[Hướng dẫn] Thiết kế kho hàng hiệu quả từ A-Z cho doanh nghiệp

Theo báo cáo từ Hiệp hội Logistic – Hậu cần Việt Nam (VLA), đầu tư vào thiết kế kho hàng đang có xu hướng tăng trưởng mạnh mẽ. Vậy thiết kế kho chứa hàng đóng vai trò quan trọng như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về lĩnh vực này, bao gồm các nguyên tắc thiết kế và những lợi ích thiết thực mà nó mang lại cho doanh nghiệp.

Thiết kế kho hàng là gì? 

Thiết kế kho hàng là quá trình lên kế hoạch và tổ chức không gian để lưu trữ và quản lý hàng hóa một cách hiệu quả nhất. Đây là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất vận hành và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Mục tiêu của thiết kế kho chứa hàng là tối ưu hóa toàn bộ quy trình, từ khâu tiếp nhận, lưu trữ, bảo quản đến khi xuất hàng, đảm bảo hàng hóa luôn được luân chuyển nhanh chóng, an toàn với chi phí thấp nhất.

Để nâng cao hiệu suất, các hệ thống tự động hóa như hệ thống kệ động, máy móc xếp dỡ tự động và hệ thống quản lý kho thông minh thường được tích hợp. Yếu tố an toàn lao động, tuân thủ quy định an toàn và môi trường cũng cần được chú trọng. 

Ngoài ra, tính linh hoạt trong thiết kế là rất cần thiết để có thể điều chỉnh cấu trúc kho dựa trên sự biến động của thị trường hoặc yêu cầu sản xuất. Việc tích hợp tự động hóa và công nghệ thông tin cũng góp phần tối ưu hóa quá trình quản lý và giảm thiểu sai sót.

Thiết kế kho hàng có tầm quan trọng thế nào với doanh nghiệp sản xuất?

Các doanh nghiệp sản xuất hiện nay thường xuyên đối mặt với thách thức lớn trong việc quản lý khối lượng hàng hóa lớn, chi phí thuê kho bãi cao, và vấn đề hiệu quả vận hành kho. Điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc bố trí và thiết kế chứa kho hàng một cách tổ chức, khoa học và chiến lược, khẳng định tầm quan trọng của công tác này trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Thiết kế kho hàng khoa học mang lại lợi ích kinh tế to lớn, cụ thể:

• Nâng cao hiệu suất: Bố trí không gian hợp lý giúp tận dụng tối đa diện tích, sắp xếp hàng hóa khoa học, rút ngắn thời gian nhập xuất, kiểm kê.
• Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu chi phí thuê kho bãi, nhân công, hạn chế tối đa hao hụt, hư hỏng hàng hóa.
• Quản lý hiệu quả: Hệ thống kho bài bản giúp kiểm soát hàng tồn kho chính xác, theo dõi dòng chảy hàng hóa, hạn chế sai sót.
• Đảm bảo an toàn: Môi trường làm việc an toàn, ngăn nắp, giảm thiểu rủi ro tai nạn lao động, tuân thủ các quy định về PCCC.
• Nâng tầm chuyên nghiệp: Hình ảnh kho hàng gọn gàng, hiện đại góp phần tạo ấn tượng tốt với đối tác, khách hàng.

Tóm lại, việc thiết kế kho không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa quá trình quản lý hàng hóa mà còn đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng môi trường làm việc hiệu quả và an toàn.

3 kiểu thiết kế kho hàng phổ biến hiện nay 

Hiện nay, có nhiều kiểu thiết kế kho chứa hàng khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu và đặc thù của từng doanh nghiệp. Dưới đây là 3 kiểu thiết kế phổ biến nhất:

Thiết kế kho hàng hình chữ U

Kho hàng hình chữ U là cách thiết kế kho chứa hàng phổ biến, đặc biệt với các doanh nghiệp mới hoặc kho hàng có nhiều loại không gian khác nhau. Thiết kế này bố trí kho hàng theo hình bán nguyệt, tận dụng không gian một cách hiệu quả. 

Khu vực vận chuyển và xếp dỡ hàng hóa được đặt song song hai bên, khu vực lưu trữ nằm ở giữa, giúp giảm tắc nghẽn và tiết kiệm không gian. Tuy có thể xảy ra tình trạng tắc nghẽn gần khu vực vận chuyển và nhận hàng, nhưng tính linh hoạt và khả năng áp dụng rộng rãi khiến thiết kế này được ưa chuộng.

Thiết kế kho hàng hình chữ I

Kho hàng hình chữ I thường được các doanh nghiệp lớn ưa chuộng, đặc biệt là những doanh nghiệp có diện tích kho lớn hoặc ưu tiên áp dụng nguyên tắc FIFO (First-In, First-Out). Thiết kế này tạo ra dòng chảy hàng hóa thẳng từ khu vực nhận hàng đến khu vực vận chuyển và ngược lại, tận dụng tối đa chiều dài kho. 

Mặc dù đòi hỏi không gian bốc xếp tối ưu ở hai đầu, nhưng tính hiệu quả và khả năng sắp xếp theo nguyên tắc FIFO khiến thiết kế này trở thành lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp có yêu cầu lưu trữ và xử lý hàng hóa theo trình tự thời gian.

>>>Có thể bạn muốn biết: FIFO là gì? Khi nào nên áp dụng phương pháp FIFO?

Thiết kế kho hàng hình chữ L

Kho hàng hình chữ L tuy ít phổ biến hơn nhưng lại sở hữu những ưu điểm độc đáo. Đặc trưng của thiết kế này là khu vực bốc dỡ và tiếp nhận hàng được đặt ở một cạnh, còn khu vực vận chuyển và lấy hàng ở cạnh còn lại. Khu vực có diện tích rộng nhất, thường nằm ở giữa, được dùng để lưu trữ sản phẩm.

Ưu điểm nổi bật của thiết kế chữ L là giảm thiểu tắc nghẽn nhờ việc hạn chế di chuyển qua lại, đồng thời phân tách hiệu quả luồng hàng hóa ra vào ở hai phía đối diện.

6 nguyên tắc thiết kế kho hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

Để việc thiết kế kho đạt hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

Phân chia khu vực và lập sơ đồ kho

Phân chia khu vực lưu trữ và lập sơ đồ kho là bước quan trọng để tối ưu hóa hệ thống kho hàng. Việc thiết kế không gian theo từng khu vực riêng biệt dựa trên tính chất của sản phẩm (ví dụ: khu A cho hàng dễ vỡ, khu B cho hàng cận hạn sử dụng, khu C cho hàng sản xuất…) kết hợp với sơ đồ chữ U, L, hoặc I giúp quản lý hàng hóa hiệu quả hơn. Điều này không chỉ phân loại rõ ràng sản phẩm mà còn thuận tiện cho việc kiểm tra và quản lý.

>>>Chi tiết: Hướng dẫn vẽ sơ đồ kho hàng chỉ với 5 bước đơn giản

Áp dụng nguyên tắc sắp xếp hàng hóa

Việc áp dụng các nguyên tắc sắp xếp hàng hóa như FIFO (First-In, First-Out) và LIFO (Last-In, First-Out) giúp tối ưu hóa quy trình xuất nhập và tìm kiếm hàng hóa. FIFO phù hợp với kho chứa hàng ngắn hạn, đảm bảo hàng hóa được xuất theo thứ tự nhập kho. 

Trong khi đó, LIFO thích hợp với kho lưu trữ dài hạn, cho phép xuất hàng mới nhập sau cùng trước. Sự linh hoạt trong việc lựa chọn nguyên tắc sắp xếp giúp tối ưu hóa quy trình quản lý kho và giảm thiểu tình trạng tắc nghẽn.

Đầu tư thiết bị kho hàng phù hợp

Việc lựa chọn thiết bị kho hàng như hệ thống kệ, xe nâng tay, xe nâng động cơ đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa không gian và tiết kiệm chi phí. Hiểu rõ diện tích kho, phương pháp xuất nhập hàng và nhu cầu lưu thông giúp lựa chọn thiết bị phù hợp, tăng tính linh hoạt và hiệu suất. 

Hướng dẫn bằng biển báo trong kho

Lắp đặt hệ thống biển chỉ dẫn trong kho hàng là cần thiết để đảm bảo quy trình vận hành trơn tru và an toàn. Biển chỉ dẫn giúp nhân viên định hướng, tìm kiếm hàng hóa dễ dàng, đồng thời góp phần tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và tuân thủ quy định an toàn. 

Các loại biển báo bao gồm biển chỉ dẫn vị trí, biển báo an toàn, biển hướng dẫn sử dụng thiết bị và biển thông tin hàng hóa, cần được thiết kế rõ ràng, dễ đọc và đặt ở vị trí hợp lý.

>>>Có thể bạn muốn biết: TOP 4 Biển cảnh báo nguy hiểm trong sản xuất phổ biến

Sử dụng hệ thống mã SKU

Việc áp dụng hệ thống mã SKU (Stock Keeping Unit) mang lại hiệu quả cao trong quản lý hàng hóa. Mã SKU, với các ký tự đặc biệt đại diện cho thông tin sản phẩm, giúp dễ dàng phân biệt các phiên bản sản phẩm và liên kết với các kênh bán hàng. Hệ thống này không đòi hỏi đầu tư lớn vào phần cứng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho.

>>>Xem thêm: Cách lập mã hàng hóa SKU – Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z

Ứng dụng công nghệ quản lý kho

Sử dụng phần mềm quản lý kho giúp kiểm soát tồn kho, đơn giản hóa quy trình quản lý và vận hành. Chuyển đổi từ quản lý thủ công sang phần mềm tự động giúp nâng cao độ chính xác, thuận tiện trong việc theo dõi số liệu và hỗ trợ ra quyết định. Phần mềm quản lý kho là công cụ hiện đại, thúc đẩy quá trình chuyển đổi sang mô hình nhà kho thông minh và hiệu quả.

Những lưu ý khi bố trí kho hàng

Bên cạnh việc áp dụng các nguyên tắc thiết kế, doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số vấn đề sau để tránh những sai lầm phổ biến, đảm bảo an toàn và hiệu quả vận hành kho hàng:

Thứ nhất, về an toàn

Hàng hóa cần được sắp xếp khoa học, không che khuất tầm nhìn của camera an ninh, không cản trở hệ thống thông gió, điều hòa. Hàng dễ vỡ cần được đặt ở khu vực riêng biệt, có biển cảnh báo rõ ràng, tránh xa lối đi. 

Đặc biệt, tuyệt đối không xếp hàng hóa vượt quá tải trọng cho phép của kệ để tránh sập đổ, gây nguy hiểm. Cần nghiêm cấm các hoạt động nấu nướng trong kho và không để hàng dễ cháy gần nguồn điện, thiết bị tỏa nhiệt.

Thứ hai, về hiệu quả vận hành

Hàng hóa cần được xếp gọn gàng, không lấn chiếm lối đi để đảm bảo giao thông thông suốt, thuận tiện cho việc vận chuyển, bốc dỡ. Việc kiểm kê hàng hóa cần được thực hiện định kỳ, kết hợp với hệ thống quản lý kho để theo dõi, cập nhật số liệu chính xác, kịp thời.

Thứ ba, về yếu tố con người

Cần đào tạo nhân viên về quy trình vận hành kho, nguyên tắc an toàn lao động, cách sử dụng thiết bị, phần mềm quản lý. Nâng cao ý thức trách nhiệm của nhân viên trong việc bảo quản hàng hóa, giữ gìn vệ sinh kho bãi.

Thiết kế kho hàng hiệu quả với giải pháp quản lý kho thông minh SEEACT-WMS

Trong thời đại công nghiệp 4.0, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý kho hàng là xu hướng tất yếu để nâng cao hiệu quả vận hành. SEEACT-WMS là một giải pháp quản lý kho thông minh, toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành, tiết kiệm chi phí và gia tăng lợi thế cạnh tranh.

Vậy SEEACT-WMS mang lại những lợi ích gì cho thiết kế kho chứa hàng?

• Tối ưu hóa không gian lưu trữ: SEEACT-WMS giúp phân tích dữ liệu, dự báo nhu cầu lưu trữ, từ đó đưa ra phương án bố trí không gian khoa học, tận dụng tối đa diện tích kho.
• Nâng cao hiệu suất vận hành: Giải pháp cho phép tự động hóa các quy trình nhập xuất, kiểm kê, quản lý vị trí hàng hóa, giảm thiểu thời gian, công sức và hạn chế sai sót.
• Quản lý hàng tồn kho chính xác: Theo dõi chi tiết số lượng, vị trí, tình trạng hàng hóa theo thời gian thực, giúp kiểm soát tồn kho hiệu quả, tránh thất thoát, hư hỏng.
• Cải thiện khả năng truy xuất nguồn gốc: Lưu trữ đầy đủ thông tin về nguồn gốc, lô hàng, hạn sử dụng, giúp truy xuất nhanh chóng khi cần thiết, đảm bảo chất lượng sản phẩm.
• Tăng cường an ninh kho hàng: Kết hợp với các thiết bị giám sát, kiểm soát ra vào, SEEACT-WMS giúp nâng cao an ninh, bảo mật cho kho hàng.

Với những tính năng vượt trội, SEEACT-WMS không chỉ là công cụ quản lý kho hiệu quả mà còn góp phần quan trọng vào việc thiết kế kho hàng thông minh, hiện đại, đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp trong thời đại số.

>>>Tìm hiểu ngay: SEEACT-WMS – Hệ thống quản lý kho thông minh

Hoặc liên hệ Hotline 0904.675.995 để được hỗ trợ và nhận demo miễn phí!