VN
EN
JP
KR
Số hoá và chuyển đổi số là hai thuật ngữ then chốt trong kỷ nguyên số, thường được sử dụng song song nhưng lại mang ý nghĩa và phạm vi tác động khác biệt. Việc hiểu rõ bản chất, vai trò của từng khái niệm là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp định hình chiến lược công nghệ và tối ưu hóa hoạt động để nâng cao năng lực cạnh tranh
TỔNG QUAN VỀ SỐ HÓA VÀ CHUYỂN ĐỔI SỐ
A. Số hoá là gì?
Số hóa về cơ bản là quá trình chuyển đổi thông tin hoặc các quy trình hoạt động từ định dạng vật lý (analog) sang định dạng kỹ thuật số (digital). Hãy hình dung việc biến một trang tài liệu giấy thành một tệp tin trên máy tính, đó chính là số hoá.
Điểm cốt lõi cần nhấn mạnh là số hoá tập trung vào việc thay đổi hình thức biểu diễn của dữ liệu hoặc cách thức thực hiện một quy trình. Nó biến những thứ không phải kỹ thuật số thành dạng kỹ thuật số mà máy tính có thể xử lý, lưu trữ và truyền tải. Quan trọng là, ở giai đoạn này, số hoá chưa nhất thiết làm thay đổi căn bản mô hình kinh doanh hay cách doanh nghiệp tạo ra giá trị cốt lõi.
Số hoá thường được thể hiện qua hai hình thức chính:
1. Số hoá Thông tin (Digitization)
Đây là hình thức phổ biến nhất, bao gồm việc chuyển đổi các dạng tài liệu, dữ liệu vật lý hoặc analog thành các tệp tin kỹ thuật số.
Ví dụ:
- Quét (scan) hóa đơn, hợp đồng, tài liệu giấy thành file PDF, hình ảnh (JPG, PNG).
- Số hoá hồ sơ nhân sự, hồ sơ khách hàng, hồ sơ bệnh án
- Chuyển đổi băng cassette, đĩa vinyl thành các file âm thanh kỹ thuật số (MP3, WAV)
- Chuyển đổi ảnh phim thành file ảnh số
Việc này giúp lưu trữ thông tin trở nên gọn nhẹ, an toàn hơn (ít rủi ro mất mát, hư hỏng vật lý); tìm kiếm thông tin nhanh chóng và chính xác hơn; truy cập và chia sẻ dữ liệu dễ dàng hơn từ bất cứ đâu có kết nối mạng.
>>>Chi tiết:
2. Số hoá Quy trình (Digitalization)
Ở mức độ cao hơn một chút, hình thức này là việc sử dụng các công nghệ và dữ liệu số để cải thiện, tối ưu hóa các quy trình làm việc hiện có trong một tổ chức. Nó không chỉ là chuyển đổi dữ liệu, mà là thay đổi cách thức thực hiện công việc dựa trên công nghệ số.
Ví dụ:
- Sử dụng phần mềm kế toán thay vì ghi chép sổ cái thủ công
- Gửi email, sử dụng các ứng dụng chat (Zalo, Slack) để trao đổi công việc thay vì gửi công văn giấy hoặc gọi điện thoại cho mọi vấn đề
- Triển khai một hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) cơ bản để theo dõi thông tin liên hệ và lịch sử tương tác thay vì dùng sổ tay hay file Excel đơn lẻ
- Sử dụng hệ thống chấm công điện tử thay vì thẻ giấy
Mục tiêu chính của số hoá quy trình là tối ưu hóa hiệu quả hoạt động hiện tại, giảm thiểu các bước thủ công, tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tăng năng suất cho các công việc đang diễn ra.
>>>Chi tiết xem tại: Hướng dẫn số hóa quy trình cho doanh nghiệp của bạn
B. Chuyển đổi số (Digital Transformation) là gì?
Khác với Số hoá chỉ là bước nền tảng, Chuyển đổi số (Digital Transformation) mang ý nghĩa sâu rộng và chiến lược hơn nhiều. Đây là sự thay đổi một cách căn bản và toàn diện về cách thức một doanh nghiệp vận hành, cách cung cấp giá trị cho khách hàng và cách tương tác với thị trường, thông qua việc tích hợp và tận dụng công nghệ số vào mọi khía cạnh.
Phạm vi của Chuyển đổi số rộng hơn Số hoá rất nhiều. Nó bao gồm cả công nghệ, yếu tố con người và quy trình làm việc. Mục tiêu không chỉ dừng lại ở việc tối ưu hóa hoạt động hiện tại, mà hướng đến việc tạo ra những giá trị mới, xây dựng lợi thế cạnh tranh bền vững và thậm chí là hình thành nên các mô hình kinh doanh hoàn toàn mới.
