VN
EN
JP
KR
Thất thoát hàng hóa là một vấn đề nghiêm trọng đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực bán lẻ và quản lý kho. Trung bình, các cửa hàng bán lẻ có thể mất đến 12% doanh thu mỗi tháng do hàng hóa bị thất thoát. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp chỉ sử dụng phương pháp kiểm kê hàng hóa định kỳ để đo lường thất thoát. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ cung cấp thông tin về số lượng thất thoát, không giúp xác định nguyên nhân và ngăn chặn tình trạng này trong tương lai.
Bài viết này sẽ phân tích các nguyên nhân chính dẫn đến thất thoát trong quản lý kho. Từ đó, doanh nghiệp có thể áp dụng các giải pháp phù hợp để giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Thất thoát là gì? Thất thoát hàng hóa trong kho hàng
Thất thoát hàng hóa là gì? Trong quản lý kho hàng, thất thoát hàng hóa được định nghĩa là sự chênh lệch giữa số lượng hàng hóa thực tế so với số liệu ghi nhận trên hệ thống trong suốt quá trình luân chuyển hàng hóa, bao gồm nhập kho, lưu trữ, xuất kho và vận chuyển. Hiện tượng này bao gồm các trường hợp mất mát vật lý, hư hỏng, trộm cắp, sai sót trong kiểm kê, hoặc không xác định được vị trí chính xác của hàng hóa.
Thất thoát hàng hóa là một vấn đề nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và lợi nhuận của doanh nghiệp
Nguyên nhân thất thoát hàng hóa phổ biến trong quản lý kho hàng
Các chuyên gia quản lý bán lẻ trên toàn thế giới đã chỉ ra bốn nhóm nguyên nhân chính dẫn đến thất thoát hàng hóa, với tỷ lệ cụ thể như sau:
- 27% do các quy trình quản lý kiểm kê, nhập hàng, xuất hàng, và chuyển hàng lên kệ trưng bày không hiệu quả;
- 7% do sai sót trong quá trình làm việc với nhà cung cấp, xuất phát từ lỗi của nhân viên đặt hàng, nhận hàng, và kế toán;
- 28% do hành vi gian lận của nhân viên;
- 38% do kẻ cắp bên ngoài
Dựa trên số liệu thống kê, rõ ràng hơn một nửa số vụ thất thoát hàng hóa bắt nguồn từ những vấn đề nội tại của cửa hàng, trong khi các yếu tố bên ngoài chỉ chiếm 38%. Điều này đồng nghĩa với việc chủ cửa hàng phải đối mặt với nguy cơ mất mát hàng hóa từ cả hai phía. Hậu quả của tình trạng này không chỉ là thiệt hại tài chính và thiếu hụt hàng hóa để bán, mà còn gây ra những mâu thuẫn nội bộ, sự nghi ngờ lẫn nhau và làm suy yếu tinh thần đoàn kết của nhân viên.
1. Lỗ hổng trong quy trình quản lý
Phần lớn thất thoát xuất phát từ quy trình quản lý kho hàng không chặt chẽ. Điều này bao gồm việc thiếu quy trình kiểm soát rõ ràng trong các khâu nhập, xuất, lưu trữ hàng hóa, cũng như việc không thực hiện kiểm kê định kỳ.
Khi các quy trình này không được thiết lập và tuân thủ nghiêm ngặt, rất khó để theo dõi chính xác số lượng và tình trạng hàng hóa, tạo điều kiện cho thất thoát xảy ra.
2. Sai sót do yếu tố con người
Sai sót trong quá trình ghi nhận và kiểm kê thủ công là một nguyên nhân quan trọng khác Việc nhập liệu không chính xác, đánh số lô hàng sai, hoặc không tuân thủ quy trình kiểm kê đều dẫn đến sự chênh lệch giữa số liệu và thực tế. Ngoài ra, thiếu sự cảnh giác và giám sát từ phía quản lý cũng tạo cơ hội cho các hành vi gian lận, trộm cắp nội bộ.
3. Rủi ro an ninh
An ninh là yếu tố hàng đầu gây thất thoát hàng hóa, chiếm tỷ lệ đáng kể 38%. Tình trạng trộm cắp từ bên ngoài và việc thiếu các biện pháp an ninh bảo vệ như camera giám sát, kiểm soát ra vào làm tăng nguy cơ mất mát.
Một nguyên nhân phổ biến khác là hành vi trộm cắp từ chính nhân viên trong doanh nghiệp, thể hiện qua các hình thức như không lập hóa đơn, lợi dụng chương trình giảm giá, hoàn tiền bất hợp pháp, báo cáo sai lệch về hàng hóa hư hỏng hoặc số lượng hàng nhập.
Bên cạnh đó, mất cắp bởi người mua tại quầy bán lẻ cũng là một vấn đề nghiêm trọng, với các thủ đoạn tinh vi như thay đổi tem mác sản phẩm để mua hàng với giá thấp hơn.
