợp liền mạch: Điểm đặc biệt của SEEACT-MES là khả năng tích hợp với các biểu mẫu, báo cáo hiện có của doanh nghiệp, đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, không gây gián đoạn hoạt động.

Thay vì tốn thời gian và công sức với các bảng tính Excel, SEEACT-MES giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình thống kê sản xuất, đảm bảo tính chính xác, kịp thời và hiệu quả.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp thay thế Excel để nâng cao hiệu quả thống kê trong sản xuất, hãy liên hệ với DACO qua số Hotline: 0904.675.995 để được tư vấn chi tiết về SEEACT-MES.