Một số ví dụ điển hình về Chuyển đổi số:
- Triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) toàn diện, kết nối dữ liệu giữa các phòng ban (kế toán, bán hàng, kho, nhân sự…).
- Phát triển ứng dụng di động (Mobile App) riêng để khách hàng có thể đặt hàng, tích điểm, nhận thông báo và tương tác trực tiếp với thương hiệu.
- Sử dụng Trí tuệ nhân tạo (AI) để phân tích dữ liệu lớn (Big Data), từ đó đưa ra dự báo kinh doanh chính xác hơn hoặc cá nhân hóa các đề xuất sản phẩm cho từng khách hàng.
- Xây dựng một nền tảng thương mại điện tử (E-commerce) mạnh mẽ, tích hợp chặt chẽ với hệ thống quản lý kho (WMS) và quản lý quan hệ khách hàng (CRM) để tạo ra trải nghiệm mua sắm liền mạch.
>>>Chi tiết: Cẩm nang chuyển đổi số toàn tập cho doanh nghiệp
Phân biệt số hóa và chuyển đổi số
Mặc dù thường được nhắc đến cùng nhau và có mối liên hệ mật thiết, chuyển đổi số và số hóa là hai khái niệm hoàn toàn khác biệt về bản chất, mục tiêu và quy mô. Hiểu rõ sự khác biệt này là rất quan trọng để doanh nghiệp định hướng đúng đắn chiến lược phát triển công nghệ và kinh doanh của mình.
Vậy khác biệt giữa số hóa và chuyển đổi số là gì?
Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giúp bạn phân biệt rõ ràng hai khái niệm này:
| Tiêu chí | Số hoá | Chuyển đổi số |
| Mục tiêu chính | Chuyển đổi thông tin/quy trình từ dạng vật lý/analog sang dạng kỹ thuật số. Tối ưu hóa hiệu quả hoạt động hiện tại | Tạo ra giá trị mới, lợi thế cạnh tranh vượt trội, thay đổi mô hình kinh doanh, cải thiện trải nghiệm khách hàng một cách toàn diện |
| Phạm vi | Thường hẹp hơn, tập trung vào từng phần dữ liệu, công việc, phòng ban hoặc quy trình cụ thể | Rất rộng lớn, bao trùm toàn bộ tổ chức, tác động đến mọi khía cạnh từ chiến lược, văn hóa đến vận hành và khách hàng |
| Trọng tâm | Chủ yếu tập trung vào Công nghệ để thay đổi hình thức dữ liệu và cách làm một công việc cụ thể | Tập trung vào Chiến lược, Con người, Quy trình và Công nghệ. Thay đổi cách thức vận hành cốt lõi và cách tạo ra giá trị |
| Tác động | Cải thiện hiệu quả, giảm chi phí, tăng tốc độ xử lý cho các tác vụ cụ thể đã được số hoá. Dễ đo lường hơn | Thay đổi sâu sắc văn hóa doanh nghiệp, cấu trúc tổ chức, mô hình kinh doanh, trải nghiệm khách hàng, tạo nguồn doanh thu mới. Tác động lớn và dài hạn |
| Bản chất | Thường là một dự án hoặc sáng kiến về công nghệ, có điểm bắt đầu và kết thúc tương đối rõ ràng. Là nền tảng |
Là một quá trình thay đổi văn hóa và chiến lược liên tục, không có điểm dừng rõ ràng.
Là một hành trình chiến lược |
| Yếu tố liên quan | Công nghệ là yếu tố then chốt | Sự kết hợp hài hòa giữa Công nghệ, Con người (tư duy, kỹ năng), Quy trình, Văn hóa doanh nghiệp và Tầm nhìn của Lãnh đạo |
| Thời gian triển khai | Thường ngắn hạn hơn, theo dự án | Dài hạn, liên tục |
Mối quan hệ giữa số hóa và chuyển đổi số là gì?
Số hoá và Chuyển đổi số không phải là hai quá trình độc lập mà có mối quan hệ chặt chẽ, mang tính nhân quả và bổ trợ lẫn nhau. Hiểu rõ mối liên hệ này giúp doanh nghiệp xác định đúng các bước đi trên hành trình phát triển trong kỷ nguyên số.
Số hoá thường là nền tảng, là bước đi đầu tiên và cần thiết cho Chuyển đổi số. Doanh nghiệp cần chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý sang dạng số và tối ưu hóa các quy trình cơ bản bằng công nghệ số trước tiên.
- Dữ liệu được số hoá (thông tin khách hàng, dữ liệu bán hàng, tài liệu nội bộ…) trở thành nguồn tài nguyên đầu vào quý giá cho các phân tích sâu hơn, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hoạt động của mình và thị trường
- Các quy trình được số hoá (ví dụ: quy trình bán hàng trên CRM, quy trình kế toán trên phần mềm…) giúp tăng hiệu quả, giảm sai sót và tạo ra sự chuẩn hóa, minh bạch
Chính những dữ liệu và quy trình đã được số hoá này tạo điều kiện và cung cấp “nguyên liệu” thiết yếu để doanh nghiệp có thể triển khai các công nghệ tiên tiến hơn (như Big Data, AI, IoT, Cloud) và thực hiện những thay đổi mang tính chiến lược, toàn diện của Chuyển đổi số – ví dụ như cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng trên quy mô lớn, tối ưu hóa chuỗi cung ứng dựa trên dữ liệu thời gian thực, hay phát triển các mô hình kinh doanh dựa trên nền tảng số.
Tuy nhiên, điều cực kỳ quan trọng cần nhấn mạnh là: chỉ dừng lại ở việc Số hoá thì chưa phải là Chuyển đổi số thực sự. Một doanh nghiệp có thể có rất nhiều dữ liệu số và quy trình được tự động hóa một phần, nhưng nếu không tận dụng chúng để thay đổi cách tư duy, định hình lại chiến lược, cải tổ văn hóa và tạo ra giá trị mới vượt trội cho khách hàng, thì đó vẫn chỉ là tối ưu hóa hoạt động hiện tại chứ chưa phải là sự chuyển đổi mang tính cách mạng.
Nói cách khác, Số hoá cung cấp các công cụ và dữ liệu, còn Chuyển đổi số là việc sử dụng các công cụ và dữ liệu đó một cách chiến lược để tái tạo lại doanh nghiệp.
Số hoá là về “làm việc cũ theo cách mới hiệu quả hơn”, còn Chuyển đổi số là về “làm những việc mới hoặc định hình lại hoàn toàn cách làm việc cũ và tạo ra giá trị đột phá”.
Ví dụ thực tế về chuyển đổi số và số hóa & câu chuyện thành công
Một trong những ví dụ điển hình và dễ hiểu nhất về hành trình từ kinh doanh truyền thống, ứng dụng số hoá và thực hiện chuyển đổi số thành công chính là Netflix.
Giai đoạn đầu & thách thức
Khi mới gia nhập thị trường, Netflix hoạt động với mô hình kinh doanh khá đơn giản: cho thuê DVD qua đường bưu điện và có bán đĩa. Khách hàng lựa chọn phim, Netflix gửi đĩa tới nhà.
Đây là mô hình dựa trên sản phẩm vật lý. Tuy nhiên, với sự phát triển của internet, sự cạnh tranh từ các nhà cung cấp truyền hình cáp và xu hướng xem nội dung trực tuyến ngày càng tăng, mô hình kinh doanh truyền thống này của Netflix đối mặt với thách thức lớn và nguy cơ lỗi thời. Họ nhận ra sự cần thiết phải thay đổi để tồn tại và phát triển trong bối cảnh mới.
Bước số hoá nền tảng
Bước ngoặt quan trọng đến vào khoảng năm 2007 khi Netflix quyết định chuyển hướng mạnh mẽ sang mô hình streaming (phát trực tuyến). Hành động cốt lõi trong giai đoạn này là:
- Số hoá nội dung: Chuyển đổi kho phim từ định dạng DVD vật lý sang định dạng file kỹ thuật số.
- Số hoá quy trình phân phối: Tận dụng công nghệ lưu trữ đám mây và nền tảng trực tuyến để đưa nội dung đến người xem qua internet thay vì gửi đĩa qua bưu điện.
Đây chính là những bước Số hoá cơ bản và thiết yếu. Nó thay đổi hình thức của sản phẩm (từ đĩa sang file) và cách thức phân phối (từ vật lý sang trực tuyến), giúp việc truy cập nội dung tiện lợi hơn.