4. Vấn đề trong vận chuyển và xử lý hàng hóa
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp hoặc đến khách hàng, các rủi ro như hỏng hóc, mất mát, hoặc sai sót trong ghi nhận thông tin là hoàn toàn có thể xảy ra. Thêm vào đó, việc xử lý hàng hóa không cẩn thận hoặc không tuân thủ quy trình của nhân viên kho cũng góp phần gây ra thất thoát.
Ngoài ra, một số loại hàng hóa có đặc tính dễ hư hỏng, giảm chất lượng, hoặc có hạn sử dụng ngắn (ví dụ: thực phẩm tươi sống, đồ uống, vật liệu xây dựng). Nếu doanh nghiệp không đáp ứng được các yêu cầu bảo quản đặc thù của những mặt hàng này, nguy cơ thất thoát sẽ rất cao. Quãng đường vận chuyển dài, đặc biệt với các phương tiện không chuyên dụng, cũng làm tăng khả năng thất thoát đối với một số loại hàng hóa.
>>>Xem thêm: Quy trình bảo quản hàng hóa trong kho chi tiết
Hậu quả của việc thất thoát hàng hoá là gì?
Thất thoát hàng hóa trong quản lý kho hàng mang đến nhiều hậu quả tiêu cực cho doanh nghiệp, tác động trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và uy tín trên thị trường. Cụ thể:
Tổn thất tài chính trực tiếp
Thất thoát hàng hóa gây ra những tổn thất tài chính trực tiếp và đáng kể cho doanh nghiệp. Đầu tiên, doanh thu bị sụt giảm do lượng hàng hóa sẵn sàng để bán bị thiếu hụt. Điều này không chỉ làm mất đi doanh thu tiềm năng mà còn có thể khiến khách hàng chuyển sang đối thủ cạnh tranh do không đáp ứng được nhu cầu.
Thứ hai, doanh nghiệp phải đối mặt với các chi phí phát sinh để phục hồi, bao gồm chi phí tái cấp hàng hóa, tìm kiếm nguồn cung mới, hoặc thậm chí là chi phí điều tra và xử lý các vụ việc liên quan đến thất thoát.
Suy giảm hiệu suất hoạt động
Hàng hóa bị thất thoát không chỉ ảnh hưởng đến khía cạnh tài chính mà còn gây ra những tác động tiêu cực đến hiệu suất hoạt động tổng thể của doanh nghiệp. Chuỗi cung ứng bị gián đoạn nghiêm trọng khi hàng hóa bị thất thoát, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sản xuất, nơi nguyên vật liệu bị thiếu hụt có thể khiến quá trình sản xuất bị đình trệ. Điều này dẫn đến giảm năng suất, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và khả năng giao hàng đúng hạn.
Ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín và hình ảnh thương hiệu
Hậu quả nghiêm trọng khác là sự suy giảm uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng. Việc không thể cung cấp đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng sẽ dẫn đến sự không hài lòng, mất lòng tin, và cuối cùng là mất đi cơ hội kinh doanh. Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, danh tiếng và sự tin tưởng của khách hàng là những tài sản vô giá, và thất thoát hàng hóa có thể gây ra những tổn hại khó có thể khắc phục.
Các cách xử lý khi hàng hóa bị thất thoát cho doanh nghiệp sản xuất
Để giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hóa, doanh nghiệp sản xuất cần triển khai một loạt các biện pháp quản lý chặt chẽ và toàn diện.
1. Phân tích rủi ro tiềm tàng
Bước đầu tiên và quan trọng nhất là doanh nghiệp cần tiến hành xác định và đánh giá một cách toàn diện các rủi ro tiềm ẩn trong toàn bộ quy trình quản lý kho. Việc này bao gồm phân tích chi tiết các yếu tố và nguyên nhân có thể dẫn đến mất mát, hư hỏng, hoặc sai lệch về số lượng hàng hóa.
Quá trình đánh giá rủi ro bài bản sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ các “điểm nóng” cần ưu tiên xử lý, từ đó xây dựng các biện pháp phòng ngừa phù hợp và hiệu quả.
2. Thiết lập quan hệ đối tác chiến lược
Thiết lập mối quan hệ đối tác bền vững và tin cậy với các nhà cung cấp và đơn vị vận chuyển đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu rủi ro thất thoát. Điều này không chỉ đảm bảo chất lượng và độ tin cậy của nguồn hàng, mà còn giúp tối ưu hóa quá trình vận chuyển, đảm bảo hàng hóa được giao nhận đúng thời gian và trong tình trạng tốt nhất.
3. Xây dựng quy trình kiểm kê hàng hóa hiệu quả
Việc xây dựng và thực hiện quy trình kiểm tra, kiểm kê kho định kỳ là một biện pháp không thể thiếu. Quy trình này giúp doanh nghiệp sớm phát hiện các sai lệch giữa số liệu trên hệ thống và số lượng hàng hóa thực tế. Khi phát hiện chênh lệch, doanh nghiệp có thể nhanh chóng tiến hành điều tra nguyên nhân và triển khai các biện pháp khắc phục kịp thời, ngăn chặn tổn thất lớn hơn.
