Những rủi ro trong kho hàng thường gặp và cách giảm thiểu

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, quản lý kho hàng hiệu quả là yếu tố then chốt cho sự thành công của doanh nghiệp. Tuy nhiên, quá trình này luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro, từ những vấn đề nhỏ như sai sót trong quá trình nhập xuất hàng hóa đến những sự cố lớn như cháy nổ hoặc thiên tai. 

Việc nhận diện và có biện pháp phòng ngừa rủi ro trong kho hàng là vô cùng quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu thiệt hại và tối ưu hóa lợi nhuận. Bài viết này của DACO sẽ phân tích các loại rủi ro thường gặp trong kho hàng, đồng thời đề xuất những giải pháp quản lý và phòng tránh hiệu quả. Cùng theo dõi nhé!

Những rủi ro trong kho hàng là gì?

Rủi ro trong quản lý kho hàng là vấn đề thường trực, gây ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả hoạt động và lợi nhuận của doanh nghiệp. Thất thoát hàng hóa là một trong những rủi ro điển hình và gây thiệt hại không nhỏ. Theo thống kê, tỷ lệ thất thoát hàng tồn kho trung bình trong ngành bán lẻ dao động từ 1.33% đến 1.44% doanh thu hàng năm.

Mặc dù chưa có số liệu chính thức trên toàn quốc, nhưng tại Việt Nam, con số này có thể còn cao hơn, đặc biệt là ở những kho hàng quy mô vừa và nhỏ.

Sự “khập khiễng” giữa số liệu thực tế và sổ sách sau mỗi lần kiểm kê là minh chứng rõ ràng cho thấy các rủi ro này đang diễn ra hàng ngày. Đáng chú ý, nguyên nhân thường không đến từ những vấn đề lớn, mà lại bắt nguồn từ những sai sót nhỏ trong quy trình quản lý, vận hành. Tuy nhiên, hệ quả của những sai sót tưởng chừng như không đáng kể này lại có thể gây ra tổn thất đáng kể về mặt tài chính và uy tín cho doanh nghiệp. 

Những rủi ro khi quản lý kho phổ biến

Quản lý kho hàng đối mặt với nhiều loại rủi ro khác nhau, có thể phân loại thành các nhóm chính sau:

Rủi ro về vận hành

Sai sót trong kiểm kê

Tình trạng này xảy ra khi có sự chênh lệch giữa số lượng hàng hóa thực tế trong kho và số liệu trên hệ thống quản lý. Điều này dẫn đến việc doanh nghiệp không nắm bắt chính xác lượng hàng tồn kho, gây ra tình trạng “tồn kho ảo” hoặc thất thoát hàng hóa. 

Hệ quả là doanh nghiệp có thể đối mặt với tình huống thiếu hụt hàng khi có đơn đặt hàng, hoặc ngược lại, tồn kho quá nhiều gây ứ đọng vốn, ảnh hưởng tiêu cực đến kế hoạch sản xuất và kinh doanh.

>>>Tham khảo: TOP 5 Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất

Quy trình xuất nhập kho không hiệu quả

Quy trình xuất nhập kho thủ công, chậm trễ, nhiều bước thừa không chỉ gây tắc nghẽn, mất thời gian mà còn làm tăng chi phí nhân công, chậm trễ giao hàng, ảnh hưởng đến tiến độ công việc và sự hài lòng của khách hàng.

Lỗi do con người

Những lỗi này phát sinh trong quá trình thao tác thủ công như nhập liệu, dán nhãn, chọn hàng, hoặc sắp xếp hàng hóa vào vị trí. Dù có vẻ nhỏ nhặt, nhưng những sai sót này lại dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như sai lệch số liệu tồn kho, giao nhầm hàng, mất nhiều thời gian tìm kiếm, và phát sinh thêm chi phí để khắc phục.

Hỏng hóc, sự cố thiết bị

Các thiết bị hỗ trợ trong kho như xe nâng, băng chuyền, hệ thống chiếu sáng, hoặc hệ thống điện nước có thể gặp sự cố bất kỳ lúc nào. Khi điều này xảy ra, hoạt động của kho sẽ bị gián đoạn, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ công việc. Không những thế, những sự cố này còn tiềm ẩn nguy cơ gây mất an toàn lao động, và doanh nghiệp phải tốn chi phí để sửa chữa, thay thế.