Quá trình chuyển đổi số thực sự
Tuy nhiên, thành công vượt bậc của Netflix không chỉ đến từ việc đưa phim lên mạng. Quá trình Chuyển đổi số của họ diễn ra sâu sắc và mang tính chiến lược hơn nhiều, thể hiện qua các yếu tố then chốt:
- Thay đổi Mô hình kinh doanh & Chiến lược nội dung: Netflix không chỉ dừng lại ở việc phân phối lại phim của các hãng khác. Họ đầu tư mạnh mẽ vào việc sản xuất nội dung gốc độc quyền (Netflix Originals). Bằng cách hợp tác với các nhà làm phim và tạo ra các series, phim truyện, phim tài liệu chất lượng cao, Netflix đã tạo ra giá trị khác biệt và lợi thế cạnh tranh bền vững, biến mình từ một nhà phân phối thành một hãng sản xuất và phát hành nội dung hàng đầu thế giới. Mô hình kinh doanh chuyển từ “trả tiền cho mỗi lần thuê” sang “thuê bao theo tháng” để truy cập không giới hạn kho nội dung.
- Cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng dựa trên dữ liệu: Netflix đặt người dùng làm trung tâm. Họ thu thập và phân tích lượng dữ liệu khổng lồ về hành vi xem phim của người dùng (Big Data) và áp dụng các thuật toán thông minh (AI/Machine Learning) để xây dựng hệ thống đề xuất nội dung cực kỳ hiệu quả. Mỗi người dùng sẽ có một giao diện và những gợi ý được “may đo” riêng, giúp họ dễ dàng khám phá nội dung yêu thích và tăng mức độ gắn bó với nền tảng. Điều này đã thay đổi căn bản cách người dùng tương tác và trải nghiệm dịch vụ.
Bài học rút ra
Câu chuyện của Netflix minh họa rõ ràng rằng: Số hoá (đưa nội dung lên đám mây, xây dựng nền tảng streaming) là bước đi cần thiết ban đầu. Nhưng chính việc Chuyển đổi số toàn diện (thay đổi chiến lược nội dung, tạo ra giá trị độc quyền, cá nhân hóa trải nghiệm dựa trên dữ liệu, thay đổi mô hình kinh doanh) mới thực sự là chìa khóa giúp Netflix tạo ra cuộc cách mạng trong ngành giải trí và đạt được thành công vang dội như ngày nay. Chỉ số hoá mà không có chiến lược chuyển đổi sâu rộng thì khó có thể tạo ra sự bứt phá tương tự.
Câu hỏi thường gặp (FAQs) về số hóa và chuyển đổi số tại Việt Nam
Số hoá khác Chuyển đổi số thế nào?
Số hoá là chuyển đổi dữ liệu sang dạng số (Digitization) hoặc cải thiện quy trình hiện có bằng công nghệ số (Digitalization). Chuyển đổi số bao hàm số hoá nhưng ở quy mô rộng hơn, thay đổi cả mô hình kinh doanh, chiến lược và văn hóa. Số hóa là bước đệm cho chuyển đổi số.
Ứng dụng CNTT khác Chuyển đổi số thế nào?
Ứng dụng CNTT thường là tin học hóa các quy trình cũ (ví dụ: dùng phần mềm kế toán thay ghi sổ). Chuyển đổi số là thay đổi cách làm việc dựa trên dữ liệu và công nghệ (ví dụ: hệ thống tự động tạo báo cáo thay vì nhân viên làm báo cáo thủ công).
Chuyển đổi số là việc của ai trong tổ chức?
Là việc của tất cả mọi người, nhưng trước hết là trách nhiệm và sự cam kết của lãnh đạo, người đứng đầu. Sau đó lan tỏa đến từng thành viên.
Những lĩnh vực nào được ưu tiên Chuyển đổi số tại Việt Nam?
Chính phủ ưu tiên 8 lĩnh vực: Y tế, Giáo dục, Tài chính – Ngân hàng, Nông nghiệp, Giao thông vận tải & Logistics, Năng lượng, Tài nguyên & Môi trường, Sản xuất công nghiệp.
Chuyển đổi số có tốn kém không? Có phù hợp với SME?
Chuyển đổi số đòi hỏi đầu tư ban đầu, có thể là một khoản chi phí đáng kể. Tuy nhiên, nó mang lại lợi ích lâu dài về hiệu quả và tăng trưởng. Hiện nay có nhiều giải pháp công nghệ với chi phí linh hoạt, phù hợp với khả năng của SME, và Chính phủ cũng có các chương trình hỗ trợ.
Kết luận
Số hoá và chuyển đổi số là hai mặt không thể tách rời trên con đường phát triển của doanh nghiệp hiện đại. Hiểu đúng, làm trúng và liên tục cải tiến trong quá trình ứng dụng công nghệ sẽ là chìa khóa vàng giúp doanh nghiệp không chỉ tồn tại mà còn bứt phá mạnh mẽ trong môi trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay. Hãy bắt đầu hành trình chuyển đổi của bạn.