>>>Xem thêm:
4. Nâng cao năng lực đội ngũ quản lý kho
Đầu tư vào đào tạo nhân viên quản lý kho là yếu tố then chốt để đảm bảo quy trình quản lý được thực hiện một cách hiệu quả. Nhân viên cần được trang bị đầy đủ kiến thức về quy trình vận hành, kỹ năng sử dụng các công cụ quản lý kho, cũng như khả năng nhận biết và xử lý các vấn đề phát sinh.
5. Nâng cao an ninh, kiểm soát ra vào hiệu quả
Việc kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập vào kho hàng và bảo mật thông tin là yếu tố sống còn để ngăn chặn hành vi trộm cắp hoặc lạm dụng. Các biện pháp cụ thể có thể bao gồm: thiết lập hệ thống kiểm soát ra vào, lắp đặt camera giám sát, và bảo mật hệ thống thông tin quản lý kho.
6. Quản lý hàng hóa theo vòng đời sản phẩm
Đối với các sản phẩm có hạn sử dụng, việc theo dõi và quản lý chặt chẽ là vô cùng cần thiết để tránh hư hỏng và lãng phí. Doanh nghiệp cần áp dụng nguyên tắc FIFO (First-In, First-Out) và thường xuyên kiểm tra để xác định các mặt hàng có nguy cơ hết hạn, từ đó có kế hoạch sử dụng hoặc xử lý phù hợp.
>>>Vòng đời sản phẩm là gì? 4 Giai đoạn & 5 Chiến lược thành công
7. Ứng dụng công nghệ quản lý kho thông minh
Việc ứng dụng các giải pháp công nghệ hiện đại vào quản lý kho là xu hướng tất yếu để nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro. Các hệ thống quản lý kho tự động, công nghệ mã vạch, RFID, hệ thống theo dõi vị trí hàng hóa (RTLS)… không chỉ giúp tăng độ chính xác và tin cậy trong quản lý, mà còn giảm thiểu sai sót do yếu tố con người.
Giải pháp quản lý kho hàng thông minh SEEACT-WMS
Để giải quyết triệt để bài toán thất thoát hàng hóa, nhiều doanh nghiệp sản xuất như Bao bì Tân Long, Châu Thái Sơn,… đã tin tưởng lựa chọn giải pháp quản lý kho hàng thông minh SEEACT-WMS. Là một module mạnh mẽ trong hệ thống quản lý sản xuất tổng thể SEEACT-MES, SEEACT-WMS mang đến những tính năng ưu việt giúp kiểm soát kho hàng chặt chẽ:
- Kiểm soát tồn kho theo thời gian thực: Theo dõi chính xác số lượng hàng hóa, vị trí lưu trữ, và lịch sử giao dịch, giúp phát hiện sớm các sai lệch và ngăn chặn thất thoát.
- Tối ưu hóa quy trình nhập, xuất, kiểm kê: Tự động hóa các thao tác, giảm thiểu sai sót do con người và tăng tốc độ xử lý, giảm nguy cơ mất mát hàng hóa trong quá trình vận chuyển nội bộ.
- Tích hợp hệ thống mã vạch/QR code: quản lý hàng hóa bằng hệ thống mã vạch, mã QR, giúp quá trình nhập xuất và kiểm kê hàng hóa diễn ra nhanh chóng,chính xác.
- Quản lý hàng hóa theo lô, hạn sử dụng: Đảm bảo hàng hóa được xuất kho theo đúng nguyên tắc FIFO, giảm thiểu nguy cơ hư hỏng và lãng phí do hết hạn sử dụng.
- Phân quyền truy cập chi tiết: Hệ thống cho phép phân quyền truy cập chi tiết theo từng người dùng, từng vai trò, đảm bảo rằng chỉ những người có thẩm quyền mới được phép thực hiện các thao tác nhất định trên hệ thống. Điều này giúp ngăn chặn các hành vi gian lận, lạm dụng từ bên trong.
- Cảnh báo thông minh: Cung cấp các báo cáo tổng quan và chi tiết về tình trạng kho, cảnh báo về các lô hàng sắp hết hạn hoặc có số lượng tồn kho thấp, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kịp thời.
- Truy xuất dữ liệu tức thì: Dữ liệu về các nghiệp vụ kho được lưu trữ, dể dàng truy xuất và tìm kiếm theo nhiều bộ lọc.
- Quản lý hàng hóa đa kênh, đa kho: SEEACT-WMS hỗ trợ quản lý hàng hóa trên nhiều kênh bán hàng và nhiều kho khác nhau, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và kiểm soát toàn diện hoạt động kho vận.
Với SEEACT-WMS, doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu thất thoát hàng hóa mà còn nâng cao hiệu quả quản lý kho, tối ưu hóa chi phí và tăng cường lợi thế cạnh tranh.
>>>Tìm hiểu thêm về giải pháp quản lý kho SEEACT-WMS<<<
Hoặc liên hệ ngay hotline 0904.675.995 để được hỗ trợ trực tiếp!
Đăng nhập bằng Google