Rủi ro về tài chính

Chi phí lưu kho tăng cao

Chi phí này bị đẩy lên cao khi lượng hàng tồn kho quá lớn, tốc độ luân chuyển hàng hóa chậm, hoặc do chi phí thuê kho bãi và bảo quản tăng. Vấn đề này trực tiếp làm giảm lợi nhuận, gây ứ đọng vốn và tác động tiêu cực đến dòng tiền của doanh nghiệp.

>>>Có thể bạn muốn biết: Chi phí lưu kho và 5 cách tối ưu hiệu quả nhất

Hao hụt, hư hỏng và lỗi thời của hàng hóa

Đây là những rủi ro trực tiếp làm giảm giá trị tài sản của doanh nghiệp. Hàng hóa có thể bị hư hỏng do điều kiện bảo quản không đảm bảo, bị mất mát do trộm cắp, hoặc trở nên lỗi thời, không còn phù hợp với nhu cầu thị trường.

Sai sót trong xử lý đơn hàng và hàng trả lại

Việc giao hàng sai, giao thiếu, hoặc sản phẩm không đạt chất lượng như cam kết sẽ dẫn đến việc khách hàng trả lại hàng. Doanh nghiệp không chỉ mất uy tín mà còn phải chịu thêm các chi phí vận chuyển hàng trả lại, chi phí xử lý hàng hóa, và có nguy cơ mất khách hàng.

Rủi ro về an toàn

Tai nạn lao động

Môi trường kho hàng tiềm ẩn nhiều nguy cơ gây tai nạn như va chạm với xe nâng, ngã từ trên cao, bị vật nặng rơi trúng, hoặc tai nạn liên quan đến thiết bị. Hậu quả không chỉ là thương tích, thậm chí tử vong cho người lao động, mà còn kéo theo chi phí bồi thường, ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần làm việc của toàn bộ nhân viên.

Cháy nổ 

Nguy cơ này thường xuất phát từ chập điện, hóa chất dễ cháy nổ, hoặc việc không tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy. Hậu quả của cháy nổ trong kho hàng là vô cùng nghiêm trọng, gây thiệt hại lớn về tài sản, hàng hóa, làm gián đoạn hoạt động kinh doanh, và đe dọa trực tiếp đến tính mạng con người.

An ninh kho hàng 

Nguy cơ mất mát hàng hóa, tài sản có giá trị khác do hành vi trộm cắp, xâm nhập kho trái phép. Ngoài ra, rò rỉ thông tin nội bộ cũng là một trong những vấn đề gây ảnh hưởng không nhỏ.

Rủi ro bên ngoài 

Đứt gãy chuỗi cung ứng

Những sự kiện bất khả kháng như thiên tai, dịch bệnh, biến động chính trị, hoặc sự chậm trễ từ phía nhà cung cấp có thể làm gián đoạn chuỗi cung ứng. Khi đó, doanh nghiệp sẽ đối mặt với tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu, hàng hóa, không thể sản xuất, và giao hàng chậm trễ.

>>>Gián đoạn chuỗi cung ứng: Nguyên nhân, tác động và giải pháp

Biến động nhu cầu thị trường

Nhu cầu của người tiêu dùng thay đổi nhanh chóng có thể khiến cho hàng hóa trong kho trở nên lỗi thời, khó tiêu thụ. Điều này dẫn đến tình trạng tồn kho ứ đọng, giảm giá trị, khó thanh lý, và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

Các bước trong quy trình quản trị rủi ro trong kho hàng

Quản trị rủi ro trong kho hàng là một quá trình liên tục và cần được thực hiện thường xuyên để đánh giá và giảm thiểu các nguy cơ tiềm ẩn. Dưới đây là các bước trong quy trình quản trị rủi ro kho hàng:

Thiết lập cơ sở đánh giá rủi ro

Đây là bước nền tảng, xác định phạm vi và tiêu chí đánh giá rủi ro. Doanh nghiệp cần xác định rõ bối cảnh hoạt động của kho hàng, các mục tiêu quản lý, và các tiêu chí cụ thể để đo lường mức độ nghiêm trọng của từng loại rủi ro. Việc thiết lập cơ sở đánh giá rõ ràng giúp đảm bảo tính nhất quán và khách quan trong suốt quá trình.

