Thời gian chu kỳ đặt hàng là gì? Cách tối ưu hiệu quả

Thời gian chu kỳ đặt hàng là một chỉ số quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng, đo lường hiệu quả hoạt động từ khâu tiếp nhận đơn đến lúc giao hàng. Việc tối ưu thời gian này mang lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, bao gồm nâng cao sự hài lòng của khách hàng, giảm chi phí vận hành và tăng lợi nhuận. 

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết thời gian chu kỳ đặt hàng là gì, các yếu tố ảnh hưởng và cách thức rút ngắn hiệu quả.

Thời gian chu kỳ đặt hàng Order Cycle Time là gì?

Thời gian chu kỳ đặt hàng (Order Cycle Time) trong quản lý kho hàng là khoảng thời gian trung bình được tính từ khi doanh nghiệp tiếp nhận đơn đặt hàng đến khi đơn hàng đó được bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Chỉ số này không bao gồm thời gian vận chuyển từ kho hàng đến khách hàng.

Đây là một chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động của chuỗi cung ứng. Thời gian chu kỳ càng ngắn, doanh nghiệp càng có lợi thế trong việc thu hút và giữ chân khách hàng. Nghiên cứu kỹ lưỡng chỉ số này sẽ giúp doanh nghiệp xác định các điểm cần cải thiện trong quy trình xử lý đơn hàng, từ đó đưa ra kế hoạch tối ưu hóa và rút ngắn thời gian  đặt hàng.

Các giai đoạn chính trong Order Cycle Time

Một chu kỳ đặt hàng điển hình trong quản lý kho hàng bao gồm bốn giai đoạn chính:

Tiếp nhận và xử lý các đơn hàng 

Giai đoạn này bắt đầu khi khách hàng hoàn tất việc thanh toán và cung cấp thông tin giao hàng. Các nền tảng thương mại điện tử hiện đại cho phép quá trình này diễn ra nhanh chóng. Hệ thống quản lý đơn hàng tự động đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa thời gian ở giai đoạn này.

Lấy hàng tại kho 

Sau khi đơn hàng được xác nhận, hệ thống quản lý kho sẽ chuyển thông tin chi tiết đến bộ phận kho. Nhân viên kho sẽ dựa vào mã sản phẩm (SKU) trên đơn hàng để tiến hành lấy đúng mặt hàng cần thiết.

Đóng gói sản phẩm 

Khi việc lấy hàng hoàn tất, các sản phẩm sẽ được chuyển đến bộ phận đóng gói. Tại đây, nhân viên chịu trách nhiệm đóng gói sản phẩm, niêm phong kiện hàng và dán nhãn vận chuyển chính xác.

Bàn giao cho đơn vị vận chuyển 

Giai đoạn cuối cùng là bàn giao các kiện hàng đã đóng gói cho đơn vị vận chuyển tại điểm tập kết. Doanh nghiệp thường có ít quyền kiểm soát trực tiếp đối với thời gian vận chuyển ở giai đoạn này, mà phụ thuộc vào hiệu suất của đối tác vận chuyển.

Công thức tính Order Cycle Time

Để tính toán Order Cycle Time, bạn cần xem xét các yếu tố từ ngày đặt hàng đến ngày giao hàng. Công thức tính như sau:

Thời gian chu kỳ đặt hàng = (Ngày giao hàng – Ngày đặt hàng) / Tổng số đơn hàng đã giao

Lưu ý:

• Order Cycle Time được tính trong một khung thời gian cụ thể (ví dụ: hàng quý, hàng tháng, hàng ngày, hoặc hàng giờ). Đảm bảo tính nhất quán về đơn vị thời gian cho tất cả các yếu tố trong công thức.
• “Ngày giao hàng” được tính là ngày bạn bàn giao sản phẩm cho đơn vị vận chuyển, không phải ngày khách hàng nhận được hàng.
• “Tổng số đơn hàng đã giao” là số lượng đơn hàng được vận chuyển thành công trong khoảng thời gian đang xét.

Ví dụ:

Một cửa hàng trực tuyến muốn tính Order Cycle Time trong tháng 12 năm 2022. Tháng 12 có 31 ngày và cửa hàng đã xử lý 6.000 đơn hàng. 

Áp dụng công thức: 

Order Cycle Time = (31 ngày * 24 giờ/ngày * 60 phút/giờ) / 6.000 đơn hàng = 7,44 phút/đơn hàng

Kết quả cho thấy cửa hàng này mất trung bình 7,44 phút để xử lý một đơn hàng.

Sau khi tính toán, bạn nên so sánh kết quả với mục tiêu kinh doanh đã đề ra. Theo dõi và ghi chép dữ liệu theo thời gian sẽ giúp bạn đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra các điều chỉnh phù hợp.

Tầm quan trọng của Order cycle time là gì?

Order cycle time là một chỉ số hữu ích để đo lường hiệu quả của quy trình xử lý đơn hàng, vì nó cũng ảnh hưởng đến các chỉ số hiệu suất quan trọng khác như tỷ lệ giao hàng đúng hạn và thời gian giao hàng. Chu kỳ càng ngắn, doanh nghiệp càng đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng. 

Việc quản lý và tối ưu hóa chu kỳ đặt hàng mang lại nhiều lợi ích quan trọng, giúp:

Đo lường sự hài lòng của khách hàng

Chu kỳ đặt hàng có thể tác động tích cực hoặc tiêu cực đến sự hài lòng của khách hàng. 

Chu kỳ kéo dài thường dẫn đến việc giao hàng chậm trễ, khiến khách hàng không hài lòng. Ngược lại, chu kỳ ngắn cho phép doanh nghiệp mang đến trải nghiệm xử lý đơn hàng liền mạch (thậm chí cung cấp dịch vụ giao hàng nhanh trong 2 ngày), góp phần nâng cao sự hài lòng.

Nhận diện những rủi ro trong chuỗi cung ứng

Theo dõi chu kỳ đặt hàng giúp phát hiện các vấn đề tiềm ẩn trong chuỗi cung ứng, có thể gây ra sự chậm trễ trong quá trình xử lý đơn hàng. Chu kỳ dài là dấu hiệu cho thấy bạn cần xem xét lại quy trình chuỗi cung ứng để xác định các điểm không hiệu quả hoặc các bước không cần thiết cần được tối ưu hóa hoặc loại bỏ hoàn toàn. 

Ví dụ, việc tiếp nhận đơn hàng thủ công có thể tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót, dẫn đến chu kỳ kéo dài.

Đánh giá tiềm năng mở rộng quy mô

Khi mở rộng quy mô kinh doanh, chu kỳ đặt hàng là một chỉ số tốt để đánh giá khả năng sẵn sàng của doanh nghiệp. Mở rộng quy mô đòi hỏi một chuỗi cung ứng hiệu quả, có khả năng xử lý nhiều đơn hàng hơn mà không ảnh hưởng đến hiệu suất chung.  

>>>Có thể bạn muốn biết: Doanh nghiệp của bạn nên chọn quy mô sản xuất nào?

6 bí quyết “vàng” tối ưu thời gian chu kỳ đơn hàng

Để cải thiện hiệu suất chuỗi cung ứng và nâng cao sự hài lòng của khách hàng, doanh nghiệp cần tập trung vào việc rút ngắn chu kỳ đặt hàng. Dưới đây là 6 giải pháp thiết thực:

1. Đo lường và đánh giá hiệu quả hiện tại

Trước khi bắt đầu tối ưu hóa, bạn cần xác định rõ hiệu quả hiện tại của quy trình xử lý đơn hàng. Hãy tính toán chu kỳ đặt hàng của doanh nghiệp và so sánh với mục tiêu đề ra. Phân tích kỹ lưỡng các giai đoạn trong quy trình để xác định các điểm nghẽn, chẳng hạn như sự chậm trễ trong việc tiếp nhận thông tin đơn hàng, xử lý đơn hàng tại kho, hoặc đóng gói sản phẩm.

2. Hợp tác với nhà cung cấp hiệu quả hơn

Thời gian giao hàng từ nhà cung cấp có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chu kỳ đặt hàng. Hãy chủ động trao đổi với nhà cung cấp về tiến độ giao hàng, đảm bảo nguồn cung ổn định và kịp thời, tránh làm gián đoạn quy trình xử lý đơn hàng.

3. Theo dõi và đánh giá liên tục

Order Cycle Time không phải là một hằng số cố định. Nó có thể thay đổi do nhiều yếu tố tác động, bao gồm cả những thay đổi trong quy trình nội bộ hoặc các yếu tố bên ngoài. 

Chính vì vậy, việc theo dõi và đánh giá thường xuyên Order Cycle Time là vô cùng quan trọng. Bằng cách phân tích dữ liệu, bạn có thể nắm bắt được những thay đổi, từ đó chủ động điều chỉnh và tối ưu quy trình xử lý đơn hàng.

4. Tối ưu hóa quy trình quản lý hàng hóa tồn kho

Quản lý kho hiệu quả đóng vai trò then chốt trong việc rút ngắn thời gian chu kỳ. Hãy xem xét các yếu tố như cách bố trí kho hàng, quy trình lấy hàng, và khoảng cách di chuyển trong kho. Tối ưu hóa các yếu tố này sẽ giúp nhân viên kho vận làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.

>>>Xem thêm: Quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng chi tiết cho mọi doanh nghiệp

5. Xây dựng phương án xử lý sự cố

Luôn có khả năng xảy ra các sự cố ngoài ý muốn, chẳng hạn như giao hàng trễ, giao sai hàng, hoặc đơn hàng bị hủy. Chuẩn bị sẵn các phương án xử lý sẽ giúp bạn giảm thiểu thiệt hại và duy trì uy tín với khách hàng. Đồng thời, hãy phân tích nguyên nhân gốc rễ của các sự cố để ngăn chặn chúng tái diễn trong tương lai.

6. Ứng dụng công nghệ vào quản lý

Các giải pháp kỹ thuật số, chẳng hạn như phần mềm quản lý kho SEEACT-WMS, có thể giúp bạn tự động hóa nhiều công đoạn trong quy trình xử lý đơn hàng, từ quản lý đơn hàng, theo dõi hàng tồn kho, đến quản lý vận chuyển. Việc ứng dụng công nghệ sẽ giúp giảm thiểu sai sót, tăng năng suất lao động, và tối ưu hóa chu kỳ đặt hàng.

>>>Tìm hiểu chi tiết: SEEACT-WMS – Hệ thống quản lý kho thông minh

Hy vọng rằng bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về thời gian chu kỳ đặt hàng và tầm quan trọng của việc tối ưu hóa nó.

Đừng quên theo dõi những bài viết tiếp theo trên website Seeact.vn của chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích về quản lý sản xuất nói chung và quản lý kho nói riêng để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh!