TỔNG QUAN BÀI VIẾT

Trang chủ / Quản trị sản xuất / Quản lý kho / Quy trình bảo quản hàng hóa trong kho: Hướng dẫn chi tiết A-Z

Quy trình bảo quản hàng hóa trong kho: Hướng dẫn chi tiết A-Z

Bảo quản hàng hóa trong kho là một khâu trọng yếu, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, chi phí vận hành và uy tín của doanh nghiệp. Việc thiếu một quy trình bảo quản chuẩn mực có thể dẫn đến hư hỏng, thất thoát hàng hóa, gây lãng phí nguồn lực và giảm hiệu quả chuỗi cung ứng.

Bài viết này của DACO sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan và chi tiết về quy trình bảo quản hàng hóa trong kho chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc lưu trữ và đảm bảo an toàn cho tài sản.

TỔNG QUAN BÀI VIẾT

Bảo quản hàng hóa trong kho là gì?

Bảo quản hàng hóa trong kho là một tập hợp các hoạt động được thiết kế để duy trì chất lượng, số lượng và tình trạng của hàng hóa từ khi nhập kho cho đến khi xuất kho và đến tay người tiêu dùng.

Nó không chỉ đơn thuần là việc cất giữ/lưu trữ hàng hóa mà còn bao gồm nhiều khía cạnh phức tạp hơn như:

Kiểm soát môi trường: Điều chỉnh và duy trì các yếu tố như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hàng hóa cụ thể
Sắp xếp và lưu trữ: Sử dụng các phương pháp xếp dỡ, kê lót, tạo lối đi hợp lý, áp dụng nguyên tắc FIFO hoặc FEFO để tối ưu không gian và đảm bảo luân chuyển hàng hóa
Phòng ngừa tác nhân gây hại: Thực hiện các biện pháp chống côn trùng, mối mọt, ẩm mốc, gỉ sét, bụi bẩn và các yếu tố khác có thể làm hư hỏng hàng hóa
An ninh và an toàn: Đảm bảo các biện pháp an ninh chống mất cắp cũng như an toàn phòng chống cháy nổ
Kiểm tra và giám sát: Thường xuyên kiểm tra tình trạng hàng hóa, điều kiện kho bãi và ghi nhận thông tin để có biện pháp xử lý kịp thời.

Mục tiêu cuối cùng của việc bảo quản là đảm bảo hàng hóa được giữ được trạng thái tốt nhất từ khi nhập kho cho đến khi được xuất đi, sẵn sàng cho các công đoạn tiếp theo hoặc đến tay người tiêu dùng

Tại sao bảo quản hàng hóa trong kho lại quan trọng?

Cách bảo quản hàng hóa trong kho hiệu quả mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp:

Duy trì chất lượng và giá trị sản phẩm: Đây là lợi ích trực tiếp và quan trọng nhất. Hàng hóa được bảo quản đúng cách sẽ giữ nguyên chất lượng, đặc tính và giá trị ban đầu, tránh bị hư hỏng, biến chất, giảm phẩm cấp. Điều này đặc biệt quan trọng với các mặt hàng nhạy cảm như thực phẩm, dược phẩm, hóa chất, hàng điện tử…
Giảm thiểu tổn thất, lãng phí và chi phí: Bảo quản kém dẫn đến hư hỏng, hết hạn sử dụng, phải tiêu hủy hoặc bán lỗ, gây tổn thất tài chính nghiêm trọng. Quy trình bảo quản tốt giúp giảm thiểu tối đa các khoản lãng phí này, bảo vệ lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Đảm bảo sự hài lòng của khách hàng: Khách hàng luôn mong muốn nhận được sản phẩm nguyên vẹn, chất lượng tốt. Việc giao hàng đúng chất lượng nhờ bảo quản tốt giúp nâng cao uy tín thương hiệu, tăng lòng trung thành của khách hàng và giảm tỷ lệ đổi trả.
Tối ưu hóa hoạt động kho vận: Khi hàng hóa được sắp xếp khoa học, dễ tìm kiếm và đảm bảo chất lượng, các quy trình như kiểm kê, lấy hàng, đóng gói sẽ diễn ra nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và nhân lực.
Tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn: Nhiều ngành hàng có những quy định pháp lý nghiêm ngặt về điều kiện bảo quản (ví dụ: GSP trong ngành dược). Việc tuân thủ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các rắc rối pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp.
Bảo vệ nguồn vốn đầu tư: Hàng tồn kho chiếm một phần đáng kể trong tổng tài sản của doanh nghiệp. Bảo quản tốt chính là bảo vệ an toàn cho nguồn vốn đầu tư quan trọng này.

>>>Xem thêm: Nguyên tắc và quy trình đảm bảo chất lượng

Quy trình bảo quản hàng hóa trong kho: Hướng dẫn chi tiết

Để đảm bảo hàng hóa luôn được lưu trữ trong điều kiện tốt nhất, giảm thiểu rủi ro hư hỏng và tối ưu hóa hoạt động kho vận, việc tuân thủ một quy trình bảo quản bài bản và khoa học là vô cùng cần thiết. Dưới đây là 5 bước cốt lõi trong quy trình bảo quản hàng hóa tại kho:

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa nhập kho

Mục đích chính của bước này là xác minh chính xác số lượng và đánh giá tình trạng thực tế của hàng hóa ngay khi chúng được giao đến kho, trước khi chính thức nhập vào hệ thống lưu trữ.

Các hoạt động bao gồm:

Đối chiếu số lượng, chủng loại hàng hóa so với chứng từ đi kèm (phiếu giao hàng, hóa đơn…), kiểm tra kỹ lượng các dấu hiệu hư hỏng, sai sót có thể nhìn thấy bên ngoài
Việc ghi nhận đầy đủ, chính xác thông tin kiểm tra vào hồ sơ nhập kho là bắt buộc, đồng thời cần chuẩn bị sẵn sàng khu vực lưu trữ sạch sẽ, ngăn nắp
Giám sát quá trình bốc dỡ hàng hóa để đảm bảo thực hiện đúng kỹ thuật, tránh va đập gây hư hại cũng là một phần quan trọng

Bước 2: Phân loại và định vị hàng hóa lưu trữ

Sau khi kiểm tra và chấp nhận hàng hóa, bước tiếp theo là đưa chúng vào các vị trí lưu trữ đã được xác định trước trong kho. Hoạt động cốt lõi ở đây là phân loại hàng hóa dựa trên các tiêu chí như chủng loại, đặc tính lý hóa, yêu cầu bảo quản đặc biệt (nhiệt độ, độ ẩm), hoặc tần suất xuất nhập.

Mỗi đơn vị hàng hóa (SKU) hoặc lô hàng cần được gán một mã định danh duy nhất (mã vạch, QR code, thẻ RFID) để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý bằng hệ thống.

Vị trí lưu trữ cụ thể của từng mã hàng phải được ghi lại chính xác trong hệ thống quản lý kho (WMS) hoặc sổ sách. Việc sử dụng sơ đồ kho (warehouse layout) để bố trí hàng hóa một cách logic và khoa học giúp tối ưu hóa không gian và rút ngắn thời gian tìm kiếm khi cần xuất hàng.

>>Có thể bạn muốn biết: 3 Mẫu sơ đồ kho khoa học để quản lý toàn diện cho doanh nghiệp

Bước 3: Bố trí và sử dụng hệ thống giá kệ hiệu quả

Mục đích của việc sử dụng giá kệ là để tối ưu hóa không gian lưu trữ theo chiều dọc, đồng thời bảo vệ hàng hóa khỏi các yếu tố gây hại từ sàn kho (ẩm ướt, côn trùng) và tránh hư hỏng do xếp chồng quá tải.

Hoạt động chính là lựa chọn loại giá kệ (kệ selective, kệ double deep, kệ drive-in, kệ sàn…) phù hợp với đặc tính vật lý (trọng lượng, kích thước) và yêu cầu luân chuyển của hàng hóa.