Nhận diện các nguy cơ tiềm ẩn

Bước này tập trung vào việc liệt kê và mô tả chi tiết tất cả các rủi ro có thể xảy ra trong kho hàng, từ những rủi ro về vận hành, tài chính, an toàn cho đến các yếu tố bên ngoài. Việc nhận diện đầy đủ và chính xác các nguy cơ tiềm ẩn là cơ sở then chốt để xây dựng các biện pháp phòng ngừa và xử lý hiệu quả, đảm bảo hoạt động kho vận diễn ra an toàn, liên tục và hiệu quả.

Phân tích và đánh giá mức độ rủi ro

Sau khi đã xác định được các rủi ro tiềm ẩn, bước tiếp theo là phân tích bản chất, nguyên nhân, và xác suất xảy ra của từng rủi ro. Dựa trên phân tích này, doanh nghiệp sẽ đánh giá mức độ nghiêm trọng của mỗi rủi ro, thường là dựa trên tác động tiềm tàng đến hoạt động, tài chính, và uy tín của doanh nghiệp.

Xây dựng kế hoạch kiểm soát rủi ro

Dựa trên kết quả đánh giá, doanh nghiệp sẽ ưu tiên xử lý các rủi ro có mức độ nghiêm trọng cao nhất. Bước này bao gồm việc xây dựng kế hoạch chi tiết, xác định các biện pháp kiểm soát cụ thể để giảm thiểu khả năng xảy ra rủi ro, cũng như giảm nhẹ tác động nếu rủi ro xảy ra. Kế hoạch này cần bao gồm cả quy trình hành động, các biện pháp phòng ngừa, và kế hoạch dự phòng.

Giám sát và điều chỉnh liên tục

Quản trị rủi ro không phải là một hoạt động một lần, mà là một quá trình liên tục. Doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi, giám sát hiệu quả của các biện pháp kiểm soát đã thực hiện, đồng thời cập nhật, điều chỉnh kế hoạch ứng phó khi có thay đổi về bối cảnh hoạt động, hoặc khi xuất hiện các rủi ro mới.

Giải pháp kiểm soát rủi ro hàng tồn kho hiệu quả

Để hạn chế tối đa những rủi ro trong kho hàng, doanh nghiệp có thể áp dụng các giải pháp sau:

1. Thiết lập quy trình quản lý tồn kho chặt chẽ

Việc thiết lập một quy trình quản lý hàng tồn kho bài bản là nền tảng quan trọng. Quy trình này cần được thiết kế chi tiết, bao gồm các bước tiếp nhận, nhập kho, lưu trữ, xuất kho, kiểm kê, đối chiếu, điều chỉnh số lượng tồn kho và xử lý hàng hóa. Quy trình cần quy định rõ ràng các bước quản lý hàng tồn kho, xuất kho, kiểm kê, điều chỉnh hàng tồn kho, và quy trình tái chế. Thực hiện đúng quy trình sẽ hạn chế tối đa các sai sót, giúp việc quản lý hàng tồn kho trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

2. Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên

Kiểm kê hàng hóa liên tục là yếu tố then chốt để quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Doanh nghiệp cần kiểm kê số lượng hàng hoá, các mặt hàng, mặt hàng nào đã hết hạn, mặt hàng nào hỏng hóc, mặt hàng nào đã bị thất thoát,…  Kết quả kiểm kê sẽ được đối chiếu với số liệu ghi chép để phát hiện và xử lý kịp thời các sai lệch.

Tần suất kiểm kê có thể linh hoạt, thông thường 6 tháng/lần. Tuy nhiên, tùy thuộc vào đặc thù kinh doanh (như mặt hàng dễ hư hỏng, biến động hàng hóa lớn…), doanh nghiệp có thể tăng tần suất kiểm kê lên 3 tháng/lần hoặc theo nhu cầu thực tế. Việc kiểm kê thường xuyên, kết hợp ghi chép đầy đủ thông tin về các bất thường, giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện, báo cáo và xử lý các vấn đề phát sinh, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng.

3. Nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho với mã vạch

Mã vạch là công cụ hỗ trợ đắc lực trong quản lý hàng tồn kho, cho phép phân loại và sắp xếp hàng hóa một cách khoa học và hiệu quả. Bằng cách phân loại hàng hóa thành các nhóm cụ thể và gán mã vạch riêng cho từng nhóm, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý và truy xuất thông tin.

Khi cần tìm kiếm một mặt hàng, chỉ cần quét mã vạch, hệ thống sẽ tự động hiển thị thông tin chi tiết về vị trí lưu trữ, số lượng tồn kho và tình trạng của mặt hàng đó. Ứng dụng mã vạch giúp tiết kiệm thời gian, công sức, giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động kho bãi.

>>>Xem thêm: TOP 5+ Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch đáng đầu tư nhất

4. Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp

Chi phí đầu tư ban đầu cho nhân lực và công nghệ có thể không nhỏ, nhưng so sánh với chi phí thiệt hại do thất thoát hàng hóa, đây là một khoản đầu tư hoàn toàn xứng đáng và mang tính chiến lược lâu dài. Ví dụ, một doanh nghiệp có doanh thu 100 tỷ đồng/năm, với tỷ lệ thất thoát 1.6%, sẽ mất 1.6 tỷ đồng. Việc đầu tư một hệ thống WMS hiện đại có thể tốn kém vài trăm triệu, nhưng sẽ giúp giảm tỷ lệ thất thoát xuống dưới 0.5%, tiết kiệm hàng tỷ đồng mỗi năm.

Phần mềm quản lý tồn kho là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp hiện đại. Phần mềm giúp tự động hóa các tác vụ quản lý, từ nhập kho, xuất kho, đến kiểm kê và báo cáo. Sử dụng phần mềm quản lý tồn kho giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin hàng tồn kho chính xác và kịp thời, giảm thiểu rủi ro thất thoát, tồn kho ảo, và đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả.

SEEACT-WMS là một giải pháp quản lý kho ứng dụng công nghệ IoT, thay thế các phương pháp quản lý truyền thống, giúp tối ưu hóa toàn bộ quy trình kho từ nhập, xuất, kiểm kê đến điều chuyển. Hệ thống mang lại những lợi ích vượt trội:

• Loại bỏ quy trình thủ công, phức tạp, tốn thời gian, và thiếu chính xác. Thay vào đó, SEEACT-WMS mang đến quy trình quản lý nhanh hơn, đơn giản hơn, và chính xác hơn.
• Thiết lập và quản lý danh mục hàng hóa, vật tư, thiết bị một cách khoa học trên hệ thống.
• Thực hiện nhập, xuất, tồn, kiểm kê hàng hóa thông qua quét mã QR Code, đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng.
• Hỗ trợ in tem, dán nhãn hàng hóa, sản phẩm một cách dễ dàng.
• Theo dõi hiệu suất tồn kho theo thời gian thực, và tự động đề xuất vị trí lưu trữ tối ưu cho hàng hóa mới nhập.
• Cập nhật dữ liệu chính xác, liên tục, giúp người quản lý nắm bắt tình hình kho hàng một cách nhanh chóng.
• Lập các báo cáo và phân tích, giúp cho nhà quản lý đưa ra những quyết định đúng đắn và kịp thời.

Để được hỗ trợ và nhận demo miễn phí về SEEACT-WMS, vui lòng liên hệ hotline 0904.675.995 

Hoặc tìm hiểu chi tiết tại SEEACT-WMS – Hệ thống quản lý kho thông minh

Lời kết

Tóm lại, việc quản lý và phòng tránh rủi ro trong kho hàng là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự chú trọng đến từng chi tiết. Bằng cách áp dụng các biện pháp phòng ngừa hiệu quả, xây dựng quy trình quản lý chặt chẽ và trang bị đầy đủ kiến thức về các loại rủi ro, doanh nghiệp có thể giảm thiểu thiệt hại, bảo vệ tài sản và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra ổn định. 

Hy vọng rằng, những thông tin trong bài viết trên đây của DACO đã cung cấp cho bạn đọc cái nhìn tổng quan về vấn đề này và giúp bạn có thêm những kiến thức hữu ích để áp dụng vào thực tế.