Hướng dẫn quy trình mua hàng chuẩn chỉnh cho mọi doanh nghiệp

Việc xây dựng một quy trình mua hàng khoa học và hiệu quả là yếu tố then chốt, quyết định đến chất lượng đầu vào của sản phẩm, đồng thời đảm bảo sự vận hành trơn tru cho toàn bộ chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Một quy trình được tối ưu hóa không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, thời gian mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường. 

Bài viết này, DACO sẽ cùng bạn đi sâu phân tích các bước thiết lập quy trình nghiệp vụ mua hàng chuẩn mực, góp phần mang lại giá trị thiết thực cho doanh nghiệp

Tổng quan về quy trình mua hàng trong sản xuất

Quy trình mua hàng là gì?

Quy trình mua hàng là tập hợp các hoạt động có hệ thống nhằm đáp ứng nhu cầu nguyên liệu, vật tư, sản phẩm hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp để phục vụ cho hoạt động sản xuất hoặc kinh doanh của doanh nghiệp. 

Quy trình này bao gồm các bước: xác định nhu cầu mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán và ký kết hợp đồng, đặt hàng, tiếp nhận và thanh toán.

Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình mua hàng hiệu quả?

Theo nghiên cứu từ Hiệp hội Quản lý Chuỗi Cung ứng Mỹ (CSCMP), chi phí mua hàng chiếm khoảng 65% tổng chi phí doanh nghiệp, nhấn mạnh vai trò tối ưu hóa chi phí sản xuất và lợi nhuận. Tổ chức Kinh tế Hợp tác và Phát triển (OECD) cũng ghi nhận việc áp dụng quản lý mua hàng hiệu quả có thể giảm 20% chi phí tổng thể và tăng 15% lợi nhuận. Các số liệu này khẳng định quy trình mua hàng là yếu tố then chốt, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao năng lực cạnh tranh và hiệu suất toàn diện.

Cụ thể lợi ích của việc xây dựng quy trình mua hàng hiệu quả: 

• Tối ưu hóa hiệu suất: Quy trình rõ ràng giúp tối ưu hóa từ xác định nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, đến đặt hàng và thanh toán. Từ đó, doanh nghiệp có thể giảm thời gian, chi phí mua hàng và tối ưu hóa nguồn lực.
• Giảm thiểu rủi ro: Quy trình minh bạch giúp giảm rủi ro như chọn sai nhà cung cấp, chậm trễ cung ứng hoặc hàng hóa kém chất lượng. Đồng thời, đảm bảo tuân thủ pháp luật và chính sách doanh nghiệp.
• Nâng cao chất lượng sản phẩm: Lựa chọn nhà cung cấp uy tín đảm bảo nguyên liệu đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng cao, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm cuối cùng và uy tín doanh nghiệp.
• Tối ưu chi phí: Quy trình hiệu quả giúp giảm lãng phí và chi phí không cần thiết. Đàm phán giá cả và điều kiện hợp đồng với nhà cung cấp cũng mang lại lợi ích về chi phí.

>>>Có thể bạn muốn biết: Bật mí cách quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất

Vấn đề thường gặp trong quy trình mua hàng sản xuất hiện nay

• Lạm dụng quyền hạn trong chọn lựa nhà cung cấp: Tình trạng ưu ái nhà cung cấp dựa trên mối quan hệ cá nhân thay vì tiêu chí doanh nghiệp gây ra sự không minh bạch và ảnh hưởng đến chất lượng nguồn cung. Việc thiếu phân tích kỹ lưỡng và tiêu chuẩn rõ ràng dẫn đến lựa chọn nhà cung cấp không phù hợp, gây rủi ro về chất lượng, cung ứng và tuân thủ pháp luật.
• Rủi ro trong đề nghị mua hàng: Việc mua hàng khi tồn kho chưa được kiểm tra kỹ lưỡng gây lãng phí nguồn lực. Tình trạng mua hàng phục vụ lợi ích cá nhân hoặc không dựa trên nhu cầu thực tế cũng làm suy giảm tính minh bạch và vi phạm nguyên tắc tài chính doanh nghiệp.
• Rủi ro trong thanh toán: Các hành vi như lập chứng từ khống, thanh toán sai lệch giá trị, hoặc thông tin nhà cung cấp không chính xác gây ra rủi ro tài chính. Ghi chép thủ công và sai sót thông tin hóa đơn cũng tạo ra nhiều bất cập. Ngoài ra, việc thanh toán không đúng thời hạn dẫn đến việc bỏ lỡ các chiết khấu, ảnh hưởng đến dòng tiền và quan hệ với nhà cung cấp.

Chính vì vậy, xây dựng một quy trình mua hàng chuẩn mực, minh bạch và hiệu quả là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Vậy xây dựng quy trình mua sắm vật tư hàng hóa trong doanh nghiệp như thế nào?

Quy trình mua hàng và đánh giá nhà cung cấp: Hướng dẫn từng bước cho doanh nghiệp

Bước 1: Xác định nhu cầu và lập yêu cầu mua hàng

Quy trình bắt đầu bằng việc xác định chính xác nhu cầu mua hàng dựa trên kế hoạch sản xuất. Doanh nghiệp cần định lượng chi tiết loại hàng hóa, màu sắc, số lượng, và các yêu cầu đặc biệt (nếu có). Yêu cầu mua hàng sau đó được chuyển đến bộ phận mua hàng để phê duyệt. Sự minh bạch và chính xác ở bước này là nền tảng cho toàn bộ quy trình.

Bước 2: Xây dựng yêu cầu báo giá

Sau khi yêu cầu mua hàng được duyệt, bộ phận mua hàng tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng và yêu cầu họ cung cấp báo giá. Việc này giúp doanh nghiệp chủ động quản lý thời gian và ngân sách. 

Bản báo giá chi tiết (bao gồm tính năng, thông số kỹ thuật, giá cả, phụ phí) là cơ sở để doanh nghiệp so sánh và đánh giá các lựa chọn. Quá trình này không chỉ cung cấp thông tin mà còn hỗ trợ đàm phán hiệu quả về giá cả và điều khoản.

Bước 3: Phân tích và so sánh báo giá

Bộ phận mua hàng đánh giá kỹ lưỡng các báo giá nhận được, xem xét từng hạng mục về giá cả và sản phẩm để chọn ra nhà cung cấp tối ưu. Phương pháp đánh giá truyền thống dựa trên uy tín, giá cả và điều kiện thanh toán, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ. Doanh nghiệp lớn thường sử dụng phần mềm để tổng hợp, so sánh chất lượng và chính sách hỗ trợ của nhà cung cấp, từ đó đưa ra quyết định chính xác và hiệu quả hơn.

Bước 4: Duyệt báo giá

Ban quản trị doanh nghiệp chịu trách nhiệm phê duyệt báo giá, dựa trên việc so sánh giá cả, điều kiện mua hàng, và so sánh giữa các báo giá mới và cũ của cùng một mặt hàng. Quá trình này đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo tính hợp lý, cạnh tranh của giá cả, và sự phù hợp của các điều khoản hợp đồng.

Bước 5: Soạn thảo và ký kết hợp đồng mua hàng

Hợp đồng mua hàng đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong thỏa thuận giữa các bên. Các thông tin về giá, số lượng, chất lượng, vận chuyển, và thanh toán cần được quy định rõ ràng. Mỗi lần mua hàng thường yêu cầu một hợp đồng riêng. Bộ phận kế toán, mua hàng và quản lý kho cần theo dõi và kiểm soát chặt chẽ việc thực thi hợp đồng.

Bước 6: Lập yêu cầu kiểm hàng

Doanh nghiệp cần xác định và thống nhất các yêu cầu đánh giá trong “Đề nghị kiểm hàng,” bao gồm chất lượng, số lượng, hình thức đóng gói, và quy định xử lý lỗi (nếu có). Mục đích là đảm bảo tính nhất quán và tránh lãng phí thời gian trong sản xuất.

Bước 7: Nhập kho và kiểm tra cuối cùng

Bộ phận nhập kho chịu trách nhiệm đảm bảo thông tin hàng hóa nhập kho chính xác về số lượng và chất lượng. Hàng hóa thường trải qua một lần kiểm tra cuối cùng trước khi đưa vào sản xuất. Sản phẩm không đạt yêu cầu sẽ được thông báo cho nhà cung cấp để đổi trả.

Bước 8: Hoàn tất thanh toán

Giai đoạn cuối cùng của quy trình là thực hiện thanh toán. Bộ phận kế toán, căn cứ vào bộ hồ sơ thanh toán do bộ phận mua hàng cung cấp (bao gồm đơn đặt hàng PO, phiếu nhập kho, chứng từ vận chuyển và thông tin thanh toán), sẽ tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp. Tính chính xác và kịp thời trong khâu thanh toán là yếu tố then chốt để duy trì mối quan hệ đối tác bền vững. 

Nghiên cứu của Deloitte cho thấy, mối quan hệ đối tác hiệu quả có thể mang lại lợi ích đáng kể, bao gồm việc giảm 20% chi phí mua hàng và gia tăng lợi thế đàm phán

Sơ đồ quy trình mua hàng của doanh nghiệp

Hoạt động mua hàng là bước khởi đầu quan trọng trong chuỗi giá trị của doanh nghiệp, đánh dấu sự chuyển đổi nguồn vốn từ tiền tệ sang hàng hóa. Doanh nghiệp có được quyền sở hữu hàng hóa, đồng thời phát sinh nghĩa vụ thanh toán cho nhà cung cấp. Đây là hoạt động nền tảng, tạo tiền đề cho các hoạt động sản xuất và kinh doanh tiếp theo.

Quy trình mua hàng cụ thể sẽ khác nhau tùy thuộc vào quy mô và lĩnh vực kinh doanh của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, sơ đồ dưới đây cung cấp một cái nhìn tổng quan và có thể được điều chỉnh để phù hợp với các mô hình doanh nghiệp khác nhau:

>>>Xem thêm: Lưu đồ quy trình mua hàng: Hướng dẫn chi tiết & mẫu chuẩn

Mua hàng thông minh: Những lưu ý không thể bỏ qua cho doanh nghiệp

Dưới đây là những lưu ý quan trọng cần ghi nhớ để quy trình mua sắm vật tư hàng hóa diễn ra suôn sẻ và mang lại hiệu quả cao nhất:

Theo dõi sát sao thông tin từ nhà cung cấp

Mỗi nhà cung cấp có điều kiện và thời gian đáp ứng hàng hóa riêng. Doanh nghiệp cần nắm rõ và cập nhật liên tục các thông tin này (thời gian vận chuyển, số lượng hàng tồn, khả năng đáp ứng) để lập kế hoạch mua hàng hiệu quả, đảm bảo tiến độ và tránh rủi ro.

>>>Chi tiết: Quản lý nhà cung cấp như thế nào cho hiệu quả?

Xác định chính xác điểm đặt hàng lại (ROP)

Điểm đặt hàng lại (ROP) chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố: thời gian vận chuyển, kế hoạch sản xuất, và dự báo cung cầu. Xác định ROP chính xác giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá mức, tối ưu hóa quy trình đặt hàng, giảm chi phí lưu trữ và đáp ứng nhu cầu khách hàng tốt hơn.

Cân đối số lượng đặt hàng với nhu cầu sản xuất và tồn kho an toàn

Doanh nghiệp cần tính toán số lượng hàng cần đặt dựa trên kế hoạch sản xuất và lượng nguyên vật liệu hiện có (xác định số lượng đặt hàng kinh tế – EOQ). Tuy nhiên, cần điều chỉnh quyết định mua hàng dựa trên mức tồn kho an toàn. Quy trình mua hàng phải đảm bảo lượng hàng tồn kho không vượt quá hoặc thấp hơn hạn mức an toàn đã định. Phân tích kỹ lưỡng các yếu tố này giúp tránh thiếu hụt hoặc dư thừa nguyên vật liệu, tối ưu hóa quy trình mua hàng, giảm lãng phí và duy trì sự ổn định trong sản xuất, kinh doanh.

>>>Xem thêm: Safety stock là gì? Cách tính mức tồn kho an toàn chi tiết

Hy vọng rằng, với những thông tin chi tiết về quy trình mua hàng được đề cập trong bài viết, doanh nghiệp của bạn đã có thêm những kiến thức hữu ích để xây dựng một hệ thống mua hàng chuyên nghiệp và hiệu quả.