Cần đảm bảo hệ thống giá kệ được lắp đặt chắc chắn, đúng kỹ thuật và được bảo trì, kiểm tra định kỳ để đảm bảo an toàn. Hàng hóa cần được sắp xếp lên kệ một cách khoa học, tuân thủ tải trọng cho phép, đảm bảo sự ổn định và dễ dàng tiếp cận.

Việc sử dụng thêm các công cụ hỗ trợ như pallet tiêu chuẩn và vật liệu bao bọc (màng co PE, túi khí chèn hàng) giúp tăng cường sự ổn định và bảo vệ hàng hóa khỏi bụi bẩn, ẩm ướt trong quá trình lưu trữ.

Bước 4: Kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm

Duy trì điều kiện môi trường (nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, mức độ thông thoáng) phù hợp là yếu tố sống còn để bảo quản chất lượng cho nhiều loại hàng hóa.

Bước này đòi hỏi việc theo dõi liên tục các chỉ số môi trường bằng các thiết bị đo chuyên dụng và ghi nhận dữ liệu. Tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của từng loại hàng, cần sử dụng các hệ thống kiểm soát khí hậu như hệ thống thông gió, điều hòa không khí công nghiệp, máy hút ẩm, hoặc hệ thống sưởi để duy trì các thông số trong ngưỡng cho phép.

Đối với các mặt hàng đặc biệt nhạy cảm như thực phẩm đông lạnh, dược phẩm, vắc xin, cần bố trí các khu vực lưu trữ riêng biệt với điều kiện kiểm soát nghiêm ngặt (kho lạnh, kho mát).

>>>Có thể bạn muốn biết: Quy trình quản lý kho theo ISO các doanh nghiệp nên nắm rõ

Bước 5: Kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ

Tại bước này, doanh nghiệp cần:

Lên lịch và thực hiện kiểm tra trực quan tình trạng hàng hóa định kỳ để phát hiện các dấu hiệu hư hỏng, ẩm mốc, côn trùng xâm nhập hoặc các dấu hiệu suy giảm chất lượng khác
Thực hiện vệ sinh kho bãi thường xuyên (quét dọn, lau chùi sàn, kệ), áp dụng các biện pháp kiểm soát côn trùng và động vật gây hại
Các thiết bị trong kho như giá kệ, hệ thống kiểm soát môi trường, xe nâng, cửa kho… cũng cần được kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ
Việc áp dụng các phương pháp quản lý trực quan như 5S cũng góp phần duy trì sự ngăn nắp và hiệu quả chung cho kho hàng

>>>Xem thêm: Quy tắc 5S là gì? Ứng dụng 5S cho loại hình doanh nghiệp nào?

Các yêu cầu sắp xếp bảo quản hàng hóa trong kho hiệu quả

Để đảm bảo hàng hóa luôn ở trong tình trạng tốt nhất, đáp ứng yêu cầu sản xuất, kinh doanh và tiêu dùng, cần tuân thủ một số yêu cầu chung sau:

*Yêu cầu khi bảo quản hàng hóa trong kho*

Giữ gìn nguyên vẹn hàng hóa

Đây là yêu cầu quan trọng nhất, đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng, mất mát, hay giảm chất lượng trong quá trình lưu kho.

Hàng hóa cần được lưu trữ trong điều kiện thích hợp, tránh các tác động tiêu cực từ môi trường như nhiệt độ cao, độ ẩm lớn, ánh sáng trực tiếp… Nhờ đó, chất lượng hàng hóa sẽ không bị suy giảm, biến đổi hay hư hỏng trong quá trình bảo quản.

Đồng thời, việc kiểm kê và quản lý chặt chẽ sẽ giúp đảm bảo số lượng hàng hóa luôn chính xác, tránh tình trạng thất thoát, hao hụt.

Sử dụng diện tích hợp lý

Kho hàng cần được bố trí một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo sự thông thoáng và dễ dàng trong việc quản lý hàng hóa.

Việc sắp xếp hàng hoặc một cách ngẫu nhiên, không theo quy tắc sẽ làm giảm đáng kể ả diện tích sử dụng của kho, gây khó khăn trong việc tìm kiếm và kiểm kê.

Bằng cách tận dụng tối đa chiều cao của kho, sử dụng các kệ, giá để hàng phù hợp, chúng ta có thể tăng cường khả năng chứa hàng của kho mà vẫn đảm bảo sự an toàn và thuận tiện trong quá trình làm việc.

Đảm bảo sự thuận tiện để tiến hành nghiệp vụ kho

Một kho hàng được tổ chức tốt giúp tối ưu hóa không gian, cải thiện hiệu quả hoạt động và giảm nguy cơ tai nạn lao động. Thiết kế sơ đồ kho (layout) khoa học với các lối đi rõ ràng, đủ rộng và các khu vực lưu trữ được phân định cụ thể cho từng loại hàng.

Hàng hóa nên được sắp xếp thẳng hàng, gọn gàng, tạo lối đi rộng rãi cho xe nâng và các phương tiện vận chuyển khác hoạt động. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình xuất nhập hàng mà còn giảm thiểu rủi ro hư hỏng hàng hóa do va chạm.

Chi phí lưu kho tiết kiệm và hợp lý

Chi phí là một yếu tố quan trọng cần được cân nhắc kỹ lưỡng trong quy trình bảo quản hàng hóa.

Để tối ưu hóa chi phí, các doanh nghiệp cần có kế hoạch quản lý chi phí rõ ràng, bao gồm cả chi phí trực tiếp như: chi phí nhân công, chi phí năng lượng, chi phí bảo trì thiết bị, chi phí nguyên vật liệu tiêu hao và chi phí gián tiếp như: chi phí hao hụt hàng hóa, chi phí bảo hiểm, chi phí thuê kho.

Ngoài ra, việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ kho bãi uy tín, có mức giá cạnh tranh cũng giúp tiết kiệm chi phí đáng kể. Việc áp dụng các công nghệ hiện đại như hệ thống quản lý kho hàng (WMS) có thể giúp tự động hóa nhiều quy trình, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả làm việc, từ đó góp phần giảm chi phí vận hành kho.

>>>Chi tiết tại: SEEACT-WMS – Hệ thống quản lý kho thông minh

Lưu ý trong quy trình bảo quản hàng hóa trong kho

*Lưu ý quan trọng trong quy trình bảo quản hàng hóa*

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng trong nghiệp vụ bảo quản hàng hóa trong kho để đảm bảo hàng hóa luôn ở trong tình trạng tốt nhất:

– Đóng gói cẩn thận: Hàng hóa nhập kho nên được bọc hoặc quấn bằng lưới quấn pallet n hoặc màng PE. Việc này không chỉ giúp hàng hóa sạch sẽ, tránh bụi bẩn mà còn giữ chúng cố định, an toàn trong quá trình di chuyển và sắp xếp.

– Tránh ánh nắng trực tiếp: Không xếp hàng ngay gần cửa sổ, nơi hàng hóa có thể bị hư hỏng do mưa nắng.

– Phòng cháy chữa cháy: Trang bị đầy đủ thiết bị PCCC, biển báo, biển cấm hút thuốc,…Ngoài ra, hàng dễ cháy nổ cần được lưu trữ riêng biệt.

– Thiết kế kho bãi hợp lý: Kho bãi cần được thiết kế hợp lý, có lối đi đủ rộng cho phương tiện vận chuyển trong kho.

– Vệ sinh thường xuyên: Kiểm tra và vệ sinh kho bãi định kỳ để đảm bảo không gian luôn sạch sẽ và thông thoáng.

Cách thách thức thường gặp và cách vượt qua

Việc bảo quản hàng hóa tồn kho đôi khi gặp phải những khó khăn nhất định.

Nhận diện sớm các thách thức và áp dụng giải pháp phù hợp là chìa khóa để tối ưu hóa hoạt động kho vận. Dưới đây là bảng tổng hợp các vấn đề thường gặp và hướng giải quyết:

STT	Thách thức thường gặp	Giải pháp
1	Hư hỏng hàng hóa trong quá trình lưu trữ và xử lý	– Áp dụng quy trình xử lý, bốc xếp nghiêm ngặt; sử dụng thiết bị phù hợp (xe nâng, băng chuyền…) – Đào tạo nhân viên về kỹ thuật xử lý đúng cách cho từng loại hàng
2	Mất mát/Thất thoát hàng tồn kho (do hư hỏng, hết hạn, trộm cắp)	– Triển khai hệ thống quản lý tồn kho FIFO (Nhập trước – Xuất trước) hoặc FEFO (Hết hạn trước – Xuất trước) – Tăng cường an ninh kho bãi – Thực hiện kiểm kê định kỳ và đối chiếu sổ sách thường xuyên
3	Sử dụng không gian kho không hiệu quả	– Tối ưu hóa sơ đồ bố trí kho (layout) – Đầu tư và sử dụng hiệu quả các giải pháp lưu trữ theo chiều dọc (hệ thống giá kệ phù hợp)
4	Khó khăn trong việc duy trì điều kiện môi trường tối ưu (nhiệt độ, độ ẩm)	– Đầu tư vào hệ thống kiểm soát khí hậu (thông gió, điều hòa, máy hút ẩm…) – Lắp đặt thiết bị theo dõi nhiệt độ, độ ẩm và giám sát thường xuyên
5	Thiếu quy trình bảo quản chuẩn hóa	– Xây dựng, văn bản hóa và triển khai Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) cho việc bảo quản hàng hóa – Đảm bảo mọi nhân viên liên quan đều được đào tạo và nắm rõ quy trình
6	Chi phí cao liên quan đến hàng hóa hư hỏng, mất mát	– Thực hiện đồng bộ các giải pháp nêu trên (từ 1 đến 5) để giảm thiểu nguyên nhân gốc rễ gây ra hư hỏng và mất mát, từ đó kiểm soát và giảm thiểu chi phí liên quan. – Xem xét mua bảo hiểm hàng hóa phù hợp
7	Thiếu năng lực/kiến thức của nhân viên	– Tổ chức các chương trình đào tạo thường xuyên và cập nhật kiến thức về kỹ thuật bảo quản, an toàn lao động, sử dụng thiết bị cho nhân viên kho
8	Khó khăn trong việc kiểm tra, đánh giá hiệu quả	– Thiết lập các chỉ số đo lường hiệu quả (KPIs) cho công tác bảo quản – Tiến hành kiểm tra và đánh giá định kỳ quy trình, hiệu quả hoạt động để xác định các điểm cần cải thiện

Tối ưu quy trình bảo quản kho để tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả

Việc xây dựng một quy trình bảo quản hàng hóa cơ bản là bước đầu tiên. Tuy nhiên, để thực sự tối đa hóa lợi ích, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động, doanh nghiệp cần liên tục tìm cách tối ưu hóa quy trình này. Dưới đây là một số phương pháp hiệu quả:

Ứng dụng công nghệ hiện đại

Công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc tự động hóa và nâng cao độ chính xác của quy trình bảo quản:

Hệ thống quản lý kho WMS

Việc tích hợp công nghệ, đặc biệt là Hệ thống Quản lý Kho (WMS), là yếu tố then chốt để tối ưu hóa quy trình bảo quản. Một hệ thống WMS hiệu quả giúp theo dõi chính xác tồn kho, vị trí và hạn sử dụng theo thời gian thực, tự động hóa các quy trình nhập-xuất-kiểm kê, qua đó giảm thiểu đáng kể sai sót thủ công và cung cấp dữ liệu phân tích tức thì. Nhờ vậy, việc giám sát và duy trì điều kiện bảo quản tối ưu trở nên dễ dàng hơn, trực tiếp nâng cao hiệu quả vận hành và giảm thiểu tổn thất.

Bạn mong muốn khai thác tối đa sức mạnh công nghệ để giải quyết triệt để các vấn đề trong bảo quản và vận hành kho? Hãy tìm hiểu ngay Hệ thống quản lý kho SEEACT-WMS – giải pháp chuyên biệt giúp bạn kiểm soát chặt chẽ và nâng cao hiệu quả kho hàng một cách toàn diện.

Tự động hóa

Các công nghệ như mã vạch, RFID, hệ thống lưu trữ và truy xuất tự động (AS/RS), băng chuyền… giúp giảm thiểu thao tác thủ công, tăng tốc độ xử lý, giảm nguy cơ hư hỏng do xử lý sai và nâng cao độ chính xác trong quản lý kho.

>>Tìm hiểu chi tiết:

Triển khai nguyên tắc quản lý tinh gọn

Các nguyên tắc Lean, đặc biệt là phương pháp 5S, có thể đóng góp lớn vào việc tạo ra một môi trường kho hiệu quả và hỗ trợ bảo quản tốt hơn.

Việc áp dụng 5S giúp loại bỏ những thứ không cần thiết, sắp xếp vật dụng và hàng hóa một cách logic, duy trì vệ sinh sạch sẽ, chuẩn hóa quy trình và tạo ý thức tự giác cho nhân viên.

Một kho hàng ngăn nắp, sạch sẽ không chỉ giảm lãng phí (thời gian tìm kiếm, di chuyển thừa), giảm nguy cơ tai nạn mà còn giúp dễ dàng phát hiện các vấn đề tiềm ẩn như côn trùng, ẩm mốc, hư hỏng hàng hóa, từ đó có biện pháp xử lý kịp thời.

Phân tích dữ liệu và cải tiến liên tục

Việc tối ưu hóa không thể thiếu việc đo lường, phân tích và cải tiến dựa trên dữ liệu thực tế.

Theo dõi Chỉ số Hiệu suất Chính (KPIs): Doanh nghiệp cần xác định và theo dõi thường xuyên các KPIs liên quan đến bảo quản như: tỷ lệ hàng hóa hư hỏng, tỷ lệ hàng hết hạn/lỗi thời, chi phí bảo quản trên mỗi đơn vị hàng, tỷ lệ sai sót kiểm kê, thời gian lưu kho trung bình…

>>>Trọn bộ KPI quản lý kho hàng quan trọng nhất hiện nay

Phân tích và Hành động: Dữ liệu từ KPIs và WMS cung cấp cái nhìn sâu sắc về hiệu quả của quy trình hiện tại. Bằng cách phân tích các xu hướng, xác định các điểm nghẽn hoặc khu vực yếu kém, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định cải tiến dựa trên bằng chứng cụ thể. Quá trình này cần diễn ra liên tục (Kaizen) để quy trình bảo quản ngày càng hiệu quả và thích ứng tốt hơn với sự thay đổi.

Bằng cách kết hợp ứng dụng công nghệ, triển khai các nguyên tắc quản lý hiệu quả và văn hóa cải tiến liên tục dựa trên dữ liệu, doanh nghiệp có thể biến quy trình bảo quản hàng hóa từ một hoạt động vận hành cơ bản thành một lợi thế cạnh tranh, giúp tiết kiệm chi phí đáng kể và nâng cao hiệu quả tổng thể.

Tạm kết

Tóm lại, việc xây dựng và duy trì một quy trình bảo quản hàng hóa trong kho chặt chẽ và khoa học là nhiệm vụ thiết yếu đối với mọi doanh nghiệp. Quy trình này không chỉ đảm bảo chất lượng sản phẩm, giảm thiểu tối đa rủi ro hư hỏng hay thất thoát mà còn góp phần tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể của kho vận.

Hy vọng rằng những thông tin chi tiết trong bài viết đã cung cấp nền tảng vững chắc để bạn áp dụng hoặc cải tiến quy trình bảo quản tại đơn vị mình, hướng tới sự chuyên nghiệp và hiệu quả bền vững!

Tags: